Călătorie de afaceri fără producție. Călătorii de afaceri „într-un mod nou”: dacă este necesar să refuzați un certificat de călătorie. Călătoria de afaceri ca fapt al vieții economice

O călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat în altă localitate pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă permanentă, la ordinul angajatorului. Deplasările de afaceri ale angajaților a căror activitate permanentă se desfășoară pe drum sau are caracter itinerant călătoriile de afaceri nu sunt recunoscute.

Doar un angajat cu normă întreagă al companiei cu care s-a încheiat un contract de muncă poate fi trimis într-o călătorie de afaceri. O călătorie în altă locație a unui angajat cu care a fost încheiat un contract de drept civil (de exemplu, un contract sau o misiune) nu este considerată o călătorie de afaceri. Dacă un astfel de angajat este rambursat pentru costurile unei anumite călătorii, atunci valoarea rambursării este considerată parte a remunerației sale conform contractului.

Muncitorul detașat este plătit:

- zilnic;

- cheltuieli de deplasare la locul călătoriei de afaceri și retur;

– alte cheltuieli (de exemplu, plata serviciilor de comunicații sau poștale, procesare vize și pașapoarte, taxe consulare și de aerodrom etc.).

În contabilitate, costul unei călătorii de afaceri este integral inclus în costul specii obișnuite Activități. În contabilitatea fiscală, astfel de costuri sunt incluse în alte cheltuieli. Diurnele se iau în calcul în alte cheltuieli numai în limitele normelor stabilite.

Dacă diurnele sunt emise în limite, atunci cuantumul acestora în contabilitatea fiscală este inclus în alte cheltuieli. Dacă diurne se eliberează peste normele stabilite, atunci excesul nu este inclus în alte cheltuieli și nu reduce profitul impozabil.

Călătorie de afaceri de o zi: plătiți sau nu? Conform articolului 166 din Codul Muncii al Federației Ruse, o călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat din ordinul șefului companiei pentru a îndeplini una sau alta misiune în afara locului de muncă permanentă. Codul nu conține nicio restricție cu privire la termenii călătoriei de afaceri. Prin urmare, într-o astfel de situație, trebuie să ne ghidăm după instrucțiunile Ministerului de Finanțe al URSS, Comitetului de Stat al Muncii URSS și Consiliul Central al Sindicatelor din 7 aprilie 1988 nr. 62 „Cu privire la călătoriile de afaceri în cadrul URSS”.

Acest document conține doar termen maxim călătorii de afaceri (40 de zile). Nu există un termen minim. Mai mult, instrucțiunea prevede că o călătorie de afaceri nu poate depăși o zi (clauza 2).

O călătorie de afaceri de o zi este emisă în mod obișnuit. Salariatul pleacă într-o călătorie de afaceri pe baza ordinului șefului companiei. Ordinul este emis în formularul nr. T-9 (dacă un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri) sau T-9a (dacă mai mulți angajați sunt trimiși într-o călătorie de afaceri). Aceste formulare au fost aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1.

Dacă perioada călătoriei de afaceri este de o zi, atunci certificatul de călătorie nu poate fi eliberat angajatului (clauza 2 din instrucțiunile Ministerului de Finanțe al URSS, Comitetului de Stat al Muncii URSS și Consiliul Central al Sindicatelor din 7 aprilie 1988 nr. 62). Faptul că un angajat al companiei a fost trimis într-o călătorie de afaceri este notat în registrul de evidență al angajaților care pleacă în călătorii de afaceri. Forma acestui jurnal este aprobată prin instrucțiunea de mai sus.

Dacă unui angajat i se dau bani pentru a plăti anumite cheltuieli, atunci nu mai târziu de trei zile de la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, el trebuie să prezinte un raport în avans la departamentul de contabilitate. La raport sunt atașate toate documentele care confirmă cheltuielile acestuia (de exemplu, bilete de călătorie, documente de bagaje, documente care confirmă închirierea cazării etc.).

Cheltuielile angajatului se reflectă în contabilitate și contabilitate fiscală numai după aprobarea raportului de avans de către conducătorul companiei.

Pentru o călătorie de afaceri de o zi, compania poate plăti angajatului:

- cheltuieli de deplasare la statie la punctele de plecare, destinatie si transferuri;

– bilete unice de călătorie pentru transportul în comun;

- cheltuieli cu bagajele (de exemplu, unul sau altul echipament de care un angajat ar putea avea nevoie).

Dacă un angajat la sfârșitul zilei de lucru a decis să rămână la locul călătoriei de afaceri, i se poate plăti și costul închirierii locuinței. Adevărat, în această situație, o călătorie de afaceri de o zi nu va fi luată în considerare.

De regula generala dacă un angajat al companiei se poate întoarce la locul său de reședință în fiecare zi (inclusiv în timpul unei călătorii de afaceri de o zi), atunci nu este plătit diurnă.

Dacă, totuși, diurna a fost acordată salariatului, atunci valoarea acestora nu reduce profitul și este inclusă în venitul total al acestuia. UST și contribuții obligatorii asigurare de pensie Banii dați nu sunt impozitați.

Reamintim că acest impozit (contribuția la asigurarea obligatorie de pensie) nu se percepe pentru nicio plată care nu este luată în considerare la impozitarea profiturilor. Acest lucru este menționat la articolul 326 din Codul fiscal al Federației Ruse.

Dacă angajatul se poate întoarce acasă sau nu, decide șeful companiei. În același timp, managerul trebuie să țină cont de distanță, de natura muncii prestate de

muncitor, timpul necesar odihnei lui.

Această decizie se reflectă în ordinea șefului, care indică durata călătoriei de afaceri a angajatului.

Dacă șeful companiei a decis că angajatul nu se poate întoarce acasă, atunci diurnele sunt emise în mod general (scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 29 martie 1999 nr. 04-02-05 / 6).

Într-o astfel de situație, diurnele reduc veniturile impozabile, nu sunt incluse în venitul salariatului, nu sunt supuse UST și contribuțiilor de asigurări obligatorii de pensie. Această regulă este valabilă cu condiția ca diurna să nu depășească normele stabilite prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 8 februarie 2002 nr. 93. Dacă diurna a fost emisă într-o sumă mai mare, atunci suma excedentară nu reduce profitul impozabil al companiei. Cu toate acestea, încă nu este supusă UST și impozitului pe venitul personal. Dacă un angajat este plătit diurnă, atunci el fara esec trebuie eliberată autorizația de călătorie.

Dacă călătoria este anulată Călătoria a fost planificată din timp. În ajunul plecării, acesta a fost anulat, nefiind nevoie. Cu toate acestea, fondurile au fost deja cheltuite: s-au cumpărat bilete, s-au obținut vize, s-au emis sume pentru cheltuieli de calatorie.

Este clar că banii responsabili vor fi returnați. Dar cum rămâne cu celelalte cheltuieli?

De obicei, banii pentru biletele neutilizate pot fi primiți înapoi. Cu toate acestea, aceasta nu returnează întreaga sumă. Dar taxele de viză nu pot fi rambursate.

Toate aceste costuri sunt neproductive. În contabilitate, ele sunt denumite cheltuieli neexploatare(PBU 10/99). Pentru ca costurile să fie recunoscute în contabilitatea fiscală, este necesar ca acestea să fie justificate economic. În acest caz, este dificil să legați costurile călătoriei de afaceri anulate cu profitul.

Penalizarea care va fi reținută la returnarea biletelor poate fi justificată ca costul unei amenzi pentru încălcarea contractului de transport. Astfel de penalități pot reduce venitul impozabil (subclauza 13, clauza 1, articolul 265 din Codul fiscal al Federației Ruse). Dar, în acest caz, fiți pregătit să vă apărați poziția în instanță.

De regulă, astfel de cheltuieli sunt nesemnificative și rare. Prin urmare, dacă doriți să evitați disputele cu autoritățile fiscale, este mai bine să nu reduceți venitul impozabil pe acestea.

ExempluÎn decembrie 2005, Passiv LLC a planificat o călătorie de afaceri pentru angajatul său Semenov în Republica Cehă. Scopul călătoriei de afaceri este încheierea unui acord cu un potențial cumpărător. Viza a fost obținută în avans și s-au achiziționat bilete de avion.

Costul biletelor de avion a fost de 7500 de ruble. Plata s-a făcut printr-un cont curent. În contul pentru cheltuieli de călătorie, Semenov a primit 8.000 de ruble de la casieria întreprinderii.

Contabilul „Passiva” a făcut postările:

DEBIT 76 CREDIT 51

- 7500 de ruble. - a fost achitat costul biletelor;

DEBIT 50-3 CREDIT 76

- 7500 de ruble. - biletele de avion primite;

DEBIT 71 CREDIT 50

- 8000 de ruble. - Bani eliberați unui angajat.

