ชี้แจงรายงานล่วงหน้า. รายงานล่วงหน้า: แบบฟอร์ม, กรอก, ออกเงิน

วันที่ครบกำหนด รายงานล่วงหน้าผู้รับผิดชอบตามกฎหมายกำหนดอย่างเคร่งครัดและผูกพันกับ วันสุดท้ายระยะเวลาที่เงินออกในบัญชี รายงานที่รวบรวม ตรวจสอบ และอนุมัติอย่างถูกต้องทำหน้าที่เป็นพื้นฐานในการยอมรับต้นทุนที่เกิดขึ้นโดยนักบัญชีและการขึ้นรูป รายการบัญชี. นักบัญชีควรตรวจสอบอะไรและอย่างไรเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทางบัญชีคุณจะได้เรียนรู้จากบทความนี้

กำหนดเวลาในการส่งรายงานล่วงหน้าไปยังแผนกบัญชีโดยผู้รับผิดชอบ

สำหรับเงินที่ได้รับสำหรับค่าใช้จ่ายที่จำเป็น กิจกรรมทางเศรษฐกิจองค์กรหรือผู้ประกอบการรายบุคคลพนักงาน - ผู้รับผิดชอบต้องรายงานตามข้อ 6.3 คำแนะนำ “เกี่ยวกับขั้นตอนการทำธุรกรรมเงินสด…” ลงวันที่ 11 มีนาคม 2557 หมายเลข 3210-U ภายใน 3 วันทำการ:

• หลังจากสิ้นสุดระยะเวลาที่ได้รับเงิน
• หลังจากกลับมาทำงานหากพ้นระยะเวลาระหว่างการลาพักร้อน - เจ็บป่วย ลาพักร้อน ฯลฯ

นอกจากนี้ตามมติวรรค 26 "ลักษณะเฉพาะของการส่งพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจ" ลงวันที่ 13 ตุลาคม 2551 ฉบับที่ 749 จำเป็นต้องรายงานต่อแผนกบัญชีภายใน 3 วันหลังจากเดินทางมาจากการเดินทางเพื่อธุรกิจ

ระยะเวลาที่ผู้รับผิดชอบได้รับจำนวนเงินที่เขาต้องการนั้นจะถูกระบุโดยเขาในใบสมัครที่ส่งถึงผู้จัดการ

โดยการลงนามในใบสมัครนายจ้างจะอนุมัติจำนวนเงินที่ต้องลงบัญชีและกำหนดเวลาในการส่งรายงานล่วงหน้า

สำคัญ! ในใบสมัครขอแนะนำให้พนักงานระบุวัตถุประสงค์ที่ต้องการใช้เงิน สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้จัดการตัดสินใจเกี่ยวกับกำหนดเวลาได้ง่ายขึ้น และสำหรับนักบัญชีในการลงรายการที่เหมาะสม

เพื่อให้พนักงานระบุระยะเวลาที่ต้องการเงินทุนในใบสมัครอย่างสมเหตุสมผล ขอแนะนำให้พัฒนาเอกสารภายในที่จะกำหนดกำหนดเวลาสำหรับความต้องการโดยทั่วไปของบริษัท ตั้งแต่วันที่ 19 สิงหาคม 2017 เป็นต้นไป เงินในบัญชีสามารถออกได้ไม่เฉพาะตามใบสมัครของพนักงานเท่านั้น แต่ยังขึ้นอยู่กับเอกสารการบริหาร (คำสั่ง) ของนายจ้างด้วย เอกสารนี้ต้องระบุจำนวนเงินและระยะเวลาที่ออกให้กับพนักงานด้วย

ตรวจสอบรายงานล่วงหน้าของผู้รับผิดชอบ

ในการบัญชีสำหรับเงินที่ได้รับและใช้จ่ายไปนักบัญชีจะต้องจัดทำรายงานล่วงหน้าและแนบเอกสารที่จะใช้เป็นพื้นฐานในการยอมรับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น - เช็ค, BSO, ใบแจ้งหนี้, ตั๋วเดินทาง, สลิป (สำหรับการชำระเงิน ด้วยบัตรธนาคาร) ฯลฯ ง.

หากออกล่วงหน้าโดยการโอนไปยังเงินเดือนของพนักงานหรือบัตรที่รับผิดชอบแล้ว คำสั่งจ่ายเงินจำเป็นต้องระบุว่าการโอนเงินต้องรับผิดชอบ เพื่อรับจำนวนเงินที่ต้องรับผิดชอบสำหรับ บัตรเครดิตธนาคารแนะนำให้พนักงานเขียนใบสมัครขอเงิน เวลาที่แน่นอนและระบุรายละเอียดบัตร - ตามที่ระบุไว้ในจดหมายของกระทรวงการคลังของรัสเซีย "เกี่ยวกับความถูกต้องตามกฎหมายของการโอน ... " ลงวันที่ 25 สิงหาคม 2557 เลขที่ 03-11-11/42288 ในจดหมายฉบับเดียวกันเจ้าหน้าที่รายงานว่าขั้นตอนการออกเงินล่วงหน้าสำหรับความต้องการของครัวเรือน ไม่ใช่เงินสดและการดำเนินการรายงานค่าใช้จ่ายขอแนะนำให้พัฒนาและรวมเข้าด้วยกัน นโยบายการบัญชีรัฐวิสาหกิจ

แบบฟอร์มรายงานล่วงหน้าอาจเป็นแบบฟอร์ม AO-1 ที่ได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซีย ลงวันที่ 1 สิงหาคม 2544 ลำดับที่ 55 ไม่บังคับ ดังนั้นจึงอนุญาตให้พัฒนาแบบฟอร์มรายงานของคุณเองเพื่อล่วงหน้าได้ ได้รับโดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะขององค์กรและการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมดสำหรับการกรอกรายละเอียดที่จำเป็นตามวรรค 2 ของกฎหมาย "เกี่ยวกับการบัญชี" ลงวันที่ 6 ธันวาคม 2554 หมายเลข 402-FZ

มองหาแบบฟอร์มรายงานล่วงหน้าและตัวอย่างวิธีการกรอก

แบบฟอร์มรายงานจะต้องมีพื้นที่สงวนไว้เพื่อให้พนักงานและนักบัญชีกรอก เอกสารมีด้านหน้าและด้านหลัง ขั้นแรกพนักงานกรอกส่วนที่มีไว้สำหรับเขาที่ด้านหน้าซึ่งเขาระบุข้อมูลเกี่ยวกับตัวเขาเองและวัตถุประสงค์ของเงินล่วงหน้าที่ได้รับ จากนั้นต่อไป ด้านหลังเขาแสดงรายการเอกสารประกอบทั้งหมดที่ระบุชื่อ หมายเลข วันที่ จำนวนเงิน (แยกกัน) ยอดรวมจะถูกคำนวณและระบุ เอกสารแนบมากับรายงาน เพื่อความสะดวกในการใช้งาน สามารถกำหนดหมายเลขตามหมายเลขลำดับที่กำหนดในรายงานค่าใช้จ่ายได้

พนักงานส่งแบบฟอร์มที่กรอกเสร็จแล้วพร้อมแนบต้นฉบับเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายให้กับนักบัญชีซึ่งตรวจสอบเอกสารที่ได้รับ:

• ตามแบบฟอร์ม - ความถูกต้องของการกรอกบรรทัดที่จำเป็นทั้งหมด, การมีอยู่ของเอกสารที่ระบุ, ประโยชน์ของการดำเนินการ, การถ่ายโอนข้อมูลจากต้นฉบับไปยังรายงานที่ถูกต้อง, การโต้ตอบของจำนวนเงิน, การมีลายเซ็น ;
• ตามเนื้อหา - วัตถุประสงค์พิเศษค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น, ความถูกต้องของเอกสาร, การปฏิบัติตามวันที่ที่ระบุพร้อมกับเวลาที่ออกล่วงหน้า
• โดยการคำนวณทางคณิตศาสตร์ - มีการตรวจสอบจำนวนเงินทั้งหมดในรายงานซึ่งจะต้องชำระคืนในรายงานย่อยนี้

