Терминология 

Положение о сохранности денежных средств. Порядок обеспечения сохранности денежных средств в организации. Требования по сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке

"Современный бухучет", N 4, 2004

Требования к хранению наличных денежных средств в организациях установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центробанка России 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).

В соответствии с п.3 указанного Порядка для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу. В связи с этим руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк (п.29 Порядка).

Обозначим требования, предъявляемые действующим законодательством к кассиру, а также требования по оборудованию кассы и сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке.

Требования к кассиру

Кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров), включены в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденный Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85. Этим Постановлением утверждена также типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приведена в приложении к статье).

Согласно п.32 Порядка ведения кассовых операций после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности (типовая форма договора о полной материальной ответственности приведена в приложении).

Порядком ведения кассовых операций установлено, что:

  • кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям (п.33);
  • кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам (п.34);
  • на предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности (п.35);
  • в случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц (п.35);
  • на предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные Порядком ведения кассовых операций для кассиров (п.36);
  • на малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности (п.36).

Согласно п.31 Порядка ведения кассовых операций перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации. В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.

Пунктом 29 Порядка ведения кассовых операций установлено также, что во время совершения операций кассир должен запереть двери в кассу. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Запрещается также хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию.

Требования к оборудованию кассы

В Приложении N 3 к Порядку ведения кассовых операций приведены Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий. Согласно п.3 указанных Требований для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

  • быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;
  • располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;
  • иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;
  • закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;
  • оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;
  • иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;
  • располагать исправным огнетушителем.

Пунктом 29 Порядка ведения кассовых операций установлено также, что все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.

В случае обнаружения утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Требования по сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке

С целью обеспечения сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке организации должны следовать Рекомендациям, приведенным в Приложении N 2 к Порядку ведения кассовых операций.

Согласно указанным Рекомендациям руководителям предприятий при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств, либо периодическому привлечению лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:

  • ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;
  • страдающие хроническими психическими заболеваниями;
  • систематически нарушающие общественный порядок;
  • злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

При транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них руководитель предприятия должен предоставить кассиру охрану и в случае необходимости - транспортное средство.

При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

  • разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
  • допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;
  • следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
  • посещать магазины, рынки и другие подобные места;
  • выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.

Требования к документальному оформлению кассовых операций

В определенной степени обеспечению сохранности денежных средств способствует действующий порядок документального оформления движения денежной наличности. Пунктом 22 Порядка ведения кассовых операций установлено, что все поступления и выдачи наличных денег в обязательном порядке учитываются кассиром в кассовой книге сразу же после совершения операции. Причем каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Правильность ведения кассовой книги контролируется главным бухгалтером организации.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия.

Выдача денег из кассы производится строго по расходным ордерам или же надлежаще оформленным другим документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными, а также лицом, получившим деньги. Согласно п.27 Порядка ведения кассовых операций выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

  • наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
  • правильность оформления документов;
  • наличие перечисленных в документах приложений.

При несоблюдении одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Ответственность за нарушение порядка хранения денежных средств

Согласно п.38 Порядка ведения кассовых операций учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при осуществлении документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

Соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций систематически проверяется банками.

Техническая укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях проверяется органами внутренних дел в пределах их компетенции.

Согласно п.39 Порядка ведения кассовых операций ответственность за соблюдение указанного Порядка возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

В соответствии со ст.15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от 400 до 500 минимальных размеров оплаты труда.

Приложение

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности


(наименование организации)
далее именуемый "Работодатель", в лице руководителя _________________________
(фамилия, имя, отчество)
или его заместителя ______________________________, действующего на основании
(фамилия, имя, отчество)
_________________________________, с одной стороны, и _______________________
(устава, положения, доверенности) (наименование должности)
_____________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)

именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем.

