Contabilitatea cheltuielilor de deplasare. Cheltuieli de călătorie în contabilitate și contabilitate fiscală

Multe organizații trebuie să își trimită angajații într-o călătorie de afaceri, aceasta poate fi o călătorie de afaceri în țară sau în străinătate, lungă sau scurtă. Indiferent de tipul de călătorie de afaceri, este necesar să o formalizezi corect, să completezi toate documentele de călătorie, să faci înregistrările necesare în contabilitate și să iei în considerare corect cheltuielile de călătorie în scopuri fiscale.

Ne vom da seama cum să organizăm o călătorie de afaceri și ce documente trebuie să fie completate.

Călătorie de afaceri- este plecarea unui angajat din organizatie pentru a indeplini o misiune de munca in afara aşezare, în care se află această organizație. Durata unei călătorii de afaceri poate fi de la o zi sau mai multe, depinde de complexitatea misiunii, de volumul acesteia și de alte caracteristici. Durata unei călătorii de afaceri nu este limitată de niciun document.

Prima zi a unei călătorii de afaceri este considerată ziua plecării de la locul de muncă permanent (înainte de ora locală 00.00), ultima zi este ziua sosirii la locul de muncă permanent.

Articolul 167 din Codul Muncii al Federației Ruse garantează unui angajat trimis într-o călătorie de afaceri:

menținerea poziției sale;
plata către angajat a câștigului său mediu în timpul călătoriei de afaceri;
rambursarea către angajat a tuturor cheltuielilor de deplasare.

Documente de călătorie

- trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri se formalizează prin acest ordin există formulare standardizate: formularul T9 pentru un angajat, formularul T9a pentru un grup de salariați; Puteți descărca aceste formulare de aici, unde veți găsi și o mostră de completare a unei comenzi de călătorie de afaceri.
- acest document predat de angajat la sosirea dintr-o calatorie de afaceri si contine informatii despre sumele cheltuite de acesta (cheltuieli de calatorie) cu documente care confirma fapta cheltuielilor. Salariatul trebuie să depună un raport în avans în termen de 3 zile de la data întoarcerii. Puteți descărca formularul AO-1 din articolul: Exemplu de completare a raportului de avans AO-1.
- dat si la intoarcerea dintr-o calatorie de afaceri impreuna cu un raport prealabil cu acest document, angajatul confirma faptul ca se afla la destinatie, acesta contine semnaturi si sigiliile organizatiilor pe care salariatul le-a vizitat; Certificatul are formă unificată T-10, îl puteți descărca aici.

De asemenea ca documente de călătorie Acesta poate include un raport de călătorie de afaceri întocmit de salariat la întoarcerea acestuia, precum și o repartizare a postului întocmit de șeful departamentului.

Schimbări 2015.: Guvernul Federației Ruse, prin Hotărârea sa din 29 decembrie 2014, a desființat înregistrare obligatorie certificat de călătorieși repartizarea postului. Detalii în.

Raportul prealabil este document obligatoriu La înregistrarea unei călătorii de afaceri se anexează și documente care confirmă cheltuielile efectuate. În cazul în care raportul de avans este întocmit incorect și necorespunzător, costurile nu pot fi luate în considerare ca cheltuieli de deplasare și, în consecință, ulterior nu pot fi luate în considerare la stabilirea bazei de impozitare pentru impozitare.

O comandă de călătorie de afaceri, o misiune oficială sau un raport de călătorie de afaceri sunt documente interne și nu sunt necesare pentru a recunoaște cheltuielile de călătorie suportate.

Contabilitatea fiscală a cheltuielilor de călătorie

Conform Codului Fiscal al Federației Ruse, în contabilitatea fiscală, cheltuielile de călătorie sunt reflectate ca parte a altor cheltuieli (Articolul 253 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Aceste cheltuieli sunt recunoscute ca perioada de raportare, în care a fost o călătorie de afaceri. Data confirmării cheltuielilor de călătorie este data raportului de avans.

Baza de impozitare poate fi redusă cu valoarea cheltuielilor de călătorie.

Cheltuieli care pot fi luate în considerare în scopuri fiscale (clauza 12, clauza 1, articolul 264 din Codul fiscal al Federației Ruse):

costuri de transport pentru călătoria la locul călătoriei de afaceri și retur;
cheltuieli de trai (plata pentru un hotel sau închiriere de spații rezidențiale);
diurna;
procesarea eliberarii vizelor, pașapoartelor și a altor documente similare;
taxe consulare, de aeroport, taxe pentru dreptul de intrare, trecere, tranzit și alte taxe similare.