În ziua plecării, a fost primit un fax de la un potențial client, care spunea că refuză înțelegerea. Călătoria de afaceri a fost anulată. Semyonov a returnat banii la casieria companiei:

DEBIT 50 CREDIT 71

- 8000 de ruble. - a returnat suma contabilă necheltuită.

Au fost emise bilete de avion. Agenția a returnat costul lor în valoare de 7.000 de ruble. și a reținut o penalizare - 500 de ruble.

Inregistrarile s-au facut in contabilitate:

DEBIT 76 CREDIT 50-3

- 7500 de ruble. – bilete retur;

DEBIT 51 CREDIT 76

- 7000 de ruble. - a primit costul biletelor;

DEBIT 91-2 CREDIT 76

- 500 de ruble. - cuantumul penalitatii pentru returnarea biletului se atribuie cheltuielilor neexploatare.

În contabilitatea fiscală, forfaitul reținut (500 de ruble) nu este acceptat în scopul impozitării profitului.

Forță majoră într-o călătorie de afaceri Angajatul se află într-o călătorie de afaceri. Cu toate acestea, nu se poate întoarce din ea la timp din motive obiective: vreme nezburătoare, inundații, carantină. Ce ar trebui să plătească compania la sosirea angajatului?

Societatea trebuie să ramburseze salariatului:

- zilnic;

- costul închirierii unei locuințe.

Aceste costuri vor reduce veniturile impozabile (subclauza 6, clauza 2, articolul 265 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

În contabilitate, acestea sunt reflectate ca cheltuieli extraordinare (paragraful 13 din PBU 10/99). Cu toate acestea, în practică, uneori este dificil să obțineți documente care confirmă situația de urgență. Deci este mai ușor să o faci în acest fel.

Este necesar să se emită un ordin de prelungire a călătoriei. În acest caz, puteți anula costurile ca cheltuieli obișnuite de călătorie. Contabilul va reflecta toate acestea prin postarea:

DEBIT 20 (26, 10, 08...) CREDIT 71

- Cheltuieli de călătorie deduse.

Pentru a evita probleme, este necesar să solicitați companiei partenere la care este trimis angajatul să marcheze plecarea pe certificatul de călătorie în ziua în care angajatul părăsește efectiv locul călătoriei de afaceri. Adică, zilele unei călătorii de afaceri vor include și zilele unui dezastru natural.

Dacă din anumite motive acest lucru nu se poate face, puteți justifica costurile doar cu o comandă de prelungire și bilete. Cu toate acestea, în acest caz, pot exista neînțelegeri cu autoritățile fiscale în timpul auditului. Scrisoarea nr. 16-00-16/158 din 6 decembrie 2002 din partea Ministerului de Finanțe al Rusiei poate servi drept argument suplimentar în favoarea dumneavoastră. Se precizează că o singură comandă este suficientă pentru a confirma o călătorie de afaceri.

Angajat într-o călătorie de afaceri se îmbolnăvește

Angajatul a fost trimis într-o călătorie de afaceri în Rusia. În acel moment s-a îmbolnăvit.

După întoarcerea angajatului, compania trebuie să-i ramburseze diurna pentru perioada de boală, costul închirierii locuințelor și concediului medical (articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse, instrucțiune comună a Ministerului de Finanțe al URSS, Comitetului de Stat al Muncii URSS și Consiliul Central al Sindicatelor din întreaga Uniune din 7 aprilie 1988 în călătoriile de afaceri ale URSS nr. 1988).

Dacă angajatul a fost tratat într-un spital, atunci pentru aceste zile nu i se plătește costul închirierii unei locuințe. Compania poate compensa diurnă pentru boală în timpul unei călătorii de afaceri pentru o perioadă care nu depășește două luni (clauza 16 din instrucțiunea comună a Ministerului de Finanțe al URSS, Comitetului de Stat al Muncii URSS și Consiliul Central al Sindicatelor Integral din 7 aprilie 1988 nr. 62).

Vă rugăm să rețineți: concediul medical poate fi plătit numai dacă angajatul are un concediu medical finalizat corespunzător.

Dacă compania trimite un lucrător cu fracțiune de normă într-o călătorie de afaceri, atunci la locul principal de muncă un astfel de angajat emite o vacanță fără a economisi salariile(pe cheltuiala dvs.). Dacă un angajat se îmbolnăvește în această perioadă, atunci concediul medical nu i se plătește (paragraful 15 din rezoluția Prezidiului Consiliului Central al Sindicatelor Integral din 12 noiembrie 1984 nr. 13-6).

Se poate întâmpla ca un angajat să dorească să-și primească concediul medical în timpul unei călătorii de afaceri (de exemplu, dacă boala se va prelungi). În acest caz, compania îi poate trimite această sumă. Costurile de transport reduc venitul impozabil (subclauza 25, clauza 1, articolul 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

În ceea ce privește închirierea locuințelor și diurnele, astfel de costuri în contabilitatea fiscală sunt incluse în cheltuielile care reduc venitul impozabil (clauza 12, articolul 264 din Codul fiscal al Federației Ruse). Cu toate acestea, la verificare, autoritățile fiscale se pot referi la faptul că costurile nu sunt justificate economic. Pentru a evita problemele, vă sfătuim să asigurați aceste costuri în colectiv sau contract de muncă. Apoi, în timpul inspecțiilor, se va putea face referire la paragraful 25 al articolului 255 din Codul fiscal al Federației Ruse. Se precizează că costurile suportate în beneficiul angajaților și prevăzute în contracte sunt acceptate drept costuri salariale.

Exemplu
În 2005, Semenov, un angajat al Passiv LLC, a plecat într-o călătorie de afaceri la Bryansk pentru o perioadă de la 1 mai până la 15 mai. Pe 5 mai, angajatul s-a îmbolnăvit și a putut să-și îndeplinească atribuțiile pe 9 mai. Faptul de incapacitate de muncă a fost confirmat de un concediu medical emis de clinica din Bryansk.
Tratamentul a fost efectuat în ambulatoriu (adică angajatul nu a fost în spital). De concediu medical a fost acumulată o indemnizație în valoare de 1900 de ruble.
Angajatul s-a întors dintr-o călătorie de afaceri timp fix- 15 mai. Costul vieții într-un hotel a fost de 500 de ruble. pe zi.
Compania a plătit diurnă în conformitate cu normele stabilite - 100 de ruble. pe zi.
Contractul de muncă încheiat cu Semenov prevede rambursarea cheltuielilor în cazul îmbolnăvirii unui angajat într-o călătorie de afaceri.
Contabilul „Passiva” a făcut înregistrări în contabilitate:
DEBIT 71 CREDIT 50
- 9000 de ruble. – a eliberat în cadrul procesului verbal suma pentru diurnă și locuință închiriată în ziua plecării;
DEBIT 20 CREDIT 71
- 9000 de ruble. ((500 de ruble + 100 de ruble) ґ 15 zile) - inclus în costul diurnei și costul închirierii locuințelor;
DEBIT 69 CREDIT 70
- 1900 de ruble. – prestații de invaliditate temporară acumulate;
DEBIT 70 CREDIT 68 subcont „Calcule pentru impozitul pe venitul persoanelor fizice”
- 247 de ruble. (1900 ruble ґ 13%) - impozitul pe venitul personal reținut din prestațiile de invaliditate temporară;
DEBIT 70 CREDIT 50
- 1653 de ruble. (1900 - 247) - salariatului i se plătea indemnizaţia de invaliditate temporară.
În contabilitatea fiscală, suma este de 9000 de ruble. va reduce venitul impozabil al companiei.

Și cum rămâne cu lucrătorii trimiși în călătorii de afaceri în străinătate?

Anterior, firmele erau ghidate de Decretul Comitetului de Stat al Muncii URSS din 25 decembrie 1974 nr. 365. Cu toate acestea, din 17 ianuarie 2003, acest document a devenit invalid. În practică, acum toate cheltuielile pentru călătoriile de afaceri în străinătate (diurne, cheltuieli pentru închirierea unei locuințe) sunt rambursate în același mod ca și pentru călătoriile de afaceri în Rusia.

Un angajat care se îmbolnăvește într-o călătorie de afaceri în străinătate va fi rambursat pentru:

- zilnic;

- costul închirierii unei locuințe;

- concediu medical.

Firma trebuie să ramburseze diurna în modul prevăzut de scrisoarea comună a Ministerului Muncii al Rusiei și Ministerului Finanțelor din Rusia din 17 mai 1996 nr. 1037-IH. Deci, dacă angajatul în timpul călătoriei de afaceri a fost în mai multe țări străine, apoi la plecarea dintr-o tara in alta, diurna se platesc conform normelor tarii in care intra salariatul.

Costurile de închiriere a unei locuințe se rambursează în cuantumul costurilor efective, confirmate prin documente.

