วิธีจัดทำรายงานล่วงหน้าสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจอย่างถูกต้อง รายงานล่วงหน้าสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ: กฎการลงทะเบียน, ความแตกต่างในการกรอก, รายการบัญชี

บ่อยครั้งที่นายจ้างโดยเฉพาะผู้ที่ส่งพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจเป็นระยะ ๆ จำเป็นต้องเรียนรู้วิธีจัดทำและกรอกรายงานล่วงหน้าสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ เรามาดูกันว่าตัวอย่างเอกสารนี้จะมีหน้าตาเป็นอย่างไร กำหนดเวลาที่แน่นอนการส่งรายงานมีเงื่อนไขในการชดใช้ค่าใช้จ่ายเต็มจำนวนในปี 2561 อย่างไร

รายงานการเดินทางเพื่อธุรกิจคืออะไร?

หากฝ่ายบริหารวางแผนการเดินทางเพื่อธุรกิจล่วงหน้า พนักงานมีสิทธิ์เขียนคำขอชำระเงินล่วงหน้าสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเดินทาง ค่าใช้จ่ายที่สามารถขอคืนได้ ได้แก่ ค่าที่พัก ตั๋วไป-กลับ และอาหาร พนักงานจะต้องรายงานค่าใช้จ่ายดังกล่าว โดยจะต้องดำเนินการภายในสามวันหลังจากกลับมาทำงาน

วัตถุประสงค์ของการรายงานล่วงหน้า

โดยพื้นฐานแล้ว รายงานค่าใช้จ่ายทำหน้าที่เป็นเอกสารที่ช่วยให้คุณยืนยันค่าใช้จ่ายบางอย่างของพนักงานในการเดินทางเพื่อธุรกิจ โดยจะแสดงต้นทุนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด แนบเอกสารอื่น ๆ ที่ระบุจำนวนค่าใช้จ่ายเช่นใบเสร็จรับเงินค่าบริการขนส่งใบแจ้งหนี้โรงแรมตั๋วเครื่องบิน จากที่กล่าวมาทั้งหมดสรุปได้ว่าจำเป็นต้องจัดทำเอกสารดังกล่าว

การบัญชีค่าใช้จ่ายในการเดินทาง

วัตถุประสงค์ของการจัดทำรายงานค่าใช้จ่ายคือการอธิบายรายละเอียดค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นและระบุจำนวนค่าใช้จ่ายทั้งหมด เมื่อยอดรวมมากกว่าจำนวนเงินที่จ่ายล่วงหน้า พนักงานจะต้องโอนเงินที่ขาดไป บัตรพลาสติกหรือมอบเป็นเงินสดจากเครื่องบันทึกเงินสด

หากลูกจ้างใช้จ่ายน้อยกว่าจำนวนเงินที่รายงาน เขาจะต้องคืนเงินส่วนที่เหลือให้กับนายจ้าง โดยปกติแล้ว การใช้จ่ายเกินควรจะได้รับคืนเป็นเงินสดหรือหักออกจากเงินเดือนตามใบสมัครของพนักงาน

วิธีการจัดทำรายงานล่วงหน้าอย่างถูกต้อง

เอกสารนี้จะต้องจัดทำโดยพนักงานที่ถูกส่งไปทริปธุรกิจรายงานที่เสร็จสมบูรณ์จะต้องส่งไปยังแผนกบัญชี พนักงานจะตรวจสอบความถูกต้องของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น หลังจากนั้นจะมอบเอกสารให้เจ้านายลงนาม

เป็นที่น่าสังเกตว่ารายงานนี้จะต้องจัดทำเป็นชุดเดียวตามแบบฟอร์มพิเศษหมายเลข AO-1 นอกจากนี้ยังสามารถกรอกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อีกด้วย

• ด้านหน้า : กรอกรายละเอียดส่วนตัวของพนักงาน, เลขที่เอกสารยืนยันการออกเงิน, ข้อมูลการเบิกล่วงหน้าครั้งก่อน
• ด้านหลัง: วันที่ของค่าใช้จ่าย, จำนวนเอกสารประกอบ, ชื่อ, จำนวนเงินที่ใช้, เอกสารยืนยันการทำธุรกรรมจะถูกระบุ (คอลัมน์ 1–6)

เราขอเตือนคุณว่าเอกสารใด ๆ ที่ระบุค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น เช่น ใบเสร็จรับเงิน เช็ค ตั๋ว แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวดจะแนบไปกับรายงานค่าใช้จ่าย

ข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการดำเนินการที่ถูกต้องของเอกสารนี้คือการรับรองโดยหัวหน้าฝ่ายบัญชีและการอนุมัติจากผู้จัดการ

กำหนดเวลาในการส่งเอกสาร

พนักงานมีเวลาเพียง 3 วันทำการหลังจากมาถึงสถานที่ทำงานเพื่อจัดทำรายงานล่วงหน้าและส่งให้เจ้านายอนุมัติ โปรดทราบ: หากผู้จัดการไม่รับรองเอกสาร ค่าใช้จ่ายจะถือว่าไม่สมเหตุสมผล และพนักงานจะต้องคืนเงินล่วงหน้าที่ได้รับ

ตัวอย่างการกรอกรายงานการเดินทางเพื่อธุรกิจล่วงหน้า (แบบฟอร์ม AO-1)

ในรายงานล่วงหน้าแต่ละครั้งใน บังคับถูกระบุ รายการบัญชีเพื่อตัดค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น พวกเขาสะท้อนถึงข้อมูลต่อไปนี้:

• ผลรวมของธุรกรรมทั้งหมด
• ความสอดคล้องของบัญชีการบัญชี
• จำนวนเบี้ยเลี้ยงรายวัน
• ภาพสะท้อนของการใช้จ่ายเกินหรือผลตอบแทน

ตาราง: รายการทางบัญชี

เดบิต	เครดิต	ชื่อของการดำเนินการ
71	50	มีการออกเงินล่วงหน้าให้กับพนักงานในบัญชี
10, 15	71	ได้รับการยอมรับสำหรับการลงทะเบียน ค่าวัสดุซื้อด้วยเงินที่รับผิดชอบ
41	71	สินค้าที่ซื้อด้วยเงินที่ต้องรับผิดชอบได้รับการยอมรับสำหรับการบัญชี
20, 23 (44)	71	ปลดประจำการแล้ว ค่าใช้จ่ายในการเดินทางเป็นต้นทุนการผลิต (เป็นค่าใช้จ่ายในการขาย)
50	71	จำนวนเงินที่ยังไม่ได้ใช้จะถูกส่งกลับไปยังผู้รับผิดชอบที่โต๊ะเงินสดขององค์กร
94	71	กลับคืนสู่ผู้รับผิดชอบ เวลาที่กำหนดจำนวนเงินล่วงหน้า
73	94	สะท้อนถึงจำนวนหนี้ที่พนักงานเป็นหนี้องค์กรสำหรับยอดคงเหลือที่ไม่ได้รับคืนของจำนวนเงินที่ต้องรับผิดชอบ
70	73	ยอดคงเหลือที่ไม่ได้รับคืนของจำนวนเงินที่ต้องรับผิดชอบจะถูกหักออกจากเงินเดือนของพนักงาน

หากฝ่ายบริหารวางแผนการเดินทางล่วงหน้า พนักงานมีสิทธิ์เขียนใบสมัครเพื่อเตรียมเงินล่วงหน้าสำหรับค่าใช้จ่ายในการเดินทางที่เป็นไปได้ พนักงานจะต้องเขียนรายงานค่าใช้จ่ายทั้งหมดล่วงหน้าเมื่อกลับมา ในนั้นนักเดินทางจะระบุจำนวนค่าใช้จ่ายทั้งหมดและคำนวณจำนวนผลตอบแทนหรือการชำระเงินคืน

แอลเอ เอลินา นักเศรษฐศาสตร์-นักบัญชี

รายงานการเดินทางเพื่อธุรกิจต่างประเทศ: พนักงานได้รับรูเบิล, ค่าใช้จ่ายเป็นสกุลเงินต่างประเทศ