Cheltuielile suplimentare de hotel legate de room service (curățenie, curățătorie chimică, serviciu de hamal), mesele la restaurant, bar, vizitele la unități de sănătate (piscină, sală de sport, saună) nu sunt recunoscute sau reduse ca cheltuieli de călătorie. baza de impozitare la calculul impozitului pe venit.

Cheltuieli de călătorie și TVA

Pentru a trimite acest TVA trebuie alocat linie separatăîn documente justificative: facturi și documente care confirmă plata și documente raportare strictă.

Cheltuieli de călătorie- vom furniza postări pentru ei mai târziu în articol - pot fi vizualizate diferit în contextul contabilității și contabilitate fiscală. Substanța călătoriei joacă un rol, deoarece pe această bază sunt selectate înregistrări specifice pentru a reflecta tranzacțiile în registrele contabile.

Contabilitatea călătoriilor: proceduri de bază

Participarea unui angajat într-o călătorie de afaceri este un proces care constă din următoarele proceduri principale:

1. Eliberarea de avansuri si diurne angajatului.

Termenul exact de emitere a fondurilor în avans, precum și procedura de calcul a acestora, nu este stabilit prin lege. Dar, în orice caz, acestea sunt emise înainte de o călătorie de afaceri. Dacă avansul nu este acordat, angajatul are dreptul de a refuza călătoria, iar aceasta nu va constitui o încălcare a obligațiilor de muncă.

2. Verificarea raportului de avans si stabilirea articolelor specifice de cheltuieli de deplasare.

Această procedură se efectuează după o călătorie de afaceri la prezentarea unui raport prealabil de către angajat. În funcție de rezultatele verificării, se efectuează clasificarea sume de bani după una sau alta categorie (vom studia mai târziu cum anume).

3. Rambursarea cheltuielilor excesive efectuate pe cheltuiala fonduri personale angajat sau, dimpotrivă, reținerea acestuia (dacă există o supracheltuială sau un deficit).

Cheltuielile neconfirmate, precum și cheltuielile care depășesc limita zilnică sunt supuse returnării întreprinderii. La rândul său, dacă un angajat efectuează orice cheltuieli într-o călătorie de afaceri pe cheltuiala sa, compania trebuie să le ramburseze.

4. Plata salariului unui angajat într-o călătorie de afaceri.

În timpul unei călătorii de afaceri, angajatul continuă să fie în personalul companiei și primește un salariu. Dar se acumulează conform unei scheme speciale (vom lua în considerare caracteristicile sale mai jos).

Acum să studiem mai detaliat specificul acestor tranzacții contabile, precum și ce înregistrări contabile sunt folosite pentru a reflecta aceste tranzacții în registrele contabile.

Contabilitatea călătoriilor de afaceri: acordarea de avansuri și diurne

Înainte de a pleca într-o călătorie de afaceri, un angajat primește:

Călătorul folosește această sumă pentru a acoperi cheltuielile planificate, cel mai probabil (și cel mai adesea bine calculate), de exemplu: călătorie, cazare. Calcul sume în avans pentru emiterea se efectuează pe baza unui ordin din partea șefului la trimiterea într-o călătorie de afaceri.

2. Diurna.

Un angajat primește o indemnizație zilnică pentru a acoperi cheltuielile zilnice, nu întotdeauna planificate și calculate. Într-un fel sau altul, angajatul cheltuiește diurna în orice caz la propria discreție și nu este obligat să raporteze despre aceasta.

Minimum si dimensiuni maxime diurna (limita cheltuielilor pe care un călător de afaceri le face pe cheltuiala întreprinderii) este stabilită de angajator în reglementările locale. O indemnizație zilnică de 700 de ruble pe zi pentru călătoriile de afaceri în Rusia și 2.500 de ruble pe zi pentru călătoriile în străinătate nu este supusă impozitului pe venitul personal și contribuțiilor sociale.

În ciuda faptului că plata în avans și diurna sunt plăți esențial diferite din punct de vedere al contabilității fiscale, în registrele contabile emiterea lor se înregistrează folosind aceeași înregistrare:

Dt 71 Kt 50 - daca avansul si diurna se elibereaza de la casa de marcat;
Dt 71 Kt 51 - dacă plățile sunt transferate pe cardul angajatului.

Salariatul primește astfel în mâinile sale sau în contul său bancar suma pentru care este obligat să raporteze cu documente anexate. Departamentul de contabilitate, după ce a studiat raportul și documentele, va lua o decizie cu privire la rambursarea anumitor sume angajatului sau, dimpotrivă, la revendicarea acestuia.

Detașări pentru cheltuieli de călătorie: returnarea sumelor necheltuite și rambursarea cheltuielilor excesive

În termen de 3 zile lucrătoare de la încheierea călătoriei de afaceri, salariatul transmite angajatorului un raport în avans și documente justificative, în baza cărora se vor verifica cheltuielile emise salariatului ca parte a avansului (clauza 26 din Regulamentul privind călătoriile de afaceri, aprobat prin Decretul Guvernului Rusiei din 13 octombrie 2008 Nr. 749).