สำคัญ! หลังจากได้รับรายงานล่วงหน้าจากนักบัญชีแล้ว นักบัญชีจะต้องให้ใบเสร็จระบุว่ายอมรับรายงานพร้อมเอกสารที่แนบมาด้วยเพื่อตรวจสอบ

รายงานที่ตรวจสอบและลงนามโดยนักบัญชีและหัวหน้าฝ่ายบัญชีจะถูกส่งไปยังผู้จัดการหรือผู้มีอำนาจเพื่อขออนุมัติ โดยการลงนามกรรมการตกลงที่จะพิจารณาค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นให้สมเหตุสมผล

กำหนดเวลาในการส่งรายงานล่วงหน้าไปยังแผนกบัญชีเพื่อตรวจสอบและอนุมัติรายงานล่วงหน้าสำหรับความต้องการของกิจกรรมทางธุรกิจนั้นกำหนดโดยผู้จัดการตามดุลยพินิจของเขา ขอแนะนำให้รวมไว้ในนโยบายการบัญชี ตามรายงานที่ได้รับอนุมัติจากฝ่ายบัญชี จำนวนเงินที่ต้องรับผิดชอบตัดออกตามขั้นตอนที่กฎหมายกำหนด

รายงานล่วงหน้าของผู้รับผิดชอบได้รับการอนุมัติแล้ว: การผ่านรายการ

ตามรายงานล่วงหน้า หากมีการใช้จ่ายเงินเกินกว่าที่ได้รับล่วงหน้าไปแล้ว พนักงานจะได้รับค่าใช้จ่ายส่วนเกิน หากไม่ได้ใช้เงินที่ต้องรับผิดชอบทั้งหมดส่วนที่เหลือจะต้องส่งคืนให้กับโต๊ะเงินสดขององค์กร (นักบัญชีจะออกคำสั่งรับเงินให้นักบัญชีจะมอบใบเสร็จรับเงินให้กับนักบัญชี)

พนักงานยังสามารถใช้เงินส่วนตัวเพื่อซื้อสิ่งที่จำเป็นสำหรับบริษัท เช่น น้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นสำหรับรถยนต์ของบริษัท ในกรณีนี้ จะต้องส่งรายงานก่อน จากนั้นจึงจะคืนเงินให้ การกระทำดังกล่าวจะต้องได้รับอนุญาตตามข้อบังคับภายในด้วย

หากผู้รับผิดชอบไม่ตรงตามกำหนดเวลาที่องค์กรกำหนดในการส่งรายงานล่วงหน้าและไม่คืนยอดคงเหลือของจำนวนเงินที่ต้องรับผิดชอบนายจ้างมีสิทธิที่จะชดใช้หนี้จากเขา ค่าจ้าง(มาตรา 137 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ในขณะที่ตรวจสอบรายงานล่วงหน้า เงินที่ออกจะแสดงใน Dt 71 “การชำระบัญชีกับบุคคลที่รับผิดชอบ” หลังจากได้รับอนุมัติจากผู้จัดการแล้ว นักบัญชีจะต้องจัดทำรายการตาม Kt 71 โดยสอดคล้องกับบัญชีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น:

		เงินที่รับผิดชอบออกแล้ว
20 (23, 25, 26, 29, 44)		ค่าใช้จ่ายแสดงในรายงานล่วงหน้า
		สะท้อนต้นทุนการจัดซื้อสินทรัพย์ถาวร วัสดุ สินค้าที่บันทึกไว้ในรายงานล่วงหน้า
		ภาษีมูลค่าเพิ่มที่จัดสรรตามใบแจ้งหนี้ที่ได้รับ
		ภาษีมูลค่าเพิ่มเครดิตแล้ว
		ชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์
		ยอดคงเหลือของจำนวนเงินที่ต้องรับผิดชอบถูกส่งไปยังแคชเชียร์
		หนี้ที่ถูกระงับจากค่าจ้าง
		การใช้จ่ายเกินจากเครื่องบันทึกเงินสด

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเก็บบันทึกทางบัญชีของรายงานล่วงหน้า โปรดอ่านเนื้อหา .

รายงานล่วงหน้าของผู้รับผิดชอบจะถูกเก็บไว้นานแค่ไหน?

หลังจากตรวจสอบ อนุมัติรายงานค่าใช้จ่ายแล้ว มีการผ่านรายการและปิดยอดเงินคงเหลือแล้ว (ออกการใช้จ่ายเกินหรือได้รับยอดคงเหลือแล้ว) เอกสารจะถูกส่งไปจัดเก็บ องค์กรต่างๆ รับประกันการจัดเก็บเอกสารภายในระยะเวลาที่กำหนดโดยกฎหมายของรัฐบาลกลางและข้อบังคับอื่น ๆ การกระทำทางกฎหมาย(ข้อ 1 ของข้อ 17 ของกฎหมาย “ว่าด้วยกิจการจดหมายเหตุใน สหพันธรัฐรัสเซีย" ลงวันที่ 22 ตุลาคม พ.ศ. 2547 เลขที่ 125-FZ)

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารระบุไว้ในเอกสารกำกับดูแลหลายฉบับ:

• ตามรายย่อย.. 1 ข้อ 8 ข้อ มาตรา 23 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียจะต้องจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการบัญชีหรือการบัญชีภาษีซึ่งขึ้นอยู่กับฐานภาษีสำหรับการคำนวณภาษีตามงบประมาณเป็นเวลา 4 ปี เอกสารเหล่านี้ยังรวมถึงรายงานล่วงหน้าด้วย
• ตามวรรค 4 ของศิลปะ มาตรา 283 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย เอกสารยืนยันการสูญเสียที่เกิดขึ้นจะถูกเก็บไว้ตลอดระยะเวลาที่ผลขาดทุนที่เกิดขึ้นถูกยกยอดไปยังงวดอนาคต และลดฐานภาษีของงวดภาษีปัจจุบัน
• ในศิลปะ มาตรา 29 ของกฎหมายหมายเลข 402-FZ สำหรับเอกสารทางบัญชีหลักซึ่งรวมถึงรายงานล่วงหน้าโดยเฉพาะมีการกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บที่กำหนดตามกฎการเก็บถาวรของรัฐ แต่ไม่น้อยกว่า 5 ปี

• ในวรรค 362 ของรายการเอกสารเก็บถาวรการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกระบวนการของกิจกรรม เจ้าหน้าที่รัฐบาล,อวัยวะ รัฐบาลท้องถิ่นและองค์กรที่ระบุระยะเวลาการเก็บรักษาได้รับการอนุมัติ ตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 ฉบับที่ 558 ได้มีการกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บ 5 ปีสำหรับรายงานล่วงหน้า

ดังนั้นระยะเวลาการจัดเก็บขั้นต่ำสำหรับรายงานล่วงหน้าคือ 5 ปี ระยะเวลาสูงสุดจะถูกกำหนดโดยระยะเวลาของการโอนการสูญเสีย (หากได้รับ) ไปยังอนาคต

ผลลัพธ์

รายงานเงินทดรองจ่ายที่พนักงานได้รับล่วงหน้าสำหรับค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจของบริษัทถือเป็นเอกสารสำคัญทั้งด้านบัญชีและ การบัญชีภาษีเนื่องจากบนพื้นฐานของเอกสารที่แนบมาและได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการ ต้นทุนที่เกิดขึ้นสามารถนำมาพิจารณา (หรือไม่นำมาพิจารณา) เมื่อสร้างฐานภาษี ดังนั้นพนักงานของ บริษัท จะต้องปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการส่งรายงานล่วงหน้าและพนักงานบัญชีจะต้องเข้าใกล้การสะท้อนจำนวนเงินที่ต้องรับผิดชอบในการบัญชีอย่างทันท่วงที