ลองพิจารณาสถานการณ์ต่อไปนี้ พนักงานถูกส่งไปที่ การเดินทางเพื่อธุรกิจต่างประเทศในเวลาเดียวกันพวกเขาให้เงินรูเบิลล่วงหน้าแก่เขาหรือเขาไม่ได้รับเลย (เขาใช้เงินส่วนตัวไป) และตอนนี้เขาต้องได้รับการชดใช้ค่าใช้จ่ายในการเดินทางของเขา นักธุรกิจเองก็แลกเปลี่ยนรูเบิลเป็นสกุลเงินของประเทศที่เขาถูกส่งไป

หลังจากเดินทางมาทำธุรกิจแล้วพนักงานจะต้องกรอกรายงานล่วงหน้าและแนบเอกสารยืนยันค่าใช้จ่ายมาด้วย สกุลเงินต่างประเทศ. นักบัญชีจำเป็นต้องตรวจสอบรายงานนี้ ข้อ 1 ศิลปะ มาตรา 9 แห่งกฎหมายลงวันที่ 6 ธันวาคม พ.ศ. 2554 ฉบับที่ 402-FZ. และบางครั้งคุณต้องกรอกรายงานให้กับพนักงานด้วย เรามาดูวิธีการจัดเรียงทุกอย่างถูกต้อง แต่ก่อนอื่นเรามาดูกันว่าอัตราใดในการคำนวณค่าใช้จ่ายใหม่ในสกุลเงินต่างประเทศหากพนักงานได้รับเงินล่วงหน้าเป็นรูเบิล

การตัดสินใจเกี่ยวกับอัตราแลกเปลี่ยน

อัตราการแปลงค่าใช้จ่ายสกุลเงินต่างประเทศเป็นรูเบิลขึ้นอยู่กับสถานการณ์และ จดหมายของ Federal Tax Service ลงวันที่ 21 มีนาคม 2554 เลขที่ KE-4-3/4408; กระทรวงการคลัง ลงวันที่ 31 มีนาคม 2554 ฉบับที่ 03-03-06/1/2563:

• <если>พนักงานที่แนบมากับรายงานล่วงหน้ามีใบรับรองธนาคารยืนยันอัตราแลกเปลี่ยนจากนั้นคุณต้องมุ่งเน้นไปที่อัตราจริงนี้ ในกรณีนี้องค์กรจะสามารถคืนเงินค่าเดินทางให้กับพนักงานได้เต็มจำนวน ศิลปะ. 168 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย; หนังสือกระทรวงการคลัง ลงวันที่ 15 มิถุนายน 2554 ฉบับที่ 03-03-06/1/347.

หากพนักงานมีใบรับรองการแลกเปลี่ยนสกุลเงินหลายใบที่มีอัตราแลกเปลี่ยนแตกต่างกันจากวันที่ต่างกัน จะมีเหตุผลมากกว่าที่จะคำนวณค่าใช้จ่ายแรกของเขาใหม่ตามอัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารใบแรก (ภายในจำนวนสกุลเงินที่ซื้อด้วย) ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม - ตามอัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารอื่น เป็นต้น

• <если>พนักงานไม่สามารถยืนยันได้ อัตราแลกเปลี่ยน(เขาไม่มีใบรับรองธนาคารในการแลกเปลี่ยนสกุลเงิน) จากนั้นจะต้องขึ้นอยู่กับอัตราแลกเปลี่ยนอย่างเป็นทางการของธนาคารกลางที่จัดตั้งขึ้นในวันที่ได้รับการอนุมัติรายงานล่วงหน้า ย่อย ข้อ 5 วรรค 7 272 ย่อย 12 ข้อ 1 ข้อ 264 รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย; หนังสือกระทรวงการคลัง ลงวันที่ 06.06.2554 ฉบับที่ 03-03-06/1/324.

กรณีพิเศษคือหากพนักงานถูกส่งไปเดินทางไปทำธุรกิจที่ไครเมียตั้งแต่วันที่ 18 มีนาคมถึง 31 พฤษภาคมและจ่ายเป็นรูเบิลที่นั่น สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการคำนวณค่าใช้จ่ายใหม่ จำนวนเงินในเอกสารหลักจะระบุเป็น Hryvnia โปรดอ่านใน

ค่าคอมมิชชันของธนาคารสำหรับการแลกเปลี่ยนสกุลเงินเป็นค่าใช้จ่ายของพนักงานที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการเดินทางเพื่อธุรกิจ ดังนั้นองค์กรจึงต้องชดเชยให้ ศิลปะ. ประมวลกฎหมายแรงงาน 168 แห่งสหพันธรัฐรัสเซีย. นอกจากนี้ ทั้งค่าคอมมิชชั่นที่เกี่ยวข้องกับการซื้อสกุลเงินต่างประเทศสำหรับรูเบิล และค่าคอมมิชชั่นสำหรับการแปลงกลับ ท้ายที่สุดแล้วพนักงานจะต้องฝากเงินจำนวนที่ยังไม่ได้ใช้เป็นรูเบิลไว้ที่โต๊ะเงินสดขององค์กร

อย่าลืมเบี้ยเลี้ยงรายวัน

จำนวนเบี้ยเลี้ยงรายวันที่จะจ่ายให้กับพนักงานจะต้องได้รับการอนุมัติจากท้องถิ่น การกระทำเชิงบรรทัดฐานองค์กรหรือในข้อตกลงร่วม ขอให้เราระลึกไว้ว่าเพื่อจุดประสงค์ในการ "ทำกำไร" การบัญชีภาษีคุณสามารถคำนึงถึงเบี้ยเลี้ยงรายวันภายในขอบเขตที่กำหนดโดยองค์กรเอง ข้อ 11 ของข้อบังคับได้รับการอนุมัติแล้ว พระราชกฤษฎีการัฐบาลฉบับที่ 749 ลงวันที่ 13 ตุลาคม พ.ศ. 2551 (ต่อไปนี้จะเรียกว่าระเบียบฉบับที่ 749) ย่อย 12 ข้อ 1 ข้อ 264 รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย. เบี้ยประกัน(รวมถึง “สำหรับการบาดเจ็บ”) ไม่จำเป็นต้องสะสมเบี้ยเลี้ยงรายวันดังกล่าว ส่วนที่ 2 ศิลปะ 168 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย; ส่วนที่ 2 ศิลปะ มาตรา 9 แห่งกฎหมายลงวันที่ 24 กรกฎาคม พ.ศ. 2552 ฉบับที่ 212-FZ; ข้อ 2 ศิลปะ 20.2 ของกฎหมายลงวันที่ 24 กรกฎาคม 2541 ฉบับที่ 125-FZ; ข้อ 4 ของจดหมายกองทุนบำเหน็จบำนาญลงวันที่ 29 กันยายน 2553 ฉบับที่ 30-21/10260 หนังสือกองทุนประกันสังคม ลงวันที่ 17 พฤศจิกายน 2554 ฉบับที่ 14-03-11/08-13985.

เราบอกพนักงาน

ค่าใช้จ่ายพนักงานสำหรับอาหาร เครื่องดื่ม บุหรี่ และสิ่งของจำเป็นอื่นๆไม่ควรรวมไว้ในการคำนวณค่าใช้จ่ายในการเดินทาง - ครอบคลุมโดยเบี้ยเลี้ยงรายวัน x ข้อ 11 ของข้อบังคับหมายเลข 749.

เมื่อเติม รายงานล่วงหน้าไม่ต้องใช้เอกสารยืนยันการใช้จ่ายจำนวนเงินเบี้ยเลี้ยงรายวัน หนังสือกระทรวงการคลัง ลงวันที่ 11 พฤศจิกายน 2554 ฉบับที่ 03-03-06/1/741.

แต่อย่าลืมว่าเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาได้มีการกำหนดอัตราสูงสุดของเบี้ยเลี้ยงรายวันที่ไม่ต้องเสียภาษีในแต่ละวันของการเดินทางเพื่อธุรกิจ ข้อ 3 ศิลปะ 217 รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย: ในรัสเซีย - 700 รูเบิล, ต่างประเทศ - 2,500 รูเบิล ค่าเบี้ยเลี้ยงรายวันสำหรับวันที่ออกเดินทางจากรัสเซียจะคำนวณตามมาตรฐานต่างประเทศและสำหรับวันที่เดินทางมาถึง - ตามมาตรฐานของรัสเซีย ข้อ 18 ของระเบียบหมายเลข 749; หนังสือกระทรวงการคลัง ลงวันที่ 09/06/2553 ฉบับที่ 03-04-06/6-255.

