Подотчетное лицо. Особенности расчетов с подотчетными лицами Кто может быть подотчетным лицом

"Все для бухгалтера", 2012, N 6

Руководителям организаций и бухгалтерам необходимо доподлинно знать особенности расчетов с подотчетными лицами - работниками организации, которым выданы из кассы наличные денежные средства с условием представления отчета об их использовании в пользу организации.

Порядок работы с подотчетными лицами регулируется следующими нормативными актами:

Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (далее - Положение);
Указаниями по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденными Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55;
Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (в ред. от 08.11.2010).

К основным видам расходов, связанным с расчетами с подотчетными лицами, относятся хозяйственные расходы, командировочные расходы, представительские расходы в пределах лимита и расходы на приобретение запчастей, горючих и смазочных материалов.

Положением введены некоторые новшества, касающиеся расчетов с подотчетными лицами.

Целью расходования подотчетных сумм теперь является оплата расходов, связанных с осуществлением деятельности юридического лица (индивидуального предпринимателя), ранее отмечалось, что полученные в банке деньги должны расходоваться на цели, указанные в чеке.

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 подотчетному лицу оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, а также подпись руководителя и дату.

Наличные деньги выдаются подотчетному лицу на основании (п. 4.2 Положения):

документа, удостоверяющего личность (например, паспорта);
доверенности.

Если работнику выданы из кассы деньги под отчет, необходимо составить проводку:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - выдана работнику из кассы подотчетная сумма.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Если работник действует от имени организации, представляя ее интересы, то для получения товаров необходимо наличие доверенности. Если он действует как физическое лицо, доверенность не нужна.

Для учета расчетов с подотчетными лицами применяется авансовый отчет (форма N АО-1). В авансовом отчете фиксируются суммы полученного аванса, израсходованные денежные средства, а также подсчитывается остаток или перерасход денежных средств. Также в авансовый отчет вносятся сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3 рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или с момента выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Для утверждения и принятия к бухгалтерскому учету авансового отчета необходимо соблюдение следующих условий:

целевое расходование выданных под отчет денежных средств;
наличие правильно оформленных документов, подтверждающих факт оплаты товаров;
соответствие сумм израсходованных денежных средств суммам, указанным в платежных документах.

Правильно оформленные первичные документы принимаются к бухгалтерскому учету на основании п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Ранее порядок выдачи денег в подотчет и сроки обработки авансовых отчетов устанавливались внутренним документом.

Если работник своевременно не отчитался по суммам, выданным под отчет, организация может удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника (абз. 3 ч. 2 ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ)).

В Письме Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0 отмечается, что работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующих сумм не позднее 1 мес. со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Однако это можно сделать только при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания и дал работодателю письменное согласие на такое удержание. Размер всех удержаний при каждой выплате не должен превышать 20% от заработной платы, причитающейся работнику.

При отсутствии согласия на удержание вопрос о спорных суммах может быть разрешен только в судебном порядке (см. Постановление Президиума Санкт-Петербургского городского суда от 30.05.2007 N 44г-360).

Такие суммы могут быть взысканы в судебном порядке в течение срока исковой давности, установленного ст. 196 Гражданского кодекса Российской Федерации. Обратиться в суд надо в течение 1 года со дня обнаружения причиненного ущерба, а отсчитывать его нужно через 3 рабочих дня после истечения срока, на который были выданы деньги (ст. ст. 248, 392 ТК РФ).

Задолженность по подотчетным суммам сохраняется и при увольнении работника. В дальнейшем она может быть признана безнадежной (нереальной к взысканию) в общем порядке и списана на прочие расходы, признаваемые в целях налогообложения прибыли. Однако если организация примет решение о списании (прощении) суммы задолженности при отсутствии оснований, например до истечения срока исковой давности, то данные расходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли.

В соответствии с п. 5 ст. 226 Налогового кодекса Российской Федерации при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога на доходы организация (налоговый агент) обязана в течение 1 мес. с момента возникновения соответствующих обязательств письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета. Например , если работник, имеющий задолженность по возврату подотчетной суммы, которая списана по истечении срока исковой давности, уволен, то его задолженность в бухгалтерском учете переводится на расчеты с разными дебиторами и кредиторами (Д-т сч. 76-5 К-т сч. 71), а при ее списании (Д-т сч. 91-2 К-т сч. 76-5) в налоговый орган направляется уведомление о невозможности удержать налог на доходы физических лиц (НДФЛ) с суммы списания.