În ceea ce privește concediul medical, aici trebuie luat în considerare un punct: acestea sunt plătite numai pe baza unui document privind handicapul, eliberat în conformitate cu ordinul Ministerului Sănătății și Industriei Medicale din Rusia din 13 ianuarie 1995 nr. 5. Prin urmare, atunci când angajatul se întoarce dintr-o călătorie de afaceri în străinătate, va trebui să înlocuiască documentele care confirmă boala sa (clauza 19 din 1 octombrie din ordinul comun al sănătății din Rusia. 1994 nr. 206 și decretul FSS al Federației Ruse din 19 octombrie 1994 nr. 21). Aceasta se va face de către medicul curant la locul de reședință al salariatului și va fi aprobat de administrația clinicii.

documente informale Toate cheltuielile de călătorie trebuie să fie documentate. De obicei, nu există probleme cu biletele de avion și de cale ferată - de obicei sunt emise pe formulare standard. Dar într-un hotel, în confirmarea plății, angajații primesc adesea o chitanță de numerar, o chitanță sau un document complet necunoscut științei contabile.

Ne vom da seama dacă o chitanță a casieriei hotelului este necesară pentru a confirma cheltuielile de cazare.

Ca regulă generală, atunci când plătiți pentru numerar, trebuie să utilizați o casă de marcat. Cu toate acestea, hotelurile pot emite formulare în loc de chitanțe. responsabilitate strictă- Aceasta rezultă din legea caselor de marcat. În prezent, există un ordin al Ministerului de Finanțe al Rusiei din 13 decembrie 1993 nr. 121, care a aprobat forma unei facturi de hotel (formularul nr. 3-G). Dacă hotelul întocmește un astfel de formular, atunci are dreptul de a nu utiliza KKM.

Dar chiar dacă hotelul nu emite nici o factură în formularul nr. 3-G, nici un cec KKM, ci scrie, de exemplu, o comandă de chitanță în numerar, costul închirierii locuințelor poate fi în continuare luat în considerare în cheltuieli. Adevărul este că Codul fiscal Federația Rusă nu specifică ce fel de documente trebuie confirmate cheltuielile de călătorie. Prin urmare, inspecția trebuie să accepte orice document întocmit în conformitate cu regulile contabile.

Exemplu
În timpul inspecției la fața locului a Petromontazh LLC, inspecția a decis că unele dintre cheltuielile de călătorie ale companiei au fost documentate incorect. Costul șederii la hotel a fost confirmat printr-o chitanță, care nu este o formă de răspundere strictă. În același timp, nu a existat nici un control KKM de la hotel. Inspectorii au impus companiei impozit pe venit suplimentar și penalități. Petromontazh a refuzat să plătească și a intentat un proces cu instanța de arbitraj.
Instanța a menținut firma și a anulat cerințele IMNS. Documentul principal de confirmare a costului vieții conținea toate detaliile cerute de Legea „Cu privire la contabilitate”: numele, data întocmirii, conținutul operațiunii, semnăturile funcționarilor. Prin urmare, poate servi drept confirmare a costului închirierii locuințelor (Decretul Serviciului Federal Antimonopol al Districtului de Nord-Vest din 16 februarie 2004 Nr. A56-14779 / 03).

De fapt, în timpul unei călătorii de afaceri, un angajat poate locui nu numai într-un hotel, ci și într-o zonă rezidențială care nu are legătură cu complexul hotelier. În acest caz, costul închirierii locuințelor poate fi confirmat printr-un document întocmit sub orice formă (Decretul Serviciului Federal Antimonopol al Districtului de Nord-Vest din 4 iunie 2003 Nr. A56-26589 / 02). Este important doar ca în el să fie indicate costul vieții, data, numele organizației și semnătura. Dar totuși este mai bine dacă costul călătoriei și închirierea spațiilor sunt confirmate prin formulare stricte de raportare. Cert este că, pe baza BSO, puteți deduce fără îndoială TVA, care este inclus în costul serviciilor hoteliere.

Călătoria unui „non-angajat” Se întâmplă ca o persoană să fie trimisă într-o călătorie de afaceri care nu este oficial angajat al companiei. Pot exista o varietate de motive pentru aceasta: un angajat poate face parte din personalul unei alte companii „prietenoase” sau chiar poate primi un salariu neoficial.

În acest caz, inspectorii în timpul inspecției pot considera că plățile către acest angajat (diurnă, deplasare și cazare) nu sunt compensații pentru călătoria de afaceri, ci veniturile sale. Firma va fi percepută impozit pe venit și impozit pe venitul persoanelor fizice.

La prima vedere, inspectorii au dreptate. Codul Muncii al Federației Ruse definește o călătorie de afaceri ca „o călătorie a unui angajat la ordinul angajatorului” (Articolul 166 din Codul Muncii al Federației Ruse). Și un contract de muncă trebuie încheiat între angajat și angajator (articolul 56 din Codul Muncii al Federației Ruse). În cazul în care nu există contract de muncă, atunci plata diurnei, călătoriei și cazarea nu pot fi incluse în costuri ca cheltuieli de călătorie de afaceri și nu fac obiectul scutirii de impozit pe venitul persoanelor fizice.

Prin urmare, chiar dacă întreprinderea și angajatul nu au întocmit un contract de muncă pe hârtie, costurile unei călătorii de afaceri a unui astfel de angajat pot fi luate în considerare la calcularea impozitului pe venit și nu este necesară plata impozitului pe venitul personal pentru acestea. Instanțele de arbitraj aderă la aceeași opinie (a se vedea, de exemplu, deciziile FAS din districtul Moscova din 5 decembrie 2003 nr. KA-A40 / 9726-03, FAS din districtul Volga-Vyatka din 29 iulie 2003 nr. A31-541 / 1).

Desigur, pentru a evita pretențiile în timpul verificării, puteți întocmi contracte de muncă pe durată determinată pe durata călătoriilor de afaceri. Dar, chiar dacă acest lucru nu se face, costul călătoriei în numele companiei ar trebui să fie considerat în continuare cheltuieli de călătorie.

Comanda "dimpotriva" De obicei, într-o călătorie de afaceri, un angajat părăsește orașul în care se află compania. Și poate un alt acord să fie începutul unei călătorii de afaceri?

Adesea, inspectorii cred că acest lucru este imposibil. O astfel de dispută a fost examinată de Curtea Federală de Arbitraj din Districtul Nord-Vest.

Exemplu
Firma din Sankt Petersburg l-a angajat pe Iuri Drugov, care locuiește la Moscova, ca consultant. Potrivit contractului, orașul Moscova era indicat ca loc de muncă, dar trebuia să se prezinte în mod regulat la companie și, dacă era necesar, să vină personal la Sankt Petersburg. Astfel de călătorii au fost documentate ca călătorii de afaceri. Dar inspecția din timpul inspecției a decis că călătoriile la locația companiei nu pot fi considerate călătorii de afaceri. În consecință, firma și-a supraestimat costurile. Compania nu a fost de acord cu decizia controlorilor și a intentat un proces la instanța de arbitraj.
Litigiul a fost soluționat în favoarea firmei. O călătorie de afaceri este o călătorie pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă permanent al unui angajat. Deoarece călătoriile consultantului de la Moscova au fost de o astfel de natură, compania și-a compensat în mod legitim angajatul (Decretul Serviciului Federal Antimonopol al Districtului de Nord-Vest din 9 ianuarie 2004 nr. A56-14042 / 03).

Astfel, cheltuielile includ costul deplasării angajatului de la locul său de muncă la locul unde trebuie să efectueze o călătorie de afaceri. Locul de muncă este indicat în contractul de muncă cu salariatul și poate să nu coincidă cu orașul în care este înregistrată societatea. Și în ceea ce privește destinația călătoriei de afaceri, nu există restricții deloc. În consecință, un angajat poate pleca într-o călătorie de afaceri atât la divizia centrală a companiei, cât și la una dintre sucursalele acesteia.

O călătorie fără rezultat Nu orice călătorie de afaceri se încheie cu îndeplinirea sarcinii atribuite. De exemplu, semnarea planificată a unui tratat poate să nu aibă loc. În general, o călătorie de afaceri poate să nu se încheie cu un anumit rezultat „material”. Dar chiar și în acest caz, cheltuielile de călătorie ar trebui să fie luate în considerare la calcularea impozitului pe venit și nu trebuie să plătiți impozit pe venitul personal pentru ele. Uneori, inspectorii încearcă să conteste acest lucru, dar fără rezultat.

Exemplu
Fiscul are verificare pe teren CJSC „Bunica” Inspectorii au aflat că în 2001 compania a trimis angajați în regiuni în care nu avea contractori. În plus, în urma rezultatelor călătoriilor de afaceri, nu au fost semnate contracte, protocoale de intenție etc.. Inspectorii au decis că deplasările de afaceri sunt neproductive și au perceput companiei impozit pe venit suplimentar. Bunica a mers în instanță și a câștigat cazul. Judecătorii au arătat că lipsa rezultatelor concrete nu a schimbat natura cheltuielilor de deplasare. Deoarece călătoria de afaceri a fost documentată corect, compania a inclus-o în mod rezonabil în cheltuieli (Decretul Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 17 septembrie 2003 nr. KA-A40 / 6781-03).
Astfel, indiferent de rezultate, costurile de călătorie se reduc profit fiscal. Este important doar ca scopul călătoriei să fie formulat (într-o comandă sau într-o misiune de călătorie) și acest scop este legat de activitățile companiei.

