Первичные и сводные производные документы бухгалтерского учета. Документы, заполняемые вручную и механизированным способами. Сколько хранить документы
СВОДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
В бухгалтерском учете - документы, которые представляют собой сводку нескольких первичных документов. В них отражаются хозяйственные операции, ранее оформленные соответствующими первичными документами. К С д. относятся авансовые отчеты, кассовые отчеты и др.
Экономика и право: словарь-справочник. - М.: Вуз и школа . Л. П. Кураков, В. Л. Кураков, А. Л. Кураков . 2004 .
Смотреть что такое "СВОДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ" в других словарях:
СВОДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - в бухгалтерском учете документы, которые представляют собой сводку нескольких первичных документов. В них отражаются хозяйственные операции, ранее оформленные соответствующими первичными документами. К С.д. относятся авансовые отчеты, кассовые… … Юридическая энциклопедия
сводные документы - — [Л.Г.Суменко. Англо русский словарь по информационным технологиям. М.: ГП ЦНИИС, 2003.] Тематики информационные технологии в целом EN collective documents … Справочник технического переводчика
- (см. СВОДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ) … Энциклопедический словарь экономики и права
Юридический словарь
Документы сводные - (хозяйственные, бухгалтерские) это документы, составляемые на основании первичных документов. Они содержат показатели по хозяйственным операциям, зафиксированные в первичных документах, а также новые укрупненные показатели. Применение сводных… … Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия
Сводные учетные документы Энциклопедия права
В РФ избирательные бюллетени; открепительные удостоверения; отрывные талоны открепительных удостоверений; списки избирателей; протоколы избирательных комиссий об итогах голосования, о результатах выборов и приложенные к ним материалы; сводные… … Финансовый словарь
документы сводные - в бухгалтерском учете документы, которые представляют собой сводку нескольких документов первичных. В них отражаются хозяйственные операции, ранее оформленные соответствующими первичными документами. К Д.с. относятся авансовые отчеты, кассовые… … Большой юридический словарь
Сводные учетные документы - см. Первичные учетные документы … Большой юридический словарь
Первичные учетные документы - Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к… … Словарь: бухгалтерский учет, налоги, хозяйственное право
Книги
- Пограничная авиация в Афганской войне , Михаил Жирохов , Впервые в исторической литературе! Всё о боевом применении авиации Погранвойск КГБ СССР в Афганской войне. Летчики в зеленых погонах против душманов. Впрочем, активное участие пограничников в… Серия: Необъявленные войны Издатель:
НЧФ Института Экономики, Управления и Права(г. Казань)
Колледж
Курс лекций ПМ-01 Документирование хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учета имущества организации.
МДК.01.Практические основы бухгалтерского учета имущества организации
Казань 2014
1. Документирование хозяйственных операций………………………………..3
2.Формирование плана счетов организации……………………….………..…10
3.Бухгалтерский учет денежных средств………………………………………26
4.Бухгалтерский учет основных средств…………………………………….…43
5.Бухгалтерский учет нематериальных активов……………………………….48
6.Бухгалтерский учет финансовых вложений…………………………………55
7.Бухгалтерский учет материально- производственных запасов…………….59
8.Бухгалтерский учет затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции………………………………………………………72
9.Бухгалтерский учет выпуска и продажи готовой продукции………………85
10.Учет текущих обязательств и расчетов……………………………………..93
Тема 1. Документирование хозяйственных операций
Учетные регистры, понятие, назначение и виды
Первичные документы, их сущность и виды
Документация – это элемент метода бухгалтерского учета. Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете без правильно-оформленного документа. Документы должны:
1. Составляться в соответствии с требованием
2. Подписываться должностными лицами
Первичные документы фиксируют факт совершения операции, является доказательством ее совершения. Первичные учетные документы могут быть составлены: вручную, с использованием компьютера, автоматизированным путем. Но в любом случае документ должен иметь следующие реквизиты:
· Наименование документа
· Наименование организации
· Измерители (натуральные, денежные)
· Наименование должностных лиц, отвечающих за эту операцию
· Личные подписи
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются:
По форме;
После проверки документы обрабатываются:
Таксировка (умножение);
Группировка, корреспонденция счета (Д, К);
Группировка, группируются первичные документы и заносятся в учетные регистры.
Исправления в документе: в налоговых и банковских документах исправления не допускаются, в остальных документах указывается дата исправления и подписи лиц.
Изъятие первичных документов разрешается только органам дознания, следствия, прокуратуры, налоговых органам.