  1. Работник принимает на себя полную материальную ответственность за недостачу вверенного ему Работодателем имущества, а также за ущерб, возникший у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и в связи с изложенным обязуется:

а) бережно относиться к переданному ему для осуществления возложенных на него функций (обязанностей) имуществу Работодателя и принимать меры к предотвращению ущерба;

б) своевременно сообщать Работодателю либо непосредственному руководителю о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенного ему имущества;

в) вести учет, составлять и представлять в установленном порядке товарно-денежные и другие отчеты о движении и остатках вверенного ему имущества;

г) участвовать в проведении инвентаризации, ревизии, иной проверке сохранности и состояния вверенного ему имущества.

  1. Работодатель обязуется:

а) создавать Работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенного ему имущества;

б) знакомить Работника с действующим законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю, а также иными нормативными правовыми актами (в том числе локальными) о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с переданным ему имуществом;

в) проводить в установленном порядке инвентаризацию, ревизии и другие проверки сохранности и состояния имущества.

  1. Определение размера ущерба, причиненного Работником Работодателю, а также ущерба, возникшего у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и порядок их возмещения производятся в соответствии с действующим законодательством.
  2. Работник не несет материальной ответственности, если ущерб причинен не по его вине.
  3. Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания. Действие настоящего Договора распространяется на все время работы с вверенным Работнику имуществом Работодателя.
  4. Настоящий Договор составлен в двух имеющих одинаковую юридическую силу экземплярах, из которых один находится у Работодателя, а второй - у Работника.
  5. Изменение условий настоящего Договора, дополнение, расторжение или прекращение его действия осуществляются по письменному соглашению сторон, являющемуся неотъемлемой частью настоящего Договора.
Адреса сторон Договора: Подписи сторон Договора:
Работодатель ________________________ ________________________________
Работник ____________________________ ________________________________
Дата заключения Договора М.П.

К.И.Ковалев

Консультант журнала

"Современный бухучет"

Во всех случаях при расходовании наличных денег предприятиям необходимо соблюдать предельный размер расчетов наличными деньгами.

Указанием ЦБ РФ от 14 ноября 2001г. №1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами» был установлен 60000 руб. ежду юридическими лицами по одной сделке.

Обеспечение сохранности денежных средств.

Предприятие создает условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств в кассе, при доставке их из учреждения банка и при сдаче в банк. Министерством внутренних дел Российской Федерации утверждены Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке и Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий, которые подлежат исполнению и соблюдению на предприятиях всех организационно-правовых форм и видов деятельности.

Для кассы выделяют особое помещение и сейфы, которые по окончании работы кассир закрывает ключом. Ключи от сейфов и печать хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах - у руководителя предприятия. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем, результаты которой фиксируют в акте. При утрате ключей руководитель информирует о происшествии органы внутренних дел. Не разрешается хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие предприятию, и входить в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе.

Документальное оформление поступления наличных денег.

Наличные деньги поступают в кассу предприятия с расчетного счета в банке, от покупателей, заказчиков и др. Поступление денег в кассу оформляют:

приходный кассовый ордер ф. КО-1 - который выписывает работник бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер или лицо, на это уполномоченное приказом (распоряжением) руководителя предприятия (Приложение 1 ) . К приходному ордеру выписывается квитанция (Приложение 2 ), которая вручается лицу, внесшему деньги, или прикалывается к выписке банка (при поступлении наличных из банка). До передачи в кассу приходный ордер обязательно регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных документов (Приложение 4) .

Действующим правилом запрещено выдавать приходные кассовые ордера на руки лицам, вносящим деньги. Приходный кассовый ордер передают для исполнения непосредственно в кассу, где кассир проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает приходный ордер и квитанцию. Деньги по кассовым ордерам принимают только в день их составления.

При приемке наличных денег кассиры должны руководствоваться документом "Признаки и правила определения платежеспособности банковских билетов (банкнот) и монет банка России". Этим документом определены: признаки платежеспособности, допустимые повреждения платежеспособных банкнот, порядок обмена банкнот и монет, порядок экспертизы денежных знаков.