La locul de muncă - cu asigurare De regulă, atunci când cumpără un bilet de cale ferată sau de avion, vând o politică „în încărcătură” asigurare de sanatate. De fapt, asigurarea în acest caz este voluntară, iar la cumpărarea unui bilet, de la polita de asigurare poti refuza. Cu toate acestea, casieriile care vând bilete „uită” să le reamintească acest lucru. Deși prețul asigurării este mic, să vedem dacă poate fi inclus în costuri și dacă va trebui să plătiți impozit pe venitul personal.

Costul poliței nu poate fi atribuit cheltuielilor de călătorie. cu toate acestea asigurare voluntară angajații pot fi luați în considerare la impozitarea profiturilor dacă vorbim de asigurare „exclusiv în cazul decesului persoanei asigurate sau al pierderii capacității persoanei asigurate de a lucra în legătură cu îndeplinirea sarcinilor sale de muncă” (clauza 16 din articolul 255 din Codul fiscal al Federației Ruse). Polița vândută împreună cu biletul oferă asigurare tocmai pentru un astfel de caz, deci poate fi inclusă în costuri.

Deoarece polița prevede asigurare de viață și de sănătate pentru angajat, nu este necesar să se rețină impozitul pe venitul personal din valoarea acestuia (clauza 3 a articolului 213 din Codul fiscal al Federației Ruse). De asemenea, nu este necesar să se acumuleze UST (subclauza 7, clauza 1, articolul 238 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

Cameră VIP, mâncare și divertisment

Pe lângă călătorie și cazare, o serie de alte cheltuieli pot fi asociate cu călătoriile de afaceri. Aceasta este utilizarea de către un angajat la aeroport a sălii oficialilor și delegațiilor (așa-numitul VIP-lounge), un minibar într-un hotel, mâncare într-un restaurant etc. De obicei, astfel de cheltuieli nu sunt plătite unui angajat. Și dacă totuși compania îi compensează, o fac în detrimentul profit netși reținerea impozitului pe venit. Dar, în unele cazuri, nu trebuie să plătiți taxe suplimentare. Să luăm în considerare astfel de situații.

În ceea ce privește sala VIP, există o poziție oficială a Departamentului din Moscova al Ministerului Impozitelor și Impozitelor din Rusia, bazată pe explicațiile Ministerului Impozitelor și Impozitelor din Rusia (scrisoarea Ministerului Impozitelor și Impozitelor pentru Moscova din 7 august 2003 nr. 27-08a / 43214). Compensând aceste cheltuieli, societatea nu reține impozitul pe venitul personal în cazul în care utilizarea sălii VIP este prevăzută de regulamentul privind călătoriile de afaceri a companiei. Aprobați o astfel de prevedere - și nu va trebui să plătiți impozit pe venitul personal. Precizările oficiale nu se referă la impozitul pe venit, dar, în opinia noastră, astfel de costuri pot fi luate în considerare și în contabilitatea fiscală, întrucât salonul VIP este direct legat de călătorie.

În principiu, în regulamentul de călătorie, puteți menționa costul meselor la restaurant, un mini-bar și altele Servicii aditionaleîntr-o cameră de hotel. În acest caz, plătindu-le, compania va compensa angajatul pentru „alte cheltuieli efectuate cu permisiunea sau cunoștințele angajatorului” (Articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse). Societatea nu este obligată să plătească impozit pe venitul personal în această situație. Dar, la verificare, este puțin probabil ca inspectorii să fie de acord cu acest lucru, iar astfel de cheltuieli nu pot fi luate în considerare în contabilitatea fiscală (paragraful 12, alineatul 1, articolul 264 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Dacă o călătorie de afaceri implică negocieri cu partenerii, prânzul într-un restaurant poate fi cheltuit ca cheltuieli de divertisment. În limita a 4% din fondul de salarii, astfel de cheltuieli reduc venitul impozabil (clauza 2, articolul 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

Încă o situație este posibilă. Serviciile suplimentare pot fi menționate pe factura hotelului, dar costul acestora nu este afișat separat. În acest caz, acestea trebuie incluse în costul vieții. Urmând acest principiu, chiar și cheltuielile pentru excursii și divertisment, al căror cost nu poate fi separat de costul de cazare sau de călătorie, pot fi tratate drept cheltuieli de călătorie.

Exemplu
Sport organizație non profit Stinol a ținut tabere de antrenament în Turcia. Sportivii au călătorit în aceste tabere cu vouchere, al căror cost includea excursii și un program de divertisment. În timpul inspecției, inspectorii au atribuit costul tichetelor veniturilor sportivilor și au perceput Stinol contribuții suplimentare către fonduri extrabugetare.
Organizația a refuzat să plătească, iar în instanță a reușit să câștige o dispută cu inspecția. Întrucât era imposibil să se separe costul excursiilor de prețul voucherelor, judecătorii au decis că „Stinol” a atribuit în mod corect întreaga sumă cheltuielilor de călătorie (Decretul Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Central din 20 noiembrie 2003 nr. A36-69 / 16-03).

Emiterea unui avans pentru o călătorie de afaceri către un angajat cu evidență:

Debit 71 Credit 50 (52)

Numerar dat angajatului cecuri de calatorie) pentru acoperirea cheltuielilor de călătorie.

În cazul în care banii pentru plata cheltuielilor de călătorie sunt creditați către corporație card de plastic, notează:

Debit 55 Credit 51 (52)

Listată bani gheata pe un cont de card special;

Debit 71 Credit 55

S-a luat în considerare suma avansului acordat salariatului pentru plata cheltuielilor de deplasare.

Procedura de înregistrare a cheltuielilor unui angajat în călătorie de afaceri depinde de scopul călătoriei de afaceri.

Dacă o călătorie de afaceri este necesară pentru nevoile producției principale (auxiliare sau de serviciu), atunci reflectați cheltuielile angajatului prin postarea:

Debit 20 (23, 29) Credit 71

Cheltuielile pentru o călătorie de afaceri necesare pentru nevoile producției principale (auxiliare, de service) sunt anulate.

Dacă călătoria este legată de activitati de management firme (de exemplu, verificarea activităților unei sucursale, participarea la o adunare a acționarilor), apoi reflectă cheltuielile prin înregistrarea:

Debit 26 Credit 71

Cheltuielile pentru o călătorie de afaceri necesare nevoilor manageriale sunt anulate.

Dacă călătoria de afaceri a fost legată de vânzare produse terminate sau mărfuri, apoi reflectă costurile acestora prin postarea:

Debit 44 Credit 71

Cheltuielile pentru o călătorie de afaceri legate de vânzarea de produse finite (mărfuri) sunt anulate.

Costul unei călătorii de afaceri asociat cu achiziționarea unei proprietăți crește valoarea acesteia. Înregistrați aceste costuri după cum urmează:

Debit 08 (10, 41) Credit 71

Cheltuieli de călătorie debitate asociate achiziției active necorporale sau mijloace fixe (materiale, bunuri).

Dacă un angajat a plecat într-o călătorie de afaceri legată de returnarea și transportul produselor defecte, reflectați costurile cu o înregistrare:

Debit 28 Credit 71

Cheltuielile pentru o călătorie de afaceri legate de returnarea și transportul produselor defecte sunt anulate.

Dacă călătoria de afaceri este legată de primirea altor venituri de către companie (de exemplu, încheierea de către un angajat a unui acord privind furnizarea de proprietăți către organizație pentru închiriere), atunci ștergeți cheltuielile călătorul de afaceri ca postare:

Debit 91-2 Credit 71

Cheltuielile pentru călătoriile de afaceri legate de încasarea altor venituri de către organizație sunt anulate.

Aceeași postare se face dacă angajatul a plătit anumite cheltuieli neproducție într-o călătorie de afaceri (de exemplu, cheltuieli pentru evenimente sportive, recreere, divertisment etc.) și compania dumneavoastră le rambursează.

Ștergeți valoarea TVA-ului pentru cheltuielile de călătorie prin postări:

Debit 19 Credit 71

Se ia în considerare valoarea TVA la cheltuielile de călătorie;

Se face deducerea fiscală a TVA-ului.

Vă rugăm să rețineți: puteți anula TVA-ul pentru cheltuielile de călătorie doar dacă aveți facturi. Excepție fac biletele de călătorie. Sunt suficiente pentru a deduce TVA pe călătorie. Cu toate acestea, valoarea impozitului trebuie alocată în ele pe o linie separată.

Valoarea TVA-ului pentru cheltuielile de neproducție către deducere fiscală nu accepta. Scrieți-l prin cablare:

Debit 91-2 Credit 19

Ștergerea TVA-ului pentru cheltuielile de neproducție.