Pe baza rezultatelor studierii raportului și a documentelor depuse cu acesta, departamentul de contabilitate va determina 3 tipuri de sume bănești:

1. Cheltuit de angajat și confirmat prin raportul de avans și documentele justificative.

2. Sume corespunzătoare limitelor diurnei.

3. Suma acordată inițial angajatului înainte de călătoria de afaceri.

Dacă rezultatul este pozitiv, atunci angajatul va trebui să returneze suma corespunzătoare la casieria companiei.

În registrele contabile se înregistrează următoarele înregistrări:

Dt 50 Kt 71 - la returnarea fondurilor la casierie; sau
Dt 51 Kt 71 - la returnarea fondurilor în contul bancar al companiei.

Dacă rezultatul este negativ, societatea trebuie să ramburseze această sumă, întrucât salariatul va fi considerat că și-a cheltuit-o numerar.

În acest caz, tranzacția va fi clasificată drept cheltuieli de călătorie - afișările pentru aceasta sunt aceleași ca și în cazul plății avansurilor și a diurnelor: Dt 71 Kt 50.

Verificarea raportului de cheltuieli: intrări de cheltuieli

Procedura discutată mai sus (când un contabil stabilește dacă un angajat ar trebui să returneze ceva companiei sau, dimpotrivă, dacă societatea este obligată să-i plătească despăgubiri) este strâns legată de determinarea sumelor corespunzătoare unor tipuri specifice de cheltuieli ale călătorului. În aceste scopuri se utilizează aceeași raportare de cheltuieli și documente justificative.

Principalele tipuri de cheltuieli de călătorie:

1. Diurna.

Pentru a le anula drept cheltuieli de călătorie, se utilizează următoarea intrare:

Dt 26 Kt 71.

În acest caz, în funcție de scopul călătoriei, operațiunea poate fi efectuată prin debitarea unor conturi precum:

20 (23, 25, 28) - dacă salariatul este trimis în deplasare de afaceri din motive operaționale;
08 - dacă deplasarea este legată de achiziția de mijloace fixe;
44 - dacă călătoria de afaceri a fost efectuată în legătură cu cumpărarea/vânzarea de bunuri.

Mai mult, dacă limita diurnă aprobată de angajator depășește normele stabilite în Cod fiscal, atunci sumele în exces sunt supuse impozitului pe venitul personal și contribuțiilor. Faptul acumulării lor este reflectat de următoarele înregistrări:

Dt 70 Kt 68;
Dt (08, 20, 23 etc.) Kt 69.

2. Călătorii, cazare etc.

Pentru cheltuielile de călătorie relevante, detașările se aplică după același principiu ca și în cazul cheltuielilor diurne:

Dt 26 Kt 71 (in caz general) sau corespondența privind debitul conturilor 08, 20, 23 etc.

Dacă cheltuielile sunt confirmate documente primareși o factură, atunci TVA-ul încasat este acceptat pentru deducere, care se înregistrează prin afișări:

Dt 19 Kt 71 - se inregistreaza TVA la intrare;
Dt 68 Kt 19 - se acceptă pentru deducere TVA-ul aferent.

Să studiem procedura de contabilizare a salariului unui angajat detașat.

Salariu într-o călătorie de afaceri: postări

În timpul unei călătorii de afaceri, angajatul primește și un salariu. Adevărat, se calculează nu ca de obicei, ci în funcție de câștigul mediu (clauza 9 din Regulament). În plus, zilele libere în timp ce o persoană se află într-o călătorie de afaceri sunt plătite la dimensiune dubla sau unică la acordarea ulterioară a timpului liber, cu condiția ca documentele contabile să fie completate corect (clauza 5 din Regulamente, articolul 153 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Aflați despre nuanțele plății pentru o călătorie de afaceri în weekend.

Salariile pentru un angajat detașat se calculează folosind următoarele intrări:

Dt (08, 20, 23 etc.) Kt 70 - calculul salariilor calculate pe baza castigului mediu;
Dt 70 Kt 68 - retinerea impozitului pe venitul persoanelor fizice;
Dt (08, 20, 23 etc.) Kt 69 - calculul primelor de asigurare.

Transferul salariului către angajat se face folosind conturi de corespondență:

Dt 70 Kt 50 - dacă salariatul își primește salariul la casierie;
Dt 70 Kt 51 - daca se trece salariul pe card.