ตามมาตรา 1 ของมาตรา 9 ของกฎหมายลงวันที่ 21 พฤศจิกายน 1996 N 129-FZ (ต่อไปนี้จะเรียกว่ากฎหมาย N 129-FZ) ทั้งหมด ธุรกรรมทางธุรกิจที่ดำเนินการโดยองค์กรจะต้องมีเอกสารประกอบประกอบ เอกสารทางบัญชีหลักถูกนำมาใช้เช่นนี้ ข้อกำหนดที่พวกเขาต้องปฏิบัติตามเพื่อที่จะได้รับการยอมรับสำหรับการลงทะเบียนมีระบุไว้ในวรรค 2 ของศิลปะ กฎหมายฉบับที่ 9 ฉบับที่ 129-FZ ใช่ครับ ตาม. กฎทั่วไป"หลัก" จะต้องรวบรวมตามแบบฟอร์มที่มีอยู่ในอัลบั้มของรูปแบบรวมของประถมศึกษา เอกสารทางบัญชี. ข้อยกเว้นคือกรณีที่อัลบั้มดังกล่าวไม่มีรูปแบบพิเศษ เอกสารดังกล่าวก็เพียงพอแล้วที่จะมีรายละเอียดบังคับตามที่ระบุไว้ในวรรค 2 เดียวกันของศิลปะ กฎหมายฉบับที่ 9 ฉบับที่ 129-FZ
ตามศิลปะ 313 รหัสภาษีเอกสารทางบัญชีหลัก- หนึ่งในวิธียืนยันข้อมูลการบัญชีภาษี ตัวอย่างเช่นโดยอาศัยอำนาจตามศิลปะ ประมวลกฎหมายมาตรา 252 เพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีกำไร ยอมรับเฉพาะค่าใช้จ่ายที่เป็นเอกสารเท่านั้น กล่าวคือ ได้รับการยืนยันโดยเอกสารที่จัดทำขึ้นตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียหรือตามธรรมเนียมธุรกิจ กล่าวอีกนัยหนึ่งเพื่อให้ "หลัก" ทำหน้าที่เป็น "เหตุผล" สำหรับวัตถุประสงค์ในการบัญชีภาษีนั้นจะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดของวรรค 2 ของศิลปะด้วย กฎหมายฉบับที่ 9 ฉบับที่ 129-FZ
หนึ่งในรูปแบบของเอกสารทางบัญชีหลักที่ได้รับอนุมัติโดยมติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 1 สิงหาคม 2544 N 55 คือ (แบบ NAO-1). ตามคำแนะนำสำหรับการใช้งานและการกรอกแบบฟอร์มรวม "รายงานล่วงหน้า" ซึ่งได้รับการอนุมัติโดยมติเดียวกันของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซีย N 55 (ต่อไปนี้จะเรียกว่าคำแนะนำ) จะทำหน้าที่ในการบัญชี เงินออกให้แก่ผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายในการบริหารและธุรกิจ
ดังนั้นตามข้อ 11 ของขั้นตอนการดำเนินการด้านเงินสด (ได้รับอนุมัติโดยการตัดสินใจของคณะกรรมการธนาคารแห่งรัสเซียหมายเลข 40 เมื่อวันที่ 22 กันยายน 2536 ซึ่งต่อไปนี้จะเรียกว่าขั้นตอน) องค์กรต่างๆ มีสิทธิที่จะออก เงินสดให้กับพนักงานจากโต๊ะเงินสดสำหรับความต้องการทางธุรกิจและการดำเนินงาน รวมถึงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับ . ในกรณีนี้ผู้ที่ได้รับเงินสดในบัญชีจะต้องส่งรายงานไปยังแผนกบัญชีภายในไม่เกินสามวันทำการหลังจากสิ้นสุดระยะเวลาที่ออกหรือนับจากวันที่กลับจากการเดินทางเพื่อธุรกิจ ตามจำนวนเงินที่ใช้ไปและชำระเงินงวดสุดท้ายสำหรับพวกเขา รวบรวมทุกประการตามแบบฟอร์ม NAO-1 ในสำเนาเดียวและสามารถกรอกด้วยตนเองหรือบนคอมพิวเตอร์ อย่างไรก็ตามไม่ว่าในกรณีใดจะไม่สามารถจัดเก็บได้เฉพาะในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น จะต้องพิมพ์และลงนามไม่เพียงแต่โดยนักบัญชีและพนักงานรายงานเท่านั้น แต่ยังต้องพิมพ์โดยหัวหน้าฝ่ายบัญชีและหัวหน้าองค์กรด้วย

ขั้นตอนการกรอก

ดังนั้นรายงานค่าใช้จ่ายจึงเป็นเอกสารสองด้านที่กรอกไม่เพียงโดยผู้รับผิดชอบเท่านั้น แต่ยังกรอกโดยนักบัญชีด้วย
พนักงานที่ได้รับเงินในบัญชีที่ด้านหลังของแบบฟอร์มในคอลัมน์ 2 - 4 ระบุรายละเอียดของเอกสารยืนยันค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น (วันที่หมายเลขและชื่อ) และในคอลัมน์ 5 - จำนวนค่าใช้จ่ายสำหรับ พวกเขา. หากเงินออกในสกุลเงินต่างประเทศ คอลัมน์ 6 ควรสะท้อนจำนวนเงินในสกุลเงินต่างประเทศด้วย
เอกสารที่ระบุทั้งหมด ได้แก่ เงินสดและใบเสร็จรับเงิน ใบส่งสินค้า แบบฟอร์ม การรายงานที่เข้มงวด, เอกสารการขนส่ง(ตั๋วเดินทาง, คูปอง) ฯลฯ แนบมากับรายงานด้วย นอกจากนี้ จะต้องระบุหมายเลขโดยผู้รับผิดชอบตามลำดับที่บันทึกไว้ในรายงาน
เมื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่สะท้อน, การใช้เงินทุนตามที่ตั้งใจ, ความพร้อมของเอกสารประกอบ, ความถูกต้องของการดำเนินการและการคำนวณจำนวนเงิน, นักบัญชีเริ่มกรอกรายงานค่าใช้จ่าย เขากำหนดหมายเลขซีเรียลให้กับเอกสารวางวันที่และระบุที่ด้านหน้าของแบบฟอร์มชื่อของหน่วยโครงสร้างที่ผู้รายงานทำงานนามสกุลและชื่อย่อของเขาหมายเลขบุคลากรตำแหน่งตลอดจน วัตถุประสงค์ของการชำระเงินล่วงหน้าที่ออกให้แก่เขา
ในกรณีนี้พนักงานจะได้รับใบเสร็จรับเงินระบุว่าได้ยอมรับรายงานและเอกสารประกอบเพื่อตรวจสอบแล้วซึ่งเป็นส่วนที่ถอดออกได้ของแบบฟอร์ม N AO-1 ​​ที่อยู่ด้านหน้าด้านล่าง ที่นี่นักบัญชีจะต้องระบุชื่อเต็ม ผู้รับผิดชอบ รายละเอียดของรายงานล่วงหน้าที่แนบมากับใบเสร็จรับเงิน จำนวนเงินทุนที่ออก จำนวนเอกสารประกอบและเอกสารประกอบ ตลอดจนการลงนามของคุณ
ที่ด้านหลังของรายงานค่าใช้จ่ายในคอลัมน์ 7 นักบัญชีจะต้องจดจำนวนค่าใช้จ่ายที่ยอมรับสำหรับการบัญชีสำหรับเอกสารประกอบแต่ละฉบับ ในกรณีนี้ บัญชี (บัญชีย่อย) จะถูกป้อนในคอลัมน์ 9 การบัญชีซึ่งถูกหักเงินตามจำนวนเหล่านี้ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกถ่ายโอนไปยังตารางที่ด้านหน้าของรายงานซึ่งอยู่ทางด้านขวา คอลัมน์ 8 ที่ด้านหลังจะถูกกรอกหากผู้รับผิดชอบสะท้อนข้อมูลในคอลัมน์ 6 นั่นคือโดยมีเงื่อนไขว่าเงินจะออกในสกุลเงินต่างประเทศ ระบุจำนวนค่าใช้จ่ายที่ยอมรับสำหรับการบัญชีในการคำนวณ "สกุลเงิน"
ในตารางทางด้านหน้าด้านซ้าย ให้ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับการมียอดคงเหลือหรือค่าใช้จ่ายเกินจากการชำระเงินล่วงหน้าครั้งก่อน รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับการชำระเงินล่วงหน้าในปัจจุบัน ("ยอดรวมที่ได้รับ", "ใช้จ่าย", "ยอดคงเหลือ", “การใช้จ่ายเกินความจำเป็น”) ในกรณีนี้ บรรทัด 1a จะถูกกรอกเฉพาะในกรณีที่ผู้รับผิดชอบได้รับเงินเป็นสกุลเงินต่างประเทศ
ใต้ตารางจะมีการระบุจำนวนรวมของรายงานล่วงหน้าหลังการตรวจสอบ (“ จำนวนการอนุมัติ”) และจำนวนเอกสารประกอบและแผ่นงานที่แนบมาด้วย ถัดไปจะมีการติดลายเซ็นของนักบัญชีและหัวหน้าฝ่ายบัญชีและรายงานจะถูกนำเสนอต่อหัวหน้าองค์กรซึ่งใส่ลายเซ็นและจำนวนเงินที่เขาอนุมัติเป็นคำพูดและตัวเลขที่ด้านหน้าด้านหลังแบบฟอร์มใน มุมขวาบน
ตามรายงานที่ได้รับอนุมัติจะมีการชำระหนี้ขั้นสุดท้ายกับพนักงานในรายงานล่วงหน้า
ตามข้อ 13 ของขั้นตอน เงินสดได้รับการยอมรับจากโต๊ะเงินสดขององค์กรตามคำสั่งรับเงินสดที่ลงนามโดยหัวหน้าฝ่ายบัญชีหรือบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้ทำเช่นนั้นโดยคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรของหัวหน้าองค์กร ตามคำสั่งรับเงินสดยอดคงเหลือของเงินล่วงหน้าที่ผู้รับผิดชอบไม่ได้ใช้จะต้องถูกส่งมอบให้กับแคชเชียร์ด้วย
การออกเงินสดจากเครื่องบันทึกเงินสดตามข้อ 14 ของขั้นตอนจะต้องบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย สั่งซื้อเงินสด. ดังนั้น หากมีการใช้จ่ายเกินควร จะคืนเงินให้กับพนักงานโดยใช้ใบสั่งเงินสดค่าใช้จ่าย
รายละเอียดการรับหรือ คำสั่งการใช้จ่ายเช่นเดียวกับจำนวนเงินที่ร่างขึ้นนั้นจะมีการระบุไว้ที่ด้านหน้าของรายงานล่วงหน้าและรับรองโดยลายเซ็นและวันที่ของแคชเชียร์