Остановимся на конкретных примерах отражения в бухгалтерском учете выдачи денег под отчет.

Пример 1 . Работнику организации выдано под отчет 2000 руб. на хозяйственные расходы. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1950 руб. Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу.

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - выданы денежные средства под отчет - 2000 руб.;

Д-т сч. 10 К-т сч. 71 - оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника - 2000 руб.;

Д-т сч. 50 К-т сч. 71 - сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств - 50 руб.

Пример 2 . Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету, который составил 6000 руб., не был возвращен в установленный срок. Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 руб. Получив согласие работника, руководитель издал распоряжение об удержании задолженности из заработной платы подотчетного лица. Оклад работника составляет 40 000 руб.

На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - выдано под отчет работнику на командировочные расходы - 21 000 руб.;

Д-т сч. 26 К-т сч. 71 - сдан авансовый отчет - 15 000 руб.;

Д-т сч. 94 К-т сч. 71 - отражена сумма не возвращенного в срок аванса - 6000 руб.;

Д-т сч. 73 К-т сч. 94 - сумма не возвращенного в срок аванса отнесена на подотчетное лицо - 6000 руб.;

Д-т сч. 70 К-т сч. 73 - не возвращенный в срок аванс удержан из заработной платы - 6000 руб.

Пример 3 . Организация выдала своему работнику корпоративную банковскую (расчетную) карту и перечислила на нее денежные средства в размере 20 000 руб. Работник приобрел канцтовары, представил авансовый отчет и сдал карту. Учетной политикой организации установлено, что денежные средства под отчет выдаются как в наличной, так и в безналичной формах путем перечисления денежных средств на корпоративные банковские карты. Залоговая стоимость карты составляет 1000 руб. Остатка денежных средств на карте на дату выдачи работнику не было. Работником в установленные сроки представлен авансовый отчет с подтверждающими документами, согласно которому потрачено 19 000 руб. на приобретение канцтоваров.

Работником в кассу организации внесены неиспользованные наличные деньги в сумме 1000 руб. Согласно выписке по данной карте комиссия банка составила 30 руб., остаток денежных средств - 970 руб.

К балансовому счету 71 откроем аналитические счета:

71-д "Расчеты по выданным денежным документам";

71-хоз "Расчеты по выданным средствам на хозяйственные расходы".

На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:

Д-т сч. 71-д К-т сч. 50-3 - выдана корпоративная банковская карта работнику - 1000 руб.;

Д-т сч. 55 К-т сч. 51 - перечислены денежные средства на карту - 20 000 руб.;

Д-т сч. 71-хоз К-т сч. 55 - отражено списание средств с корпоративной банковской карты - 20 000 руб.;

Д-т сч. 10 К-т сч. 71-хоз - отражено приобретение канцтоваров - 19 000 руб.;

Д-т сч. 50-1 К-т сч. 71-хоз - подотчетным лицом внесена в кассу организации неизрасходованная сумма наличных денег, снятых с банковской карты, в размере 1000 руб.;

Д-т сч. 50-3 К-т сч. 71-д - работником возвращена корпоративная банковская карта - 1000 руб.;

Д-т сч. 91-2-хоз К-т сч. 55 - в составе прочих расходов отражена комиссия банка за обслуживание банковской карты - 30 руб.

Рассмотрим, с какими же основными трудностями организация может столкнуться при оплате товаров (работ, услуг) через подотчетных лиц.

Во-первых , подотчетное лицо оплачивает товары, работы или услуги от имени организации на основании доверенности, поэтому и ему необходимо придерживаться этого лимита. Нужно помнить о лимите расчетов наличными (100 000 руб.).

Во-вторых , при перечислении подотчетных сумм на корпоративную карту, а тем более на зарплатную карту работника, необходимо подробно расшифровать назначение платежа. К примеру, в платежных поручениях в поле "Назначение платежа" целесообразно указать: пополнение счета пластиковой карты (номер); Ф.И.О. подотчетного лица; на командировочные расходы или хозяйственные нужды, налогом на добавленную стоимость не облагается, НДФЛ не облагается тоже.