Rezultate

Contabilitatea tranzacțiilor care caracterizează trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri se realizează în mai multe etape. În primul rând, angajatului i se acordă o sumă în avans și diurnă, iar după întoarcerea sa dintr-o călătorie de afaceri, se stabilesc obligațiile financiare reciproce ale angajatului și ale angajatorului - pe baza raportului și a documentelor justificative. Orice mișcări de numerar între casieria (contul curent) al întreprinderii și angajat (contul său bancar) sunt înregistrate în tranzacții, al căror conținut este determinat de scopul călătoriei de afaceri.

Puteți afla mai multe despre procedura de menținere a evidențelor contabile și fiscale atunci când călătoriți în călătorii de afaceri în următoarele articole:

Atunci când un angajat al companiei pleacă într-o călătorie de afaceri, el primește compensații pentru cheltuielile de călătorie - cheltuieli de cazare și de călătorie, comunicații, vize și alte cheltuieli. În același timp, în timpul unei călătorii de afaceri, el continuă să primească un salariu: acesta se calculează pe baza câștigului mediu. De asemenea, chiar înainte de călătorie, angajatul primește o indemnizație zilnică (Partea 1 a articolului 168 din Codul Muncii al Federației Ruse) pentru fiecare zi a călătoriei de afaceri.

Stabilirea diurnei

Interpretarea oficială a conceptului de „alocație zilnică” se află în hotărârea Curții Supreme a Federației Ruse din 26 aprilie 2005 nr. CAS 05-151. Diurnă - fonduri necesare pentru prestarea muncii și cazarea unui angajat la locul în care se efectuează misiunea oficială.

Potrivit Curții Supreme, un angajat are dreptul la diurnă atunci când îndeplinește o sarcină care nu se află la locul său permanent de muncă și când este obligat să locuiască în afara locului său de reședință permanentă.

În practică, un angajat primește adesea o diurnă doar dacă călătoria de afaceri a durat mai mult de o zi și a petrecut noaptea departe de casă. Cu toate acestea, în decizia Curții Supreme nr. 4357/12 din 11 septembrie 2012 se precizează că durata unei călătorii de afaceri nu are legătură cu calcularea diurnei. Instanța a permis întreprinderilor să plătească fonduri unui angajat dacă acesta a plecat într-o călătorie de afaceri pentru mai puțin de o zi, deoarece aceasta este o rambursare a cheltuielilor sale și nu un beneficiu. În plus, conform Regulamentului nr. 749, diurnele nu depind de cheltuielile unui angajat detașat pentru locuință și călătorie.

Pentru a vă confirma cheltuielile cu indemnizația zilnică, pregătiți calculul indemnizației zilnice folosind un certificat contabil.

Diurnă într-un mod nou

Nu există limită la diurna companiile pot stabili orice sumă, stipulând-o în documentele interne. Întreprinderile mici își limitează adesea alocația zilnică la 700 de ruble, deoarece această sumă nu este supusă impozitului pe venitul personal (clauza 3 a articolului 217 din Codul fiscal al Federației Ruse). Dacă indemnizația zilnică este mai mare, atunci impozitul pe venitul personal va trebui reținut din suma excedentară. Pentru călătoriile de afaceri în străinătate, limita zilnică fără taxe este de 2.500 de ruble.

Din 2017, diurnele care depășesc limitele sunt supuse contribuțiilor de asigurare. Dar nu este nevoie să plătiți contribuții de „vătămare” din diurna.

Exemplu. Angajatul a fost într-o călătorie de afaceri timp de 3 zile și a primit o indemnizație zilnică de 1.000 de ruble. În zilele călătoriei sale de afaceri a primit 3.000 de ruble. Doar 3 * 700 = 2.100 de ruble nu sunt supuse contribuțiilor și impozitului pe venitul personal, iar din diferența de 3.000 - 2.100 = 900 de ruble, trebuie să rețineți impozitul pe venitul personal și să plătiți prime de asigurare.

Dacă călătoria de afaceri este planificată în avans și face parte din planul de călătorie, angajatul poate scrie o cerere de avans pentru cheltuielile de afaceri. Acestea includ cazarea, călătoria către și de la călătoria de afaceri și mesele. Aceste cheltuieli trebuie să le raporteze la sosirea înapoi la locul de muncă.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre soluții tipice probleme juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:

APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.

Este rapid și GRATUIT!

După întocmirea unui raport privind călătoria de afaceri, este indicată suma finală a fondurilor cheltuite. Daca suma este mai mare decat plata in avans, departamentul de contabilitate trebuie sa vireze diferenta. Pentru costuri mai mici, angajatul trebuie să depună fonduri în casa de marcat.

Un raport prealabil este unul dintre documente, a cărui întocmire este reglementată în mod clar de lege. Se întocmește de către angajatul detașat ca confirmare a tuturor cheltuielilor efectuate în timpul călătoriei de afaceri.