ตัวอย่าง . ป.ล. Skvortsova ซึ่งทำงานเป็นเลขานุการที่ Polyus LLC ได้รับมอบหมายให้จัดซื้อเครื่องเขียนสำหรับการประชุมของสมาชิกบริษัทที่กำลังจะมีขึ้นด้วย ความรับผิดจำกัด. เพื่อจุดประสงค์เหล่านี้นักบัญชี - แคชเชียร์ตามคำสั่งของหัวหน้า บริษัท ให้เงิน 10,000 รูเบิลแก่ Skvortsova มีการจัดสรรห้าวันทำการสำหรับการดำเนินการตามคำสั่ง ในวันที่ 26 กรกฎาคม เลขานุการซื้อเครื่องใช้สำนักงานจำนวน 7,380 รูเบิลและในวันที่ 27 กรกฎาคม เธอรวบรวมรายงานล่วงหน้าร่วมกับนักบัญชี ในวันเดียวกันนั้น หัวหน้าของบริษัทอนุมัติรายงาน และ Skvortsova ได้ฝากยอดคงเหลือที่ยังไม่ได้ใช้ไว้ในเครื่องบันทึกเงินสดตามคำสั่งรับเงินสดหมายเลข 54 ลงวันที่ 27 กรกฎาคม 2554

รวมรูปแบบ N AO-1

ด้านหลังของแบบฟอร์ม N AO-1

ขีดจำกัดการเพิ่มประสิทธิภาพ

หากต้องการองค์กรอาจปรับเปลี่ยนก็ได้ แบบฟอร์มรวม เอกสารหลัก. สิทธิ์นี้มอบให้เธอโดยขั้นตอนการสมัครแบบฟอร์มรวมของเอกสารการบัญชีหลักซึ่งได้รับการอนุมัติโดยมติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 24 มีนาคม 2542 N 20 รายงานล่วงหน้าก็ไม่มีข้อยกเว้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณสามารถจัดการรูปแบบได้อย่างอิสระ: จำกัดหรือขยายคอลัมน์และบรรทัด รวมถึงบรรทัดเพิ่มเติมและแผ่นงานหลวม ๆ ในแบบฟอร์มเพื่อความสะดวกในการจัดวางและประมวลผลข้อมูลที่จำเป็น กระทรวงการคลังของรัสเซียก็เห็นด้วยกับเรื่องนี้ในจดหมายลงวันที่ 8 กรกฎาคม 2554 N 03-03-06/1/414
นอกจากนี้ หากจำเป็น องค์กรสามารถเสริมแบบฟอร์ม N AO-1 ด้วยรายละเอียดที่จำเป็น ซึ่งนักการเงินก็ไม่ขัดข้องเช่นกัน อย่างไรก็ตาม เจ้าหน้าที่ขอย้ำว่าบริษัทไม่มีสิทธิ์ในการลบรายละเอียดที่มีอยู่ในรายงานค่าใช้จ่ายอยู่แล้ว (รวมถึงรหัส เลขที่แบบฟอร์ม ชื่อเอกสาร) ดังนั้นแม้ว่า LLC จะมีการชำระเงินที่ไม่ใช่เงินสดด้วย "เจ้าหนี้" โดยใช้เครดิตองค์กรและ บัตรเดบิตบริษัท ไม่สามารถแยกแบบฟอร์มที่ให้ไว้เพื่อสะท้อนธุรกรรมการออกเงินจากเครื่องบันทึกเงินสดและฝากเงินเข้าได้
โดยเฉพาะอย่างยิ่งในจดหมายดังกล่าวผู้เชี่ยวชาญของแผนกการเงินได้ข้อสรุปว่าตัวอย่างเช่นเพื่อวัตถุประสงค์ในการเก็บภาษีกำไรผู้เสียภาษีจะต้องส่งรายงานล่วงหน้าอย่างเคร่งครัดตามแบบฟอร์มรวม N AO-1 ​​หรือเวอร์ชันแก้ไขแต่เป็นไปตามข้อกำหนดของวรรคอย่างเคร่งครัด 2 ช้อนโต๊ะ มาตรา 9 ของกฎหมายหมายเลข 129-FZ และมติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียหมายเลข 20 ว่าด้วยรายละเอียดที่จำเป็น นอกจากนี้การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นในแบบฟอร์มจะต้องแนบมาพร้อมกับเอกสารองค์กรและการบริหารที่เกี่ยวข้องขององค์กร พูดง่ายๆ ก็คือ แบบฟอร์มรายงานล่วงหน้าที่แก้ไขแล้วจะต้องได้รับการบรรจุไว้ในนโยบายการบัญชีขององค์กร

ก่อนที่เราจะพูดถึงการกรอกเอกสารให้เราจำกฎพื้นฐานสำหรับการออกเงินในบัญชี ตามกฎแล้ว เงินสดจะออกให้กับพนักงานสำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและการดำเนินงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการซื้อสินค้าสินค้าคงคลัง (เครื่องใช้สำนักงาน เชื้อเพลิง และน้ำมันหล่อลื่น) เพื่อชำระค่าบริการของบริษัทบุคคลที่สาม รวมถึงค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ผู้รับผิดชอบมีสิทธิที่จะใช้จ่ายเงินตามวัตถุประสงค์ที่ได้รับเท่านั้น

อนุญาตเฉพาะกับพนักงานที่ รวมอยู่ในรายชื่อผู้รับผิดชอบและตามจำนวนและระยะเวลาที่ผู้จัดการกำหนด พนักงานจะต้องรายงานเงินทุนที่ใช้ไปและชำระเงินงวดสุดท้ายภายใน สามวันทำการเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาที่ออกหรือไม่เกินสามวันหลังจากกลับจากการเดินทางเพื่อธุรกิจ

