Care sunt documentele contabile primare: tipuri. Orientări pentru proiectarea și întreținerea documentației primare în contabilitate

1. Fiecare fapt viata economica sub rezerva înregistrării documentului contabil primar. Nu este permisă acceptarea în contabilitate a documentelor care documentează fapte ale vieții economice care nu au avut loc, inclusiv cele care stau la baza tranzacțiilor imaginare și simulate.

2. Detaliile obligatorii ale documentului contabil primar sunt:

1) denumirea documentului;

2) data întocmirii documentului;

3) denumirea entității economice care a întocmit documentul;

5) valoarea măsurării naturale și (sau) monetare a faptului vieții economice, indicând unitățile de măsură;

6) titlul funcției persoanei (persoanelor) care a efectuat (au finalizat) tranzacția, operarea și responsabil (responsabil) pentru executarea acesteia, sau titlul funcției persoanei (persoanelor) responsabile (responsabile) pentru executarea evenimentului;

(vezi textul din ediția anterioară)

7) semnăturile persoanelor prevăzute la alin. 6 din prezenta parte, cu indicarea prenumele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

3. Documentul contabil primar trebuie întocmit în momentul realizării vieții economice, iar dacă acest lucru nu este posibil, imediat după finalizarea acestuia. Persoana responsabilă cu înregistrarea faptului de viață economică asigură transferul în timp util a documentelor contabile primare pentru înregistrarea în registre a datelor cuprinse în acestea. contabilitate, precum și fiabilitatea acestor date. Persoana căreia i se încredințează întreținerea contabilității și persoana cu care se încheie contractul de prestare a serviciilor de contabilitate nu răspund pentru conformitatea documentelor contabile primare întocmite de alte persoane cu faptele realizate ale vieții economice.

(vezi textul din ediția anterioară)

4. Formele documentelor contabile primare se stabilesc de către conducătorul unei entități economice la propunerea unui funcționar căruia i se încredințează contabilitatea. Formularele documentelor contabile primare pentru organizațiile din sectorul public se stabilesc în conformitate cu legislația bugetară Federația Rusă.

(vezi textul din ediția anterioară)

5. Documentul contabil primar se intocmeste la data de pe suport de cartonși (sau) în formă document electronic semnat cu semnătură electronică.

6. Dacă legislația Federației Ruse sau contractul prevede depunerea documentului contabil primar către o altă persoană sau către un organism de stat pe hârtie, Entitate economica obligat la cererea altei persoane sau agenție guvernamentală pe cheltuiala proprie, face copii pe suport de hârtie ale documentului contabil primar întocmit sub forma unui document electronic.

7. Corecțiile sunt permise în documentul contabil primar, cu excepția cazului în care se stabilește altfel prin legile federale sau reglementările acte juridice corpuri reglementare de stat contabilitate. Corecția din documentul contabil primar trebuie să conțină data corectării, precum și semnăturile persoanelor care au întocmit documentul în care s-a făcut rectificarea, indicându-se prenumele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

8. Dacă, în conformitate cu legislația Federației Ruse, documentele contabile primare, inclusiv sub forma unui document electronic, sunt retrase, copiile documentelor retrase realizate în conformitate cu procedura stabilită de legislația Federației Ruse sunt retrase. incluse în documentele contabile.

În lipsa formalizate la momentul potrivit documente care confirmă cheltuielile organizației, aceste cheltuieli nu pot fi luate în considerare la determinarea profitului impozabil. Ce cerințe trebuie să îndeplinească documentele contabile primare pentru a certifica costurile reale suportate?

Scopul „primarului” Codul fiscal (clauza 1, art. 252) dă dreptul contribuabilului, la calcularea impozitului pe venit, de a reduce venitul primit cu suma cheltuielilor efectuate (cu excepția cheltuielilor specificate la articolul 270 din Codul fiscal). Totodată, Codul dezvăluie noțiunea de „cheltuieli” în scopul calculării impozitului pe venit: cheltuieli rezonabile și documentate (și în cazurile prevăzute la articolul 265 din Codul fiscal, pierderi) suportate (suportate) de către contribuabil. (clauza 1 a art. 252 din Codul fiscal) sunt recunoscute drept cheltuieli.