หากองค์กรของคุณจ่ายเบี้ยเลี้ยงรายวันมากกว่าที่ระบุไว้ จะต้องหักภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาจากจำนวนเงินที่เกิน หนังสือกระทรวงการคลัง ลงวันที่ 02/10/2554 ฉบับที่ 03-04-06/6-22 ลงวันที่ 07/07/2553 ฉบับที่ 03-04-06/6-140.

ตามที่กระทรวงการคลังกำหนดไว้เพื่อวัตถุประสงค์ การชำระภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาเบี้ยเลี้ยงรายวันที่ออกให้กับพนักงานในสกุลเงินต่างประเทศจะต้องแปลงเป็นรูเบิลในอัตราที่มีผลในวันที่ชำระเงิน หนังสือกระทรวงการคลัง ลงวันที่ 25 มิถุนายน 2553 เลขที่ 03-04-06/6-135. ดังนั้นหากพนักงานได้รับส่วนหนึ่งของเบี้ยเลี้ยงรายวันในสกุลเงินต่างประเทศก่อนเริ่มการเดินทางเพื่อธุรกิจและส่วนหนึ่งหลังจากกลับมาจากพนักงานเพื่อวัตถุประสงค์ในการกำหนดฐานสำหรับภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา เบี้ยเลี้ยงรายวันจะถูกแปลงเป็นรูเบิลที่ 2 อัตราต่าง ๆ ของธนาคารกลาง

อย่างไรก็ตาม สถานการณ์ที่เรากำลังพิจารณานั้นแตกต่างออกไป: พนักงานไม่ได้รับเบี้ยเลี้ยงรายวันเป็นสกุลเงินต่างประเทศ องค์กรให้เงินรูเบิลล่วงหน้าแก่เขา หรือหลังจากกลับจากการเดินทางเพื่อธุรกิจและอนุมัติรายงานล่วงหน้า จะคืนเงินที่ใช้ไป กองทุนส่วนบุคคลพนักงาน. ดังนั้นเพื่อหลีกเลี่ยงคำถามเกี่ยวกับการคำนวณค่าเผื่อรายวันที่กำหนดในสกุลเงินต่างประเทศเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาจะเป็นการดีกว่าที่จะกำหนดวิธีการสำหรับการคำนวณใหม่ดังกล่าวในการกระทำในท้องถิ่นขององค์กรของคุณ การคำนวณใหม่ในลักษณะเดียวกับค่าใช้จ่ายในการเดินทางอื่น ๆ มีเหตุผลมากกว่า:

• <если>พนักงานแลกเปลี่ยนรูเบิลเป็นสกุลเงินต่างประเทศและรับเบี้ยเลี้ยงรายวันจากจำนวนนี้ จากนั้นคำนวณตามอัตราที่ระบุใน ใบรับรองธนาคารเกี่ยวกับการแลกเปลี่ยน
• <если>พนักงานไม่ได้จัดเตรียมเอกสารเกี่ยวกับการแลกเปลี่ยนรูเบิลเป็นสกุลเงินต่างประเทศจากนั้นจะต้องคำนวณค่าเผื่อรายวันที่กำหนดในสกุลเงินต่างประเทศใหม่เป็นรูเบิลตามอัตราแลกเปลี่ยนของธนาคารกลางที่ถูกต้องในวันที่ได้รับการอนุมัติรายงานล่วงหน้า

กรอกรายงานล่วงหน้า

นักบัญชีจะสะดวกกว่าหากระบุค่าใช้จ่ายในรายงานล่วงหน้าทั้งในสกุลเงินต่างประเทศและรูเบิล เพื่อให้นักบัญชีสามารถตรวจสอบความถูกต้องของการคำนวณได้ จะต้องระบุอัตราการแปลงไว้ที่ใดที่หนึ่ง เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คุณสามารถป้อนคอลัมน์แยกต่างหากที่ด้านหลังของรายงานค่าใช้จ่ายได้

หากองค์กรของคุณใช้แบบฟอร์มรวมหมายเลข AO-1 หรือแบบฟอร์มอื่นที่คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ (เช่น เนื่องจากข้อเท็จจริงที่ว่า โปรแกรมบัญชีไม่อนุญาตให้ทำเช่นนี้) ให้คำนวณค่าใช้จ่ายในการเดินทางของพนักงานเป็นแผ่นแยกต่างหาก

เราขอเสนอแบบฟอร์มสำหรับการคำนวณดังกล่าวให้กับคุณ การให้ผู้จัดการอนุมัตินั้นไม่มีประโยชน์เลย เพราะพนักงานจะต้องโอนค่าเดินทางทั้งหมดจำนวนรูเบิลไปยังรายงานล่วงหน้า ผู้จัดการจะอนุมัติมัน

ตัวเลือกที่ 1.ตัวอย่างเช่น สมมติว่าองค์กรที่ตั้งอยู่ในตเวียร์ส่งพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจที่ประเทศเยอรมนี กฎระเบียบสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจขององค์กรนี้กำหนดว่าเบี้ยเลี้ยงรายวันสำหรับวันที่ใช้ในการเดินทางเพื่อธุรกิจในยุโรปจะจ่ายเป็นรูเบิลในจำนวนเทียบเท่ากับ 60 ยูโรต่อวัน และเบี้ยเลี้ยงรายวันสำหรับวันที่ใช้ในการเดินทางเพื่อธุรกิจในรัสเซีย - ใน จำนวน 1,000 รูเบิล / วัน ในเวลาเดียวกันเบี้ยเลี้ยงรายวันสำหรับวันที่ข้ามพรมแดนทั้งไปและกลับจะถูกคำนวณตามมาตรฐานสำหรับการเดินทางเพื่อทำธุรกิจในยุโรป

กฎระเบียบสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจระบุว่าเบี้ยเลี้ยงรายวันที่ออกในรูเบิลซึ่งเป็นบรรทัดฐานที่กำหนดไว้ในสกุลเงินต่างประเทศจะถูกคำนวณใหม่ตามอัตราแลกเปลี่ยนที่ระบุในใบรับรองธนาคารหรือตามอัตราของธนาคารกลางที่ถูกต้องในวันที่ได้รับการอนุมัติจาก รายงานล่วงหน้าของพนักงาน

พนักงานได้รับเงินล่วงหน้าค่าเดินทางจำนวน 60,000 รูเบิล

การคำนวณค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
ตั้งแต่ "30" วันที่ 20 พฤษภาคม 57

1. อัตราแลกเปลี่ยนอย่างเป็นทางการของธนาคารกลาง ณ วันที่ได้รับการอนุมัติรายงานล่วงหน้าโดยหัวหน้าองค์กร (ณ วันที่ 30 พฤษภาคม 2557) - 47.1145 รูเบิล/ยูโร .