Документальное оформление выдачи наличных денег.

Наличные деньги выдают из кассы на основании расходных кассовых ордеров ф. КО-2 (Приложение 3) или других документов (платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов), на которых ставят специальный штамп, заменяющий расходный кассовый ордер. Все документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем предприятия и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами. Если на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру, имеется разрешительная надпись руководителя, то его подпись на ордере необязательна. Расходный кассовый ордер составляют в бухгалтерии, регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров(Приложение 4 ) и передают кассиру для исполнения. Выдача расходных кассовых ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается. При выдаче денег отдельному лицу кассир требует предъявления паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу, выписанному на несколько лиц. Лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, деньги выдают только по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Деньги из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе (ведомости и др.). При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому доверено получение денег, а в ведомости перед распиской получателя кассир делает надпись "По доверенности". Соответствующим образом оформленная доверенность остается у кассира, он прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Кассовые операции фиксируются в Главной книге по счету 50 «Касса» (Приложение 5).

С 1 июня 2014 года вступили в силу сразу два Указания ЦБР, касающихся денежных расчетов наличными средствами. Новый порядок ведения кассовых операций, который применяется взамен прежнего Положения, утв. Банком России от 12.10.2011 № 373-П, распространяет свое действие на юридических лиц (за исключением банков), а также позволяет предпринимателям и субъектам малого бизнеса вести учет кассовых операций в упрощенном виде. Изменились ли формы кассовых документов? В чем заключается упрощение порядка ведения кассовых операций для субъектов малого предпринимательства? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье аудитора Л.П. Фомичевой . В части комментария ко второму документу - Указанию Банка России от 07.10.13 № 3073-У, регламентирующему правила осуществления наличных расчетов, - материал подготовлен экспертами «1С».

Банк России Указанием от 11.03.2014 № 3210-У утвердил новый порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ юридическими лицами (за исключением банков), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями (ИП) и субъектами малого предпринимательства (далее - Указание № 3210-У). Получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций руководствуются Указанием № 3210-У, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

Документ зарегистрирован в Минюсте России 23.05.2014 (№ 32404) и опубликован в «Вестнике Банка России» № 46 (1524) от 28.05.2014. Указание № 3210-У вступило в силу с 01.06.2014, за исключением требований к программно-техническим средствам для приема банкнот Банка России, которые будут действовать с 1 января 2015 года.

Со дня вступления в силу Указания № 3210-У утрачивает силу Положение Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее – Положение).

В связи с введением Указаний следует внести изменения во внутренние документы организации, которые имеют ссылку на Положение.

Существенных изменений в порядок ведения не внесено, за исключением возможности применения индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства упрощенного порядка ведения кассовых операций.

Порядок ведения кассовых операций для малого бизнеса упрощен

Напомним, что прежнее Положение распространялось на организации на «упрощенке» и на предпринимателей в полном объеме и не предусматривало никаких особенностей ведения ими кассовых операций. Это вызывало яростное сопротивление указанных лиц и их попытку в судебном порядке доказать неправомерность такого порядка. Ведь из статьи 128 и пункта 2 статьи 209 Гражданского кодекса РФ вытекает, что денежные средства, используемые предпринимателем в своей деятельности, принадлежат ему на праве собственности и он вправе распоряжаться ими по своему усмотрению. Следовательно, денежные средства, которые имеются на расчетном счете индивидуального предпринимателя, могут быть использованы им на любые цели, включая его личные нужды.

Однако ФНС России в письме от 31.08.2012 № АС-4-2/14504@ и ЦБ РФ в письме от 02.08.2012 № 29-1-2/5603 настаивали на соблюдении индивидуальными предпринимателями Положения.