În același timp, cheltuielile documentate sunt înțelese ca cheltuieli confirmate prin documente care sunt întocmite în conformitate cu legislația rusă sau documente care sunt întocmite în conformitate cu obiceiurile cifrei de afaceri aplicate într-un stat străin (când sunt efectuate pe teritoriul aceluiaşi stat străin). Documentele justificative includ și documente care indică indirect costurile suportate (declarație vamală, ordin de călătorie de afaceri, documente de călătorie, raport asupra lucrărilor efectuate în conformitate cu contractul). Însă la atribuirea costurilor cheltuielilor trebuie avut în vedere faptul că acestea trebuie realizate pentru a desfășura activități care vizează generarea de venituri.

Codul fiscal nu stabilește o listă a documentelor care trebuie executate atunci când contribuabilul efectuează cheltuieli, nici nu stabilește cerințe pentru executarea acestor documente și procedura de completare a acestora.

Totuși, paragraful 1 al articolului 313 din Cod conține regula: „Contribuabilii calculează baza de impozitare la sfârșitul fiecărei perioade (de impozitare) de raportare pe baza datelor contabilitate fiscală". În contabilitate fiscală, în conformitate cu prevederile Codului, se înțelege un sistem de generalizare a informațiilor pentru a determina baza de impozitare pentru impozit pe baza datelor din documentele primare, care trebuie grupate de organizație în conformitate cu procedura prevăzută de Codul fiscal. Rețineți că însăși definiția termenului „document primar” folosit de Cod, de asemenea, nu dă.

Adevărul este în carte Să ne întoarcem la prevederile paragrafului 3 al articolului 313 Codul fiscal(„În cazul în care registrele contabile conțin informații insuficiente pentru a determina baza de impozitare în conformitate cu cerințele prezentului capitol...”) și paragraful 9 din același articol („Se confirmă datele contabile fiscale”, inclusiv „contabilitatea primară”. documente (inclusiv un certificat de contabil). O interpretare comună a acestor norme ne permite să concluzionăm că contabilitatea fiscală se bazează pe datele documentelor contabile primare.

În baza paragrafului 1 al articolului 11 din Codul fiscal, termenul „document contabil primar” (precum și documentul primar în ceea ce privește calcularea impozitului pe venit) trebuie utilizat în sensul dat acestui termen în articolul 9 din Legea privind 21 noiembrie 1996 Nr. 129- Legea federală „Cu privire la contabilitate”. Documentul contabil primar este un document justificativ emis pentru a confirma organizarea fiecărei tranzacții comerciale. Prin urmare, se concluzionează că este legitim să se ia în considerare costurile contribuabilului ca parte a cheltuielilor doar dacă există documente contabile primare executate corespunzător. Această funcție este menționată în scrisoarea Ministerului Finanțelor din 25 iunie 2007 Nr.03-03-06/1/392.

Legea nr. 129-FZ în articolul 9 stabilește cerința înregistrare obligatorie documente justificative pe parcursul organizarii tranzacții de afaceri, și, denumind aceste documente „documente contabile primare”, stabilește procedura de executare a acestora și cerințele pentru completarea lor. Legea introduce conceptul de „album forme unificate documentația contabilă primară” și permite utilizarea formularelor neprevăzute în aceste albume.

În conformitate cu Decretul Guvernului Federației Ruse din 8 iulie 1997 nr. 835 „Cu privire la documentele contabile primare”, în vederea punerii în aplicare a prevederilor Legii nr. 129-FZ, Comitetul de Stat pentru Statistică este încredințat de elaborare și aprobare a albumelor de forme unificate de documentație contabilă primară și a versiunilor electronice ale acestora.

Astfel, Goskomstat a aprobat forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia convenite cu Ministerul Finanțelor și Ministerul Economiei (Rezoluția Goskomstat din 5 ianuarie 2004 nr. 1), pentru contabilitate. operațiuni de tranzacționare, precum și contabilizarea decontărilor în numerar cu populația la efectuarea tranzacțiilor comerciale cu ajutorul caselor de marcat (rezoluția Goskomstat din 25 decembrie 1998 nr. 132), contabilizarea mijloacelor fixe (rezoluția Goskomstat din 21 ianuarie 2003 nr. 7).

De exemplu, unul dintre formularele unificate aprobate este o scrisoare de trăsură (formular nr. TORG-12), care este utilizată pentru a înregistra vânzarea (eliberarea) de mărfuri. bunuri materiale organizație terțăși în același timp este documentul contabil primar care confirmă implementarea costurilor. Există, de asemenea, forme unificate de documentație a înregistrărilor de personal, cum ar fi ordinele (instrucțiunile) pentru a încuraja angajații.