2. เมื่อวันที่ 19 พฤษภาคม 2557 ได้รับเงินทดรองค่าเดินทาง - 60,000.00 รูเบิล

3. ข้อมูลการซื้อและขายเงินตราต่างประเทศ:

4. ข้อมูลต้นทุน:

เลขที่	เอกสารยืนยัน			ประเภทของการบริโภค	ค่าใช้จ่าย
	วันที่	ชื่อ	ตัวเลข		ถู.	ยูโร	อัตราการแปลง
1	2	3	4	5	6	7	8
1	19.05.2014	ใบรับรองธนาคาร	บี-548	ค่าคอมมิชชันของธนาคารสำหรับการแลกเปลี่ยนรูเบิลเป็นยูโร	120,00	-	-
2	20.05.2014	ตั๋วรถไฟ	45872645, 45872646	ตั๋วรถไฟ ตเวียร์ - มอสโก และ มอสโก - ตเวียร์	3 200,00	-	-
3	20.05.2014	ใบเสร็จรับเงินของเครื่องบันทึกเงินสด	689		50,00	-	-
4	20.05.2014	ตั๋ว	5473265		400,00	-	-
5	20.05.2014	ตั๋วเครื่องบิน	670203757	ตั๋วเครื่องบินมอสโก-เบอร์ลิน	7 900,00	-	-
6	20.05.2014	ตั๋ว	50268753	ตั๋วรถสาธารณะ "บัตรผ่าน 7 วัน"	1 440,00	30,00เมื่อแปลงค่าใช้จ่ายอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศเป็นรูเบิล เราจะใช้อัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารใบแรก (ภายในยอดคงเหลือของสกุลเงินที่ซื้อ) เราคำนวณจำนวนเงินคงเหลือเป็นสกุลเงินต่างประเทศตามอัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารใบที่สอง	48เมื่อแปลงค่าใช้จ่ายอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศเป็นรูเบิล เราจะใช้อัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารใบแรก (ภายในยอดคงเหลือของสกุลเงินที่ซื้อ) เราคำนวณจำนวนเงินคงเหลือเป็นสกุลเงินต่างประเทศตามอัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารใบที่สอง
7	26.05.2014	ตั๋วเครื่องบิน	530248276	ตั๋วเครื่องบินเบอร์ลิน-มอสโก	7 968,00เมื่อแปลงค่าใช้จ่ายอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศเป็นรูเบิล เราจะใช้อัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารใบแรก (ภายในยอดคงเหลือของสกุลเงินที่ซื้อ) เราคำนวณจำนวนเงินคงเหลือเป็นสกุลเงินต่างประเทศตามอัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารใบที่สอง	166,00เมื่อแปลงค่าใช้จ่ายอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศเป็นรูเบิล เราจะใช้อัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารใบแรก (ภายในยอดคงเหลือของสกุลเงินที่ซื้อ) เราคำนวณจำนวนเงินคงเหลือเป็นสกุลเงินต่างประเทศตามอัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารใบที่สอง	48เมื่อแปลงค่าใช้จ่ายอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศเป็นรูเบิล เราจะใช้อัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารใบแรก (ภายในยอดคงเหลือของสกุลเงินที่ซื้อ) เราคำนวณจำนวนเงินคงเหลือเป็นสกุลเงินต่างประเทศตามอัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารใบที่สอง
8	27.05.2014	บิลโรงแรม	22576		16 032,00เมื่อแปลงค่าใช้จ่ายอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศเป็นรูเบิล เราจะใช้อัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารใบแรก (ภายในยอดคงเหลือของสกุลเงินที่ซื้อ) เราคำนวณจำนวนเงินคงเหลือเป็นสกุลเงินต่างประเทศตามอัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารใบที่สอง	334,00เมื่อแปลงค่าใช้จ่ายอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศเป็นรูเบิล เราจะใช้อัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารใบแรก (ภายในยอดคงเหลือของสกุลเงินที่ซื้อ) เราคำนวณจำนวนเงินคงเหลือเป็นสกุลเงินต่างประเทศตามอัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารใบที่สอง	48เมื่อแปลงค่าใช้จ่ายอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศเป็นรูเบิล เราจะใช้อัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารใบแรก (ภายในยอดคงเหลือของสกุลเงินที่ซื้อ) เราคำนวณจำนวนเงินคงเหลือเป็นสกุลเงินต่างประเทศตามอัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารใบที่สอง
					9 550,00เมื่อแปลงค่าใช้จ่ายอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศเป็นรูเบิล เราจะใช้อัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารใบแรก (ภายในยอดคงเหลือของสกุลเงินที่ซื้อ) เราคำนวณจำนวนเงินคงเหลือเป็นสกุลเงินต่างประเทศตามอัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารใบที่สอง	191,00เมื่อแปลงค่าใช้จ่ายอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศเป็นรูเบิล เราจะใช้อัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารใบแรก (ภายในยอดคงเหลือของสกุลเงินที่ซื้อ) เราคำนวณจำนวนเงินคงเหลือเป็นสกุลเงินต่างประเทศตามอัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารใบที่สอง	50เมื่อแปลงค่าใช้จ่ายอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศเป็นรูเบิล เราจะใช้อัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารใบแรก (ภายในยอดคงเหลือของสกุลเงินที่ซื้อ) เราคำนวณจำนวนเงินคงเหลือเป็นสกุลเงินต่างประเทศตามอัตราแลกเปลี่ยนจากใบรับรองธนาคารใบที่สอง
9	27.05.2014	ตั๋ว	5836	ตั๋ว Aeroexpress ไปสนามบิน	400,00	-	-
10	27.05.2014	ใบเสร็จรับเงินของเครื่องบันทึกเงินสด	3989	ตั๋ว 90 นาที ( การขนส่งภาคพื้นดิน+ รถไฟใต้ดิน)	50,00	-	-
11	30.05.2014	-	-		450,00	9,00	50
					22 190,93	471,00ค่าใช้จ่ายส่วนเกินของเบี้ยเลี้ยงรายวัน "สกุลเงิน" ซึ่งจะต้องชำระเป็นรูเบิลตามข้อบังคับเกี่ยวกับการเดินทางเพื่อธุรกิจที่องค์กรนำมาใช้จะถูกคำนวณใหม่ตามอัตราของธนาคารกลางที่ถูกต้องในวันที่ได้รับการอนุมัติรายงานล่วงหน้า	47,1145ค่าใช้จ่ายส่วนเกินของเบี้ยเลี้ยงรายวัน "สกุลเงิน" ซึ่งจะต้องชำระเป็นรูเบิลตามข้อบังคับเกี่ยวกับการเดินทางเพื่อธุรกิจที่องค์กรนำมาใช้จะถูกคำนวณใหม่ตามอัตราของธนาคารกลางที่ถูกต้องในวันที่ได้รับการอนุมัติรายงานล่วงหน้า
ทั้งหมด					69 750,93	เอ็กซ์	เอ็กซ์

5. ยอดคงเหลือ/ค่าใช้จ่ายเกินในรูเบิล: 9,750.93 รูเบิลเราขอเตือนคุณว่าหากพนักงานมีบัตรธนาคารเงินเดือน ทั้งเงินล่วงหน้าสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจและจำนวนเงินที่ใช้จ่ายเกินที่ยืนยันโดยรายงานล่วงหน้า สามารถโอนไปได้ จะไม่เป็นการฝ่าฝืน วินัยเงินสดส หนังสือกระทรวงการคลัง เลขที่ 02-03-10/37209 กรมธนารักษ์ เลขที่ 42-7.4-05/5.2-554 ลงวันที่ 10/9/2556(69,750.93 รูเบิล – 60,000.00 รูเบิล)

เอกสารหลักที่ระบุทั้งหมดแนบมากับการคำนวณ

หลังจากที่พนักงานคำนวณค่าใช้จ่ายในการเดินทางแล้วจัดทำรายงานล่วงหน้าและฝ่ายบัญชีได้ตรวจสอบรายงานนี้แล้ว ผู้จัดการจะต้องอนุมัติ จากนั้นพนักงานจะฝากเงินสดที่เหลือไว้ในเครื่องบันทึกเงินสด หรือในทางกลับกัน องค์กรจะต้องจ่ายเงินค่าใช้จ่ายส่วนเกินให้เขา ในตัวอย่างของเรา พนักงานได้รับเงินค่าใช้จ่ายเกินจำนวน 9750.93 ถู

ในการกำหนดฐานภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา คุณสามารถใช้ตารางการคำนวณต่อไปนี้:

รายได้ของพนักงานโพสต์ในเดือนพฤษภาคมจะต้องรวม 4,440.93 รูเบิล

ตัวเลือกที่ 2ลองเปลี่ยนเงื่อนไขในตัวอย่างของเราเล็กน้อยเพื่ออธิบายสถานการณ์ด้วยการแลกเปลี่ยนสกุลเงินส่วนเกินเป็นรูเบิล สมมติว่ามีการออก 85,000 รูเบิลสำหรับรายงาน ในเวลาเดียวกัน ขณะอยู่ในรัสเซีย พนักงานซื้อเงิน 1,230 ยูโรด้วยอัตราแลกเปลี่ยน 48 รูเบิล ต่อยูโร