Odată cu acesta, documentele originale pentru cheltuieli trebuie furnizate departamentului de contabilitate. ÎN schiță generală Un raport de cheltuieli este un document care enumeră cheltuielile de călătorie.

Este necesar?

Scopul documentului de avans este de a confirma cheltuirea avansului eliberat înainte de călătorie sau de a primi fondurile cheltuite după călătorie. De aici rezultă că întocmirea unui proces-verbal este obligatorie.

Acte juridice:

Articolul 252, paragraful 1 al articolului 264 din Codul fiscal al Federației Ruse: cheltuielile de călătorie sunt cheltuieli de producție și vânzări legate de alte cheltuieli.
Articolul 313, articolul 314 din Codul fiscal al Federației Ruse: informațiile trebuie confirmate documentatie primara. Acesta include, de asemenea, un raport de călătorie de afaceri. Fără acesta, este imposibil să se confirme cheltuielile efectuate, inclusiv avansurile acordate unui angajat. Cheltuielile sunt luate în considerare conform datei emiterii raportului.

Raportul anticipat stă la baza contabilității:

transfera fonduri pentru a acoperi cheltuielile de afaceri;
confirmarea cheltuielilor financiare la emiterea de fonduri în avans înainte de o călătorie de afaceri.

Cum să completezi un raport în avans pentru o călătorie de afaceri 2019?

Raportul de călătorie de afaceri este etapa finală a întregii proceduri: de la pregătire până la întoarcerea angajatului.

Un raport întocmit corespunzător ar trebui să confirme cheltuieli financiare, care la rândul lor afectează impozitele.

Un raport prealabil trebuie să fie pregătit de un angajat trimis într-o călătorie de afaceri. Odată completat, acesta este trimis la departamentul de contabilitate pentru verificare.

În etapa finală, documentul este semnat de manager. Sunt enumerate fondurile cheltuite (în lipsa unui avans) sau diferența dacă cheltuiala este mai mare decât avansul.

Cerințe pentru documente

Cum să faci corect un raport în avans, astfel încât când audit fiscal a fost acceptat?

Raportul este un document strict de raportare. Se completează conform formularului nr. AO-1 și este utilizat pentru a contabiliza fondurile care au fost emise călătorul.

Documentul se întocmește într-un singur exemplar pe hârtie sau se completează electronic.

Rețineți că în formă nouă formular, au aparut doar randurile: o chitanta de la contabil din care sa se precizeze ca a primit raportul de la angajat. Restul documentului nu s-a schimbat.

Formă și secțiuni

Cum se completează corect:

Faţă: Se completează datele personale ale angajatului, un document care confirmă emiterea de bani și informații despre avansul anterior.
Partea inversă: sunt indicate datele cheltuielilor, numărul documentului, denumirea, sumele, documentele care confirmă tranzacțiile (coloanele 1-6).

Toate cheltuielile trebuie documentate. Lista documentelor este prezentată mai jos. Acestea trebuie depozitate și lipite pe o coală de hârtie separată A4 la sosire.

Suma plătibilă va depinde direct de chitanțele și chitanțele furnizate.

Umplerea probei (exemplu)

Un exemplu de pregătire a unui raport în avans pentru o călătorie de afaceri în 2019:

Exemplu de completare a unui raport prealabil

Cine semnează și este de acord?

Fiecare document trebuie semnat de persoana care îl completează. Doar după aceasta este posibilă transferarea raportului către departamentul de contabilitate. Ea verifică dacă este completat corect.

Șeful întreprinderii trebuie să-și pună semnătura pe document și contabil șef. Numai după aceasta pot fi transferate fondurile pe care angajatul le-a plătit independent.

Date scadente

După sosirea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul trebuie să întocmească și să depună un raport în avans în termen de 3 zile.

Documente însoțitoare

Hotărârea nr. 749 din 13 octombrie 2008 a stabilit un anumit pachet de documente de călătorie:

Certificat de călătorie în forma stabilită. Eliberat pentru fiecare călătorie de afaceri în Federația Rusă. Formularul este datat, ștampilat și semnat la plecarea din organizație. Partea care primește aplica o ștampilă, semnătură și data intrării, la fel și pentru plecare. La întoarcerea angajatului, departamentul de contabilitate introduce data sosirii.
Cecuri, chitanțe, confirmări.
Chitanțe, bilete – toate cheltuielile asociate cu călătoria către și de la locația călătoriei de afaceri (bilete de tren, asigurare de viață de călătorie, chitanțe de drum cu taxă etc.)
, aprobat de manager.
Alte cheltuieli legate de călătoriile de afaceri.

Toate documentele trebuie completate corespunzător. Când sunt întărite de ele raport prealabil Fiecare document este lipit cu lipici pe o coală A4.