Model legislativ Astfel, dacă în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare este prevăzută forma unui anumit document contabil primar, atunci pentru a fi acceptat în contabilitate ca document care confirmă finalizarea unei anumite tranzacții comerciale, acesta trebuie întocmit în formularul cuprins în aceste albume (scrisori ale Serviciului Federal de Impozite pentru Moscova din 25 iulie 2005 nr. 20-12/53147, din 14 noiembrie 2006 nr. 20-12/100253, din 18 octombrie 2006 nr. 20- 12/92228, din 16 august 2006 Nr. 20- 12/72393).

Dacă o organizație a omis detalii obligatorii din formele unificate ale documentației contabile primare aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică, atunci, în scopurile contabilității fiscale, costurile suportate de aceasta pot să nu fie recunoscute ca documentate doar pe baza acestor documente primare.

În consecință, aceste costuri ale contribuabilului nu pot fi luate în considerare la calcularea impozitului pe venit - aceasta este opinia autorităților fiscale (scrisorile UMNS pentru Moscova din 18 februarie 2004 nr. 26-08 / 10738, din 11 iulie 2003). Nr. 26-08 / 38889, Scrisoarea Ministerului Impozitelor din 15 mai 2003 Nr. 02-4-08 / 184-С827).

Dar arbitrii nu sunt întotdeauna de acord cu autoritățile fiscale. Există decizii ale instanțelor de arbitraj care indică faptul că documentele întocmite într-o formă neprevăzută în albumele formelor unificate de documentație contabilă primară pot confirma cheltuielile efectuate dacă „primar” conține toate detaliile obligatorii prevăzute la alin.2 al art. 9 din Legea nr.129 -FZ.

De exemplu, atunci când a luat o decizie în favoarea organizației, Curtea de Arbitraj a Districtului Moscova a pornit de la faptul că cheltuielile efectuate de companie au fost confirmate de alte documente. În ciuda faptului că documentele contabile primare - rapoarte de cheltuieli, acte de radiere de bunuri materiale - nu au fost întocmite în formă aprobată, unificată (și, mai mult, unilateral), cu toate acestea, înscrisurile depuse de pârâtă conțin informațiile necesare soluționării problemelor fiscale. Acestea respectă cerințele legii nr. 129-FZ (clauza 2 a articolului 9), deoarece conțin detalii obligatorii (Decretul Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 13 ianuarie 2004 nr. KA-A40 / 10978-03) .- Cu versiunea integrală a documentului, puteți fi găsit în sistemul juridic de referință ConsultantPlus).

Și iată un exemplu hotărâre, conform căreia încălcarea formei unificate a documentului contabil primar (chiar și în absența detaliilor obligatorii) nu infirmă legitimitatea acceptării cheltuielilor. În foile de parcurs emise solicitantului (organizației) de către întreprinzător, nu au existat contoare de tranzacții comerciale în termeni monetari, numele funcționarilor responsabili cu tranzacția comercială și corectitudinea executării acesteia, s-a folosit o factură care nu a fost prevăzută. în albumul formelor unificate. Instanța, apărând partea contribuabilului, a arătat că cheltuielile efectuate de acesta sunt confirmate de totalitatea actelor depuse. Și anume: un contract de vânzare de bunuri, o cerere de stabilire a prețurilor pentru mărfurile vândute de către antreprenor, ordine de plată, facturi, certificate de muncă efectuate pentru furnizarea de bunuri, facturi pe baza cărora întreprinzătorul a plătit pentru bunuri ( decizia Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 24 aprilie 2007 Nr. КА-А41/3090-07).

Formularul nu este furnizat Documentele contabile primare, a căror formă nu este prevăzută în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare, trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii: denumirea documentului, data întocmirii acestuia, denumirea organizației - " compilator” al documentului, conținutul tranzacției comerciale și contoarele acesteia (în termeni fizici și monetari). Detaliile obligatorii includ, de asemenea, numele funcțiilor și semnăturile personale ale persoanelor responsabile cu tranzacția comercială și corectitudinea executării acesteia (clauza 2, articolul 9 din Legea nr. 129-FZ). Ministerul Finanțelor (scrisoarea nr. 07-05-07 / 2 din 30 martie 2005) și autoritățile fiscale (scrisoarea Serviciului Fiscal Federal pentru Moscova din 18 ianuarie 2007 nr. 21-11/[email protected], 19 mai 2006 Nr. 20-12/43886@).

În conformitate cu Regulamentul de contabilitate și raportare (aprobat de Ministerul Finanțelor din 29 iulie 1998 nr. 34n), în funcție de natura operațiunii, cerințele actelor normative, instrucțiuni privind contabilitatea și tehnologia de prelucrare a informațiilor contabile, în documente sursă pot fi incluse detalii suplimentare.