หลังจากจ่ายค่าที่พักในโรงแรมแล้ว พนักงานคนดังกล่าวมีเงินเหลือ 509 ยูโร (1,230 ยูโร - 30 ยูโรสำหรับตั๋วขนส่งสาธารณะ - 166 ยูโรสำหรับตั๋วเครื่องบิน - 525 ยูโรสำหรับโรงแรม) เมื่อพิจารณาว่าเขามีสิทธิ์เก็บเบี้ยเลี้ยงรายวันไว้ 480 ยูโร (60 ยูโรต่อวันของการเดินทางเพื่อธุรกิจ) หลังจากกลับจากการเดินทางเพื่อธุรกิจในวันที่ 29 พฤษภาคม พนักงานขายได้ 29 ยูโร (อัตรา - 47 รูเบิล/ยูโร) ได้รับ 1,363 รูเบิลซึ่งได้รับการยืนยันโดยใบรับรองธนาคาร (ไม่มีค่าคอมมิชชั่นธนาคาร)

เมื่อขายสกุลเงินต่างประเทศที่ซื้อไว้ก่อนหน้านี้เพื่อการเดินทางเพื่อธุรกิจ รายงานจะต้องระบุผลลัพธ์ "การแลกเปลี่ยน" ความแตกต่างระหว่างอัตราการซื้อสกุลเงินและการขาย มิฉะนั้นพนักงานจะจ่ายเงินส่วนต่างดังกล่าวจากกระเป๋าของเขาเองจริง ๆ และประมวลกฎหมายแรงงานบอกเราว่าองค์กรจะต้องคืนเงินให้พนักงานสำหรับค่าใช้จ่ายในการเดินทางที่สมเหตุสมผลทั้งหมด

เลขที่	เอกสารยืนยัน			ประเภทของการบริโภค	ค่าใช้จ่าย
	วันที่	ชื่อ	ตัวเลข		ถู.	ยูโร	อัตราการแปลง
1	2	3	4	5	6	7	8
…
8	27.05.2014	บิลโรงแรม	22576	ที่พักที่ Hotel Brook ตั้งแต่วันที่ 20/05/2557 ถึง 27/05/2557 ราคา - 525 ยูโร	25 200,00	525	48
…
10	29.05.2014	ใบรับรองธนาคาร	XX-13	ค่าใช้จ่ายเนื่องจากความแตกต่างของอัตราแลกเปลี่ยนเงินตรา (29 ยูโร x (48 รูเบิล/ยูโร – 47 รูเบิล/ยูโร))	29,00	-	-
11	30.05.2014	-	-	ค่าเบี้ยเลี้ยงรายวันสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจคือ 60 ยูโร/วัน (8 วัน - ตั้งแต่วันที่ 20/05/2557 ถึง 27/05/2557) - เพียง 480 ยูโร	22 992,00	479	48
					47,12	1	47,1145
ทั้งหมด					69 796,12	เอ็กซ์	เอ็กซ์

4. ส่วนที่ 5 จะมีจำนวนเงินที่ลูกจ้างต้องคืน:

5. ยอดคงเหลือ/ค่าใช้จ่ายเกินในรูเบิล: 15,203.88 รูเบิล(85,000.00 รูเบิล – 69,796.12 รูเบิล)

จำนวนรูเบิลทั้งหมดของเบี้ยเลี้ยงรายวันในตัวเลือกที่สองจะเท่ากับ 23,039.12 รูเบิล (22,992 รูเบิล + 47.12 รูเบิล) จะต้องรวมไว้ในฐานข้อมูลภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา 4839.12 ถู(23,039.12 รูเบิล – 18,200 รูเบิล)

บางครั้งคนงานที่ไม่พึงพอใจกับเงินล่วงหน้าที่ได้รับค่าจ้างสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจด้วยตนเอง บัตรธนาคาร. ในกรณีนี้ ใบเสร็จรับเงินของเครื่องเทอร์มินัลอิเล็กทรอนิกส์สามารถใช้เป็นเอกสารยืนยันค่าใช้จ่ายได้

หากพนักงานมีบัตรในสกุลเงินเดียวกับที่เขาจ่ายก็ไม่มี ค่าคอมมิชชั่นเพิ่มเติมอาจจะไม่มี

แต่ถ้าบัตรอยู่ในรูเบิลและตัวอย่างเช่นหักจำนวนเงินเป็นยูโรจากบัตรธนาคารของพนักงานจะ การดำเนินการแปลงในอัตราภายในของตนเอง (ซึ่งจะแตกต่างจากอัตราของธนาคารกลาง)

เพื่อให้พนักงานได้รับเงินคืนสำหรับค่าใช้จ่ายทั้งหมดของเขา เขาจะต้องจัดเตรียมสารสกัดจากบัญชีบัตรให้กับแผนกบัญชี จากนั้นจะสามารถแสดงค่าใช้จ่ายอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศในรายงานล่วงหน้าได้ อัตราแลกเปลี่ยนจริงแลกเปลี่ยน. ดังนั้นจำนวนรูเบิลของค่าใช้จ่ายจะตรงกับค่าใช้จ่ายที่หักจากบัตร มิฉะนั้นคุณจะต้องคำนวณค่าใช้จ่ายอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศใหม่ตาม อัตราอย่างเป็นทางการธนาคารกลาง ณ วันที่ได้รับอนุมัติรายงานล่วงหน้า

การลงทะเบียนการเดินทางเพื่อธุรกิจสำหรับพนักงานสำหรับนักบัญชีที่ต้องเผชิญกับขั้นตอนนี้เป็นครั้งแรกจะกลายเป็นปัญหาเล็กน้อย

นี่คือคำถามหลักที่เกิดขึ้น:

• การลงทะเบียนการเดินทางเพื่อธุรกิจในต่างประเทศใน 1c;
• กรอกใบรับรองการเดินทาง
• จำนวนเบี้ยเลี้ยงรายวันสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ
• วิธีการใช้ รายงานการเดินทางล่วงหน้า;
• แท็กซี่ไปสนามบินจ่ายสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจหรือไม่?

เราจะพยายามครอบคลุมหัวข้อการลงทะเบียนการเดินทางเพื่อธุรกิจของพนักงานในแผนกบัญชีของบริษัทให้ถูกต้อง

วิธีวาดคำสั่งซื้อเงินสดสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจอย่างถูกต้อง (RKO สำหรับการชำระเงินล่วงหน้า)

การเตรียมพนักงานสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจเริ่มต้นด้วยการซื้อตั๋วสำหรับการเดินทาง จองโรงแรม ฯลฯ ในการดำเนินการนี้ พนักงานจะได้รับเงินล่วงหน้าจากโต๊ะเงินสดของบริษัท ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องออกคำสั่งรับเงินสด (ต่อไปนี้จะเรียกว่า RKO) ตามแบบฟอร์ม KO-2(OKUD 0310002) โดยมีพื้นฐาน การชำระเงินตามรายงานล่วงหน้าที่ระบุจำนวนเงินที่ออกให้กับพนักงาน โปรดทราบว่าเราระบุ 71 cor บัญชีใน RKO

การลงทะเบียนคำสั่งซื้อเงินสดค่าใช้จ่ายกระบวนการนี้ค่อนข้างง่าย ดังนั้นเราจึงจะไม่ยกตัวอย่างการกรอกข้อมูล

การออกใบรับรองการเดินทาง

ขั้นตอนต่อไปในขั้นตอนการลงทะเบียนการเดินทางเพื่อธุรกิจของพนักงานคือการจัดทำแบบฟอร์มใบรับรองการเดินทาง แต่คุณจำเป็นต้องรู้ว่า:

• ดังนั้นเมื่อเดินทางไปต่างประเทศไม่จำเป็นต้องส่งแบบฟอร์มแสดงตัวตน
• เบี้ยเลี้ยงรายวันสำหรับการเดินทางไปทำธุรกิจในต่างประเทศคือ 2,500 รูเบิล ในขณะที่ภายในสหพันธรัฐรัสเซีย 700 รูเบิล

ดังนั้นหากการเดินทางอยู่ภายในสหพันธรัฐรัสเซีย ให้กรอกแบบฟอร์มรวม ที-10(รหัส OKUD 0301024) แบบฟอร์มประกอบด้วยสองแผ่น:

1. หน้าชื่อเรื่องที่ระบุข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน วันและวัตถุประสงค์ของการเดินทางเพื่อธุรกิจ จุดหมายปลายทาง - เมืองและบริษัทที่พนักงานเดินทางไป
2. แผ่นสำหรับ เครื่องหมายออกเดินทางมาถึงจุดหมายปลายทางการเดินทางเพื่อธุรกิจ

หลังจากที่พนักงานกลับมาแล้ว ID จะถูกส่งและไปที่ บันทึกใบรับรองการเดินทาง.