В-третьих , при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость у организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения (УСН), может быть учтена в расходах только в периоде погашения организацией задолженности перед работником. Кроме того, перечень расходов закрытый, и, если организация, применяющая УСН, несет не подходящие под материальные и иные разрешенные затраты, то сложно будет их учесть при расчете налога (ст. 346.16 НК РФ, Письмо Минфина России от 17.01.2012 N 03-11-11/4).

Бывают случаи, когда налоговые органы пытаются включить неиспользованные и невозвращенные подотчетные суммы в облагаемый НДФЛ доход сотрудника. Однако надо иметь в виду, что, даже если подотчетное лицо в установленный срок не отчитается по выданному авансу, то подотчетные суммы не несут для физического лица экономической выгоды и не относятся к его доходу (Постановление Федерального арбитражного суда (ФАС) Восточно-Сибирского округа от 11.08.2006 N А69-1411/05-5-2-Ф02-4006-С1). Согласно Постановлению ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 по делу N А05-7405/2007 налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные под отчет, в доходы работников, пока не истек срок исковой давности для взыскания этих сумм в судебном порядке.

Доходом сотрудника задолженность может стать только в случае прощения долга, так как возникнет экономическая выгода. В этом случае суммы неиспользованного аванса признаются доходом подотчетного лица и подлежат налогообложению НДФЛ. При этом датой получения подотчетным лицом дохода в виде остатка неиспользованного аванса признается дата, с которой стало невозможно взыскание таких сумм, либо дата, когда организацией принято решение о прощении задолженности подотчетному лицу и списании таких сумм за счет собственных средств. Данная позиция подтверждается Письмом Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, а также Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 04.12.2006 N А05-5905/2006-29.

Иными словами, до тех пор пока есть возможность удержать суммы остатка неиспользованного аванса из заработной платы подотчетного лица, такие суммы не будут являться для него доходом.

Список литературы

Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая): Федеральный закон от 30.11.1994 N 51-ФЗ (в ред. от 27.06.2012).
О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ (в ред. от 28.11.2011).
О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации: Положение Центрального банка России от 12.10.2011 N 373-П.
Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению: Приказ Минфина России от 31.10.2000 N 94н (в ред. 08.11.2010).
Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет": Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.
Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0.
Трудовой кодекс Российской Федерации: Федеральный закон от 30.12.2001 N 197-ФЗ (в ред. от 28.07.2012).

О.А.Гуржева

по вопросам бухгалтерского учета

и налогообложения

Первый Дом Консалтинга

"Что делать Консалт"

Организация является субъектом малого предпринимательства. За несколько лет в подотчете у директора (он же учредитель) накопилось несколько миллионов рублей. Как можно уменьшить подотчет? Какие налоговые последствия возможны в ситуации, когда подотчетное лицо - директор?

Выдача денег под отчет

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (). По смыслу приведенной нормы она является императивной, иными словами, установленное данной нормой требование является обязательным для применения и не может быть изменено локальным нормативным актом организации либо учетной политикой. Таким образом, выдавать денежные средства под отчет, пока работник не отчитался за ранее полученную сумму наличных денег, нельзя.

При этом необходимо учитывать, что выдача денежных средств под отчет подразумевает, что физическое лицо после совершения операций в интересах юридического лица должно отчитаться об израсходованных средствах, приложив к отчету оправдательные документы, а также вернуть остаток неизрасходованных сумм (при их наличии). На практике же подотчетное лицо может не вернуть неизрасходованные денежные средства (их остаток).

Специалисты Минфина России () пояснили, что, поскольку денежные средства, выданные работнику под отчет, должны быть возвращены, организацией должны приниматься все предусмотренные законодательством меры для обеспечения этого. Если срок для сдачи авансового отчета пропущен, то работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (). При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка сотрудника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке ().

Кроме того, компания вправе принять решение о прощении долга подотчетному лицу ().