Dar uneori instanțele, atunci când analizează litigiile fiscale, acceptă drept dovezi care să justifice poziția contribuabilului, documente contabile primare care nu conțin detalii obligatorii separate. De exemplu, Curtea de arbitraj Orașul Moscova a subliniat că absența facturilor, a căror formă nu este prezentată în albume de formulare unificate, este necesară, în conformitate cu paragraful 2 al articolului 9 din Legea nr. 2007 nr. КА-А41/3090-07) .

De asemenea, aș dori să subliniez faptul că inspectii fiscale companiile sunt adesea obligate în mod ilegal să furnizeze documente primare pe care de fapt nu sunt obligate să le aibă prin natura activităților lor. Deci, pentru a confirma costul benzinei, documentele primare - borderouri- ar trebui să fie efectuate numai de organizații care îndeplinesc două criterii: cei care lucrează în transportul rutier și sunt expeditori și destinatari ai mărfurilor transportate rutier. Aceasta rezultă din paragrafele 1.2 și 2 din Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică din 28 noiembrie 1997 nr. 78 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilizarea funcționării mașinilor și mecanismelor de construcții, lucrări în transportul rutier”. În timp ce fiscalii „înșelați” încearcă să găsească vinovații printre șomeri semne indicate relațiile dintre organizații (Decretele Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 5 iunie 2007 nr. KA-A40 / 4867-07, din 25 septembrie 2007 nr. KA-A41 / 9866-07, din 19 martie 2007 nr. KA-A40 / 1804- 07).

Activitatea oricărei întreprinderi este strâns legată de întreținerea și prelucrarea documentatie primara. Este necesar pentru raportare, calcul plăți de impozite luarea deciziilor manageriale. În articol, vom lua în considerare ce este - documentația primară în contabilitate - și cum este procesată.

Noțiuni de bază

Documentația primară în contabilitate - ce este? Ea este numită o dovadă a faptului comisiei reflectată pe hârtie. În prezent, multe documente sunt compilate în sistemul automatizat „1C”. Prelucrarea documentatiei primare presupune înregistrarea și contabilizarea informațiilor despre tranzacțiile comerciale finalizate.

Contabilitatea primară este etapa inițială a înregistrării evenimentelor care au loc în întreprindere. Tranzacțiile comerciale sunt acțiuni care implică schimbări în starea activelor sau a capitalului organizației.

Prelucrarea documentației primare în contabilitate: un exemplu de schemă

De regulă, în întreprinderi, conceptul de „lucrare cu documentație” înseamnă:

• Obținerea datelor primare.
• Preprocesarea informațiilor.
• Aprobarea conducerii sau a specialiștilor autorizați prin ordin al directorului.
• Se repetă.
• Efectuarea acțiunilor necesare pentru a efectua o tranzacție comercială.

Clasificare

Există o singură dată și cumulative documente primare. Tratament informațiile conținute în astfel de lucrări au o serie de caracteristici.

Documentația unică are scopul de a confirma un eveniment o singură dată. În consecință, procedura de prelucrare a acestuia este simplificată semnificativ. Documentația cumulativă este utilizată pentru o anumită perioadă de timp. De regulă, reflectă o operație efectuată de mai multe ori. În acest caz, când prelucrarea documentaţiei primare informațiile din acesta sunt transferate în registre speciale.

Cerințe de documentare

Documentația primară se întocmește în momentul efectuării operațiunii sau imediat după finalizarea acesteia.

Reflectarea informațiilor se realizează pe forme speciale unificate. În lipsa formularelor aprobate, întreprinderea le poate dezvolta independent.

Etapele procesării documentației contabile primare

La fiecare întreprindere din stat există un angajat responsabil de lucrul cu informațiile primare. Acest specialist trebuie să cunoască regulile, să respecte cu strictețe cerințele legii și succesiunea acțiunilor.

Etape prelucrarea documentaţiei primare sunt:

• Taxiuri. Este o evaluare a tranzacției reflectată pe hârtie, o indicație a sumelor asociate implementării acesteia.
• Gruparea. În această etapă, documentele sunt distribuite în funcție de caracteristicile comune.
• Alocarea contului. Aceasta implică desemnarea de debit și credit.
• Stingere. Pentru a preveni rambursarea pe documentele contabile primare r marchează „plătit”.