Сводные документы, их сущность
Сводный документ составляется, как правило, бухгалтерией согласно первичным документам, сгруппированным по различным основаниям, и представляется в виде специализированных расчетных таблиц, бухгалтерских справок, ведомостей и т.п. В качестве примера сводного документа можно назвать отчет кассира, составляемый на основании первичных кассовых документов (приходных и расходных кассовых ордеров). Сводные документы обеспечивают существенное сокращение количества учетных записей, тем самым значительно снижая трудоемкость учетной работы.
Под термином «регистры бухгалтерского учета» принято понимать большое количество документов, предназначенных для отражения и систематизации данных из «первички». Порядок ведения этих документов регламентирован статьей 10 ФЗ №402 от 06 декабря 2011 года.
Обязанность заполнять регистры возлагается на бухгалтеров коммерческих организаций, которые сводные данные должны использовать для составления финансовой и налоговой отчетности. Они классифицируются по назначению и по степени обобщения информации.
Самым главным учетным регистром любой коммерческой организации является , которая используется при составлении и отражения сводных данных в главной книге.
Федеральным законодательством предусмотрены формы учетных регистров, которые должны заполнять юридические лица
, имеющие любую организационно-правовую форму собственности.
При этом действующие законы не запрещают субъектам предпринимательской деятельности самостоятельно разрабатывать для себя регистры бухгалтерского учета.
Они могут вести аналитический и синтетический учет как на бумажных носителях, так и в электронной форме. В последние годы многие коммерческие организации используют специальное программное обеспечение, посредством которого осуществляется разноска данных по бухгалтерским счетам, заполнение и распечатка первичной документации, составление учетных регистров и формирование отчетности.
Каждая коммерческая организация обязана разработать и утвердить собственную . В этом документе будут отражаться все важные моменты, касающиеся ее работы в целом, взаимоотношений со штатными сотрудниками, ведения документооборота и т.д.
В учетной политике организации в обязательном порядке должна присутствовать информация, касающаяся учетных регистров, которые будут вестись бухгалтерами. Стоит отметить, что указывается форма и способ ведения данных документов. Что касается государственных предприятий, то для них форма учетных регистров утверждается Министерством Финансов РФ.
Что требуется отражать
В 2018 году субъекты предпринимательской деятельности могут не использовать ранее утвержденные формы учетных регистров, в соответствии с регламентом Информации Минфина ПЗ №10/2012 от 04 декабря 2012 года.
При их формировании следует соблюдать лишь требование ФЗ №402 от 06 декабря 2011 года , касающееся присутствия обязательных реквизитов.
При составлении таких документов бухгалтера должны в обязательном порядке указывать следующие реквизиты :
- Наименование (полное) учетного регистра.
- Полное название коммерческой организации, ее код.
- Период, за который составляется данный документ (либо дата начала ведение и дата закрытия).
- ФИО работника, который ответственен за составление документа.
- Подпись, компании.
В этом документе должны группироваться данные в хронологическом порядке. Также может проводиться систематическое группирование объектов бухучета. В обязательном порядке указываются единицы измерения. Все данные, которые вносятся в учетные регистры, должны подтверждаться соответствующей первичной документацией.
Запрещается указывать заведомо ложную информацию, которая будет искажать итоговые результаты, из-за чего организация минимизирует налоговые обязательства перед бюджетом. Если контролирующими органами будет выявлен этот факт, то компании и ответственным лицам грозят финансовые санкции.
Виды и формы в 2018 году
В 2018 году субъекты предпринимательской деятельности должны вести следующие регистры :
- Главную книгу . В ней систематизируется информация, которая отражается по счетам бухгалтерского учета.
- Кассовую книгу, журналы регистрации , в которых указываются данные в хронологическом порядке.
- Журналы-ордера, ведомости , предназначены для систематизации данных первичного учета.
- Шахматные ведомости .
- Бухгалтерские справки .
- Расшифровки к счетам бухгалтерского учета .
После того как главным бухгалтером организации будут разработаны все формы учетных регистров, они передаются на утверждение руководителю
. Если у него не возникнет никаких возражений, то издается приказ, регистрирующийся в соответствующем журнале.
Контролирующие органы, которые рано или поздно будут проводить проверку хозяйственной деятельности компании, в обязательном порядке будут требовать этот документ . После изучения приказа проверяющий затребует все интересующие его формы (если компания ведет электронный документооборот, то истребует их распечатки). Именно поэтому юридическим лицам не стоит забывать о его издании, так как в противном случае им не избежать конфликтов с контролирующими органами.
Начиная с 2013 года, юридические лица обязаны издавать приказ , которым будут утверждаться все регистры, используемые ими при . Этот порядок регламентирован ФЗ №402 от 06 декабря 2011 года. К приказу прикладывается приложение, в котором расшифровывается полный перечень регистров бухгалтерского учета.