Указание № 3210-У же предусматривает два основных изменения:

  • в пункте 2 Указания № 3210-У четко прописано, что индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать;
  • в подпунктах 4.1 и 4.6 Указания № 3210-У установлено, что индивидуальные предприниматели, ведущие в соответствии с Налоговым кодексом РФ учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовую книгу могут не вести и кассовые документы не оформлять.
Таким образом, предприниматели получили послабление, что очень важно для тех, кто работает, например, без наемных работников. Вместе с тем, ИП, которые работают с наемными работниками, могут принять решение вести кассовую книгу и оформлять кассовые документы аналогично другим юридическим лицам.

Что касается малых предприятий, то согласно новым положениям они могут не устанавливать лимит остатка наличных (п. 2 Указания № 3210-У).

Ограничение по хранению денег: только в системе Банка России

В пункте 3 Указаний установлено, что наличные деньги уполномоченные представители юридического лица обязаны сдавать в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка, для зачисления их сумм на банковский счет.

При наличии обособленного подразделения должен быть установлен порядок сдачи наличных - в кассу юридического лица или в банк, или в организацию, входящую в систему Банка России, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

О том, что деньги можно сдавать в организацию федеральной почтовой связи (п. 1.5 Положения), в Указаниях не сказано.

Способ расчета лимит остатка наличных скорректирован

Приложение к Указанию 3 3210-У называется «Определение лимита остатка наличных денег». Ранее аналогичный раздел был в Приложении к Положению. В принципе текст документа практически не изменился, в нем два варианта расчета лимита - с учетом объемов поступлений или объемов выдачи наличных денег.

Основную формулу расчета лимита остатка наличных менять не стали. Ее по-прежнему обязано использовать обособленное подразделение юридического лица, сдающее наличные деньги на банковский счет, открытый юридическому лицу в банке.

При этом в пункте 2 Указаний уточнено, что под обособленным подразделением понимается подразделение юридического лица, по месту нахождения которого оборудуется обособленное рабочее место (рабочие места).

Дополнительно прописали, что юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, сдающие наличные деньги в кассу юридического лица, определяет лимит остатка наличных денег с учетом лимитов, установленных этим обособленным подразделениям. Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется юридическим лицом обособленному подразделению в порядке, установленном юридическим лицом.

Небольшое отличие есть во втором способе расчета лимита - исходя из объема выдач наличных денег. Ранее он применялся при отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Теперь второй способ равнозначен первому - исходя из объема поступлений налички, и юридическое лицо, определяющее лимит, вправе выбирать один из способов.

Как уже было отмечено, ИП и субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать, но вправе установить лимит, как иное юридическое лицо.

Порядок выдачи денег под отчет и на зарплату не поменялся

В пункте 6.3 Указаний, как и ранее в пункте 4.4 Положения, сказано, что выдача наличных под отчет на расходы должна производиться на основании заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме и содержащего запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме.

Не изменился принципиально и порядок выплат зарплаты. На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер.

Как и ранее, мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем самостоятельно (п. 7 Указаний, п. 1.11 Положения).

Формы кассовых документов остались прежними

Кассовые операции по-прежнему оформляются первичными учетными кассовыми документами. Унифицированные документы, которыми в настоящий момент оформляются кассовые операции (формы № КО), были утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, а по учету труда и его оплаты (формы № Т) - постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

С 1 января 2013 года применение унифицированных форм первичных учетных документов в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не является обязательным. Исключение составляют формы документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании, например, кассовые документы (информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"»). Кроме того, существуют некоторые особенности по применению унифицированных форм по учету труда и его оплаты.

Первоначально в проекте Указаний планировалось утвердить новые кассовые документы. Но Минюст России отказался зарегистрировать Указания в таком виде, и документ был отправлен на доработку. По мнению автора, одной из причин отказа была невозможность применения новых форм документов, утверждаемых ЦБ РФ, без отмены прежних форм, которые были утверждены Госкомстатом.

В итоговом документе, зарегистрированном Минюстом, никаких новых кассовых документов в приложениях нет, а по тексту дается ссылка на прежние формы. Правда, вместо традиционных наименований кассовых документов №№ КО-1 - КО-5 и расчетно-платежных документов № Т-49 и т. п. они называются номерами унифицированных форм по ОКУД – 0310001 – 0301011.