Erori în documente

Ele pot apărea din diverse motive. Practic, apariția lor este cauzată de atitudinea neglijentă a angajatului față de munca pe care o desfășoară, de analfabetismul specialistului și de funcționarea defectuoasă a echipamentului.

Corectarea documentelor este foarte descurajată. Cu toate acestea, în unele cazuri, este imposibil să faci fără corectarea erorilor. Defect admis pe documentaţia primară contabilă ar trebui să remedieze așa:

• Trimiteți intrarea incorectă cu o linie subțire, astfel încât să fie clar vizibilă.
• Scrieți informațiile corecte deasupra liniei tăiate.
• Puneți un semn „Corectat pentru a crede”.
• Specificați data ajustării.
• Pune o semnătură.

Nu este permisă utilizarea agenților corectivi.

Lucrul cu documentele primite

Procesarea documentelor primite include:

• Definirea tipului de document. Documentele de contabilitate conțin întotdeauna informații despre tranzacțiile comerciale finalizate. De exemplu, acestea includ o factură, o comandă de primit Bani etc.
• Verificarea detaliilor destinatarului. Documentul trebuie adresat unei anumite companii sau angajatului acesteia. În practică, se întâmplă ca documentele pentru achiziționarea materialelor să fie eliberate special către companie, deși contractul cu furnizorul nu a fost încheiat.
• Verificarea semnăturilor, sigiliilor. Persoanele care semnează documentul trebuie să aibă autoritatea în acest sens. Dacă aprobarea lucrărilor primare nu este de competența angajatului, atunci acestea sunt invalidate. În ceea ce privește printurile, în practică apar adesea erori în acele întreprinderi care au mai multe sigilii. Informațiile de pe amprentă trebuie să corespundă tipului de document pe care se află.
• Verificarea stării documentelor. În cazul depistarii deteriorării pe hârtii sau a lipsei oricăror foi, este necesar să se întocmească un act, a cărui copie să fie transmisă contrapartidei.
• Verificarea valabilitatii evenimentului reflectat in document. Angajații întreprinderii trebuie să confirme informațiile despre faptul tranzacției. Documentele privind acceptarea obiectelor de valoare sunt certificate de managerul depozitului, termenii contractului sunt confirmati de marketer. În practică, există situații în care un furnizor primește o factură pentru mărfuri pe care compania nu a primit-o.
• Specifică perioada căreia îi aparține documentul. La procesarea lucrărilor primare, este important să nu țineți cont de aceeași informație de două ori.
• Definitia sectiei contabile. La primirea documentației primare, este necesar să se stabilească în ce scopuri vor fi utilizate valorile livrate. Ele pot acționa ca mijloace fixe, materiale, active necorporale, bunuri.
• Determinarea registrului în care
• Înregistrare pe hârtie. Se efectuează după toate verificările.

Lucrul cu documentele trimise

Procesarea acestui tip de documentație este oarecum diferită de cea de mai sus.

În primul rând, un angajat autorizat al întreprinderii formează o versiune schiță a documentului de ieșire. Pe baza acesteia, este în curs de elaborare un proiect de lucrare. Acesta este trimis managerului pentru aprobare. Cu toate acestea, un alt angajat care are autoritatea corespunzătoare poate aproba proiectul de document.

După certificare, proiectul este întocmit conform regulilor stabilite și trimis destinatarului.

Planificarea fluxului de lucru

Această etapă este necesară pentru a asigura primirea, trimiterea și procesarea promptă a documentației. Pentru organizarea competentă a circulației documentelor la întreprindere se elaborează grafice speciale. Ele indică:

• Locul și data înregistrării lucrărilor primare.
• Numele complet și funcția persoanei care a întocmit și a depus documentele.
• Conturi realizate pe baza de acte.
• Ora și locul de depozitare a documentației.

Registre contabile

Sunt necesare pentru înregistrarea documentației primare. Totodată, pe documente este aplicată o marcă contabilă. Este necesar să se prevină reînregistrarea documentelor.

Titlurile de valoare primare pot fi stocate în registre electronice. Cu toate acestea, la cererea agențiilor guvernamentale sau a contrapărților, întreprinderea trebuie să furnizeze copii pe hârtie.

Caracteristici ale recuperării documentelor

În prezent în reguli nu există o procedură clară pentru restaurarea documentelor. În practică, acest proces include următoarele activități:

• Numirea unei comisii care să investigheze motivele pierderii sau distrugerii documentelor. Dacă este necesar, șeful întreprinderii poate implica organele de drept în procedură.
• Contactarea organizatie bancara, către contrapărți pentru copiile documentelor primare.
• Rectificarea declarației de impozit pe venit. Necesitatea depunerii unui raport actualizat se datorează faptului că costurile nedocumentate nu sunt recunoscute drept cheltuieli în scopuri fiscale.

