Как посчитать фот за месяц. Фонд оплаты труда: принципы его формирования

Расчет фонда оплаты труда является одним из основных этапов бюджетного планирования компании, ошибки в расчете которого способны повлечь негативные последствия. Правильный учет выплат персоналу дает возможность эффективно прогнозировать объем затрат на осуществление трудовой деятельности, а они, как правило, составляют почти треть от всего объема расходов компании. О том, как рассчитать фонд оплаты труда (ФОТ), узнаем из настоящей статьи.

Формирование фонда оплаты труда

Несмотря на то, что законодательством не дается определения понятия «фонд оплаты труда», под этим термином рассматривается общая сумма средств, выплаченных сотрудникам за выполнение трудовых и должностных обязанностей на протяжении заданного периода, а также выплаты компенсационной и стимулирующей направленности, регламентируемыми НПА РФ и внутренними распоряжениями компании.

Рассмотрим, что входит в фонд оплаты труда. Это – выплаченные работникам:

премии (в т.ч. квартальные и годовые);
, надбавки/доплаты (за выслугу лет, районные коэффициенты и др.);
выплаты при увольнении в муниципальных и госучреждениях.

Помимо перечисленных платежей в состав фонда оплаты труда включаются выплаты, рассчитанные по среднему заработку , полагающиеся сотрудникам в то время, когда прямые трудовые обязанности ими не выполняются (отпуска, командировки).

Таким образом, фонд заработной платы это общий объем затрат компании на оплату труда персонала.

ФОТ (фонд оплаты труда): из чего состоит

Поскольку фонд оплаты труда и его структура определяются как совокупность выплат персоналу, формулу его расчета можно представить так:

ФОТ = Оплата труда + Стимулирующие выплаты + Компенсационные выплаты

Как рассчитать ФОТ: базовая формула

Выполнение вычислений базируется на документах, касающихся учета рабочего времени контингента и размера выплат: штатного расписания , табелей, расчетных ведомостей по начислению и выплате зарплаты, а также распоряжений руководителя по личному составу.

Действующими НПА в РФ формула вычисления ФОТ не закреплена четким алгоритмом, но успешной практикой многих компаний и госструктур фонд оплаты труда (формула) рассчитывается как произведение средней заработной платы на общее число работающих за принятый период, например, за год.

ФОТ = Ч × З ср, где

Ч – численность сотрудников,

З ср – средняя зарплата.

Рассчитанные средние значения зарплаты умножаются на число работающих в каждой из категорий или производственных структур – так исчисляется итоговый результат по сумме средних зарплат в компании, которая затем умножается на количество месяцев отчетного периода. Этот метод совокупного значения фонда весьма приблизителен, и фонд оплаты труда, формула расчета которого продемонстрирована выше, недостаточно конкретизирован, его размеры обычно не сходятся с отчетными данными. Тем не менее, эта формула является основной при работе над расчетом ФОТ, хотя используют несколько способов определения размеров ФОТ.

Планирование фонда оплаты труда

Прежде чем приступить к планированию ФОТ, проводят анализ фонда оплаты труда, подсчитав выплаты за предшествующий год, отраженные в бухгалтерской отчетности.

Все выплаты, включенные в ФОТ, фиксируются в бухучете по сч. 70, фонд оплаты труда представляет собой дебетовый оборот по счету 70 за отчетный период.

Указанная выше формула показывает укрупненный (общий) метод планирования. Помимо него существует еще 3 способа расчетов:

Поэлементный метод , при котором за основу берут ФОТ за отработанное время отдельно для определенных групп сотрудников - сдельщиков, повременщиков, специалистов, командного состава. Рассчитывают так:
- для сдельщиков, перемножая значения численности, ФОТ сдельщиков, тарифных ставок с коэффициентами;
- для повременщиков - ФОТ пов х Ч;
- для руководства и специалистов – умножением должностных окладов персонала на контингент, работающий в этих должностях.