Кассовые документы юридического лица, индивидуального предпринимателя по-прежнему могут оформляться лицом, которое определено в распорядительном документе. Помимо главного бухгалтера, руководителя, бухгалтера или другого работника (в т. ч. кассира) теперь указано, что это может быть должностное или физические лицо, с которыми заключены трудовой договор или гражданско-правовой договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (п. 4.2 Указаний). При этом согласовывать кандидатуру с главным бухгалтером руководитель больше не обязан.

Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Они подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Внесение в них исправлений после подписания не допускается.

Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем.

В пункте 4 Указаний прописано, что все экономические субъекты могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств. Для этих технических средств Банк России специальным нормативным актом утвердит машиночитаемые защитные признаки банкнот, четыре из которых должна будет техника распознавать. Это требование предлагается ввести в силу с 1 января 2015 года.

Установлены новые правила наличных расчетов

Следует сказать, что теперь Указание № 3210-У в части требований для ИП согласуется с Указанием Банка России от 07.10.13 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее - Указание № 3073-У), которое также действует с 01.06.2014.

Данный документ был опубликован в «Вестнике Банка России» 21.05.2014 и применяется с 01.06.2014 (п. 7 Указания № 3073-У). Действовавшее ранее Указание Банка России от 20.06.2007 № 1843-У (далее - Указание № 1843-У) утратило силу с 01.06.2014. Рассмотрим подробнее его новые положения.

Перечень целей, на которые можно расходовать деньги из кассы

Указание № 3073-У, как и прежде, запрещает расходовать наличные денежные средства из кассы, за исключением (п.п. 2, 6 Указания № 3073-У):

  • выплат работникам, включенных в фонд заработной платы;
  • выплат работникам социального характера;
  • выплат страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, если страховую премию они уплачивали наличными (не более 100 000 рублей в рамках одного договора);
  • выдачи наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
  • оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг (не более 100 000 рублей в рамках одного договора);
  • выдачи наличных денег работникам под отчет;
  • возврата за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, не выполненные работы, не оказанные услуги (не более 100 000 рублей в рамках одного договора);
  • выдачи наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями статьи 14 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе» (не более 100 000 рублей в рамках одного договора).

Следует отметить, что кредитные организации могут расходовать денежные средства из кассы на любые цели. Однако данное правило распространяется только на рубли РФ.

Напомним, что перечень, установленный Указанием № 1843-У, был более ограниченным. Так, например, ранее не предусматривалось право предпринимателя расходовать деньги из кассы на личные нужды.

Операции, на которые можно расходовать деньги, поступившие в кассу со счета

Принятое Указание № 3073-У имеет еще одно существенное отличие от своего предшественника. Так, установлен перечень операций, на которые организации и предприниматели могут тратить наличные деньги из кассы, если они получены с их расчетных счетов. К ним относятся (п. 4 Указания № 3073-У):

  • операции с ценными бумагами;
  • платежи по договорам аренды недвижимого имущества;
  • выдача и возврат займов, процентов по ним;
  • деятельность по организации и проведению азартных игр.

Следует отметить, что по указанным операциям следует соблюдать ограничение 100 000 рублей в рамках одного договора (п. 6 Указания № 3073-У). Исключение составляют расчеты с физическими лицами (п. 5 Указания № 3073-У).

Порядок расчетов с физлицами, не являющимися предпринимателями

Новый порядок, как и прежде, обязывает организации и предпринимателей производить расчеты с гражданами только в рублях РФ. При этом нет каких-либо ограничений относительно предельных сумм (п. 5 Указания № 3073-У).

Инвентаризация кассы

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчётности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка.