În cazul pierderii documentației primare, IFTS va calcula sumele deduceri fiscale pe baza documentelor existente. Cu toate acestea, există o posibilitate de utilizare Autoritatea taxelor sancțiuni sub formă de amendă.

Greșeli frecvente în procesul de emitere a lucrărilor primare

De regulă, persoanele responsabile cu menținerea înregistrărilor comit următoarele încălcări:

• Completați formulare care nu sunt unificate sau aprobate de șeful întreprinderii.
• Nu indică detaliile și nu le reflectă cu erori.
• Nu aprobă documente cu semnătura lor și nu permit angajaților care nu au autoritatea să semneze acte.

Documentația care confirmă faptele tranzacțiilor comerciale este extrem de importantă pentru întreprindere. Designul său trebuie abordat cu mare atenție. Orice greșeală poate duce la consecințe negative.

Corectitudinea contabilității și concluziile ulterioare din aceasta depind de calitatea designului documentului primar și de informațiile conținute în acesta.

Informațiile cuprinse în documentele primare acceptate în contabilitate se acumulează și se sistematizează în registre contabile ale căror formulare sau cerințe pentru care sunt aprobate de organismul abilitat. Datele registrelor contabile într-o formă grupată sunt transferate în situațiile financiare.

Conducerea determină persoanele care au dreptul să semneze documentele contabile. Totodată, se poate stabili o ierarhie a semnăturilor în funcție de funcția deținută, mărime sume de bani, domeniul de aplicare și entitatea operațiunii.

Întreprinderile sau organizațiile care utilizează semnături electronice ar trebui să stabilească garanții și controale adecvate cu privire la dreptul de a utiliza și de a accesa semnăturile electronice.(17)

Cerințe pentru întocmirea documentelor primare

1. Înscrierile în documentele primare trebuie să se facă cu cerneală, creion chimic, pastă de pix, cu ajutorul mașinii de scris, mecanizări și alte mijloace care să asigure siguranța acestor înregistrări în timpul stabilit pentru păstrarea lor în arhivă.

Este interzisă folosirea unui simplu creion pentru scris.

• 2. Documentele trebuie să fie bine întocmite, textul și numerele sunt scrise clar și lizibil.
• 3. Documentul trebuie să completeze toate detaliile. Dacă nu este completată vreo cerință, atunci se pune o liniuță în locul ei. Detaliile obligatorii trebuie completate fără greșeală.
• 4. În documente monetare suma este indicată în cifre și în cuvinte.
• 5. Documentele primare trebuie să fie certificate prin semnăturile personale ale conducătorului organizației, contabilului șef sau persoanelor autorizate.
• 6. Documentele primare trebuie să conțină stenograme ale semnăturilor persoanelor autorizate.
• 7. Documentele primare trebuie sigilate cu sigiliul organizației, dacă acest lucru este prevăzut de formular și de legislația în vigoare. (18)

Șeful organizației, de comun acord cu contabilul șef, trebuie să aprobe sub formă de ordin o listă a persoanelor îndreptățite să semneze documente contabile primare.

Înregistrarea în timp util și de înaltă calitate a documentelor contabile primare, transferul acestora la termenele limită pentru reflectarea în contabilitate, precum și fiabilitatea datelor cuprinse în acestea, se asigură de către persoanele care au întocmit și au semnat aceste documente.

Mișcarea documentelor primare în contabilitate (întocmirea sau primirea de la alte entități comerciale, acceptarea în contabilitate, prelucrare, transfer în arhivă) ar trebui, de asemenea, reglementată printr-un program aprobat prin ordinul șefului.

Pentru a avertiza atât managerii, cât și interpreții împotriva consecințelor negative neprevăzute și pentru a economisi timp la căutarea informațiilor, este necesar după primirea documente normative pentru a crea baza de înregistrare a documentelor primare.

Aceasta înseamnă că toate documentele primare emise și completate în contabilitate trebuie să aibă propriul identificator - un cod (unic, număr unic), care le este atribuit la înregistrarea obligatorie într-unul dintre jurnalele de înregistrare care trebuie deschise la fiecare întreprindere.