Exemplu

La 22 decembrie 2005, un angajat al Passiv LLC Petrov a fost trimis într-o călătorie de afaceri la Samara timp de 8 zile.

Cheltuielile Petrov s-au ridicat la:

Pentru achiziționarea de bilete de avion - 3540 de ruble. (inclusiv TVA - 540 de ruble);

Pentru cazare la hotel - 7080 de ruble. (inclusiv TVA - 1080 ruble);

Pentru a plăti pentru serviciile de comunicații - 236 de ruble. (inclusiv TVA - 36 de ruble).

Toate cheltuielile sunt documentate.

Ordinul șefului „Passiva” a aprobat diurna pentru călătoriile de afaceri în Rusia - 300 de ruble. pe zi. Petrov a primit o diurnă în valoare de 2.400 de ruble. (300 ruble/zi x 8 zile).

Suma avansului acordat Petrov pentru a acoperi cheltuielile unei călătorii de afaceri s-a ridicat la 10.000 de ruble.

Situația 1

Petrov a fost trimis într-o călătorie de afaceri pentru a încheia un acord privind achiziționarea de materiale.

Debit 71 Credit 50

Debit 19 Credit 71

Debit 68 subcont „Calcule pentru TVA”

Debit 10 Credit 71

9200 rub. (3000 + 6000 + 200) - cheltuielile de călătorie de afaceri sunt incluse în costul materialelor.

Situația 2

Petrov a fost trimis într-o călătorie de afaceri pentru a încheia un acord privind vânzarea produselor finite „Passiva”.

Contabilul „Răspundere” trebuie să facă înregistrări:

Debit 71 Credit 50

10 000 de ruble. - un avans pentru o călătorie de afaceri;

Debit 19 Credit 71

1656 rub. (540 + 1080 + 36) - TVA la cheltuielile de călătorie este inclus;

Debit 68 subcont „Calcule pentru TVA”

1656 rub. - deducerea TVA efectuată;

Debit 44 Credit 71

9200 rub. (3000 + 6000 + 200) - cheltuielile de călătorie de afaceri sunt incluse în cheltuielile de vânzare.

Fonduri responsabile în valoare de 856 de ruble. (10.000 - 3540 - 7080 - 236) depășite de Petrov, contabilul de pasiv trebuie să înscrie la rândul 625 (620) din bilanţul pe anul 2005.

Atunci când emite fonduri pentru o călătorie de afaceri în valută străină, contabilul ar trebui:

Capitalizați numerarul valuta străină primită de la bancă la cursul de schimb oficial din ziua primirii acesteia;

Emite valută străină unui angajat la cursul oficial din ziua emiterii;

Reflectați cheltuielile persoanei detașate la cursul de schimb oficial din ziua aprobării raportului de avans;

Ajustați (creșteți sau micșorați) datoria persoanei responsabile pe baza cursul de schimb oficial schimb valutarîn vigoare în ziua aprobării raportului de avans sau în ziua întocmirii situațiile financiare(dacă până la acest moment datoria nu a fost rambursată).

Dacă la data aprobării raportului anticipat (data raportării) cursul de schimb s-a dovedit a fi mai mare decât la data emiterii acestuia, atunci apare o diferență pozitivă de curs valutar în contabilitate.

Cantitatea de pozitiv diferenta de curs valutar reflecta asa:

Debit 71 Credit 91-1

Se reflectă o diferență pozitivă de curs valutar.

Dacă la data aprobării raportului anticipat (data raportării) cursul de schimb s-a dovedit a fi mai mic decât la data emiterii acestuia, atunci apare o diferență negativă de curs valutar în contabilitate.

Înregistrați valoarea diferenței negative de curs valutar după cum urmează:

Debit 91-2 Credit 71

Se reflectă o diferență negativă de curs valutar.

La controale fiscale cheltuielilor de călătorie li se acordă o atenţie deosebită. Există întotdeauna ceva de plâns aici - fie documentele sunt întocmite „greșite”, fie cheltuielile în sine sunt „nepotrivite”. Luați în considerare cele mai controversate situații

documente informale

Toate cheltuielile de călătorie trebuie să fie documentate. De obicei, nu există probleme cu biletele de avion și de cale ferată - de obicei sunt emise pe formulare standard. Dar într-un hotel, în confirmarea plății, angajații primesc adesea o chitanță de numerar, o chitanță sau un document complet necunoscut științei contabile.

Ne vom da seama dacă o chitanță a casieriei hotelului este necesară pentru a confirma cheltuielile de cazare. Ca regulă generală, atunci când plătiți pentru numerar, trebuie să utilizați o casă de marcat. Cu toate acestea, în loc de cecuri, hotelurile pot emite formulare stricte de raportare - acest lucru rezultă din legea caselor de marcat. În prezent, există un ordin al Ministerului de Finanțe al Rusiei din 13 decembrie 1993 nr. 121, care a aprobat forma unei facturi de hotel (formularul nr. 3-G). Dacă hotelul întocmește un astfel de formular, atunci are dreptul de a nu utiliza KKM.

Dar chiar dacă hotelul nu emite nici o factură în formularul nr. 3-G, nici un cec KKM, ci scrie, de exemplu, o comandă de chitanță în numerar, costul închirierii locuințelor poate fi în continuare luat în considerare în cheltuieli. Cert este că Codul Fiscal nu precizează ce fel de documente trebuie confirmate cheltuielile de călătorie. Prin urmare, inspecția trebuie să accepte orice document întocmit în conformitate cu regulile contabile.

Exemplul 1
În timpul inspecției la fața locului a Petromontazh LLC, inspecția a decis că unele dintre cheltuielile de călătorie ale companiei au fost documentate incorect. Costul șederii la hotel a fost confirmat printr-o chitanță, care nu este o formă de răspundere strictă. În același timp, nu a existat nici un control KKM de la hotel. Inspectorii au impus companiei impozit pe venit suplimentar și penalități. Petromontazh a refuzat să plătească și a intentat un proces la instanța de arbitraj.
Instanța a menținut firma și a anulat cerințele IMNS. Documentul principal de confirmare a costului vieții conținea toate detaliile cerute de legea „Cu privire la contabilitate”: numele, data întocmirii, conținutul operațiunii, semnăturile funcționarilor. Prin urmare, poate servi drept confirmare a costului închirierii locuințelor (decretul Serviciului Federal Antimonopol al Districtului de Nord-Vest din 16 februarie 2004 în cazul nr. A56-14779 / 03).

Dar totuși este mai bine dacă costul călătoriei și închirierea spațiilor sunt confirmate prin formulare stricte de raportare. Cert este că, pe baza BSO, puteți deduce fără îndoială TVA, care este inclus în costul serviciilor hoteliere.

Călătoria unui „non-angajat”

Se întâmplă ca o persoană să fie trimisă într-o călătorie de afaceri care nu este oficial angajat al companiei. Pot exista o varietate de motive pentru aceasta: un angajat poate face parte din personalul unei alte companii „prietenoase” sau chiar poate primi un salariu neoficial.

La prima vedere, inspectorii au dreptate. Codul Muncii definește o călătorie de afaceri ca fiind „călătoria unui angajat din ordinul angajatorului” (articolul 166 din Codul Muncii al Federației Ruse). Și un contract de muncă trebuie încheiat între angajat și angajator (articolul 56 din Codul Muncii al Federației Ruse). În cazul în care nu există contract de muncă, atunci plata diurnei, călătoriei și cazarea nu pot fi incluse în costuri ca cheltuieli de călătorie de afaceri și nu fac obiectul scutirii de impozit pe venitul persoanelor fizice.

Dar se poate argumenta în alt mod. Faptul că angajatul a început să îndeplinească sarcina companiei, în sine, indică faptul că își îndeplinește sarcinile de muncă. Și dacă angajatul a început să lucreze, atunci contractul de muncă este considerat automat încheiat (articolul 67 din Codul Muncii al Federației Ruse). Prin urmare, chiar dacă întreprinderea și angajatul nu au întocmit un contract de muncă pe hârtie, costurile unei călătorii de afaceri a unui astfel de angajat pot fi luate în considerare la calcularea impozitului pe venit și nu este necesară plata impozitului pe venitul personal pentru acestea. Instanțele de arbitraj aderă la aceeași opinie (a se vedea, de exemplu, deciziile FAS din districtul Moscova din 5 decembrie 2003 nr. KA-A40 / 9726-03, FAS din districtul Volga-Vyatka din 29 iulie 2003 în cazul nr. A31-541 / 11).

Desigur, pentru a evita pretențiile în timpul verificării, puteți întocmi contracte de muncă pe durată determinată pe durata călătoriilor de afaceri. Dar chiar dacă acest lucru nu se face, costul călătoriei în numele firmei ar trebui să fie considerat în continuare cheltuieli de călătorie.