ห้ามโอนจำนวนเงินที่ต้องรับผิดชอบไปยังบุคคลที่สามตลอดจนการออกเงินทุนให้กับพนักงานที่ไม่ได้รายงานล่วงหน้าก่อนหน้านี้ (ข้อ 11 ของขั้นตอนการทำธุรกรรมเงินสดได้รับการอนุมัติโดยการตัดสินใจของคณะกรรมการ ธนาคารกลางรัสเซียลงวันที่ 22 กันยายน 2536 N 40) และแม้ว่ากฎหมายปัจจุบันจะไม่ได้กำหนดบทลงโทษสำหรับการละเมิดดังกล่าว แต่เราขอแนะนำให้คุณอย่าละเลยกฎเหล่านี้และอย่าให้เกิดความขัดแย้งกับหน่วยงานกำกับดูแลอีกครั้ง

ทั้งหมด ธุรกรรมเงินสดจะต้องได้รับการจัดทำเป็นเอกสาร การรายงานจำนวนเงินที่ใช้ไปและการคืนเงินที่เหลือ พนักงานจัดทำรายงานล่วงหน้า จากนั้นนักบัญชีจะตรวจสอบและกรอกข้อมูลในบรรทัดที่เหลือ

เกี่ยวกับรูปแบบและรูปแบบ

แบบรายงานล่วงหน้า N AO-1ได้รับการอนุมัติโดยมติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐรัสเซียลงวันที่ 01.08.2001 N 55 มันถูกใช้ นิติบุคคลกรรมสิทธิ์ทุกรูปแบบ ยกเว้น สถาบันงบประมาณเพื่อบัญชีเงินทุนที่ออกในบัญชีสำหรับค่าใช้จ่ายในการบริหารและธุรกิจ

รายงานล่วงหน้าเป็นเอกสารสองด้านที่ผู้รับผิดชอบและนักบัญชีขององค์กรกรอก รวบรวมเป็นฉบับเดียวบนกระดาษและสื่อคอมพิวเตอร์ โปรดทราบ: รายงานค่าใช้จ่ายที่จัดทำบนคอมพิวเตอร์ไม่สามารถจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น จะต้องพิมพ์และลงนามโดยผู้จัดการ หัวหน้าฝ่ายบัญชี นักบัญชี และพนักงานรายงาน

ผู้รับผิดชอบเข้ามาทำอะไร?

ดังที่ได้กล่าวไปแล้วภายในไม่เกินสามวันทำการหลังจากสิ้นสุดระยะเวลาที่ออกเงินหรือกลับจากการเดินทางเพื่อธุรกิจพนักงานจะต้องจัดทำรายงานล่วงหน้าและส่งไปยังแผนกบัญชี ที่ด้านหลังของแบบฟอร์ม ในคอลัมน์ 2 - 4 เขาระบุรายละเอียดของเอกสาร,ยืนยันค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น (วันที่,หมายเลขและชื่อ) และ ในคอลัมน์ 5 - จำนวนต้นทุนสำหรับพวกเขา. หากเงินออกเป็นสกุลเงินต่างประเทศ พนักงานจะสะท้อนจำนวนเงินเป็นสกุลเงินต่างประเทศในคอลัมน์ 6 ด้วย

เอกสารที่ให้ไว้ในแบบฟอร์มแนบมากับรายงานล่วงหน้า เหล่านี้ได้แก่ เงินสดและใบเสร็จการขาย, ใบแจ้งหนี้, ใบสั่งซื้อใบเสร็จรับเงิน, เอกสารการขนส่ง(ตั๋วเดินทาง, คูปอง) ฯลฯ หากไม่มีพวกเขาองค์กรจะไม่สามารถสะท้อนค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในฐานภาษีได้ เราขอเตือนคุณว่าจะต้องบันทึกค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่นำมาพิจารณาภายใต้ระบบที่เรียบง่าย (ข้อ 2 ของบทความ 346.16 และข้อ 1 ของบทความ 252 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ข้อมูลที่นักบัญชีให้ไว้

ส่วนหลักของรายงานค่าใช้จ่ายจะถูกกรอกโดยนักบัญชี ก่อนอื่นเขาจะต้องตรวจสอบข้อมูลที่สะท้อน วัตถุประสงค์การใช้เงินทุน การมีอยู่ของเอกสารประกอบ ความถูกต้องของการดำเนินการ และการคำนวณจำนวนเงิน และหลังจากนั้นนักบัญชีก็เริ่มกรอกรายงานค่าใช้จ่าย

รายงานได้รับการกำหนดหมายเลขและวันที่ ถัดไป ที่ด้านหน้าของแบบฟอร์ม นักบัญชีจะจดชื่อของหน่วยโครงสร้างที่ผู้รายงานทำงาน นามสกุลและชื่อย่อ หมายเลขบุคลากร และตำแหน่ง วัตถุประสงค์ของการล่วงหน้าระบุไว้ข้างๆ

ด้านล่างในตารางด้านซ้าย ให้ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับการมียอดคงเหลือหรือการใช้จ่ายเกินล่วงหน้าก่อนหน้า รวมถึงจำนวนเงินล่วงหน้าปัจจุบัน จากนั้นจะสะท้อนถึงจำนวนเงินทั้งหมดที่ได้รับและใช้ไป และยอดคงเหลือหรือค่าใช้จ่ายเกิน โปรดทราบ: บรรทัด 1a จะเสร็จสมบูรณ์ก็ต่อเมื่อผู้รับผิดชอบได้รับเงินเป็นสกุลเงินต่างประเทศ

ด้านขวาเป็นตารางที่มี บันทึกทางบัญชี. ที่นี่นักบัญชีโอนจำนวนเงินสำหรับการบัญชีจากด้านหลังของรายงานค่าใช้จ่ายตามการติดต่อที่เกี่ยวข้องของบัญชี

บันทึก. อย่างไรก็ตามในมติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 01.08.2001 N 55 ไม่มีคำแนะนำพิเศษในการกรอกรายงานล่วงหน้าโดยองค์กรเกี่ยวกับระบบภาษีแบบง่ายที่ไม่ได้ดูแลรักษาบัญชี เต็ม. ดังนั้น เราขอแนะนำให้รวมบัญชีการบัญชีไว้ในเอกสารด้วย (เพื่อหลีกเลี่ยงคำถามที่ไม่จำเป็นเมื่อตรวจสอบการปฏิบัติตามวินัยเงินสด)

ที่ด้านหลังของรายงานค่าใช้จ่าย นักบัญชีเขียนไว้ ในคอลัมน์ 7 จำนวนค่าใช้จ่ายได้รับการยอมรับสำหรับการบัญชีและ ในคอลัมน์ 9 - บัญชี (บัญชีย่อย) ที่ถูกเดบิตสำหรับจำนวนเงินเหล่านี้. กรอกคอลัมน์ 8 หากเงินออกเป็นสกุลเงินต่างประเทศ

ที่ด้านล่างของรายงานค่าใช้จ่ายมีส่วนที่แสดงใบเสร็จรับเงินของนักบัญชีว่ารายงานและเอกสารประกอบได้รับการยอมรับเพื่อตรวจสอบแล้ว ที่นี่นักบัญชีจะต้องระบุชื่อเต็ม ผู้รับผิดชอบ รายละเอียดรายงานล่วงหน้าที่แนบใบเสร็จรับเงิน จำนวนเงินทุนที่ออก จำนวนเอกสารประกอบ พร้อมทั้งลงนาม จากนั้นใบเสร็จรับเงินจะถูกฉีกออกจากรายงานและมอบให้แก่ผู้รับผิดชอบ

ยอดคงเหลือของเงินล่วงหน้าที่ไม่ได้ใช้จะถูกส่งมอบโดยผู้รับผิดชอบไปยังโต๊ะเงินสดขององค์กรตามคำสั่งรับเงินสดใน ในลักษณะที่กำหนด. หากพนักงานใช้จ่ายมากกว่าที่ได้รับให้เขา เขาจะได้รับจำนวนค่าใช้จ่ายส่วนเกินตามรายงานล่วงหน้าจากโต๊ะเงินสดโดยใช้ใบสั่งเงินสดค่าใช้จ่าย โดยจะมีการบันทึกไว้ที่ด้านหน้าของแบบฟอร์ม หมายเลขและวันที่ของใบสั่งเงินสดจะแสดงอยู่ที่นั่นด้วย