În cazul în care cerințele sunt încălcate sau lipsesc documentele originale specificate în raport, departamentul de contabilitate are dreptul de a nu plăti cheltuielile efectuate de angajat. În cazurile de intrare, un control fiscal va dezvălui o încălcare și va aplica o amendă.

Departamentul de contabilitate ar trebui să examineze cu atenție documentele pe care angajatul le furnizează pentru a-și confirma cheltuielile.

Cea mai comună este o chitanță de numerar.

Dacă nu indică ce produs a fost achiziționat, acesta trebuie să fie furnizat cu o chitanță sau o chitanță de vânzare.

Tipuri de documente care confirmă cheltuielile efectuate:

Chitanță de numerar— solicitat în timpul unui control fiscal, confirmă faptul plății. Când depozitați un cec, trebuie să respectați anumite reguli. Dacă te uda sau stai mult timp la soare, informațiile pot dispărea. Un astfel de cec nu poate fi atașat la rambursarea cheltuielilor. Unele organizații funcționează fără casă de marcat sau tipăresc doar suma totală pe chitanța de numerar. În aceste cazuri, trebuie să solicitați o chitanță de vânzare.
Bon de vânzare- indică descriere detaliată tranzacție comercială, cantitate, preț, suma totală, denumirea organizației, data, semnătura și funcția persoanei care o completează. Raportul prealabil este atașat împreună cu cec de casierie. În lipsa acestuia din urmă, PM trebuie să poarte sigiliul organizației de vânzare. Vă rugăm să rețineți că suma și data de pe chitanța de vânzare trebuie să corespundă cu chitanța de numerar.
Formulare stricte de raportare. Documentul trebuie să indice numele și detaliile persoanei juridice, tranzacție comercială, preț, suma, data, funcția și semnătura celui care îl completează.

Postări

71 – „decontări cu persoane responsabile” (se aplică conturilor Activ-Pasive);
70 – „decontări cu personal pentru salarii”;
51 – „cont curent”;
50 – „casă”;
94 – „lipsuri și pierderi ale întreprinderii”.

Când raportul este aprobat, tranzacțiile arată astfel:

La eliberarea unui avans: Contabilul întocmește casa de marcat și se eliberează fonduri. La primire, angajatul semnează consumabilul. Dt71-Kt50
Când transferați fonduri dintr-un cont curent în contul curent al unui angajat: cablarea Dt71-Kt51 este în curs de compilare. În acest caz, se eliberează ordin de plata la bancă. Confirmarea primirii fondurilor este un extras de cont bancar.
Fondurile au fost emise și suma trebuie închisă. Acest lucru este posibil după ce angajatul sosește dintr-o călătorie de afaceri și cheltuielile sunt confirmate cu documente relevante. Afișări: Dt10-Kt71 – achiziție de materiale, Dt41-Kt71 – achiziție de mărfuri, Dt20-Kt71, Dt26-Kt71, Dt44-Kt71 – activități comerciale sau de producție ale întreprinderii.
Când suma de fonduri cheltuite este mai mare decât suma emisă, se face o tranzacție inversă și banii sunt returnați la casierie.
Se emite PKO: Dt50-Kt71 sau Dt51-Kt71 (în contul curent).În cazul în care plata în avans pentru o călătorie de afaceri este insuficientă, banii sunt transferați salariatului din casa de marcat.
Se emite RKO: Dt71-Kt50 sau Dt71-Kt51 (din contul curent). În cazul în care un angajat a pierdut cecuri sau a cheltuit bani în scopuri personale care nu au legătură cu o călătorie de afaceri, se întocmește următoarea înregistrare: Dt94-Kt71 - fondurile de la persoana raportor sunt anulate ca neajunsuri ale companiei. Dt70-Kt94 - trebuie dedusă suma lipsei salariile

un angajat care nu a putut raporta cu privire la plata avansului emis.

Nuanțe de redactare atunci când călătoriți în străinătate

Înregistrarea unui angajat în procedură este ceva mai complicată decât în Rusia.

Cheltuieli de bază atunci când călătoriți în străinătate: . Mărimea este stabilită de organizație în mod independent și fixată în acte locale. Suma de până la 2500 de ruble/zi nu este supusă impozitului pe venitul personal. prin urmare, organizațiile se opresc de obicei la această sumă. Înainte de a trece graniţa cu iar la întoarcere, dimensiunea lor este egală cu maximul posibil pe teritoriul Federației Ruse. Recomandări: atunci când stabiliți cheltuielile, concentrați-vă pe salariu de trai tara gazda.
Cheltuieli de călătorie– plata la destinatie se plateste separat. Călătoria prin oraș cu taxiul sau autobuzul este uneori inclusă în cheltuielile de călătorie.
Cheltuieli de trai- hotel, hotel. Orice cheltuieli trebuie susținute prin chitanțe, facturi, cecuri.
Înregistrarea pașaportului și a vizei— cheltuielile pentru serviciul de stat, consultațiile cu specialiștii pot fi anulate drept cheltuieli de călătorie.
Alte cheltuieli: taxe și taxe, tranzit vehicul.