Comanda "dimpotriva"

De obicei, într-o călătorie de afaceri, un angajat părăsește orașul în care se află compania. Și poate un alt acord să fie începutul unei călătorii de afaceri?

Adesea, inspectorii cred că acest lucru este imposibil. O astfel de dispută a fost examinată de Curtea Federală de Arbitraj din Districtul Nord-Vest.

Exemplul 2
Firma, înregistrată la Sankt Petersburg, l-a angajat ca consultant pe Yuri Drugov, care locuiește la Moscova. Potrivit contractului, orașul Moscova era indicat ca loc de muncă, dar trebuia să se prezinte în mod regulat la companie și, dacă era necesar, să vină personal la Sankt Petersburg. Astfel de călătorii au fost documentate ca călătorii de afaceri. Dar inspecția din timpul inspecției a decis că călătoriile la locația companiei nu pot fi considerate călătorii de afaceri. În consecință, firma și-a supraestimat costurile. Compania nu a fost de acord cu decizia controlorilor și a intentat un proces la instanța de arbitraj.
Litigiul a fost soluționat în favoarea firmei. O călătorie de afaceri este o călătorie pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă permanent al unui angajat. Întrucât călătoriile consultantului de la Moscova au fost de o astfel de natură, compania și-a compensat pe drept angajatul (decretul Serviciului Federal Antimonopol al Districtului de Nord-Vest din 9 ianuarie 2004 în cazul nr. A56-14042 / 03).

O călătorie fără rezultat

Nu orice călătorie de afaceri se încheie cu îndeplinirea sarcinii atribuite. De exemplu, semnarea planificată a unui tratat poate să nu aibă loc. În general, o călătorie de afaceri poate să nu se încheie cu un anumit rezultat „material”. Dar chiar și în acest caz, cheltuielile de călătorie ar trebui să fie luate în considerare la calcularea impozitului pe venit și nu trebuie să plătiți impozit pe venitul personal pentru ele. Uneori, inspectorii încearcă să conteste acest lucru, dar fără rezultat.

Exemplul 3
Inspectoratul Fiscal a efectuat un audit la fața locului la CJSC Granma. Inspectorii au aflat că în 2001 compania a trimis angajați în regiuni în care nu avea contractori. În plus, în urma rezultatelor călătoriilor de afaceri, nu au fost semnate contracte, protocoale de intenție etc.. Inspectorii au decis că deplasările de afaceri sunt neproductive și au perceput companiei impozit pe venit suplimentar. Bunica a mers în instanță și a câștigat cazul. Judecătorii au arătat că lipsa rezultatelor concrete nu a schimbat natura cheltuielilor de deplasare. Deoarece călătoria de afaceri a fost documentată corect, compania a inclus-o în mod rezonabil în cheltuieli (decretul Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 17 septembrie 2003 în cazul nr. KA-A40 / 6781-03).

Astfel, indiferent de rezultat, cheltuielile de călătorie reduc veniturile din impozite. Este important doar ca scopul călătoriei să fie formulat (într-o comandă sau într-o misiune de călătorie) și acest scop este legat de activitățile companiei.

La locul de muncă - cu asigurare

De regulă, atunci când cumpără un bilet de cale ferată sau de avion, vând o poliță de asigurare de sănătate „în sarcină”. De fapt, asigurarea în acest caz este o chestiune voluntară, iar la cumpărarea unui bilet, puteți refuza polița de asigurare. Cu toate acestea, casieriile care vând bilete „uită” să le reamintească acest lucru. Deși prețul asigurării este mic, să vedem dacă poate fi inclus în costuri și dacă va trebui să plătiți impozit pe venitul personal.

Costul poliței nu poate fi atribuit cheltuielilor de călătorie. Cu toate acestea, asigurarea voluntară a angajaților poate fi luată în considerare la impozitarea profiturilor dacă vorbim de asigurare „exclusiv în cazul decesului persoanei asigurate sau al pierderii capacității persoanei asigurate de a lucra în legătură cu îndeplinirea sarcinilor sale de muncă” (clauza 16, articolul 255 din Codul fiscal al Federației Ruse). Polița vândută împreună cu biletul oferă asigurare tocmai pentru un astfel de caz, deci poate fi inclusă în costuri.

Cameră VIP, mâncare și divertisment

Pe lângă călătorie și cazare, o serie de alte cheltuieli pot fi asociate cu călătoriile de afaceri. Aceasta este utilizarea de către un angajat la aeroport a sălii oficialilor și delegațiilor (așa-numitul VIP-lounge), un mini-bar într-un hotel, mâncare într-un restaurant etc. De obicei, astfel de cheltuieli nu sunt plătite unui angajat. Și dacă totuși compania îi compensează, o fac în detrimentul profitului net și rețin impozitul pe venitul personal. Dar, în unele cazuri, nu trebuie să plătiți taxe suplimentare. Să luăm în considerare astfel de situații.

În ceea ce privește sala VIP, există acum o poziție oficială a Departamentului din Moscova al Ministerului Impozitelor și Impozitelor din Rusia, bazată pe explicațiile Ministerului Impozitelor și Impozitelor din Rusia (scrisoarea Ministerului Impozitelor și Impozitelor pentru Moscova din 7 august 2003 nr. 27-08a / 43214). Compensând aceste cheltuieli, societatea nu reține impozitul pe venitul personal în cazul în care utilizarea sălii VIP este prevăzută de Regulamentul privind călătoriile de afaceri ale companiei. Aprobați un astfel de Regulament - și nu va trebui să plătiți impozit pe venitul personal. Precizările oficiale nu se referă la impozitul pe venit, dar, în opinia noastră, astfel de costuri pot fi luate în considerare și în contabilitatea fiscală, întrucât salonul VIP este direct legat de călătorie.

În principiu, în Reglementările privind călătoriile de afaceri, puteți menționa costul meselor într-un restaurant, un mini-bar și alte servicii suplimentare într-o cameră de hotel. În acest caz, plătindu-le, compania va compensa angajatul pentru „alte cheltuieli efectuate cu permisiunea sau cunoștințele angajatorului” (Articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse). Societatea nu este obligată să plătească impozit pe venitul personal în această situație. Dar, la verificare, este puțin probabil ca inspectorii să fie de acord cu acest lucru, iar astfel de cheltuieli nu pot fi luate în considerare în contabilitatea fiscală (paragraful 12, alineatul 1, articolul 264 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Exemplul 4
Organizația sportivă non-profit „Stinol” a ținut în 2000 tabere de antrenament în Turcia. Sportivii au călătorit în aceste tabere cu vouchere, al căror cost includea excursii și un program de divertisment. În timpul inspecției, inspectorii au atribuit costul voucherelor veniturilor sportivilor și au perceput Stinol contribuții suplimentare la fondurile extrabugetare. Organizația a refuzat să plătească, iar în instanță a reușit să câștige o dispută cu inspecția. Întrucât era imposibil să se separe costul excursiilor de prețul voucherelor, judecătorii au decis că „Stinol” a atribuit pe bună dreptate întreaga sumă cheltuielilor de călătorie (decretul Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Central din 20 noiembrie 2003 în dosarul nr. A36-69 / 16-03).

V. Kalgin, expert PB

Potrivit p.p. 12 p. 1 art. 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse, alte cheltuieli asociate cu producția și vânzarea includ următoarele cheltuieli pentru călătorii de afaceri:

- deplasarea angajatului la locul deplasarii de afaceri si inapoi la locul de munca permanent;
- Închirierea unei locuințe. La acest articol de cheltuieli, cheltuielile salariatului pentru plata serviciilor suplimentare prestate în hoteluri (cu excepția cheltuielilor pentru serviciile în baruri și restaurante, cheltuielile pentru room service, cheltuielile pentru utilizarea facilităţilor recreative și sanitare) sunt, de asemenea, supuse rambursării;
- diurna sau indemnizatie de teren in limitele aprobate de Guvern Federația Rusă;
- înregistrarea și eliberarea vizelor, pașapoartelor, tichetelor, invitațiilor și a altor documente similare;
- taxe consulare, de aerodrom, taxe pentru dreptul de intrare, trecere, tranzit de automobile și alte transporturi, pentru utilizarea canalelor maritime, a altor structuri similare și alte plăți și taxe similare.

După cum rezultă din cele de mai sus, Codul Fiscal al Federației Ruse, în scopul calculării impozitului pe venitul corporativ în ceea ce privește cheltuielile de călătorie, normalizează numai diurnele și indemnizațiile de teren. Toate celelalte cheltuieli de călătorie nu sunt standardizate.