Отметим, что на сегодняшний день за нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет, заключающееся в выдаче средств лицу, которое не отчиталось за ранее предоставленные под отчет суммы, административная ответственность не предусмотрена (в частности, не называет такое нарушение в качестве основания для применения предусмотренных ею мер административной ответственности) ( , ).

НДФЛ с подотчетного лица

По мнению Минфина России, а также налоговых органов, в случае невозврата лицом подотчетных сумм, равно как и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ ( , ).

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Президиум ВАС РФ () указал, что выданные работнику из кассы под отчет денежные средства до момента утверждения авансового отчета являются задолженностью работника перед организацией и не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ. Аналогичный вывод в свое время делал и Минфин России ().

Деньги, выданные под отчет, нельзя расценивать и как беспроцентный заем в связи с тем, что они не переходят в собственность работника (), а также по причине отсутствия договора займа между организацией и работником, подтверждающего согласие сторон на установление именно заемных отношений (). Поэтому в данной ситуации у работника не возникает дохода в виде материальной выгоды (), подлежащего включению в налоговую базу по НДФЛ.

При этом при рассмотрении дел о невозврате подотчетных сумм (об отсутствии отчетов об их расходовании) суды исходят из фактических обстоятельств в каждой конкретной ситуации. Так, в постановлении ВАС РФ () указано, что денежные средства, снятые с расчетных счетов организаций их работниками (либо выданные работникам под отчет), подлежат включению в налоговую базу этих работников по НДФЛ, если организациями при проверке не представлены документы, подтверждающие целевое расходование указанных сумм, а также приобретение и оприходование товарно-материальных ценностей. Суд согласился с тем, что при таких условиях согласно указанные денежные средства являются доходом рассматриваемых работников и подлежат включению в их налоговую базу по НДФЛ.

Из анализа арбитражной практики можно сделать вывод, что если подотчетные суммы действительно были израсходованы, расходы обоснованы и документально подтверждены (в том числе с помощью документов, оформленных с нарушениями установленного порядка), ТМЦ (работы, услуги) оприходованы (приняты на учет) организацией, то в таком случае денежные средства, выданные работнику под отчет, не облагаются НДФЛ. Если же документальное подтверждение производственной направленности полученных директором под отчет денежных средств отсутствует, в этом случае, по мнению автора, велик риск переквалификации рассматриваемых сумм в доход, подлежащий обложению НДФЛ ( , ).

В том случае, если организация примет решение о прощении долга руководителю, сумма прощенного долга признается доходом физического лица и подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке. Это обусловлено тем, что доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с и (). При прощении долга с физического лица снимается обязанность по его возврату и у него появляется возможность распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению, то есть у физлица возникает экономическая выгода и, соответственно, доход в размере суммы прощенной задолженности.

Страховые взносы подотчетного лица

По мнению специалистов Минтруда России и ФСС России, в случае, если подотчетное лицо не отчиталось в срок, установленный , и работодатель принял решение не удерживать сумму задолженности из заработной платы, то такие выплаты рассматриваются как выплаты в рамках трудовых отношений и облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. При этом если работник представит авансовый отчет с подтверждающими документами в случае, когда организация уже произвела начисление страховых взносов на упомянутую сумму выплат, она вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов ( ; ).

Суды в этом вопросе придерживаются иной точки зрения. Так, в одном из дел ( ( в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра отказано)) рассматривалась правомерность начисления ПФР страховых взносов на сумму задолженности бывшего работника по выданным ему под отчет денежным средствам. Поскольку работник был уволен, а подотчетные средства не были возвращены и авансовые отчеты не были представлены, ПФР посчитал, что выданные работнику денежные средства являются его доходом, на который организация должна была начислить страховые взносы.

Судьи сочли доводы ПФР необоснованными и поддержали выводы судов первой инстанции () о том, что суммы, полученные под отчет на хозяйственные нужды организации, не соответствуют понятию дохода в смысле, придаваемом указанному понятию законодательством, поэтому они не подлежат учету в качестве базы для начисления страховых взносов. Арбитры подчеркнули, что отсутствие подтверждающих документов о расходовании подотчетных средств или возврате их в кассу организации не свидетельствует о получении работником дохода.