ตัวอย่างแบบฟอร์มใบรับรองการเดินทางที่ถูกต้องแสดงอยู่ด้านล่าง.

โปรดทราบว่า ประทับตราบนเอกสารการเดินทางต้องยืนอยู่ในแต่ละสถานที่ที่จัดสรรให้ (ทำเครื่องหมาย ส.ส.)

แบบฟอร์มใบรับรองการเดินทางก็ได้ ดาวน์โหลดและถ้าคุณทำงานในโปรแกรม 1c "การจัดการเงินเดือนและบุคลากร" พิมพ์จากเอกสาร “การเดินทางเพื่อธุรกิจขององค์กร”

กรอกรายงานล่วงหน้าสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ

หลังจากที่พนักงานกลับจากการเดินทางเพื่อธุรกิจ เขาจะต้องรายงานค่าใช้จ่ายต่อนักบัญชี เมื่อต้องการทำเช่นนี้ เขาต้องจัดเตรียมใบเสร็จรับเงิน ตามเอกสารที่ให้มาจำเป็นต้องกรอกรายงานล่วงหน้า

ดังนั้น, วิธีการกรอกรายงานล่วงหน้าในการเดินทางเพื่อธุรกิจ? ก่อนอื่นคุณต้อง ดาวน์โหลดแบบฟอร์มตามแบบฟอร์ม เอโอ-1(ตกลง 0302001).

รายงานล่วงหน้าประกอบด้วยขั้นต่ำ จากสามแผ่นงาน:

1. กรอกส่วนหัวของเอกสาร (ซึ่งไม่น่าจะยาก) อย่าลืมระบุยอดคงเหลือของเงินทดรองก่อนหน้า - นี่คือจำนวนเงินที่ออก (อาจเป็นหนี้ของเงินทดรองก่อนหน้า) ระบุจำนวนเงินที่ใช้จริงในเช็คและยอดคงเหลือสุดท้ายเป็นความแตกต่างระหว่างจำนวนเงินเหล่านี้ รายการบัญชีเสร็จสิ้นในเดบิต 26 เครดิต 71 บัญชี
2. แผ่นที่สองคือใบเสร็จรับเงินพร้อมจำนวนรายงานเกี่ยวกับการตรวจสอบรายงานล่วงหน้าโดยนักบัญชี
3. แผ่นงานที่สามและแผ่นถัดไปคือรายละเอียดค่าใช้จ่าย หมายเลขและวันที่ของเอกสารค่าใช้จ่าย เงินที่ใช้ไปในบัญชีทางบัญชี (ค่าใช้จ่ายรายวัน ตั๋ว ฯลฯ) ลงชื่อใต้แผ่นนี้ ผู้รับผิดชอบ.
4. นอกจากนี้เอกสารทั้งหมดที่พนักงานให้มาจะต้องแนบมากับเอกสารล่วงหน้า

ด้านข้างของแบบฟอร์มระบุยอดรวมของเงินทดรองที่ได้รับ (รวมค่าเบี้ยเลี้ยงต่อวัน) รวมทั้งยอดคงเหลือหรือเงินเบิกเกินบัญชี ถ้ามี

ด้านหลังของแบบฟอร์มหมายเลข AO-1 เป็นตารางและมีวัตถุประสงค์เพื่อแสดงรายการเอกสารยืนยันค่าใช้จ่ายที่แนบมาด้วย มันถูกกรอกโดยพนักงาน เนื่องจากจำนวนเงินในคอลัมน์ "ทั้งหมด" ของตารางนี้จะต้องสอดคล้องกัน จำนวนเงินทั้งหมดรายงานที่องค์กรตัดออก ดังนั้นควรกล่าวถึงเบี้ยเลี้ยงรายวันที่นี่ด้วย แต่เนื่องจากพนักงานไม่จำเป็นต้องส่งเอกสารยืนยันค่าใช้จ่ายรายวัน คอลัมน์ของตารางที่มีไว้สำหรับรายละเอียดของเอกสารประกอบจึงยังคงว่างเปล่า พนักงานเพียงเขียนในคอลัมน์ "ชื่อเอกสาร (ค่าใช้จ่าย)": "ค่าเผื่อรายวันจากวันที่ดังกล่าวและวันที่ดังกล่าว" และในคอลัมน์ "จำนวนค่าใช้จ่าย" - จำนวนเงินที่ออกเป็นเบี้ยเลี้ยงรายวัน ไม่จำเป็นต้องเขียนสิ่งอื่นใดต่อวันอีก ความถูกต้องตามกฎหมายของการบัญชีสำหรับต้นทุนเหล่านี้เนื่องจากต้นทุนการผลิตได้รับการยืนยันโดยเอกสารที่พิสูจน์ลักษณะการผลิตของการเดินทางเพื่อธุรกิจตลอดจนการเดินทางเพื่อธุรกิจและเอกสารการเดินทาง

องค์กรคำนึงถึงเบี้ยเลี้ยงรายวันตามจำนวนต้นทุนจริง กฎหมายไม่มีการจำกัดจำนวนเงินสงเคราะห์รายวัน มูลค่าของเงินตราควบคุมโดยการกระทำภายในองค์กร ในรหัสภาษีจะมีมาตรฐานค่าเผื่อรายวันเพื่อจุดประสงค์เท่านั้น การคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาแต่ไม่จำกัดจำนวนเงินเบี้ยเลี้ยงรายวันนั่นเอง อย่างไรก็ตาม เมื่อคำนึงถึงมาตรฐานนี้ รายงานจะต้องระบุวันที่/จำนวนวันที่ออกเบี้ยเลี้ยงรายวัน

แหล่งที่มา:

• หนังสือกระทรวงการคลังแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 22 มีนาคม 2549 เลขที่ 03-03-04/1/271
• การตัดจำหน่ายรายงานล่วงหน้า

ผู้จัดการเกือบทุกคนต้องเผชิญกับความจำเป็นในการเดินทางไปทำธุรกิจหรือส่งพนักงานไปแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับความเจริญรุ่งเรืองของการรณรงค์ สถานการณ์ดังกล่าวมักเกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายบางอย่างซึ่งเรียกว่าค่าใช้จ่ายในการเดินทาง เหล่านี้ ค่าใช้จ่ายถูกควบคุมโดยประมวลกฎหมายแรงงาน

คุณจะต้องการ

• - รายงานค่าใช้จ่าย
• - เช็ค;
• - ใบเสร็จรับเงิน;
• - กระดานข่าวทางอากาศและทางรถไฟ
• - ใบแจ้งหนี้ต่าง ๆ ที่ยืนยันความจริงของการชำระค่าบริการใด ๆ

คำแนะนำ

องค์กรมีหน้าที่ต้องจ่ายเงิน ค่าเดินทาง ค่าใช้จ่ายให้กับพนักงาน ได้แก่ ค่าเดินทาง ค่าเช่าที่พัก และอื่นๆ ค่าใช้จ่ายซึ่งดำเนินการโดยได้รับอนุญาตจากผู้จัดการ จะต้องออกกองทุนให้กับพนักงานตามรายงานล่วงหน้าจำนวนเงินอาจเป็นเงินสดหรือไม่ใช่เงินสดก็ได้ เมื่อออกเงินคุณต้องสะท้อนสิ่งนี้ในสมุดบัญชีดังนี้: D71 "การชำระบัญชีกับบุคคลที่รับผิดชอบ" K50 "เงินสด" หรือ 51 "บัญชีกระแสรายวัน"

มีการเดินทางไปทำธุรกิจในต่างประเทศ ซึ่งพนักงานจะได้รับเงินเป็นเงินตราต่างประเทศ ด้วยการคำนวณนี้ คุณต้องเปิดบัญชีย่อย "การคำนวณเป็นสกุลเงินต่างประเทศ" สำหรับบัญชี 50 สำหรับเช่นกัน การบัญชีอัตราจะถูกกำหนดตาม ธนาคารกลาง สหพันธรัฐรัสเซียณ วันที่ลงทะเบียน มีการลงรายการในการบัญชี: D26 “ทั่วไป ค่าใช้จ่าย» K71 “การชำระหนี้กับบุคคลที่รับผิดชอบ” (สะท้อนกลับ ค่าใช้จ่ายบน ) และ D71 “การชำระหนี้กับผู้รับผิดชอบ” K91 “รายได้อื่นและ ค่าใช้จ่าย(สะท้อน).