Примеры регистров
В соответствии с Приказом №94н , изданным Министерством Финансов РФ 31 октября 2000 года, субъекты предпринимательской деятельности, которые обязаны вести бухгалтерский учет и сдавать соответствующую отчетность, должны заполнять следующие виды регистров :
| № журнала-ордера | № бухгалтерского счета | |
|---|---|---|
| 1 | 50 | Поступления в кассу организации в денежной форме, расход средств |
| 2 | 51 | Движение денежных средств по расчетным счетам |
| 3 | 55 | Систематизируется информация о денежных средствах, которые поступают и списываются со специальных банковских счетов |
| 4 | 66, 67 | Проведения расчетов по краткосрочным и долгосрочным займам и кредитам |
| 5, 5А | 20-99 | Отражаются все расходы предприятия |
| 6 | 60 | Расчеты, которые проводит компания с поставщиками и подрядчиками |
| 7 | 71 | Расчеты, которые проводит предприятие с подотчетными лицами (командировки, выданные авансы на покупку товарно-материальных ценностей и т.д.) |
| 8 | 60, 62, 68, 76 | Расчеты, которые проводит компания с покупателями, бюджетом, дебиторами и кредиторами |
| 9 | 79 | Проведение внутрихозяйственных расчетов |
| 10 | 20, 21, 23, 25, 26, 29, 69, 70, 94, 96, 97 | Производственные и общехозяйственные расходы, расчеты с работниками по заработной плате, налоги с зарплаты, потери и недостачи, резервы и расходы будущих периодов |
| 11 | 40, 41, 43, 45, 46, 62, 90 | Готовая продукция и товары, расчеты с заказчиками и покупателями, реализация |
| 12 | 86 | Целевое финансирование различных программ |
| 13 | 01, 02, 80 | Основные фонды, амортизация, Уставный капитал |
| 14 | 14 | Отражается информация сельскохозяйственной направленности, например, учет животных на выращивании и откорме и т.д. |
| 15 | 84, 98, 99 | Прибыли, убытки, доходы будущих периодов, нераспределенная прибыль |
| 16 | 07, 08 | Вложения компании в необоротные активы, оборудование, предназначенное для установки |
| № ведомости | Информация, которая должна отражаться |
|---|---|
| 1-М | Денежные средства в наличной и безналичной форме, финансовые документы |
| 2-М | Запасы |
| 3-М | Расчеты с дебиторами и кредиторами, работниками, бюджетом, кредиторами, доходы будущих периодов |
| 4-М | Основные средства, амортизация, необоротные активы, финансовые и капитальные инвестиции |
| 5-М | Расходы, затраты будущих периодов, учет доходов, финансовых результатов, собственного капитала, обеспечение будущих платежей и расходов |
Субъектами предпринимательской деятельности часто задействуются следующие виды регистров :
| Вид регистра | Содержание |
|---|---|
| Карточки (инвентарные) | Используются для учета основных средств (в том числе и группового) |
| Ведомости | Юридические лица ведут оборотные и накопительные ведомости по финансовым и нефинансовым активам, приходу расходу товаров и продуктов питания и т.д. |
| Книги | Главным документом любой коммерческой организации является главная книга, в которой отражаются итоговые данные по всем счетам, а также указываются по ним остатки на начало и на конец отчетного периода (месяца). Кассовая книга необходима для учета поступлений и расхода денежных средств в наличной форме |
| Журналы | Субъекты предпринимательской деятельности в процессе ведения бизнеса должны составлять первичную документацию, которую следует регистрировать в соответствующих журналах (например, бланки строгой отчетности, приказы, путевые листы и т.д.) |
| Реестры | В таких документах, как правило, систематизируется информация |
| Карточки | Предназначены для учета товарно-материальных ценностей, основных средств, нематериальных активов и т.д. |
| Описи | Составляются в тех случаях, когда возникает необходимость в пересчете каких-либо ценностей, документов |
Правильность отражения хозяйственных операций
Бухгалтер, который занимается заполнением учетных документов, должен внимательно следить за правильностью и полнотой отражения в них информации. Очень часто в этих документах допускаются механические или математические ошибки, которые можно исправлять определенным способом.
Федеральным законодательством предусмотрены следующие методы корректирования записей в учетных регистрах (запрещается стирать, замазывать корректором и использовать лезвие для исправления ошибок):
- составление дополнительной бухгалтерской проводки;
- «красное сторно»;
- корректура.
Если при заполнении учетных регистров была допущена ошибка, которая не связана с корреспонденцией счетов и не отразилась на итоговых цифрах, то бухгалтер может применить метод корректуры . Ему следует тонкой линией зачеркнуть неправильную запись, и рядом с ней вписываются точные данные.