Проведение инвентаризации кассы направлено на проверку сохранности денежных средств и ценностей, находящихся в ней. При этом, может обнаружиться расхождение фактического наличия денежных средств и их учетными данными. Одной из мер, позволяющих обеспечить контроль над сохранностью денежных средств является проведение инвентаризации. Она может быть проведена в соответствии с установленным в организации графиком (плановая) и может быть внеплановой.

Порядок проведения инвентаризации кассы и оформление ее результатов регламентируется Приказом Минфина России №49. Методические указания связывают обязательное проведение инвентаризации с возникновением следующих случаев:

1) при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях предусмотренных законодательством;

2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

3) при смене материально-ответственных лиц;

4) в случае стихийных бедствий, чрезвычайных случаях;

5) при установлении фактов хищений, злоупотреблении, порчи ценностей;

6) при ликвидации (реорганизации);

В отношении инвентаризации кассы определено, что она должна проводиться в соответствии с порядком ведения кассовых операций, которым определено, что кроме ежегодной инвентаризации необходимо проводить регулярные внезапные проверки с полным пересчётом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Это необходимо отразить в учетной политике организации. График проверок кассовой наличности утверждается руководителем организации. Перед проведением ревизии руководителем должен быть издан приказ. В нем указываются: состав комиссии и сроки проведения. Согласно методическим указаниям комиссии следует соблюсти организационные моменты:

1) необходимо перед началом проверки получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств;

2) председателю комиссию необходимо завизировать все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам с указанием «До инвентаризации (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации;

3) получить расписки от материально-ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на имущество сданы в комиссию. Удостовериться, что с кассиром заключен договор о полной материальной ответственности.

После этого приступает к непосредственной проверке фактического наличия имущества путем обязательного подсчета. Проверка производится при обязательном участии материально-ответственного лица.

При инвентаризации кассы проверке подвергаются: кассовая книга, отчеты кассира, ПКО, РКО, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, журнал регистрации доверенностей, журнал регистрации депонированных сумм, журнал регистрации платежных ведомостей и другие оправдательные документы.

Особое внимание обращается на оформление кассовой книги, которая должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана, а также подсчет итогов и перенос сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую. В ходе инвентаризации кассы комиссия производит сверку сумм оприходованных в кассу наличных денежных средств с суммами списанными с расчетного счета.

Выдачу наличных денежных средств проверяют по документам приложенным к кассовым отчетам. В них должны присутствовать росписи получателей и должен стоять оттиск штампа «Оплачено» с указанием даты. Подчисток, исправлений в кассовых документах не должно быть. Комиссия также проверяет соблюдение кассиром лимита остатка наличных денежных средств, своевременность депонирования невыплаченных сумм заработных плат, соответствие корреспонденции счетов по проведенной операции.

При подсчете фактического наличия пересчитывают как наличные деньги, денежные документы (почтовые марки. Марки гос. пошлины, путевки в санатории, дома отдыха, авиабилеты и т.д.), так и бланки строгой отчетности с учетом начальных и конечных номеров. Результаты ревизии оформляются актом, который составляется не менее чем в двух экземплярах, подписывается комиссией и материально-ответственным лицом. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально-ответственного лица.

До начала ревизии у каждого материально-ответственного лица берется расписка. При смене материально-ответственного лица акт составляется в трех экземплярах. Поскольку на кассира возложена полная материальная ответственность за сохранность вверенных ему ценностей, возместить ущерб в полном размере он должен с наступлением следующих случаев:

1) недостача ценностей вверенных ему на основании договора;

2) умышленного причинения ущерба;

3) причинение ущерба в результате административного правонарушения;

4) причинение ущерба в состоянии алкогольного, наркотического опьянения;

5) причинение ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

6)разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственная, служебная, коммерческая тайна);

7)причинение ущерба при неисполнении работником трудовых обязательств.

Выдача денег из кассы не подтверждается распиской получателя в РКО а оправдании остатка наличных денег в кассе не принимается, эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Выявленная в ходе инвентаризация отражается: Д94 К50.