Таким образом, в данной ситуации не исключено, что при проверке правильности исчисления страховых взносов организации будут доначислены страховые взносы на подотчетные суммы, не возвращенные в кассу организации.

В том случае, если организация примет решение о прощении долга руководителю, сумма прощенного долга, по мнению представителей ФСС России, также подлежит обложению страховыми взносами. Об этом свидетельствует судебная практика ( , ). В указанных постановлениях суды поддержали компании и признали, что сумма прощенного долга (речь идет о прощении долга, возникшего из договора займа) не подлежит обложению страховыми взносами.

Если организация освобождает физическое лицо от возврата денежных средств, то такая операция может быть квалифицирована как дарение. В соответствии со по договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом. Как указал Президиум ВАС РФ (), квалифицирующим признаком дарения является его безвозмездность (). При этом гражданское законодательство исходит из презумпции возмездности договора (). Поэтому прощение долга является дарением только в том случае, если судом будет установлено намерение кредитора освободить должника от обязанности по уплате долга в качестве дара. Следует отметить, что в случае передачи подарка (в том числе в виде денежных сумм) работнику по договору дарения объекта обложения страховыми взносами не возникает ( , ).

Ираида Башкирова , эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

Подотчетное лицо - это работник организации, на ответственности которого находятся материальные ценности, принадлежащие организации.
В частности, подотчетным лицом становится работник организации, который взял авансом наличные денежные средства в кассе организации под отчет. «Взять деньги под отчет» означает, что работник должен отчитаться за использование этих денежных средств в течение срока, установленного руководителем организации.
Денежные суммы, выданные авансом подотчетным лицам на предстоящие расходы, называются подотчетными суммами.

Денежные средства могут выдаваться под отчет на командировочные расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и у физических лиц товаров, на приобретение ГСМ, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели.
Выдавать из кассы организации денежные средства под отчет можно только работникам, с которыми у организации установлены трудовые отношения, то есть которые работают по трудовым договорам. Ежегодно приказом руководителя утверждается перечень лиц (с указанием должности и фамилии), которым разрешено получать из кассы денежные средства под отчет.
Выдача денежных средств под отчет оформляется расходным кассовым ордером унифицированной формы № КО-2 (см. приложение № 39). Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на основании заявления работника, подписанного руководителем. В заявлении работник указывает необходимую сумму аванса, а также цель, на которую испрашивается подотчетная сумма. Образец такого заявления приведен в приложении № 50.
Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается.
Наличные деньги под отчет выдаются конкретному работнику только при условии, что он полностью отчитался по предыдущему авансу. Если за работником числится дебиторская задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс.
Согласно Порядку ведения кассовых операций подотчетные лица обязаны отчитаться по полученным авансам не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который им выдавались эти авансы. По авансам, выданным на командировочные расходы, подотчетные лица обязаны отчитаться не позднее 3-х рабочих дней со дня возвращения из командировки.
Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются руководителем организации. Эти сроки могут быть установлены единым приказом по организации. При этом в приказе может быть установлен как единый срок для всех подотчетных лиц, так и разные сроки для разных подотчетных лиц.
Ниже приведены примеры таких приказов.

ООО «Красоптторг»
Приказ
№ 03 от «11» января 2008 г.
ПРИКАЗЫВАЮ: Установить срок, на который выдаются подотчетные суммы, - не более 5-ти рабочих дней. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Красину О.В.
ООО «Красоптторг»
Приказ
№ 03 от «11» января 2008 г.
Руководствуясь «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным Центральным банком РФ от 26 февраля 1996 г. № 40
ПРИКАЗЫВАЮ: Установить следующие сроки, на которые выдаются подотчетные суммы: водителям автомобилей на приобретение ГСМ и запчастей - не более 3-х рабочих дней; начальнику хозяйственного управления на приобретение хозяйственного и производственного инвентаря - не более 5-ти рабочих дней; секретарю на приобретение канцелярских принадлежностей - не более 3-х рабочих дней; товароведам на закуп товаров - не более 10-ти рабочих дней. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Красину О.В.
Генеральный директор Шакурин Шакурин А.Е.

Срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться за полученный аванс, может устанавливаться индивидуально в заявлении на получение подотчетных сумм из кассы (см. приложение № 50).
Порядок выдачи подотчетных сумм и определения сроков, на которые они выдаются, необходимо предусмотреть в приказе по учетной политике организации (об учетной политике читайте в подразделе 8.3).
В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются на балансовом счете 71. На выданные под отчет суммы балансовый счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. При выдаче подотчетных сумм бухгалтер производит записи в учете на основании расходных кассовых ордеров:
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50-1 «Касса организации» на сумму выданных под отчет денежных средств.
После произведенных хозяйственно-операционных расходов или возвращения из командировки подотчетное лицо составляет авансовый отчет унифицированной формы АО-1 (см. приложение № 51). На основании этого авансового отчета бухгалтер делает записи по кредиту балансового счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, либо с другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Например:
Дебет 10 «Материалы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму приобретенных материалов (например, ГСМ, канцелярские принадлежности, хозинвентарь и т.п.)
Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму, уплаченную поставщикам, подрядчикам, исполнителям
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму командировочных расходов
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму иных расходов, которые можно непосредственно отнести в расходы, минуя счета учета расчетов с поставщиками и подрядчиками (например, расходы по оплате услуг нотариуса, плата за авто
стоянку, мойку автомобилей, мелкий ремонт хозинвентаря, проезд на территорию оптовых баз и т.п.).
Если подотчетное лицо рассчитывается наличными денежными средствами с другой организацией, то необходимо помнить, что в настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем и между индивидуальными предпринимателями в рамках одного договора установлен в сумме 100 тысяч рублей. Этот предельный размер установлен Указанием ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У. Эта норма действует с 22 июля 2007 года.
Ранее, с 21 ноября 2001 года, предельный размер расчетов наличными денежными средствами составлял 60 000 рублей по одной сделке (Указание ЦБ РФ от 14.11.2001 г. № 1050-У).
Обратите внимание, расчеты наличными деньгами в рамках одного договора, осуществляемые по одному или нескольким денежным документам, не могут в сумме превышать предельный размер расчетов наличными деньгами, то есть 100 000 рублей.
Если расчеты наличными деньгами связаны с реализацией товаров (выполнением работ, оказанием услуг), то принимающая денежные средства сторона должна выдать плательщику чек ККТ.
Если работник не полностью израсходовал выданную ему под отчет сумму, то в день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу организации неиспользованную сумму аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру унифицированной формы № КО-1 (см. приложение № 38). Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме. Возврат подотчетным лицом неиспользованного аванса отражается в бухгалтерском учете проводкой:
Дебет 50-1 «Касса организации» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму денежной суммы, внесенной подотчетным лицом в кассу организации. Эту проводку бухгалтер делает на основании приходного кассового ордера.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если списанная сумма может быть удержана из оплаты труда работника, то на основании соответствующего документа (заявления работника, приказа руководителя) бухгалтер делает проводку:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» на сумму, подлежащую удержанию из заработной платы работника.
Если не возвращенная в установленный срок подотчетная сумма не может быть удержана из заработной платы работника, то она отражается по дебету балансового счета 73 следующей проводкой:
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Согласно статье 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника неизрасходованной и невозвращенной подотчетной суммы не позднее 1-го месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. При удержании из заработной платы работника невозвращенной подотчетной суммы следует руководствоваться положениями статьи 138 ТК РФ: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику; при удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50% заработной платы. Исполнительными являются документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства об исполнительном производстве. Поэтому если общая сумма удержаний из заработной платы работника по исполнительным документам и по приказу руководителя будет превышать 20%, то для того чтобы удержать из заработной платы сумму ущерба, организации придется обратиться в суд. При положительном решении удержание будет производиться по решению суда, то есть по исполнительному документу.
Согласно Плану счетов аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Поскольку под отчет может выдаваться не только российская, но и иностранная валюта (при зарубежных командировках), то к счету 71 целесообразно открыть два субсчета: - расчеты в рублях - расчеты в иностранной валюте.
К субсчету 2 должны быть открыты субсчета второго порядка или счета аналитического учета на каждый вид иностранной валюты (доллары США, евро, австралийские доллары и т.п.) в зависимости от того, в какой валюте производились расчеты подотчетным лицом.
Структура балансового счета 71 может быть такой:

Пример 8.9/2
Составим проводки на основании документов, представленных в приложениях № 38, 39 и 51:

Подотчетное лицо - доверенное лицо предприятия, которому предприятие предоставило такой статус (статус - (лат. status) правовое положение, состояние).