Totodată, pentru a accepta cheltuielile de călătorie la calculul impozitului pe venit, trebuie acordată atenție art. 252 din Codul fiscal al Federației Ruse. Acest articol prevede că costurile rezonabile și documentate suportate (achitat) de către contribuabil sunt recunoscute drept cheltuieli. În același timp, costurile justificate sunt înțelese ca fiind costuri justificate economic, a căror evaluare este exprimată în forma monetara, iar cheltuielile documentate sunt înțelese ca cheltuieli confirmate prin documente întocmite în conformitate cu legislația Federației Ruse sau în conformitate cu obiceiurile comerciale din statul în care au fost efectuate astfel de cheltuieli sau documente care confirmă indirect cheltuielile efectuate (inclusiv o declarație vamală, o comandă de călătorie de afaceri, documente de călătorie, un raport privind munca efectuată în conformitate cu contractul). Cu alte cuvinte, începând cu acest an, organizațiile vor putea reduce veniturile impozabile pe baza oricăror documente care confirmă cumva cheltuiala efectuată.

De asemenea, trebuie menționat că autoritățile fiscale insistă: cheltuielile de călătorie sunt incluse în costurile întreprinderii, acceptate în scopuri fiscale, numai dacă sunt legate de procesul de producție al întreprinderii.

În același timp, practica arbitrajului (Rezoluțiile FAS din districtul Moscova din 13 martie 2002 nr. KA-A40 / 1219-02 și 29 ianuarie 2001 nr. KA-A40 / 6458-00) indică faptul că natura de producție a călătoriei de afaceri și oportunitatea acesteia sunt determinate de documentele interne, aprobate în special de documentele interne. Astfel de documente pot fi, de exemplu, comenzi, precum și certificate de călătorie emise în conformitate cu cerințele stabilite, rapoarte privind rezultatele călătoriilor de afaceri, acte de muncă efectuate, corespondență cu limba rusă și firme străine, contracte cu organizațiile către care au fost trimiși angajații, mesaje telefonice sau date ATS care indică o alegere nealeatorie a punctelor de călătorie de afaceri, contracte încheiate de furnizare de bunuri, precum și documente primare de plată care confirmă costurile călătoriilor de afaceri.

Pentru călătoriile de afaceri care nu sunt de producție, cheltuielile nu sunt luate în considerare în scopuri fiscale. Călătoriile de afaceri non-producție ar trebui să fie distinse de cele care nu au dat un rezultat specific. De exemplu, un angajat a fost trimis într-o călătorie de afaceri pentru a încheia un contract de cumpărare sau vânzare de bunuri, dar contractul nu a fost încheiat. O astfel de călătorie de afaceri este de natură industrială, indiferent de rezultatul obținut (Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Central din 21 octombrie 1999 nr. 81/10, Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 27 iunie 2001 în cazul nr. KA-A40 / 1255-01).

Astfel, în scopul calculului baza de impozitare pentru impozitul pe venit, o întreprindere poate include cheltuielile de călătorie efectuate fără nicio restricție (cu excepția diurnelor și a indemnizațiilor de teren), cu condiția ca acestea să fie documentate și orientate spre producție.

Separat, ne vom opri asupra confirmării documentare a costurilor de închiriere a locuințelor.

Dacă angajatul a confirmat costul închirierii locuinței cec de casierie si un simplu cont, atunci aceste cheltuieli reduc fara indoiala baza impozabila a impozitului pe venit. Cu toate acestea, ce să faceți dacă angajatul a confirmat închirierea locuinței numai cu un formular de raportare strict - o factură de hotel în formularul nr. 3-G sau credit comandă în numerar? Practica de arbitraj aici este complet de partea acelor organizații care iau în considerare aceste cheltuieli la calcularea impozitului pe venit, deoarece Codul fiscal al Federației Ruse indică faptul că cheltuielile trebuie documentate, dar nu specifică ce fel de documente se pot face (Rezoluția FAS din districtul Moscova din 9 noiembrie 2005 în cazul Rezoluției nr. Districtul de Vest din 16 februarie 2004. Nr. A56-14779 / 03, Decretul Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Nord-Vest din 4 iunie 2003 Nr. A56-26589 / 02). Desigur, documentele trebuie să conțină toate datele cerute de Legea contabilității.

O atenție deosebită trebuie acordată faptului că, ca parte a costului de închiriere a unei locuințe, numai cheltuielile pentru serviciul în baruri și restaurante, cheltuielile pentru room service și cheltuielile pentru utilizarea facilităților de agrement și de agrement nu sunt incluse în baza de impozitare pentru impozitul pe venit. Toate celelalte servicii suplimentare, inclusiv rezervarea camerei, sunt incluse în baza impozitului pe venitul corporativ.

În ceea ce privește partea normalizată a cheltuielilor de călătorie (diurne și indemnizații de teren), ar trebui să ne ghidăm de Decretul Guvernului Federației Ruse din 8 februarie 2002 nr. 93 „Cu privire la stabilirea normelor pentru cheltuielile organizațiilor pentru plata diurnelor și a indemnizațiilor de teren, în cadrul cărora, atunci când se determină baza impozitului pe profit, sunt asociate cu astfel de cheltuieli de producție în baza impozitului pe vânzări” în continuare - Decretul nr. 93).

Astfel, prin Decretul nr. 93, la determinarea bazei de impozitare a impozitului pe profit, alte cheltuieli asociate producției și vânzărilor includ cheltuielile organizațiilor pentru plata diurnelor și a indemnizațiilor de teren în următoarele limite:

1) pentru fiecare zi de călătorie de afaceri pe teritoriul Federației Ruse - diurnă în valoare de 100 de ruble;
2) indemnizație zilnică de teren plătită angajaților organizațiilor de explorare geologică și topografice și geodezice care efectuează explorări geologice și lucrări topografice și geodezice pe teritoriul Federației Ruse, angajaților organizațiilor de gestionare a pădurilor, precum și angajaților artelelor de prospectare și altor organizații comerciale implicate în dezvoltarea zăcămintelor aluviale și mici de minereu metale pretioase si pietre pretioase cu durata de viata de pana la 7 ani, operate in domeniu:
- - pentru munca pe terenuri situate în regiunile din nordul îndepărtat și zone echivalente, precum și în teritoriile Khabarovsk și Primorsky și regiunea Amur - în valoare de 200 de ruble;
- - pentru munca pe terenuri situate în alte districte - în valoare de 150 de ruble;
- - pentru munca la bazele organizațiilor de explorare geologică situate în regiunile din nordul îndepărtat și zonele echivalente, precum și în teritoriile Khabarovsk și Primorsky și regiunea Amur - în valoare de 75 de ruble;
- - pentru lucrări pe bazele organizațiilor de explorare geologică situate în alte zone - în valoare de 50 de ruble.

În timpul în care un angajat cu normă întreagă se află într-o călătorie de afaceri, el păstrează castigurile medii(Articolul 167 din Codul Muncii al Federației Ruse). Pentru a afla mai multe despre cum se calculează această cifră, consultați Ce cheltuieli de călătorie trebuie plătite pentru un angajat cu normă întreagă. Statul de plată în valoare de câștig mediu pentru un angajat în timpul unei călătorii de afaceri, reflectă postarea:

Debit 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91...) Credit 70

- s-a acumulat salariul in cuantumul castigului mediu pentru calatoria de afaceri.

Pe lângă câștigurile medii, organizația compensează angajatul pentru cheltuielile de călătorie (alocație zilnică, cheltuieli de trai, costuri de călătorie etc.) (Articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Pentru mai multe despre asta, vezi:

Cum să determinați diurna atunci când trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri ;

Cum să vă rambursați cheltuielile de călătorie ;

Cum să rambursați cheltuielile de călătorie pentru călătoria cu transportul public (avion, tren etc.) .

Cheltuieli de calatorie

Procedura de reflectare a cheltuielilor de călătorie în contabilitate depinde de scopul călătoriei. Scopul călătoriei este determinat de sarcina specificată în ordinea șefului. Ținând cont de specificul misiunii, reflectați suma cheltuielilor indicate în raportul de avans aprobat prin postare:

Debit 08 (10) Credit 71

- dacă călătoria de afaceri a fost legată de achiziția de active imobilizate sau de stocuri;

Debit 20 (25, 26) Credit 71

- daca calatoria de afaceri a avut legatura cu activitatea principala a organizatiei de productie;

Debit 44 Credit 71

- dacă călătoria de afaceri a fost legată de vânzarea de produse finite sau de activitatea principală a unei organizații comerciale;

Debit 28 Credit 71

- daca calatoria de afaceri a fost legata de returnarea si transportul produselor defecte;

Debit 91-2 Credit 71

- daca calatoria de afaceri a fost legata de incasarea altor venituri (era neproductiva prin natura sa).

Când cheltuielile de călătorie sunt plătite de o organizație și nu de un angajat (de exemplu, plata fara numerar servicii hoteliere, bilete de călătorie etc.) în contabilitate, faceți o postare:

Debit 76 (60) Credit 51

- plătit pentru servicii hoteliere, bilete de călătorie etc. pentru un angajat trimis într-o călătorie de afaceri.

După aprobarea raportului de cheltuieli al angajatului, anulați cheltuielile de călătorie după cum urmează:

Debit 26 (20, 25, 44...) Credit 76 (60)

- cheltuieli de deplasare debitate.