เอกสารยืนยันค่าใช้จ่ายระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ ได้แก่ ตั๋วเครื่องบินและรถไฟ ใบเสร็จรับเงินและใบแจ้งหนี้ค่าที่พัก เช็คต่างๆ ตลอดจนจากอาคารผู้โดยสารและตู้ ATM จากเอกสารเหล่านี้ทั้งหมด จะมีการสร้างรายงานล่วงหน้า ค่าใช้จ่ายรับรู้ในงวดที่เกิดรายการ

ตามข้อมูลของ PBU ค่าใช้จ่ายระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจเกี่ยวข้องกับ ประเภททั่วไปกิจกรรมและนำมาพิจารณาเต็มจำนวนเมื่อคำนวณภาษี ตัวอย่างเช่น หากการเดินทางเกี่ยวข้องกับการซื้อ เงินทุนที่ใช้ไปจะต้องรวมอยู่ในต้นทุนของพวกเขา แต่ถ้าทำการซื้อ ต้นทุนดังกล่าวจะถือเป็นต้นทุนเริ่มต้นของสินทรัพย์เหล่านี้ขององค์กร

การเดินทางเพื่อธุรกิจหรือการเดินทางเพื่อธุรกิจมีค่าใช้จ่ายบางส่วน เช่น การเดินทาง ที่พัก บริการด้านการสื่อสาร เป็นต้น เพื่อจุดประสงค์นี้ เงินจะออกให้กับพนักงานที่โพสต์จากโต๊ะเงินสดขององค์กร เมื่อกลับมาเขาต้องบัญชีจำนวนเงินที่ใช้ไป จัดเตรียมเช็ค ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ และตั๋ว จากเอกสารประกอบเหล่านี้นักบัญชีหรือพนักงานเองก็เบิกเงินล่วงหน้า รายงาน(แบบฟอร์มเลขที่ AO-1)

คุณจะต้องการ

• - เอกสารประกอบ;
• - ผังบัญชี
• - เครื่องคิดเลข

คำแนะนำ

ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารประกอบ ต้นทุนที่ระบุในนั้นจะต้องมีความสมเหตุสมผลทางเศรษฐกิจ สำหรับการซื้อด้วยเงินสด คุณต้องจัดเตรียมใบเสร็จรับเงินและใบส่งมอบสินค้า ในเอกสารเหล่านี้ ให้ตรวจสอบรายละเอียดบริษัท วันที่และเวลาที่ซื้อ และชื่อของผลิตภัณฑ์ ต้องมีตราประทับสีน้ำเงินขององค์กรอยู่ในใบส่งมอบ

เมื่อตรวจสอบทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว ให้เริ่มกรอกรายงานค่าใช้จ่าย ในบรรทัดบนสุด ให้เขียนชื่อบริษัทและป้อนรหัสขององค์กรของคุณ (OKPO)

เขียนเลขที่เอกสารและวันที่รวบรวมรายงาน กรอกชื่อหน่วยโครงสร้าง ระบุผู้รายงาน ตำแหน่ง และหมายเลขของเขาในใบบันทึกเวลา ในบรรทัด "ปลายทางการชำระเงินล่วงหน้า" ระบุ "ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง"

เติมโต๊ะ ขั้นแรก ให้ป้อนจำนวนเงินที่ออกในมือ สรุปด้านล่างคือระบุจำนวนเงินที่ได้รับและใช้จ่ายไป เงิน. ถัดไปเขียนสิ่งเดียวกันโดยใช้เท่านั้น ภาษาการบัญชีนั่นคือทำมัน เพื่อสิ่งนี้คุณจะต้องมีเอกสารประกอบ

กรอก ด้านหลังรูปร่าง. กรอกวันที่และเลขที่เอกสาร ชื่อ จำนวนค่าใช้จ่าย บัญชีเดบิต เช่น เมื่อซื้อวัสดุเป็นเดบิต ให้ระบุบัญชี 10 หลังจากลงรายการแล้วให้สรุป ลงนามจากผู้รับผิดชอบ

ระบุจำนวนไฟล์แนบที่แนบมากับแบบฟอร์มใต้ตาราง โดยนับจำนวนเอกสารประกอบ ที่มุมขวาบน อนุมัติรายงานโดยระบุจำนวนเงินเป็นคำพูดและลงนาม

แหล่งที่มา:

• กรอกรายงานล่วงหน้าสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ

กฎหมายภาษีกำหนดขั้นตอนการจ่ายเบี้ยเลี้ยงรายวันอันเนื่องมาจากพนักงานที่เข้าพักมากกว่าหนึ่งวันในการเดินทางเพื่อธุรกิจ จำนวนเบี้ยเลี้ยงรายวันกำหนดโดยข้อตกลงร่วม กฎระเบียบสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ และขึ้นอยู่กับภูมิภาคและประเทศที่ผู้เชี่ยวชาญถูกส่งไปทำธุรกิจอย่างเป็นทางการ

รายงานล่วงหน้า (แบบ AO-1)- นี้ เอกสารแบบครบวงจรเพื่อบัญชีค่าใช้จ่ายพนักงานระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ เมื่อกลับจากการเดินทางเพื่อธุรกิจพนักงานจะต้องรายงานเพื่อจุดประสงค์ที่เสร็จสิ้น ใบรับรองการเดินทางซึ่งคุณสามารถดาวน์โหลดและรายงานล่วงหน้าแบบที่มีได้ แบบฟอร์มรวมเอโอ-1.

รายงานล่วงหน้า JSC -1 เป็นเอกสารหลักที่จำเป็นในการบัญชีจำนวนเงินสดที่ออกให้แก่พนักงานเพื่อวัตถุประสงค์บางประการ เช่น:

• ค่าเดินทางค่าใช้จ่าย ;
• การบริหารหรือ การผลิตค่าใช้จ่าย .

การออกจำนวนเงินที่ต้องรับผิดชอบจะทำอย่างเป็นทางการที่โต๊ะเงินสดขององค์กรโดยใช้ใบสั่งเงินสดค่าใช้จ่าย (RKO) เงินที่ได้รับจะต้องใช้จ่ายตามวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้ใน RKO เท่านั้น แคชเชียร์มีหน้าที่ต้องแจกเงินด้วยตนเองให้กับพนักงานที่ทำสัญญาจ้างงานกับองค์กรเท่านั้นและชื่อของเขารวมอยู่ในรายการคำสั่งเกี่ยวกับบุคคลที่สามารถนำเงินเข้าบัญชีได้ นอกจากนี้พื้นฐานในการออกจำนวนเงินจะเป็นคำสั่งให้ส่งระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจหรือ การเดินทางเพื่อธุรกิจใบรับรอง .