รายงานล่วงหน้ามีการลงนามที่ด้านหน้าโดยนักบัญชีและ หัวหน้าแผนกบัญชีด้านหลังคือผู้รับผิดชอบ ถัดไป เอกสารจะถูกนำเสนอต่อผู้จัดการ ซึ่งอนุมัติรายงานในจำนวนที่เหมาะสมพร้อมลายเซ็นของเขาที่ด้านหน้า (ในคำพูดและตัวเลข จำนวนเงินนี้จะต้องระบุไว้ที่ด้านหน้าของแบบฟอร์ม)

ตัวอย่าง . ป.ล. Rubinova ทำงานเป็นเลขานุการที่ Fialka LLC ซึ่งใช้ระบบภาษีแบบง่ายโดยวัตถุประสงค์ของการเก็บภาษีคือรายได้ลบค่าใช้จ่าย เมื่อวันที่ 11 มกราคม 2554 มีการออกคำสั่งจากผู้อำนวยการซึ่งระบุถึงความจำเป็นในการซื้อเครื่องใช้สำนักงาน พี.เอ.ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบ Rubinova ซึ่งเป็นหนึ่งในบุคคลที่รับผิดชอบที่ได้รับอนุมัติขององค์กร นักบัญชี - แคชเชียร์ได้รับคำสั่งให้ออก 5,000 รูเบิล มีการจัดสรรห้าวันทำการสำหรับการดำเนินการตามคำสั่งซื้อ ในวันเดียวกันนั้นเลขานุการได้รับเงินสำหรับรายงานเมื่อวันที่ 13 มกราคมเธอซื้อเครื่องเขียนในนามขององค์กรจำนวน 4,680 รูเบิลและในวันที่ 14 มกราคมเธอได้รวบรวมรายงานล่วงหน้าร่วมกับนักบัญชี ต้องใช้เอกสารอะไรบ้างเพื่อสนับสนุนการดำเนินการนี้?

เมื่อออกเงินเพื่อการรายงานนักบัญชี - แคชเชียร์จะต้องเขียนคำสั่งซื้อเงินสดแนบคำสั่งของผู้อำนวยการจากนั้นจึงทำรายการที่เหมาะสมใน หนังสือเล่มเงินสดและรายงานแคชเชียร์ ในการซื้อเครื่องเขียนในนามของบริษัท เลขานุการจำเป็นต้องมีหนังสือมอบอำนาจ เพื่อวัตถุประสงค์เหล่านี้ โดยปกติจะใช้แบบฟอร์ม N M-2 หรือ N M-2a ทั้งสองแบบฟอร์มได้รับการอนุมัติโดยมติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐรัสเซียลงวันที่ 30 ตุลาคม 2540 N 71a

เนื่องจากเครื่องเขียนถูกซื้อในนามขององค์กร P.A. รูบิโนวาถูกส่งผู้ร้ายข้ามแดน ใบเสร็จรับเงิน, ใบเสร็จรับเงินสำหรับการสั่งซื้อใบเสร็จรับเงินและใบส่งสินค้า ต่อมาเลขานุการได้แนบเอกสารเหล่านี้มากับรายงานค่าใช้จ่ายด้วย โปรดทราบ: แทนที่จะรับเงินสด ผู้ขายสามารถออกใบเสร็จรับเงินหรือเอกสารอื่นที่มีรายละเอียดคล้ายกันได้หากผู้ขายชำระเงิน UTII (ข้อ 2.1 ข้อ 2 กฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 22 พฤษภาคม 2546 N 54-FZ)

บันทึก. หากทำการซื้อในนามของพนักงานไม่จำเป็นต้องมีหนังสือมอบอำนาจจากองค์กร: ในกรณีนี้จะออกเงินสดและใบเสร็จรับเงินการขาย

รายงานล่วงหน้าจะต้องจัดทำขึ้นภายในสามวันทำการหลังจากสิ้นสุดระยะเวลาที่ออกเงิน (ควรใช้จ่ายไม่เกินวันที่ 17 มกราคม) ปฏิบัติตามกฎนี้: เลขานุการดำเนินการตามคำสั่งเมื่อวันที่ 13 มกราคม และออกรายงานในวันที่ 14 ยอดเงินสดคงเหลือจำนวน 320 รูเบิล (5,000 รูเบิล - 4680 รูเบิล) เลขานุการส่งมอบให้กับโต๊ะเงินสดขององค์กรโดยใช้คำสั่งรับเงินสด

ซื้อและชำระเงินเครื่องเขียนซึ่งหมายความว่า Violet LLC มีสิทธิ์รวมค่าใช้จ่าย 4,680 รูเบิลในวันที่ 13 มกราคม (ข้อ 17 ข้อ 1 ข้อ 346.16 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)

รายงานล่วงหน้า (แบบ AO-1)เป็นเอกสารรวมสำหรับการบัญชีค่าใช้จ่ายของพนักงานระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ เมื่อกลับจากการเดินทางเพื่อธุรกิจพนักงานจะต้องรายงานเพื่อจุดประสงค์ที่เสร็จสิ้น ใบรับรองการเดินทางซึ่งคุณสามารถดาวน์โหลดและรายงานล่วงหน้าซึ่งมีแบบฟอร์มรวม AO-1

รายงานล่วงหน้า JSC -1 เป็นเอกสารหลักที่จำเป็นในการบัญชีจำนวนเงินสดที่ออกให้แก่พนักงานเพื่อวัตถุประสงค์บางประการ เช่น:

• ค่าเดินทางค่าใช้จ่าย ;
• การบริหารหรือ การผลิตค่าใช้จ่าย .

การออกจำนวนเงินที่ต้องรับผิดชอบจะทำอย่างเป็นทางการที่โต๊ะเงินสดขององค์กรโดยใช้ใบสั่งเงินสดค่าใช้จ่าย (RKO) เงินที่ได้รับจะต้องใช้จ่ายตามวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้ใน RKO เท่านั้น แคชเชียร์มีหน้าที่ต้องแจกเงินด้วยตนเองให้กับพนักงานที่ทำสัญญาจ้างงานกับองค์กรเท่านั้นและชื่อของเขารวมอยู่ในรายการคำสั่งเกี่ยวกับบุคคลที่สามารถนำเงินเข้าบัญชีได้ นอกจากนี้พื้นฐานในการออกจำนวนเงินจะเป็นคำสั่งให้ส่งระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจหรือ การเดินทางเพื่อธุรกิจใบรับรอง .

หลังจากที่นักบัญชีใช้เงินที่ออกแล้วจะต้องจัดทำรายงานล่วงหน้าและส่งไปยังบริการบัญชีภายในสามวันทำการ

วิธีการกรอก AO-1 อย่างถูกต้อง? เราขอเชิญคุณดาวน์โหลดตัวอย่างรายงานค่าใช้จ่าย ซึ่งคุณจะพบได้ในตอนท้ายของบทความ คุณยังสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มรายงานล่วงหน้าเปล่าได้ที่ด้านล่าง

หากใบรับรองการเดินทางยืนยันความจริงที่ว่าพนักงานอยู่ระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ รายงานล่วงหน้าจะเป็นการยืนยันการทำงานของพนักงาน เอกสารยืนยันการใช้จ่ายของจำนวนเงินที่ออกจะแนบมากับรายงานล่วงหน้า

รายงานล่วงหน้าจะถูกกรอกเมื่อมีการออกกองทุนตามรายงานให้กับพนักงานสำหรับความต้องการต่างๆ ในเวลาเดียวกันคุณต้องจำไว้ว่าสามารถมอบเงินให้กับพนักงานในบัญชีได้ก็ต่อเมื่อเขารวมอยู่ในคำสั่งของผู้รับผิดชอบเท่านั้น

ขั้นตอนการจัดทำรายงานล่วงหน้า (แบบ AO –1)