В нижней части регистра следует сделать запись «исправленному верить» «исправлено (например) двадцать пять на тридцать восемь», ставится дата и подпись. В большинстве случаев данная методика применяется при исправлении ошибок в бухгалтерских справках и пояснительных записках к балансам.
Если в учетном регистре была допущена ошибка, которая затронула корреспонденцию счетов, то бухгалтером должна быть применена методика «красное сторно». Ее принцип заключается в следующем. Бухгалтер красными чернилами повторяет неправильную корреспонденцию, после чего синей пастой пишет правильную проводку.
В том случае, когда в сводном документе была неверно указана сумма, но правильно составлена корреспонденция счетов, бухгалтер может применить метод дополнительной проводки. Ему необходимо отразить неучтенную сумму в той же корреспонденции.
Как создать регистры бухгалтерского учета? Подробности — в данной инструкции.
Учетные документы бывают внешними и внутренними
Внешние документы поступают в организацию со стороны - из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговой инспекции, от учредителей, поставщиков, покупателей и др., они составляются по типовым формам. Примерами таких документов могут служить платежное поручение, платежное требование-поручение, платежное требование, счет-фактура поставщика и др.
Внутренние документы составляются непосредственно в организации.
Различают следующие виды внутренних документов:
§ распорядительные;
§ оправдательные (исполнительные);
§ комбинированные;
Распорядительные - это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К ним относятся распоряжения руководителя организации и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций.
Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера, акты приемки материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т. п.
Комбинированные документы являются одновременно и распорядительными и исполнительными. Сюда входят приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам организации, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.
Документы бухгалтерского оформления составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов, а также при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. Это справки, ведомости распределения и др.
Бухгалтерские документы подразделяются также на разовые и накопительные. Разовые первичные документы используются при оформлении каждой хозяйственной операции. Накопительные документы составляются в течение определенного периода постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов служат двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов организации и т. п.
Учетные документы подразделяются на первичные и сводные
Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции. Примером таких документов являются накладные на отпуск материалов со складов организации в цехи.
Сводные документы составляются на основе первичных документов, например, расчетно-платежная ведомость.
В момент фиксации данных в первичных документах возникает бухгалтерская информация, которая не регистрируется автоматически. Все количественные и качественные ее характеристики подвергаются логическому, арифметическому и юридическому контролю перед составлением первичных документов. Такой контроль осуществляется как работниками, занимающимися ведением первичного учета, так и работниками служб управления.
Подписывая приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, платежные поручения и требования, иные банковские документы, руководитель организации подвергает тщательному анализу каждую хозяйственную операцию.
В процессе получения бухгалтерской информации выделяются следующие этапы:
§ предварительная работа перед составлением первичных документов;
§ составление первичных документов;
§ утверждение первичных документов;
§ работа бухгалтерии по составлению и обработке первичных документов.
Сбор бухгалтерской информации предполагает соответствующую работу различных служб организации. Для этой стадии характерен наивысший уровень аналитичности и оперативности учета.
Второй стадией учетного процесса является обработка бухгалтерской информации. Она предполагает непосредственное участие в получении бухгалтерской информации работников функциональных служб управления. Так, при учете товарно-материальных ценностей на основании первичных документов предусматриваются группировка и обобщение данных в карточках складского учета материалов. Ежемесячно из карточек и книг данные переносятся в отчеты о движении материальных ценностей. В установленные сроки заведующие складами и руководители подразделений представляют эти отчеты в бухгалтерию организации.
Руководящие работники принимают участие и в обработке данных. Так, с помощью работников различных служб управления устанавливаются виновники недостач и потерь.
После проверки арифметических подсчетов, законности и целесообразности оформленных хозяйственных операций бухгалтерские документы регистрируются, а затем осуществляется экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета путем записи в учетных регистрах.
Учетные регистры представляют собой счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
Учетные регистры в зависимости от строения делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах хозяйственные операции отражаются в последовательности их совершения. Систематические учетные регистры служат для группировки хозяйственных операций по установленным признакам.
Учетные регистры ведутся в форме бухгалтерских книг, карточек, ведомостей, журналов, а также машинных носителей.
Синтетический учет осуществляется в систематических регистрах, а аналитический учет - в аналитических регистрах. Записи в регистрах осуществляются как вручную, так и с использованием средств вычислительной техники.
Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации. Под учетной регистрацией понимается запись хозяйственных операций в учетных регистрах.