В соответствии с ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему ущерб, под которым понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя. За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ, когда на работника может возлагаться материальная ответственность в полном размере ущерба. Сумма недостач денежных средств взыскивается в виновного работника: Д73/2 К94.

Д70 К73/2-удержано из заработной платы.

Д50 К73/2-недостача внесена в кассу.

Эксперты рекомендуют проводить инвентаризацию кассы ежемесячно. Сроки необходимо закрепить в приказе об учетной политике организации. Руководитель издает отдельный приказ, в котором утверждается состав комиссии. Если о организации имеется контрольно-кассовая техника, с нее снимаются показания, затем их сверяют с суммой выручки, с данными кассовой ленты и денежными счетчиками.

Суммы, отраженные в книге кассира-операциониста, в кассовой ленте и на счетчиках контрольно-кассовой техники должны быть равны сумме денег, находящихся в кассе. Если комиссией были обнаружены недостачи или излишки, их необходимо занести в графы книги. По итогам проверки выясняются причины и составляется акт. Выявлен излишек в кассе: Д50 К91/1.

Проверка учета кассовых операций-обязательный компонент программ инвентаризации. Ее цель-выявить нарушение и злоупотребления в учете наличных денежных средств, не допустить ошибок и недостоверной информации. Контроль кассовых операций-проверка полноты, достоверности и точности отражения в учете и отчетности расчетов за проверяемый период, а также соблюдение законодательных и нормативных документов, регулирующих правила ведения учета.

Основными документами, используемыми комиссией в ходу проверки кассовых операций являются:

1)РКО и ПКО;

2)кассовая книга, отчеты кассира;

3)журналы регистрации ПКО и РКО, выданных доверенностей, депонированных сумм;

4) платежные ведомости и т.д.

Инвентаризация денежных средств и бланков строгой отчетности, хранящихся в кассе производится комиссией при обязательном участии главного бухгалтера и кассира.

Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств.

Обеспечение сохранности денежных средств в кассе.

Ответственность за сохранность денег и других ценностей, находящихся в кассе несет кассир. Оформление его на работу производится после издания приказа руководителя, затем с ним заключается договор о полной материальной ответственности. В соответствии с сем кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации в результате умышленных действий, небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Договор о материальной ответственности составляется в двух экземплярах, один остается у кассира, второй передают в кадровую службу или в бухгалтерию.

В целях сохранности денежных средств все наличные деньги и ценные бумаги должны храниться в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Запрещается оставлять ключи и печати в общественных местах, передавать посторонним лицам или изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей хранятся у руководителя. При инвентаризации проводится их проверка.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации запрещается. Во время проверки проверяется лимит остатка наличных денег в кассе, превышение которого является грубейшим нарушением кассовой дисциплины и классифицируется как административное правонарушение, влекущее наложение административного штрафа:

1) на должностных лиц- от 4000 до 5000 руб.

2) на юр. лиц-от 40000 до 50000 руб.

При осуществлении расчетов наличными денежными средствами важным моментом является соблюдение их предельного размера. В настоящее время, он составляет 100000 рублей. За превышение указанного размера расчетов предусмотрена административная ответственность.

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с:

Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (раздел «Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины»)

Порядком ведения кассовых операций, утвержденным ЦБ РФ положением от 12.10.2011 г. №373-П.

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-06-30

Каким документом необходимо руководствоваться при планировании мероприятий по сохранности денежных средств в операционной кассе, расположенной в физкультурно-оздоровительном комплексе?
Допустимо ли в разработанном самостоятельно внутреннем документе ориентироваться на требования, установленные в отмененном Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденном решением Совета Директоров ЦБР от 22.09.1993 N 40?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
На сегодняшний день требований к особому оборудованию помещения кассы (операционной кассы) организаций, не являющихся кредитными, нормативными актами не установлено. Этот вопрос целиком оставлен на усмотрение самих экономических субъектов. При планировании и организации мероприятий по обеспечению сохранности наличных денежных средств они могут воспользоваться Рекомендациями по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке (приложение N 2 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному решением Совета Директоров ЦБР от 22.09.1993 N 40) и Едиными требованиями по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий (приложение N 3 к нему же). Эти документы утратили юридическую силу, однако могут использоваться в качестве ориентира.