Procedura de intocmire a documentelor:

• - Respectarea tuturor detaliilor și formelor documentelor stabilite;
• -acuratețea, claritatea prezentării conținutului tranzacțiilor comerciale în documente;
• - oportunitatea înregistrării tranzacțiilor comerciale, scrierea clară, corectă și lizibilă a textului;
• -bararea locurilor libere in lipsa recuzitei;
• - indicarea sumelor în cifre și cuvinte în toate documentele de valoare; taierea erorilor pentru a se vedea cea barată și certificarea textului corect cu semnătura celui care a emis documentul;
• -corecțiile nu sunt permise.(27)

Documentele primare create mod mecanizat, necesită o confirmare specială a fiabilității datelor obținute, i.e. autorizarea și protecția datelor înregistrate împotriva primirii neautorizate de informații despre acestea. Orice tip de document poate fi trimis prin fax, dar nu și documentul contabil primar, deoarece nu are confirmarea autenticității acestuia. Responsabilitatea pentru realizarea la timp și de înaltă calitate a documentelor și transmiterea acestora în termenele stabilite pentru reflectarea ulterioară în contabilitate revine persoanelor care au întocmit și semnat aceste documente.

Contul principal pentru uzină de producție- aceasta este baza informațională a managementului, a cărei calitate depinde direct de calitatea contabilității. Contabilitatea primară este un complex de informații și operațiuni logice cu documente care însoțesc orice material și fluxurilor financiareși elementele acestora de la intrarea până la ieșirea din instalațiile de producție și economice ale întreprinderii și ale companiei în ansamblu.

Astfel, documentele primare sunt purtătoare de informații despre toate obiectele și subiectele de producție și economice și interacțiunile acestora și permit o evaluare cuprinzătoare a tuturor factorilor de control: cantitativi, calitativi, financiari (12).

ÎN lege federala 402-FZ „Cu privire la contabilitate” descrie toate documentele contabile și primare. Sunt necesare în principal în scopuri fiscale - ca documente care confirmă cheltuielile pe care le-ați efectuat și corectitudinea determinării bazei de impozitare.

Documentele primare trebuie păstrate timp de 4 ani. În acest timp, autoritățile fiscale le pot solicita în orice moment să vă verifice dumneavoastră sau contrapărților dumneavoastră. „Primar” este folosit și în litigiile cu contrapărțile.

Documentele contabile primare sunt întocmite în momentul tranzacțiilor comerciale și mărturisesc finalizarea lor. Lista documentelor care însoțesc o anumită tranzacție, în funcție de tipul tranzacției, poate fi diferită. Pregătirea tuturor documentelor primare necesare, de regulă, este efectuată de furnizor. O atenție deosebită trebuie acordată acelor documente care apar în timpul tranzacțiilor în care sunteți cumpărător, deoarece acestea sunt cheltuielile dvs. și, prin urmare, sunteți mai interesat să respectați litera de lege decât furnizorul dvs.

Separarea documentelor primare pe etape de afaceri

Toate tranzacțiile pot fi împărțite în 3 etape:

Etapa 1. Sunteți de acord cu termenii tranzacției

Rezultatul va fi:

• contracta;
• o factură pentru plată.

Etapa 2. Tranzacția este plătită

Confirma plata:

extras din contul curent, dacă plata a fost prin transfer bancar, sau prin achiziție, sau prin sisteme de plată în care banii sunt transferați din contul dumneavoastră curent;

• încasări în numerar, chitanțe pentru credit comenzi în numerar, forme responsabilitate strictă- daca plata s-a facut in numerar. În cele mai multe cazuri, această metodă de plată este folosită de angajații dvs. atunci când iau bani pentru un raport. Acordurile între organizații sunt rareori sub formă de numerar.

Etapa 3. Recepția de bunuri sau servicii

Asigurați-vă că confirmați că bunurile au fost efectiv primite și că serviciul a fost furnizat. Fără aceasta, autoritățile fiscale nu vă vor permite să reduceți impozitul pe banii cheltuiți. Confirma primirea:

• scrisoare de trăsură - pentru mărfuri;
• bon de vânzare - de obicei eliberat împreună cu o chitanță de numerar sau dacă bunurile sunt vândute de către antreprenori individuali;
• actul muncii prestate/serviciilor prestate.

Documente primare obligatorii

În ciuda variabilității tranzacțiilor, există o listă documente obligatorii care sunt emise pentru orice tip de tranzacție:

• contracta;
• Verifica;
• formulare stricte de raportare, casa de marcat, bon de vanzare;
• factura fiscala;
• act de muncă prestată (servicii prestate).