В бухгалтерских книгах все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице указывают число и заверяют ее подписями уполномоченных лиц. В некоторых книгах, например, кассовой, страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом, скрепляют сургучной печатью. В зависимости от объема учетных записей в книге для того или иного счета отводится одна или несколько страниц. Бухгалтерские книги применяют для синтетического и аналитического учета.
Карточки изготавливают из плотной бумаги или неплотного картона, не скрепляя между собой. Их хранят в специальных ящиках - картотеках. Карточки открывают на год и регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью.
Ведомости отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Их хранят в особых папках, называемых регистраторами. Ведомости открываются, как правило, на месяц или квартал.
Записи в учетных регистрах должны быть четкими, краткими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи систематических и аналитических регистров обязательно сверяют путем составления оборотных ведомостей.
После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.
Все хозяйственные операции, проводимые государственными (муниципальными) учреждениями, оформляются первичными документами. Первичные учетные документы, поступающие в бухгалтерию учреждения в качестве оправдательных документов на осуществленные им хозяйственные операции, принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти.
Первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа, и при наличии на документе подписи руководителя учреждения или уполномоченного им на то лица.
Документы, формы которых не унифицированы, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
· наименование документа;
· дату составления документа;
· наименование участника хозяйственной операции, от имени которого составлен документ, а также его идентификационные коды;
· измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
· личные подписи указанных лиц и их расшифровку.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя учреждения и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.
Учреждения вправе на основе первичных учетных документов составлять сводные учетные документы по формам, утвержденным Минфином России в установленном порядке. В случае отсутствия утвержденной формы сводного учетного документа учреждение вправе в рамках формирования своей учетной политики утверждать формы сводных учетных документов с учетом требований к составу обязательных реквизитов.
Кроме того, учреждение вправе самостоятельно разработать формы первичных документов, не предусмотренные в альбомах унифицированных форм, и утвердить их в своей учетной политике.
Первичные и сводные учетные документы составляются на бумажных носителях или в виде электронного документа с использованием электронно-цифровой подписи. Учреждение, сформировавшее электронный документ, обязано изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по письменному запросу других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.
Первичный учетный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
В случае обнаружения пропажи или уничтожения первичных документов руководитель учреждения должен приказом назначить комиссию по расследованию причин происшествия. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждает руководитель учреждения. При необходимости для участия в работе комиссии привлекаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора. Акт подшивается в папку (дело) Журнала по прочим операциям.
В первичных (сводных) учетных документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.
Если в первичном документе, заполненном вручную, допущена ошибка, она исправляется путем зачеркивания одной чертой неправильного текста или суммы и над зачеркнутым исправленным текстом или суммой делается правильная надпись. Зачеркивание производится так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью: "Исправлено" или "Исправленному верить" и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.
Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются в хронологическом порядке и отражаются накопительным способом в следующих регистрах бухгалтерского учета:
Журнале операций №1 по счету "Касса" (ф. 0504071);
Журнале операций №2 с безналичными денежными средствами (ф. 0504071);
Журнале операций №3 расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071);
Журнале операций №4 расчетов с поставщиками и подрядчиками (ф. 0504071);
Журнале операций расчетов с дебиторами по доходам №5(ф. 0504071);
Журнале операций расчетов по оплате труда №6(ф. 0504071);
Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов №7(ф. 0504071);
Журнале по прочим операциям №8(ф. 0504071);
Журнале по санкционированию №9(ф. 0504071);
Главной книге (ф. 0504072);
Иных регистрах, предусмотренных Инструкцией N 157н.
При необходимости учреждение вправе самостоятельно разработать дополнительные регистры бухгалтерского учета и утвердить их в своей учетной политике.
Записи в журналы операций производятся по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного (сводного) учетного документа. Журналы операций подписываются бухгалтером, ответственным за его формирование. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций должны быть перенесены в Главную книгу, а первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за несколько месяцев в одну папку (дело).
Формирование регистров бухгалтерского учета на бумажных носителях, при комплексной автоматизации бухгалтерского учета (формирование машинограмм регистров бухгалтерского учета), осуществляется с периодичностью, установленной в рамках формирования учетной политики, но не реже периодичности, установленной для составления и представления бухгалтерской отчетности.
В соответствии с периодичностью формирования регистров на бумажном носителе по первичным электронным документам, принятым к учету и относящимся к соответствующему регистру, формируется реестр электронных документов, подшиваемый в отдельную папку (дело).
Учреждение, сформировавшее электронный документ, обязано изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по требованию (письменному запросу) других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.
Государственные (муниципальные) учреждения обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться учреждениями не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний.
Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, учетных регистров несет руководитель государственного (муниципального) учреждения.