К результату прибавляют все доплаты и премии. Сложением итогов получают общий ФОТ за отработанное время. Для получения полной картины результат суммируют с ФОТ за неотработанное время. Полученный фонд оплаты труда включает в себя намного более точную информацию и отражает уровень затрат компании на оплату труда;

Метод экстраполяции, основанный на глубоком анализе факторов, влияющих на состоянии дел в фирме. При этом подходе сначала анализируют затраты на оплату труда за прошедший год, затем прогнозируют эти затраты на текущий год, планируя ожидаемые расходы. Далее исчисляются отклонения и анализируются затраты, которые возможно сократить. На основе проведенной аналитической работы составляется проект ФОТ, который утверждает руководитель;
Нормативный. Здесь используют уровневые и приростные нормативы, рассчитываемые, например, как отношение ФОТ отчетного года к объему производства за тот же период. Заметим, что нормативными методами оперируют обычно в крупных компаниях со службами планирования эффективности экономических процессов.

Итак, фонд оплаты труда и порядок его формирования весьма сложны для неподготовленного работника. Грамотное построение ФОТ требует продуманного подхода квалифицированного специалиста, способного анализировать и прогнозировать ситуацию на рынке и непосредственно в компании.

Фонд оплаты труда (ФОТ) - это все расходы на заработную плату персонала, в том числе премии, надбавки, компенсации из любого источника финансирования.

С помощью этого показателя анализируются расходы на зарплату сотрудников разных структурных подразделений и категорий, осуществляется регулировка и оптимизация затрат, корректировка ставок, окладов, расценок. Именно от суммы фонда начисляются все предусмотренные законодательством выплаты: пенсионные отчисления, страховые взносы и т. д.

ФОТ - важный инструмент рационализации расходов предприятия, стимулирования работников.

Структура ФОТ: из чего он состоит

В фонд включаются суммы, подлежащие выплате сотруднику в денежной или натуральной форме:

Фонд заработной платы (ФЗП):
- начисленная зарплата;
- стоимость выданной в качестве оплаты труда продукции;
- доплата за выход в праздничные дни, оплачиваемые отгулы, надбавки за сверхурочную и ночную работу;
- регулярные премии в любой форме, в том числе вознаграждения за длительный непрерывный стаж работы;
- выплаты за труд в опасных условиях;
- оплата сотрудникам несписочного состава, лицам, принятым по совместительству, оформленным по договорам, в том числе гонорары за разовые услуги, консультации и т. д.
Оплата за неотработанное время:
- период выполнения общественных обязанностей, сельскохозяйственные работы;
- время обучения работников, направленных на переподготовку, повышение квалификации и т. д.;
- все виды отпусков, включая декретный, кроме неиспользованного;
- льготные часы подростков;
- сохраняемая заработная плата за простои и задержку не по вине сотрудника, время пути по вахтовым работам, вынужденные отгулы и тому подобное.
Стимулирующие выплаты:
- стоимость выдаваемых работникам акций предприятия, льгот на их покупку;
- другие поощрения, подарки.
Дополнительные выплаты:
- затраты на командировки;
- компенсации и выплаты за счёт средств внебюджетных фондов, в том числе оплата больничных листов, пособия по беременности и родам, возмещения ущерба, особые виды пенсий.

К нему не относятся:

годовые разовые премии;
выплата сотрудникам дивидендов;
любая финансовая помощь;
премии из специальных фондов организации;
ссуды, предоставляемые персоналу, льготы, возмещение стоимости проезда, путёвок и т. д.

Отличие от ФЗП

Фонд заработной платы - это сумма, распределяемая за выполненную работу между сотрудниками в соответствии с установленными на предприятии тарифными ставками, окладами, а также сдельными расценками.

В него входят:

оплата труда в любой форме;
доплаты, надбавки, премии;
компенсации в связи с условиями работы.

К ФЗП не относятся суммы социальных выплат.

Фонд оплаты труда - понятие более широкое и включает в себя сумму абсолютно всех начислений работникам организации, в том числе и ФЗП. В отличие от ФОТ, к фонду зарплаты относится лишь сумма за отработанное время и премии, непосредственно связанные с ней.