Tratat

În timpul tranzacției, se încheie un contract cu clientul, care specifică toate detaliile tranzacțiilor comerciale viitoare: procedura de decontare, expedierea mărfurilor, calendarul lucrării sau condițiile de prestare a serviciilor.

Contractul reglementează drepturile și obligațiile părților. În mod ideal, fiecare tranzacție ar trebui să fie însoțită de un contract separat pentru furnizarea de bunuri sau servicii. Cu toate acestea, cu cooperarea pe termen lung și implementarea aceluiași tip de operațiuni, se poate încheia una acord general. Contractul se întocmește în două exemplare cu sigiliile și semnăturile fiecăreia dintre părți.

Unele tranzacții nu necesită un contract scris. Să presupunem că un contract de vânzare-cumpărare din momentul în care cumpărătorul primește un numerar sau se încheie bonul de vânzare.

O factură pentru plată

O factură este un acord prin care un furnizor fixează prețul bunurilor sau serviciilor sale.

Cumpărătorul acceptă termenii acordului efectuând plata corespunzătoare. Forma unei facturi de plată nu este strict reglementată, prin urmare, fiecare companie are dreptul să dezvolte propria formă a acestui document. În factură, puteți prescrie termenii tranzacției: termeni, notificarea plății anticipate, procedurile de plată și livrare și așa mai departe.

În conformitate cu articolul 9-FZ „Cu privire la contabilitate”, semnătura directorului sau contabilului șef și sigiliul sunt opționale pentru acest document. Dar nu trebuie neglijate pentru a evita întrebările contractorilor și ale statului. Factura nu vă permite să faceți pretenții către furnizor - doar fixează prețul unui produs sau serviciu. Totodată, cumpărătorul își păstrează dreptul de a cere rambursarea în cazul îmbogățirii nejustificate a furnizorului.

Documente de plată: cecuri de casierie, formulare stricte de raportare (BSO)

Acest grup de documente primare vă permite să confirmați plata pentru bunurile sau serviciile achiziționate.

Documentele de plată includ vânzări și încasări de numerar, BSO, cereri de plată și comenzi. Cumpărătorul poate primi o comandă la bancă efectuând o plată fără numerar. Un cumpărător de numerar sau de mărfuri primește un cec de la furnizor atunci când plătește în numerar.

Conosament sau bon de vânzare

Bonurile de vânzare, așa cum am spus mai sus, sunt emise atunci când se vând bunuri către persoane fizice sau persoane fizice înșiși.

Facturile sunt utilizate în principal de către persoanele juridice pentru a înregistra eliberarea/vânzarea de mărfuri sau articole de inventar și afișarea ulterioară a acestora de către client.

Factura trebuie emisă în două exemplare. Primul rămâne la furnizor ca document care confirmă faptul transferului de mărfuri, iar al doilea exemplar este transferat cumpărătorului.

Datele de pe factură trebuie să se potrivească cu numerele de pe factură.

Persoana autorizată responsabilă cu eliberarea mărfurilor trebuie să-și pună semnătura și sigiliul organizației pe factură. Cel care primește mărfurile este, de asemenea, obligat să pună o semnătură și să o certifice cu sigiliu pe scrisoarea de trăsură. Utilizarea unei semnături fax este permisă, dar acest lucru trebuie stabilit în contract.

Act de servicii prestate (munca efectuată)

este un document primar bilateral care confirmă faptul tranzacției, costul și calendarul serviciilor sau lucrărilor.

Actul este emis de către antreprenor clientului său pe baza rezultatelor prestării serviciilor sau lucrărilor efectuate. Acest document primar confirma conformitatea serviciilor prestate (lucrarea efectuata) cu termenii contractului incheiat.

Factura fiscala

O factură este un document care este necesar exclusiv pentru a controla mișcarea TVA-ului. Facturile sunt de obicei emise împreună cu scrisorile de trăsură sau actele. Există facturi pentru avansul plătit.

Acest document primar este strict reglementat. El contine:

• informații despre suma de bani;
• parte textura.

O factură stă la baza acceptării sumelor de TVA prezentate spre deducere. Acesta trebuie să fie emis de toți plătitorii de TVA.

ÎN În ultima vreme UPD este popular - un document de transfer universal. Acest document înlocuiește perechea factură + factură sau act + factură.

Faceți afaceri într-un serviciu online convenabil pentru calcularea salariilor și trimiterea de rapoarte către Serviciul Fiscal Federal, Fondul de pensii al Federației Ruse și Fondul de asigurări sociale. Serviciul generează automat documente primare și UPD.