เอกสารนี้จัดทำขึ้นโดยทั้งพนักงานและพนักงานแผนกบัญชี
ผู้รายงานจะต้องกรอกข้อมูลดังต่อไปนี้:
1. ชื่อองค์กร ;
2. วันที่จัดทำ ;
3. การนัดหมายชำระเงินล่วงหน้า ( การผลิต, ตัวแทน, ค่าเดินทางค่าใช้จ่าย ฯลฯ );
4. ข้อมูลส่วนบุคคล ได้แก่ นามสกุลและชื่อย่อ หน่วยโครงสร้างที่นักบัญชีทำงาน หมายเลขบุคลากร ตำแหน่ง
5. ข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนเงินล่วงหน้าล่าสุด
6. จำนวนรายงานย่อยที่ออกโดยแคชเชียร์
7. คอลัมน์ "ใช้จ่าย", "ยอดคงเหลือ/การบริโภคมากเกินไป" รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนเอกสารที่แนบมากับ JSC -1 จะถูกกรอกหลังจากเขียนและคำนวณข้อมูลที่จำเป็นในอีกด้านหนึ่งของรายงาน
8. ส่วนตารางเกี่ยวกับ ค่าใช้จ่ายหมายถึง ได้แก่ :

• หมายเลขซีเรียล เอกสารทั้งหมดที่แนบมากับรายงานค่าใช้จ่ายจะต้องมีหมายเลขตามรายการที่รวบรวม
• หมายเลข, วันที่ของเอกสารแต่ละฉบับ, ยืนยันการใช้จ่ายเงินตามเป้าหมาย
• ชื่อเอกสารที่แนบมากับ JSC –1 (ใบเสร็จการขาย (เงินสด), ใบเสร็จรับเงินสำหรับ PKO, การเดินทางเพื่อธุรกิจ ID, ใบแจ้งหนี้ ฯลฯ) จำนวนเงินที่ใช้ไป;
• จำนวนค่าใช้จ่ายจะถูกคัดลอกมาจากเอกสารแต่ละฉบับ ผู้รายงานกรอกเฉพาะคอลัมน์ 5 หรือ 6 (ขึ้นอยู่กับสกุลเงินที่ใช้ชำระ)
• การคำนวณจำนวนเงินสุดท้าย จากนั้นยอดรวมจะถูกเขียนใหม่ในคอลัมน์ "ใช้จ่าย" (จุดที่ 7)

หลังจากที่นักบัญชีผ่าน AO-1 แล้ว พนักงานบริการบัญชีจะต้องตรวจสอบการมีอยู่ของเอกสารแต่ละฉบับที่ยืนยันจำนวนเงินที่ใช้ไป ค่าใช้จ่ายที่ถูกต้องตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้ และยังต้องกรอกส่วนที่เหลือด้วย เพื่อยืนยันว่าได้ส่งรายงานตามแบบฟอร์ม AO -1 ไปยังฝ่ายบัญชีแล้ว พนักงานจะได้รับใบเสร็จรับเงิน หลังจากตรวจสอบเอกสารทั้งหมดในต้นฉบับที่ยืนยันค่าใช้จ่าย ตรวจสอบความถูกต้องของการกรอก รายงานล่วงหน้าของ JSC -1 ลงนามโดยหัวหน้าฝ่ายบัญชี นักบัญชี และผู้อำนวยการ แล้วจึงรับเข้าบัญชี

รายงานล่วงหน้า AO-1 การเติมตัวอย่าง

แบบฟอร์มรายงานล่วงหน้าเป็นแบบฟอร์มสองด้านซึ่งกรอกโดยฝ่ายบัญชีและพนักงานเอง

ผู้รับผิดชอบควรกรอกอะไรในแบบฟอร์ม AO-1

ที่ด้านหน้าของแบบฟอร์มมีข้อความเขียนดังนี้:

• ชื่อบริษัท
• วันที่รายงาน
• หน่วยโครงสร้างที่เขาทำงาน
• ชื่อนามสกุล ตำแหน่ง หมายเลขบุคลากรของคุณ
• วัตถุประสงค์ของการล่วงหน้านั่นคือสิ่งที่วางแผนไว้ว่าจะใช้เงินที่ออกให้ (ความต้องการในครัวเรือน, เครื่องเขียน, ค่าใช้จ่ายในการเดินทางฯลฯ );

ที่ด้านหลังของแบบฟอร์ม ผู้รับผิดชอบจะต้องกรอกตารางที่ระบุว่ามีการใช้เงินไปอย่างไร สำหรับเอกสารสนับสนุนแต่ละฉบับจะมีการกรอกบรรทัดตารางโดยเขียนหมายเลขวันที่ชื่อของเอกสารนี้และจำนวนเงินที่ใช้ไปซึ่งสะท้อนอยู่ในเอกสารนี้ตามลำดับในคอลัมน์ เมื่อกรอกแบบฟอร์มรายงานล่วงหน้าทั้งตารางแล้ว ผลลัพธ์จะถูกสรุปในตอนท้าย จำนวนเงินที่ใช้ทั้งหมดจะถูกคำนวณซึ่งเขียนในบรรทัด "รวม" หลังจากนั้นผู้รับผิดชอบจะต้องส่งแบบรายงานล่วงหน้าให้กับฝ่ายบัญชีพร้อมแนบเอกสารประกอบทั้งหมด

นักบัญชีกรอกอะไรในรายงานค่าใช้จ่าย?

เมื่อได้รับรายงานแล้วนักบัญชีจะต้องตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนและเปรียบเทียบข้อมูลที่ให้ไว้ในตารางกับข้อมูลที่ระบุในเอกสารแนบ เอกสารได้รับการกำหนดหมายเลขประจำตัวบุคคล

ที่ด้านล่างของด้านหน้านักบัญชีกรอกบรรทัด "ใบเสร็จรับเงิน": ผู้ที่ได้รับแบบฟอร์มรายงาน, หมายเลขและวันที่, จำนวนเงินที่ใช้, จำนวนเอกสารที่แนบมา, วันที่รับรายงานและของนักบัญชี ลายเซ็น. ใบเสร็จรับเงินที่กรอกในลักษณะนี้จะถูกฉีกออกจากส่วนหลักของแบบฟอร์ม AO-1 และส่งมอบให้กับผู้รับผิดชอบเพื่อเป็นสัญญาณว่ารายงานได้รับการยอมรับและตรวจสอบแล้ว

ที่ด้านหลังของแบบฟอร์มนักบัญชีกรอกบรรทัดที่ 7 และ 8 ซึ่งสะท้อนถึงจำนวนเงินที่ยอมรับสำหรับการบัญชีและบรรทัดที่ 9 ซึ่งมีการเขียนเดบิตของบัญชีโดยตัดค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นออก

จากนั้นคุณต้องกลับไปที่ด้านหน้าแล้วกรอกตารางเล็ก ๆ สองโต๊ะ:

• รายการแรกสะท้อนถึงจำนวนเงินคงเหลือหรือการใช้จ่ายเกินจากเงินทดรองก่อนหน้า (ถ้ามี) ในฟิลด์ "ยอดรวมที่ได้รับ" จำนวนเงินล่วงหน้าที่ออกจะถูกเขียนในบรรทัด "ใช้ไป" - จำนวนเงินที่ใช้ไปจริง หากพนักงานใช้จ่ายน้อยกว่าเงินที่ออกให้ "ยอดคงเหลือ" จะถูกกรอก ถ้ามากกว่านั้นก็ "ใช้จ่ายเกิน" หากมียอดคงเหลือจะโอนไปที่โต๊ะเงินสดตาม

บ่อยครั้งที่บริษัทต้องเสียค่าใช้จ่ายโดยใช้เงินสดซึ่งออกให้กับเจ้าหน้าที่ที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด ใน กำหนดเวลาโดยจะต้องส่งแบบฟอร์ม เช่น รายงานค่าใช้จ่าย พร้อมด้วยเอกสารประกอบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ต้องระบุส่วนหลังในใบสมัครเมื่อออกเงิน มาดูวิธีการกรอกรายงานล่วงหน้าในแบบฟอร์ม AO-1 กัน