О том, из чего складывается данная величина, смотрите на следующем видео:

Период расчёта

В зависимости от отчётной единицы существуют следующие периоды расчёта ФОТ:

Годовой . Этот срок чаще всего применяется для определения суммы фонда оплаты труда. Используются данные за последний календарный год.
Месячный . Для отчётности месячный ФОТ важен не менее чем годовой.
Дневной . Этот период применяется гораздо реже, как правило, для более глубокого анализа затрат на заработную плату.
Часовой . Используется организациями, выбравшими метод почасовой оплаты труда.

Как рассчитать годовой ФОТ?

Чтобы его вычислить, нужно иметь:

Расчётные ведомости заработной платы за год. В этих документах указаны все суммы начисленных выплат работникам.
Табели учёта рабочего времени. С их помощью можно определить количество отработанных часов. Заполняется каждый месяц ответственным лицом, данная обязанность должна быть указана в должностной инструкции.
Штатное расписание. В нём указаны тарифные ставки, оклады, а также списочный состав сотрудников организации.

Обязательной формулы для вычисления годовой суммы не существует, но подсчитать показатель можно двумя методами.

ФОТ = СЗ*СЧ*12 , где

ФОТ - фонд оплаты труда;
СЗ - среднемесячная зарплата;
СЧ - среднесписочная численность сотрудников.

Среднюю заработную плату можно получить, если сумму всех начислений и выплат, входящих в состав ФОТ, разделить на 12.

Среднесписочную численность сотрудников можно вычислить, сложив количество работников за каждый день месяца и разделив на календарные дни. Для годового показателя необходимо повторить действия для периода с января по декабрь, все полученные числа сложить и разделить на 12.

Пример расчёта. Допустим, среднемесячная зарплата - 354 тыс. руб., включая надбавки и доплаты. Пусть вычисления показали, что годовая среднесписочная численность работников - 10 человек.

ФОТ = 354*10*12 = 42 480 тыс. руб.

ФОТ = (ЗП + НД)*РК , где

ЗП - зарплата за год;
НД - надбавки, доплаты;
РК - установленный районный коэффициент для организаций, работающих в условиях Крайнего Сервера и приравненных к нему территориях.

Пример расчёта. Допустим, компания расположена в Магаданской области. Заработная плата за год составила 20 млн руб., надбавки - 4988,3 тыс. руб. Коэффициент для территории - 1,7.

ФОТ = (20 000 + 4988,3)*1,7 = 42 480 тыс. руб.

Как найти месячный ФОТ?

Чтобы узнать фонд оплаты за месяц, необходимо воспользоваться изменёнными формулами годового:

ФОТм = СЗ*СЧ , где

ФОТм - фонд оплаты труда за месяц;
СЗ - среднемесячная зарплата;
СЧ - среднесписочная численность.

Пример расчёта. Пусть среднемесячная зарплата с надбавками - 354 тыс. руб., вычисления показали, что среднесписочная численность работников - 10 человек.

ФОТм = 354*10 = 3 540 тыс. руб.

ФОТм = (ЗП + НД)*РК/12 , где

ЗП - зарплата за год;
НД - надбавки, доплаты;
РК - установленный районный коэффициент.

Пример расчёта. Организация, расположенная в Магаданской области, начислила сотрудникам за год 20 млн руб. заработной платы, надбавки - 4988,3 тыс. руб. Коэффициент для территории - 1,7.

ФОТм = (20 000 + 4988,3)*1,7/12 = 3 540 тыс. руб.

Приходится формировать каждому владельцу бизнеса, если у него в подчинении работают люди. При этом фонд должен быть обеспечен в полной мере и без излишка, так как каждое отклонение в меньшую или большую сторону чревато последствиями.

Очень важно в данный фонд внести все расходы, связанные с выплатой налогов за работников, отчисления в Пенсионный фонд и прочие обязательные платежи.

ФЗП – это внутриорганизационный фонд, включающий в себя все выплаты, в общей сложности, связанные с оплатой труда, а также текущие социальные выплаты.

Составление выполняется на определенный период, с учетом конъюнктуры, инфляции, стоимость данного вида труда.