Dacă o organizație achiziționează bilete de călătorie pentru un angajat detașat, acestea trebuie luate în considerare în subcontul 50-3 „Documente bănești” (Instrucțiuni pentru planul de conturi):

Debit 50-3 Credit 76 (60)

- a fost achiziționat un bilet de călătorie pentru un angajat trimis într-o călătorie de afaceri;

Debit 71 Credit 50-3

- a fost eliberat un bilet unui angajat trimis într-o călătorie de afaceri.

După aprobarea raportului în avans al angajatului, anulați costul biletului utilizat drept cheltuieli:

Debit 26 (20, 25, 44...) Credit 71

- costul unui bilet de călătorie utilizat de un angajat într-o călătorie de afaceri a fost anulat drept cheltuieli.

Această procedură de reflectare a cheltuielilor de călătorie se bazează pe prevederile paragrafelor 5 și 7 din PBU 10/99, precum și pe Instrucțiunile pentru planul de conturi (conturile 71, 50-3).

Și cum să reflectați TVA-ul pe documentele de călătorie achiziționate? Totul depinde de modul în care este proiectat. documente sursă. Așadar, dacă în documentul de călătorie este evidențiat TVA sau a venit împreună cu factura, luați în considerare separat taxa la contul 19 „TVA la valorile dobândite”. Luați în considerare documentul de călătorie în sine pe contul 50-3 „Documente de bani” conform costul actual(Instrucțiuni pentru planul de conturi).

Dacă suma TVA nu este alocată, atunci nu este nici alocată în contabilitate și nu este luată în considerare separat (Instrucțiuni pentru planul de conturi).

Exemplu de contabilizare a cheltuielilor de călătorie

În perioada 17 ianuarie - 19 ianuarie, șeful atelierului SRL „Compania de producție „Master”” V.K. Volkov era înăuntru călătorie de afaceriîn Chelyabinsk. Scopul călătoriei de afaceri este de a studia tehnologia de producție a materialelor de acoperire.

Pe 20 ianuarie, șeful organizației a aprobat raportul prealabil prezentat de Volkov.

LA raport prealabil atașat:

factura la hotel în valoare de 6490 de ruble. (factura indică faptul că costul serviciilor include TVA, dar suma taxei nu este alocată);
două bilete de cale ferată în valoare de 5664 de ruble. (în bilete, suma de TVA 864 de ruble este evidențiată într-un rând separat).

În timpul unei călătorii de afaceri, Volkov avea dreptul la o indemnizație zilnică de 300 de ruble.

Contabilul organizației a făcut următoarele înregistrări în contabilitate:

Debit 25 Credit 71
- 300 de ruble - se reflectă diurnele;

Debit 25 Credit 71
- 5500 de ruble. (6490 ruble - (6490 ruble × 18/118)) - costul șederii lui Volkov la hotel este inclus în costuri;

Debit 19 Credit 71
- 990 de ruble. - alocate prin calcul TVA din costul serviciilor de cazare la hotel;

Debit 91-2 Credit 19
- 990 de ruble. - suma TVA la cheltuielile de călătorie a fost anulată, nedocumentată;

Debit 25 Credit 71
- 4800 de ruble. (5664 ruble - 864 ruble) - costul călătoriei este atribuit cheltuielilor;

Debit 19 Credit 71
- 864 de ruble. - TVA alocat din tarif;

- 864 de ruble. - Acceptat pentru deducerea TVA la cheltuielile de călătorie.

Achiziționarea unui bilet electronic

Situație: cum se reflectă în contabilitate achiziția unui bilet electronic pentru deplasarea unui angajat într-o călătorie de afaceri cu trenul? Organizația nu primește un cupon de control al biletelor emis pe un formular de responsabilitate strictă.

Înregistrați achiziția unui bilet electronic ca plată regulată pentru serviciile unei organizații terțe.

Biletul electronic este un document utilizat pentru a certifica un contract de transport al unui pasager, în care informațiile despre transportul feroviar sunt prezentate în format electronic digital și sunt conținute în sistem automatizat managementul transportului de pasageri pe transportul feroviar. O astfel de definiție este cuprinsă în ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 21 august 2012 nr. 322. Astfel, un bilet electronic nu este document pe hârtie. Prin urmare, spre deosebire de biletele în formă de hârtie, luați în considerare la casieria organizației ca parte a documente monetare imposibil (Instrucțiuni pentru planul de conturi).

Înregistrați achiziția unui bilet de cale ferată electronic în contabilitate ca plată regulată pentru serviciile unei organizații terțe:

Debit 76 (60) Credit 51

- plătit pentru un bilet electronic de cale ferată achiziționat pentru un angajat trimis într-o călătorie de afaceri (pe baza unui ordin de plată).

După ce angajatul se depune documente de călătorie , anulați costul unui bilet electronic pentru cheltuieli (clauzele 5, 7 PBU 10/99).

Înregistrați-l astfel:

Debit 26 (20, 25, 44...) Credit 76 (60)

- costul biletului este inclus in cheltuielile organizatiei.

Călătorie de afaceri pentru încheierea unui contract pentru anul următor

Situație: cum se reflectă în contabilitate cheltuielile de călătorie și câștigul mediu al unui angajat care a îndeplinit sarcina de a încheia contracte pt. anul urmator

Dacă un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri pentru a încheia un acord, acestea sunt cheltuielile obișnuite de călătorie ale organizației (cheltuieli pentru activități obișnuite) (clauzele 5, 7 PBU 10/99). Angajatul își îndeplinește sarcinile definite de sarcină. Cheltuielile se referă la perioada în care a avut loc călătoria de afaceri. Adică este îndeplinită condiția de anulare a costurilor în contabilitate (clauza 18 din PBU 10/99). Prin urmare, următoarele postări sunt legale:

Debit 20 (44, 25, 26...) Credit 71 (76, 60)

- se iau în calcul cheltuielile de deplasare ale salariatului;

Debit 20 (44, 25, 26...) Credit 70

- salariul acumulat in cuantumul castigului mediu al angajatului in timpul calatoriei de afaceri.

Dar într-un anumit caz, cheltuielile de călătorie asociate încheierii de contracte pentru anul următor pot fi luate în considerare și în contul 97 „Cheltuieli amânate”. În ciuda faptului că din 2011, contul 97 nu a fost utilizat în toate cazurile în care a fost utilizat anterior, acesta poate fi utilizat cu condiția ca sumele corespunzătoare să fie denumite în mod explicit drept cheltuieli amânate în PBU actual. Sau sumele pot fi luate in calcul in contul 97 daca indeplinesc urmatoarele criterii:

organizația a suportat cheltuieli, în timp ce contrapartea nu avea contra obligații față de aceasta (în caz contrar, este recunoscută creanţe de încasat, nu consum);

aceste costuri nu formează costul stocurilor sau un indicator cost de productieși nu au legătură cu vânzarea de bunuri din perioada curentă;

cheltuielile determină încasarea veniturilor pe mai multe perioade de raportare și nu afectează rezultate financiare perioada curenta.

Astfel, dacă scopul călătoriei este încheierea unui acord pentru anul următor și acest acord prevede că organizația expeditoare va primi venituri în viitor (de exemplu, vinde produse unui potențial cumpărător), atunci cheltuielile de călătorie se pot reflecta în cheltuieli amânate. Puteți începe anularea acestora la prețul de cost din momentul în care contractul încheiat intră în vigoare uniform pe toată perioada de valabilitate a acestuia. Astfel, condiția de corespondență a cheltuielilor efectuate cu veniturile primite este respectată în totalitate (alin. 19 din PBU 10/99). În contabilitate, acest lucru se reflectă după cum urmează:

Debit 97 Credit 71 (76, 60), 70

- cheltuielile de călătorie ale unui angajat, câștigurile medii în timpul unei călătorii de afaceri sunt luate în considerare ca parte a cheltuielilor viitoare;

Debit 20 (44, 25, 26...) Credit 97

- a dedus o parte din costul cheltuieli curente(de la data începerii contractului).

TVA la cheltuielile de călătorie

Sumele de TVA pentru cheltuielile de călătorie trebuie alocate în formularele de raportare stricte corespunzătoare (clauza 18 din secțiunea II din Anexa 4 la Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 decembrie 2011 nr. 1137). Dacă cheltuielile de călătorie reduc venitul impozabil, anulați TVA-ul cu mențiuni:

Debit 19 Credit 71 (76, 60)

- inclusiv TVA la cheltuielile de deplasare;

Debit 68 subcont „Decontări TVA” Credit 19

- Acceptat pentru deducerea TVA la cheltuielile de călătorie.

Valoarea TVA-ului pentru cheltuielile care nu reduc venitul impozabil nu poate fi dedusă (clauza 7, articolul 171 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Ar trebui eliminat prin cablare:

Debit 91-2 Credit 19

- S-a anulat TVA-ul pentru cheltuielile neproductive.