O călătorie de afaceri în străinătate este procesată în mod similar cu o călătorie de afaceri în Rusia. Se emite un ordin de trimitere a angajatului într-o călătorie de afaceri. Indică numărul și data comenzii, numele, prenumele, patronimul angajatului, funcția, destinația (cu țara), scopul călătoriei.

Nu se eliberează certificat de călătorie. Data plecării și a sosirii sunt înregistrate în pașaport. La sosire, angajatul întocmește un raport în avans și anexează documente care confirmă cheltuielile. Fondurile în exces sunt returnate în contul curent al organizației. În cazul depășirii cheltuielilor, departamentul de contabilitate le emite salariatului.

Astfel, ne-am uitat la modul de pregătire a unui raport de cheltuieli. Se eliberează după fiecare călătorie de afaceri însoțită de cheltuieli.

Angajatul trebuie să îl completeze în termen de 3 zile de la întoarcere. Departamentul de contabilitate verifică corectitudinea înregistrării și o înaintează managerului spre aprobare. După semnătura directorului, fondurile sunt transferate angajatului dacă cheltuiala depășește plata în avans.

Dacă avansul a fost mai mare decât cheltuiala, angajatul trebuie să-l returneze la casieria companiei. Dacă nu dorește, contabilitatea îl scoate forțat din salariu.

Operațiunile de contabilizare a cheltuielilor de călătorie și a decontărilor reciproce cu persoane responsabile includ de obicei:

contabilizarea cheltuielilor de călătorie;
contabilizarea cheltuielilor de călătorie;
contabilizarea cheltuielilor de trai;
emiterea de fonduri în cont, efectuarea decontărilor reciproce cu o persoană responsabilă, returnarea sold neutilizat sume contabile etc.

Condițiile sarcinii de calcul a cheltuielilor de călătorie și a decontărilor reciproce cu persoane responsabile

Din casa de marcat a fost eliberat numerar pentru cheltuielile de călătorie unui angajat al întreprinderii în valoare de 10.000 de ruble.

Durata călătoriei este de 5 zile.

Durata sejurului la hotel este de 5 zile. Costul de cazare la hotel este de 3.540 de ruble. pe zi incl. CUVĂ.

Costurile de călătorie în ambele direcții sunt de 5.900 de ruble. incl. CUVĂ.

La sfârșitul călătoriei de afaceri, angajatul a depus un raport în avans pentru călătoria de afaceri în legătură cu scopuri generale de afaceri.

Rezolvarea problemei calculării cheltuielilor de călătorie și a decontărilor reciproce cu persoane responsabile

Plata diurnei

Pentru fiecare zi a unei călătorii de afaceri (inclusiv timpul petrecut pe drum), salariatului i se plătește o diurnă. Ziua de începere a unei călătorii de afaceri este considerată o zi calendaristică completă (până la 24 de ore inclusiv), în timpul căreia un tren, avion, autobuz sau alt mijloc de transport pleacă de la locul de muncă permanent al călătorului de afaceri, iar ziua sosirii este o zi calendaristică (tot de la 0 la 24 de ore inclusiv), în cursul căreia vehicul ajunge înapoi. Dacă o călătorie de afaceri durează o zi, diurna nu este plătită. Aceeași procedură se aplică dacă călătorul de afaceri are posibilitatea de a se întoarce zilnic la locul său de reședință permanentă.

Plata diurnei este, de asemenea, scutită de impozitul pe venit indivizii- Impozitul pe venitul personal în limitele standardelor: 700 de ruble pentru fiecare zi de călătorie de afaceri în țară și 2.500 de ruble - în afara țării. Dacă organizația a stabilit cuantumul indemnizației zilnice care depășește aceste sume, atunci angajatul trebuie să plătească impozit pe venitul personal pentru excedent.

Astfel, indemnizația zilnică pentru o călătorie de afaceri va fi de 5 x 700 = 3.500 de ruble.

Cheltuieli de cazare pentru o călătorie de afaceri

Cheltuielile pentru închirierea spațiilor de locuit sunt plătite integral angajatului dacă sunt disponibile documente justificative. Sumele cheltuielilor de trai nu sunt incluse în venitul angajatului, deci impozitul este impozitul pe venitul persoanelor fizice nu sunt taxate. Primele de asigurare nu sunt percepute din aceste plăți (în Fondul de pensii, FSS, MHIF).