หลังจากที่นักบัญชีใช้เงินที่ออกแล้วจะต้องจัดทำรายงานล่วงหน้าและส่งไปยังบริการบัญชีภายในสามวันทำการ

วิธีการกรอก AO-1 อย่างถูกต้อง? เราขอเชิญคุณดาวน์โหลดตัวอย่างรายงานค่าใช้จ่าย ซึ่งคุณจะพบได้ในตอนท้ายของบทความ คุณยังสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มรายงานล่วงหน้าเปล่าได้ที่ด้านล่าง

หากใบรับรองการเดินทางยืนยันความจริงที่ว่าพนักงานอยู่ระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ รายงานล่วงหน้าจะเป็นการยืนยันการทำงานของพนักงาน เอกสารยืนยันการใช้จ่ายของจำนวนเงินที่ออกจะแนบมากับรายงานล่วงหน้า

รายงานล่วงหน้าจะถูกกรอกเมื่อมีการออกกองทุนตามรายงานให้กับพนักงานสำหรับความต้องการต่างๆ ในเวลาเดียวกันคุณต้องจำไว้ว่าสามารถมอบเงินให้กับพนักงานในบัญชีได้ก็ต่อเมื่อเขารวมอยู่ในคำสั่งของผู้รับผิดชอบเท่านั้น

ขั้นตอนการจัดทำรายงานล่วงหน้า (แบบ AO –1)

เอกสารนี้จัดทำขึ้นโดยทั้งพนักงานและพนักงานแผนกบัญชี
ผู้รายงานจะต้องกรอกข้อมูลดังต่อไปนี้:
1. ชื่อองค์กร ;
2. วันที่จัดทำ ;
3. การนัดหมายชำระเงินล่วงหน้า ( การผลิต, ตัวแทน, ค่าเดินทางค่าใช้จ่าย ฯลฯ );
4. ข้อมูลส่วนบุคคล ได้แก่ นามสกุลและชื่อย่อ หน่วยโครงสร้างที่นักบัญชีทำงาน หมายเลขบุคลากร ตำแหน่ง
5. ข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนเงินล่วงหน้าล่าสุด
6. จำนวนรายงานย่อยที่ออกโดยแคชเชียร์
7. คอลัมน์ "ใช้จ่าย", "ยอดคงเหลือ/การบริโภคมากเกินไป" รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนเอกสารที่แนบมากับ JSC -1 จะถูกกรอกหลังจากเขียนและคำนวณข้อมูลที่จำเป็นในอีกด้านหนึ่งของรายงาน
8. ส่วนตารางเกี่ยวกับ ค่าใช้จ่ายหมายถึง ได้แก่ :

• หมายเลขซีเรียล เอกสารทั้งหมดที่แนบมากับรายงานค่าใช้จ่ายจะต้องมีหมายเลขตามรายการที่รวบรวม
• หมายเลข, วันที่ของเอกสารแต่ละฉบับ, ยืนยันการใช้จ่ายเงินตามเป้าหมาย
• ชื่อเอกสารที่แนบมากับ JSC –1 (ใบเสร็จการขาย (เงินสด), ใบเสร็จรับเงินสำหรับ PKO, การเดินทางเพื่อธุรกิจ ID, ใบแจ้งหนี้ ฯลฯ) จำนวนเงินที่ใช้ไป;
• จำนวนค่าใช้จ่ายจะถูกคัดลอกมาจากเอกสารแต่ละฉบับ ผู้รายงานกรอกเฉพาะคอลัมน์ 5 หรือ 6 (ขึ้นอยู่กับสกุลเงินที่ใช้ชำระ)
• การคำนวณจำนวนเงินสุดท้าย จากนั้นยอดรวมจะถูกเขียนใหม่ในคอลัมน์ "ใช้จ่าย" (จุดที่ 7)

หลังจากที่นักบัญชีผ่าน AO-1 แล้ว พนักงานบริการบัญชีจะต้องตรวจสอบการมีอยู่ของเอกสารแต่ละฉบับที่ยืนยันจำนวนเงินที่ใช้ไป ค่าใช้จ่ายที่ถูกต้องตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้ และยังต้องกรอกส่วนที่เหลือด้วย เพื่อยืนยันว่าได้ส่งรายงานตามแบบฟอร์ม AO -1 ไปยังฝ่ายบัญชีแล้ว พนักงานจะได้รับใบเสร็จรับเงิน หลังจากตรวจสอบเอกสารทั้งหมดในต้นฉบับที่ยืนยันค่าใช้จ่าย ตรวจสอบความถูกต้องของการกรอก รายงานล่วงหน้าของ JSC -1 ลงนามโดยหัวหน้าฝ่ายบัญชี นักบัญชี และผู้อำนวยการ แล้วจึงรับเข้าบัญชี

รายงานล่วงหน้า AO-1 การเติมตัวอย่าง

แบบฟอร์มรายงานล่วงหน้าเป็นแบบฟอร์มสองด้านซึ่งกรอกโดยฝ่ายบัญชีและพนักงานเอง

ผู้รับผิดชอบควรกรอกอะไรในแบบฟอร์ม AO-1

ที่ด้านหน้าของแบบฟอร์มมีข้อความเขียนดังนี้:

• ชื่อบริษัท
• วันที่รายงาน
• หน่วยโครงสร้างที่เขาทำงาน
• ชื่อนามสกุล ตำแหน่ง หมายเลขบุคลากรของคุณ
• วัตถุประสงค์ของการล่วงหน้านั่นคือสิ่งที่วางแผนไว้ว่าจะใช้เงินที่ออกให้ (ความต้องการในครัวเรือน, เครื่องเขียน, ค่าเดินทาง ฯลฯ );

ที่ด้านหลังของแบบฟอร์ม ผู้รับผิดชอบจะต้องกรอกตารางที่ระบุว่ามีการใช้เงินไปอย่างไร สำหรับเอกสารสนับสนุนแต่ละฉบับจะมีการกรอกบรรทัดตารางโดยเขียนหมายเลขวันที่ชื่อของเอกสารนี้และจำนวนเงินที่ใช้ไปซึ่งสะท้อนอยู่ในเอกสารนี้ตามลำดับในคอลัมน์ เมื่อกรอกแบบฟอร์มรายงานล่วงหน้าทั้งตารางแล้ว ผลลัพธ์จะถูกสรุปในตอนท้าย จำนวนเงินที่ใช้ทั้งหมดจะถูกคำนวณซึ่งเขียนในบรรทัด "รวม" หลังจากนั้นผู้รับผิดชอบจะต้องส่งแบบรายงานล่วงหน้าให้กับฝ่ายบัญชีพร้อมแนบเอกสารประกอบทั้งหมด

นักบัญชีกรอกอะไรในรายงานค่าใช้จ่าย?

เมื่อได้รับรายงานแล้วนักบัญชีจะต้องตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนและเปรียบเทียบข้อมูลที่ให้ไว้ในตารางกับข้อมูลที่ระบุในเอกสารแนบ เอกสารได้รับการกำหนดหมายเลขประจำตัวบุคคล

ที่ด้านล่างของด้านหน้านักบัญชีกรอกบรรทัด "ใบเสร็จรับเงิน": ผู้ที่ได้รับแบบฟอร์มรายงาน, หมายเลขและวันที่, จำนวนเงินที่ใช้, จำนวนเอกสารที่แนบมา, วันที่รับรายงานและของนักบัญชี ลายเซ็น. ใบเสร็จรับเงินที่กรอกในลักษณะนี้จะถูกฉีกออกจากส่วนหลักของแบบฟอร์ม AO-1 และส่งมอบให้กับผู้รับผิดชอบเพื่อเป็นสัญญาณว่ารายงานได้รับการยอมรับและตรวจสอบแล้ว

ที่ด้านหลังของแบบฟอร์มนักบัญชีกรอกบรรทัดที่ 7 และ 8 ซึ่งสะท้อนถึงจำนวนเงินที่ยอมรับสำหรับการบัญชีและบรรทัดที่ 9 ซึ่งมีการเขียนเดบิตของบัญชีโดยตัดค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นออก

จากนั้นคุณต้องกลับไปที่ด้านหน้าแล้วกรอกตารางเล็ก ๆ สองโต๊ะ:

• รายการแรกสะท้อนถึงจำนวนเงินคงเหลือหรือการใช้จ่ายเกินจากเงินทดรองก่อนหน้า (ถ้ามี) ในฟิลด์ "ยอดรวมที่ได้รับ" จำนวนเงินล่วงหน้าที่ออกจะถูกเขียนในบรรทัด "ใช้ไป" - จำนวนเงินที่ใช้ไปจริง หากพนักงานใช้จ่ายน้อยกว่าเงินที่ออกให้ "ยอดคงเหลือ" จะถูกกรอก ถ้ามากกว่านั้นก็ "ใช้จ่ายเกิน" หากมียอดคงเหลือจะโอนไปที่โต๊ะเงินสดตาม