Обоснование вывода:
С 1 июня 2014 года порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами на территории Российской Федерации юридическими лицами определяется в соответствии с Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание N 3210-У).
Согласно п. 2 Указания N 3210-У для ведения операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег (далее - кассовые операции) юридическое лицо распорядительным документом устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица (далее - касса), после выведения в кассовой книге (унифицированная форма N КО-4, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, Код по ОКУД 0310004) суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня.
Каких-либо требований к оборудованию места кассы (операционной кассы) организации Указания N 3210-У не содержат, то есть в настоящее время нет специальных требований о том, что касса должна размещаться в отдельном помещении и т.д. При этом указанные специальные требования регулятора (ЦБ РФ) касаются касс кредитных организаций и выведены им в отдельные нормативно-правовые акты (например Приложение 1 к Положению Банка России от 24.04.2008 N 318-П, письмо Московского ГТУ ЦБР от 14.05.2005 N 02-28-3-07/34740 "Об оборудовании помещений для совершения операций с ценностями", письмо Ассоциации российских банков от 01.08.2008 N А-02/5-452) (смотрите также Методические рекомендации Р78.36.032-2013 "Инженерно-техническая укрепленность и оснащение техническими средствами охраны объектов, квартир и МХИГ, принимаемых под централизованную охрану подразделениями вневедомственной охраны. Часть 1", "Рекомендации по комплексному оборудованию банков, пунктов обмена валюты, оружейных и ювелирных магазинов, коммерческих и других фирм и организаций техническими средствами охраны, видеоконтроля и инженерной защиты. Типовые варианты" Р 78.36.003-99 (утверждены ГУВО МВД РФ 20.12.1996)).
Тем самым вопрос о том, каким образом и в каком месте должны проводиться кассовые операции, должен быть урегулирован экономическим субъектом самостоятельно (п. 7 Указания N 3210-У).
Ранее (до 01.01.2012) требования к помещению кассы организации были установлены Приложением N 3 "Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий" к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета директоров ЦБР от 22.09.1993 N 40) (далее - Порядок N 40).
Порядком N 40 были установлены требования, согласно которым руководители организаций оборудовали кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денежных средств) и обеспечивали сохранность денежных средств в помещении кассы. Помещение кассы должно было быть изолированным, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, строго воспрещался. Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях должны были храниться в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня должны были закрываться ключом и опечатываться печатью кассира (п.п. 29, 30 Порядка N 40).
С 01.01.2012 по 31.05.2014 на территории РФ применялось Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утверждено Банком России 12.10.2011 N 373-П). Данный документ заменил Порядок N 40. И уже с указанной даты (01.01.2012) отсутствие сейфа для хранения денежных средств и отдельно оборудованной комнаты для выдачи наличных денежных средств не могло привести к привлечению организации к административной ответственности, поскольку Положение N 373-П не содержало требований об оборудовании отдельного помещения кассы и о наличии сейфа для хранения денежных средств.
А например, положениями абзаца четвертого п. 4 Указания N 3210-У установлено, что организации, индивидуальный предприниматель могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств, например платежного терминала, который может быть установлен в любом месте. Это следует из письма Банка России от 26.12.2013 N 02-45-2/6525.
Иными словами, при планировании и организации мероприятий по обеспечению сохранности наличных денежных средств можно воспользоваться Рекомендациями по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке (приложение N 2 к Порядку N 40) и Едиными требованиями по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий (приложение N 3 к нему же). Эти документы утратили юридическую силу, однако могут использоваться в качестве ориентира.

Рекомендуем ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений . Финансовый контроль;
- Энциклопедия решений . Оборудование кассы.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга

Ответ прошел контроль качества