При этом необходимо соблюдать установленный законодательством.

Благодаря данному фонду формируется основная часть себестоимости продукции.

В состав фонда включены:

Заработная плата;
Все виды предназначенных для поощрения;
Денежные затраты на обеспечение работника обедом, проживанием и прочими необходимыми условиями;
Расходы, связанные с приобретением униформы;
Отпускные, в том числе и или вынужденные учащимся;
Поощрительные выплаты, к примеру, за труд подростков;
Расходы на медосмотр персонала;
Компенсации при любых изменениях в деятельности компании;
Добавочные выплаты за различные достижения;
Оплата вахтовой службы;
Компенсация при длительной неспособности работать;
Выплаты работникам со стороны;
Поощрение студентов на практике.

При этом нельзя учитывать:

Целевые выплаты и премиальные из спецфондов;
Премиальные за год;
Материальная поддержка любых видов;
Определенный вид надбавок к пенсионным выплатам;
Некоторый вид компенсаций;
Безвозмездные ссуды, оплата путевок и проездов;

Из чего складывается фонд заработной платы работников? Ответ содержится в этом видео:

Налог на фонд заработной платы

Данный налог высчитывается с любой зарплаты в размере 13%.

Особенность налога, в том, что он исчисляется 1 раз в месяц, в то время как законодательством предусмотрена выплата зарплаты не реже 2 раз в месяц.

Примеры расчетов

ФОТ за 2017 год составляет 215 000 рублей, это значит, что затраты связанные с зарплатой составят:

В ПФР – 47 300 рублей;
В ФСС – 6 235 рублей плюс 1 290 на травматизм;
В ФОМС – 10 965 рублей.

Все данные высчитываются экономистами и закладываются в финансовый план предприятия.

Планирование фонда на предприятии

Чтобы организация развивалась по нарастающей необходимо правильное планирование работ, для чего и необходим ФОТ.

На предприятии существуют характерные особенности его применения:

Выводится процентное соотношение по уровневому нормативу и общим производственным объемам;
Метод прироста – при увеличении производительности повышается и уровень зарплаты на 1%;
Остаточные методы, в результате которых фонд выступает в роли основной части прибыли, что увеличивает прибыль компании.

Подобные ресурсы формируют в качестве остаточного размера прибыли, но перед этим формируют фонды социальных, научно-технических и производственных отраслей.

Данный показатель выводится с запасом, учитывая темпы работ, выполнения заказов и договоров.

Важно: фонд по зарплате доступно сформировать тем фирмам, которые полностью самообеспечиваются, если для жизни предприятия необходимы сторонние финансы, формируется резервный фонд.

Формула расчета фонда заработной платы на предприятии.

Социальное выплаты, учитываемые в ФОТ

К данным выплатам имеют отношение:

Выходное пособие по итогам окончания действия срочного договора;
Суммы, для обеспечения трудящихся в связи с реорганизацией фирмы;
Поощрительные выплаты при выходе на пенсию;
Доплата трудящимся сотрудникам пенсионного возраста;
Страховые платежи любого характера в пользу работников;
Страховые выплаты по договору добровольного страхования;
Оплаты в медицинские учреждения, которые занимаются оздоровлением рабочего персонала;
Оплата путевок;
Компенсации и льготы;
Оплата абонементов спортивные и развлекательные комплексы, подписку на корреспонденцию и прочие.

Расчет налогового фонда

В данный расчет применяется:

Оклад;
Сдельная расценка;
Тарифная ставка;
Доплаты и премии.

При этом необходимо знать данные ведомостей, количество работников и среднюю продолжительность рабочего дня.

Расчет выполняется по формуле:

ФОТ = Зарплата * (Оклад + Надбавка + Региональный коэффициент)

Примеры вычислений:

Если на предприятии трудится 475 человек – фонд составляет 175 768,5 рублей.

Работники работают по подразделениям, 100 из них трудится в 1-м подразделении, тогда индекс зарплаты по нему составляет 1,074 доли единицы.

Выходит, что ФОТ данного подразделения составляет 39 738 рублей.