Dacă din anumite motive angajatul nu a putut să-și documenteze cheltuielile de trai, atunci acestea i se rambursează conform standardelor. În acest caz valori standard de asemenea, nu sunt impozitate.

Costul șederii într-un hotel în funcție de condițiile problemei va fi de 5 x 3.540 = 17.700 de ruble. Inclusiv TVA 2.700 RUB.

Cheltuieli de transport

Cheltuielile de călătorie la locul călătoriei de afaceri și retur sunt rambursate angajatului în cuantumul costului deplasării cu aer, feroviar, apă și transport rutier de uz general (cu excepția taxiurilor), inclusiv plăți de asigurări, conform statului asigurare obligatorie pasageri, servicii de rezervare in avans, plata asternuturii.

În cazul pierderii documentelor de călătorie, cheltuielile sunt rambursate angajatului la un cost minim.

Costurile de transport conform problemei sunt de 5.900 de ruble, inclusiv TVA-ul de 900 de ruble.

Raport în avans

Utilizarea unui raport prealabil persoane responsabile confirmă pentru departamentul de contabilitate sumele cheltuite care le-au fost date în prealabil.

Formularul de raportare anticipată este un formular unificat cu două fețe Nr. AO-1 și trebuie completat într-un singur exemplar, atât de către persoana responsabilă, cât și de către angajatul contabil. Raportul prealabil completat de angajat împreună cu documentele justificative (bilete, cecuri, documente de la hotel etc.) se depune la departamentul de contabilitate. Contabilul, după verificarea corectitudinii documentelor, completează partea din spate suma cheltuielilor acceptate în contabilitate, cu indicarea conturilor contabile care se debitează pentru suma cheltuielilor.

După aprobarea documentului, departamentul de contabilitate generează înregistrări pentru anularea fondurilor responsabile și face decontarea finală cu persoana responsabilă. În cazul în care avansul primit de angajat nu este utilizat în totalitate, atunci restul este predat la casieria companiei. În schimb, suma descoperită trebuie plătită angajatului de către departamentul de contabilitate.

Calculul final al cheltuielilor de călătorie este prezentat în tabelul de mai jos.

Tipul de consum	Cheltuieli, freacă. pe zi	24 de ore	Cheltuieli, freacă.
Alocatie zilnica	700	5	3 500
Cazare la hotel	3 540	5	17 700 incl. TVA 2.700
Direcții			5 900 cu TVA 900
TOTAL			27 100

Înregistrări pentru calcularea cheltuielilor de călătorie și decontări reciproce cu persoane responsabile

Inregistrare contabila: au fost emise fonduri din casa de marcat pentru cheltuielile de călătorie unui angajat al întreprinderii în valoare de 10.000 de ruble.

Dt 71 „Așezări cu persoane responsabile” 10.000 de ruble.

Kt 50 „Casier” 10.000 rub.

Înregistrare contabilă: indemnizațiile zilnice au fost acumulate conform raportului de avans.

Dt 26" Cheltuieli generale„3.500 de ruble.

Kt 71 „Așezări cu persoane responsabile” 3.500 rub.

Inregistrare contabila: conform raportului de avans se iau in calcul cheltuielile de trai.

Dt 26 „Cheltuieli generale” 15.000 rub.

Dt 19 „TVA rambursabil la obiectele de valoare achiziționate” 2.700 RUB.

Kt 71 „Așezări cu persoane responsabile” 17.700 de ruble.

Inregistrare contabila: conform raportului de avans se iau in calcul costurile de transport.

Dt 26 „Cheltuieli generale” 5.000 rub.

Dt 19 „TVA rambursabil la obiectele de valoare achiziționate” 900 rub.

Kt 71 „Așezări cu persoane responsabile” 5.900 rub.

S-a încheiat o înțelegere cu persoana responsabilă

După cum știți deja, pentru înregistrarea decontărilor cu persoane responsabile, se utilizează contul contabil 71 „Decontări cu persoane responsabile”. După completarea înregistrărilor contabile de mai sus, datele pentru acest cont arată astfel:


10 000
	3 500
	17 700
	5 900
10 000	27 100
	17 100

După cum se poate observa din cifra pentru contul 71, angajatul a cheltuit și raportat pentru o cantitate mare, decât i s-a dat. Înregistrarea contabilă pentru decontări cu persoana responsabilă în acest caz va arăta astfel:

Dt 71 „Decontări cu persoane răspunzătoare” 17.100 rub.

Kt 50 „Casier” 17.100 rub.

Dacă decontarea se face integral, atunci nu ar trebui să existe sold în contul 71 „Decontări cu persoane responsabile”.

71 „Decontări cu persoane responsabile”
10 000
	3 500
	17 700
	5 900
17 100
27 100	27 100
	0