ในช่วงต้นปีของแต่ละปีขอแนะนำให้องค์กรออกคำสั่งให้กับบุคคลที่รับผิดชอบนั่นคือบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้รับเงินทุนสำหรับค่าใช้จ่ายเพื่อการผลิต นี่คือเป้าหมายและระยะเวลาในระหว่างที่ดำเนินการค่าใช้จ่าย

เงินสามารถออกได้ตามทั้งพนักงานขององค์กรและที่ดึงดูดจากภายนอก สัญญาทางแพ่งเพื่อผู้คน. สามารถโอนไปยังบัตรนักบัญชีได้

กรุณาให้ความสนใจ!ภาระผูกพันในการจัดทำรายงานล่วงหน้ากำหนดโดยขั้นตอนการทำธุรกรรมเงินสด สามารถละเว้นได้เฉพาะสำหรับผู้ประกอบการที่ทำการบัญชีในรูปแบบที่เรียบง่ายเท่านั้น

ที่ การกระทำเชิงบรรทัดฐานกำหนดรายการทิศทางในการออกเงินเข้าบัญชีอย่างเคร่งครัด ได้แก่การซื้อน้ำมันเชื้อเพลิง เครื่องเขียน ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและความบันเทิง เป็นต้น สำหรับการดำเนินการบางอย่างเท่านั้น การสั่งซื้อแบบไร้เงินสด. นอกจากนี้ยังมีข้อ จำกัด ในการจ่ายเงินสดระหว่าง บริษัท ภายใต้ข้อตกลงเดียวซึ่งก็คือ 100,000 รูเบิล

แบบฟอร์มรายงานล่วงหน้ากำหนดโดยคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐ วิสาหกิจมีสิทธิ์ในการพัฒนารูปแบบของตนเองตามลักษณะของกิจกรรมทางเศรษฐกิจ

พนักงานที่ได้รับเงินในรายงานสามารถกรอกได้อย่างอิสระหรือโอนไปยังนักบัญชีที่รับผิดชอบซึ่งจะจัดทำรายงานล่วงหน้าแบบฟอร์ม AO-1 โดยอัตโนมัติโดยใช้เอกสารหลักประกอบ

ตามแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัตินี้ พนักงานของบริษัทจะต้องคืนเงินที่ยังไม่ได้ใช้ ในการทำเช่นนี้คุณควรใช้.

สำคัญ!เมื่อกลับจากการเดินทางผู้เดินทางจะต้องรายงานจำนวนเงินที่ใช้ไปภายใน 3 วันทำการหลังจากกลับจากการเดินทาง

รายงานตัวอย่างการกรอกล่วงหน้า

รายงานล่วงหน้าแบบ AO-1 – ด้านหน้า

มาดูวิธีการกรอกรายงานล่วงหน้ากันดีกว่า

ที่ด้านบนของแบบฟอร์ม ชื่อของบริษัทและรหัสจะถูกระบุตามไดเร็กทอรี OKPO

ด้านล่างซ้าย หลังจากชื่อเอกสาร คุณต้องเขียนหมายเลขซีเรียลและวันที่จัดทำ ส่วนที่ถูกต้องซึ่งเริ่มต้นหลังจากคำว่า "ฉันอนุมัติ" กรอกโดยหัวหน้าบริษัท ที่นั่นเขาระบุด้วยคำพูดถึงจำนวนรวมของรายงาน ระบุตำแหน่ง ลายเซ็น และวันที่อนุมัติ

สำคัญ!จะต้องจำไว้ว่าตาม เอกสารกำกับดูแลบุคคลไม่สามารถได้รับรายงานได้หากเขายังไม่ได้บันทึกความก้าวหน้าก่อนหน้านี้อย่างครบถ้วน บาง เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภาษีในระหว่างการตรวจสอบจะมีการเรียกเก็บค่าปรับสำหรับสิ่งนี้

หลังจากนั้นแบบฟอร์มจะแบ่งออกเป็นสองตารางซึ่งนักบัญชีกรอกไว้ ด้านซ้ายบันทึกกระแสเงินสด - ยอดคงเหลือหรือค่าใช้จ่ายเกิน จำนวนเงินที่ได้รับ จำนวนเงินที่ใช้ไป ยอดคงเหลือสุดท้าย

ในตารางด้านขวา นักบัญชีจะเข้าสู่บัญชีการติดต่อและจำนวนเงินที่เกี่ยวข้อง

ด้านล่างนี้ พนักงานจะระบุจำนวนเอกสารที่เขาให้และจำนวนแผ่นงานที่พวกเขาใช้

หลังจากการตรวจสอบแล้ว นักบัญชีจะระบุจำนวนเงินเป็นคำและตัวเลขและลงนาม เอกสารดังกล่าวได้รับการรับรองจากหัวหน้าฝ่ายบัญชีด้วย

หากพนักงานมียอดคงเหลือหรือมีการใช้จ่ายเกิน คุณต้องป้อนหมายเลขและวันที่ เอกสารเงินสดและจำนวนเงินที่ทำรายการ

นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องกรอกส่วนที่ถอดออกได้ของรายงานล่วงหน้าเพื่อลงทะเบียนในวารสาร

รายงานล่วงหน้าตามแบบ AO-1 – ด้านหลัง

ด้านนี้เป็นตารางที่ผู้รับผิดชอบป้อนข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารที่ให้มา แต่ละคนควรสอดคล้องกับหนึ่งบรรทัด

คอลัมน์ 1 มีหมายเลขบรรทัด ในคอลัมน์ 2 และ 3 วันที่และหมายเลขของเอกสารประกอบจะถูกบันทึกในคอลัมน์ 4 - ชื่อ

ในคอลัมน์ 5 พนักงานป้อนจำนวนเอกสารเป็นรูเบิลหรือในคอลัมน์ 6 - เป็นสกุลเงินต่างประเทศ

ต้องขีดฆ่าคอลัมน์ว่างทั้งหมด ที่ส่วนท้ายของตารางในบรรทัด "ผลรวม" จะมีเขียนไว้ จำนวนเงินทั้งหมด. หลังจากกรอกแล้วผู้รับผิดชอบรับรองความถูกต้องของข้อมูลที่ระบุพร้อมลายเซ็นของเขา

นักบัญชีหลังจากตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและความถูกต้องของค่าใช้จ่ายแล้ว ให้กรอกคอลัมน์ 7 และ 8 ซึ่งเขาป้อนจำนวนเงินที่ยอมรับจริงสำหรับการบัญชีและในคอลัมน์ 9 ระบุบัญชีที่เกี่ยวข้อง ต่อจากนั้น ข้อมูลทั่วไปจากคอลัมน์เหล่านี้จะถูกถ่ายโอนไปยังด้านหน้าของเอกสาร

ความแตกต่าง

คุณสามารถออกรายงานจำนวนมากกว่า 100,000 รูเบิล - ขีด จำกัด นี้ใช้ไม่ได้กับการตั้งถิ่นฐานกับพนักงาน แต่จำนวนเงินสำหรับเอกสารที่ยื่นใด ๆ ไม่ควรเกินขีดจำกัดนี้

หากพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจในต่างประเทศ คุณสามารถจ่ายเงินให้เขาเป็นสกุลเงินต่างประเทศได้ บริษัทของเธอแลกเปลี่ยนเงินกับธนาคารอย่างอิสระ ในกรณีนี้ จำนวนนี้ระบุไว้ตามอัตราที่กำหนด ณ วันที่ออก

ตั้งแต่ปี 2558 ได้รับอนุญาตให้ออกรายงานให้กับผู้รับเหมา เขาจะต้องจัดทำรายงานล่วงหน้าหลังจากใช้จ่ายเงินไปแล้ว อย่างไรก็ตาม ในกรณีนี้ ไม่ได้กรอกคอลัมน์ "หมายเลขบุคลากร" และระบุ "ผู้รับเหมา" ในคอลัมน์ "ตำแหน่ง"

จำนวนเงินที่ต้องรับผิดชอบสามารถโอนไปยังบัตรพนักงานได้ ในการดำเนินการนี้ เขาจะต้องส่งใบสมัคร และรายละเอียดธุรกรรม (วันที่และหมายเลขคำสั่งการชำระเงิน) ระบุไว้ในคอลัมน์ "รับล่วงหน้า"