Подотчетные лица -- это сотрудники организации, которые получили денежные средства (авансы) от предприятия на хозяйственные, административные и иные расходы. Они должны представить в бухгалтерию письменный отчет об использовании полученных средств в качестве авансов, либо вернуть неиспользованную сумму в кассу.

Когда работник получает деньги на закупку канцтоваров, или ему поручают заплатить другой организации за услуги наличными, или он направляется в командировку, во всех этих случаях он является подотчетным лицом.

Подотчетными лицами могут быть только сотрудники организации.

Постороннее лицо подотчетным быть не может. В принципе это могут быть любые работники организации, но обычно круг таких лиц ограничен, ведь у организации нет необходимости выделять каждому сотруднику денежные средства. Сотрудник не имеет права передавать выданные ему деньги другому лицу. Если сотруднику выдаются денежные средства, ему должно быть указано, на какие нужды они выданы и на какой срок. В течение трех дней по истечении этого срока подотчетное лицо должно отчитаться за расход и вернуть остаток средств. Если такой срок не указан, то считается, что он равен трем дням со дня выдачи денег, а для командированных работников - трем дням со дня возвращения из командировки. Если ездил в зарубежную командировку, то срок отчета составляет 10 дней с момента возвращения из командировки. Существует жесткое правило, установленное «Порядком ведения кассовых операций в РФ» (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 г. № 40): пока подотчетное лицо не отчитается за ранее выданные денежные средства, новые авансы ему выдавать нельзя.

4.4. Кто может быть подотчётным лицом организации?

Подотчётными лицами считаются работники организации, получившие авансом из кассы денежные средства на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Подотчётными лицами могут быть только работники организации. А так же руководителем предприятия должен быть утверждён приказом перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчёт (обычно это работники, выезжающие в служебные командировки, водители, представители отделов материально-технического снабжения и сбыта, заведующие хозяйством, секретари и другие работники).

В приказе должны быть установлены сроки, на которые выдаются подотчётные суммы, требования, предъявляемые к оформлению первичных оправдательных документов, порядок предоставления, обработки и утверждения авансовых отчётов. Могут также устанавливаться и суммы выдачи денег под отчёт.

Аудит изменений и раскрытия справедливости стоимости

В ходе изучения деятельности аудируемого лица и его среды, включая систему внутреннего контроля, аудитору необходимо достичь понимания процедур...

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Бухгалтерский учет и анализ оплаты труда на предприятии

Бухгалтерский учет и анализ основных средств на примере ООО "Аристон Термо Русь"

1. Законодательство РФ об удержаниях из заработной платы Законодатель устанавливает правила охраны заработной платы от удержаний, которые может осуществить работодатель, на уровне Федерального законодательства...

Виды и учет удержаний из заработной платы

Виды удержаний из заработной платы

Удержание стоимости спецодежды, спецобуви...

Классификация бухгалтерских документов по качественным признакам

В соответствии с Планом счетов учет расчетов с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные, операционные и командировочные расходы, осуществляется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами"...

Международные стандарты аудиторской деятельности

Рекомендации в отношении обязанности аудитора учитывать законы и нормативные акты при аудите финансовой отчетности содержатся в международном стандарте 250 «Учет законов и нормативных актов при аудите финансовой отчетности»...

Место снабженческо-заготовительной деятельности в системе управленческого учета

Процесс снабжения представляет собой совокупность операций, обеспечивающих предприятие предметами труда, необходимыми для изготовления продукции...

Оценка стоимости предприятия для конкретных целей

Расчёты с подотчётными лицами

Существует два способа введения строительства: хозяйственным и подрядным методом. Их различие состоит в том, что затраты учитываются, разними путями...

Учет расчетов с подотчетными лицами (по материалам ООО "ДетальПлюс")

Синтетический учет расчетов с работниками предприятия по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»...