Отчисления в ПФР

Такие отчисления выполняются за работников по ставке 22%, при превышении порога в 711 000 ставка равняется 10%, работники, трудящиеся в условиях повышенной опасности или вредности для труда имеют право на повышенные ставки 9% и 6% соответственно указанным категориям.

Какие налоги с ФОТ требует государство от российских индивидуальных предпринимателей и юридических лиц? Фонд оплаты труда состоит не только из заработной платы, но и из всех перечислений работодателя в пользу наёмных работников. Большая часть этих начислений подлежит налогообложению. Помимо налогов от ИП и юридических лиц требуется ежемесячная выплата некоторых других обязательных платежей. Каких именно - рассказываем ниже.

Общий перечень налогов и обязательных платежей с ФОТ

В соответствии с российским законодательством индивидуальные предприниматели, все предприятия и учреждения, нанимающие сотрудников, выступают их налоговыми агентами и ежемесячно производят отчисления от ФОТ - фонда оплаты труда.

Сами наемные сотрудники, то есть физические лица, выключены из процесса перечисления налогов. Об уплате обязательных платежей они могут узнать только из зарплатного «квитка» или справки по форме 2-НДФЛ.

Такой порядок принят для удобства работы федеральной налоговой службы. Её сотрудникам проще контролировать организации, чем разбираться с каждым налогоплательщиком отдельно.

Начисления на фонд оплаты труда появляются ежемесячно.

Начисления на фонд оплаты труда появляются ежемесячно. Задача каждого работодателя - уплатить их в предписанный законом срок и в полном объёме. В этот перечень входят:

Налоги на доходы физических лиц - с заработной платы сотрудников, больничных и отпускных, премиальных поощрений и иных выплат, которые перечисляются сотрудникам по итогам профессиональной деятельности.
Обязательные перечисления в специализированные фонды - пенсионный, а также социального и медицинского страхования.

Характеристика налогов и обязательных платежей с ФОТ

Далее мы подробно рассмотрим, какие начисления на оплату труда требует закон от работодателей в 2018 году, в какие временные периоды, а также в каком объёме. Также все категории обязательных платежей и налогов будут представлены ниже в виде удобной таблицы.

Своевременная уплата НДФЛ за всех работников - важная часть платежей с ФОТ

Основной налог на фонд заработной платы - это НДФЛ , налог на доходы физических лиц. Размер этого налога, уплачиваемого резидентами Российской Федерации - а к ним относится большая часть работников - составляет 13% от всей суммы начисления.

Если в штате организации числится иностранный гражданин, то есть налоговый резидент другого государства, в бюджет России требуется уплатить 30% от величины начисления. Такие ситуации встречаются на практике значительно реже, но всё же стоит помнить о них.

Уплата налога производится в тот же день, что и перечисление (выдача) денег работнику. Чаще всего НДФЛ уплачивается с заработной платы , а также с отпускных, больничного листа и премиальных поощрений. Обратите внимание, что уплачивать НДФЛ с заработной платы необходимо только один раз в месяц, уплата этого налога с так называемого «аванса» не предусмотрена.

Обязательные платежи с ФОТ в различные фонды

Закон также обязывает работодателей ежемесячно вносить за работников несколько видов обязательных платежей в пользу различных страховых фондов - социального и медицинского. Также обязанностью предпринимателей и организаций является уплата пенсионных взносов за всех своих работников.

В настоящее время предусмотрены следующие ставки по данным категориям платежей (от общей суммы выплаты) :

медицинское страхование - 5,1%;
социальное страхование - 2,9% (может быть увеличен на опасных и вредных производствах);
пенсионные взносы - 22%.

Обратите внимание, что индивидуальные предприниматели не обязаны уплачивать взносы на социальное страхование , эта категория касается только юридических лиц. Исключением является ситуация, когда предприниматель хочет перечислять средства на социальное страхование добровольно.

Закон обязывает работодателей ежемесячно вносить за работников несколько видов обязательных платежей в пользу различных страховых фондов.

Данные бухгалтерского баланса - где ФОТ, а где ФЗП

Фонд оплаты труда в балансе фиксируется по кредиту 70, в строках дебета 91, 26, 25, 20 и 08. Не путайте ФОТ с фондом заработной платы - последний содержит исключительно перечисления работникам за трудовую деятельность за минусом всех других выплат. Фонд заработной платы в балансе фиксируется в К70 Д20.

Таблица - все платежи и перечисления наглядно

Чтобы не запутаться в перечне обязательных платежей, начисляемых государством на фонд оплаты труда ИП и юридических лиц, воспользуйтесь простой и удобной таблицей, представленной ниже .

Налог, взнос или платёж	Ставка (от суммы начислений)	Отдельные нюансы
Налог на доходы физических лиц	13% или 30%	Налоговые резиденты России уплачивают НДФЛ в размере 13%, граждане иностранных государств - 30%.
Пенсионные взносы	22%	Пенсионные взносы уплачиваются также отдельными категориями иностранных граждан, это связано со статусом их присутствия на территории РФ.
Взносы на социальное страхование	2,9%	Это стандартная ставка, которая может быть увеличена в зависимости от вредности и опасности производства. Уплачивается только юридическими лицами, ИП - только по желанию.
Медицинское страхование	5,1%	—

Российское законодательство предусматривает штрафные санкции за неуплату любых налогов и обязательных платежей.

Пример расчётов и перечислений - расчёт ФОТ и всех обязательных платежей

Разберём, как происходит расчёт объёмов налогов и обязательных платежей с фонда оплаты труда в 2018 году на примере вымышленной организации ООО «Цветы». Предположим, что в организации трудоустроены 18 сотрудников, 16 из которых - налоговые резиденты России (то есть уплачивают НДФЛ 13%), а 2 других - нерезиденты (то есть НДФЛ для них - 30%).

Зарплата 5 сотрудников составляет 15 000 рублей (среди них двое иностранных граждан), 5 других - 18 000 рублей, 3 - 25 000 рублей, 4 - 30 000 рублей и 1 - 40 000 рублей. Никаких других начислений кроме заработной платы работникам в этом месяце не проводилось. Для начала считаем размер фонда оплаты труда за этот месяц:

(5 * 15 000) + (5 * 18 000) + (3 * 25 000) + (4* 30 000) + 40 000 = 400 000 рублей.

При этом суммарное значение заработной платы налоговых резидентов составляет 370 000 рублей, а нерезидентов - 30 000 рублей. Теперь посчитаем что и в каком объёме будет уплачивать работодатель в бюджет и страховые фонды:

НДФЛ налоговых резидентов. 370 000 * 13% = 48 100 рублей.
НДФЛ нерезидентов. 30 000 * 30% = 9 000 рублей.
Пенсионные взносы. 400 000 * 22% = 88 000 рублей.
Взносы на медицинское страхование. 400 000 * 5,1% = 20 400 рублей.
Взносы на социальное страхование. 400 000 * 2,9% = 11 600 рублей.

Таким образом, суммарное значение всех обязательных платежей в бюджет и страховые взносы для организации, чей ежемесячный фонд оплаты труда составил 400 000 рублей, составит 177 100 рублей. То есть затраты на оплату труда сотрудников и сопутствующих им начислений будут равны 577 100 рублей.

Ответственность за неуплату налогов с ФОТ

Российское законодательство предусматривает штрафные санкции за неуплату любых налогов и обязательных платежей, а также несвоевременное перечисление или неуплату в положенный срок. За просроченные страховые взносы придётся добавить к сумме платежа от 20% до 40% неуплаченного значения. Неуплата в положенный срок налогов приведёт к административному штрафу. Его размер, как правило, от 2 до 5 тысяч рублей.

Заключение

В Российской Федерации работодатели выполняют обязанности налоговых агентов для нанятых сотрудников, следовательно, со всего фонда оплаты труда. Таким образом, для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей предусматривается обязанность своевременной уплаты налогов в бюджет и страховых перечислений в специализированные фонды. За неисполнение этих обязанностей контролирующие органы вправе наложить штрафные санкции на работодателя.