Popunjavamo prethodni izvještaj. Popunjavanje avansnog izvještaja Avansno izvješće se mijenja u godini

Unificirana forma prethodni izvještaj(JSC, f. AO-1), čiji novi uzorak nudimo besplatno preuzimanje u Wordu ili Excelu na ovoj stranici, omogućit će vam da pravilno organizirate potvrdu trošenja odgovornog novca u kompaniji. Popunjavanjem predloženog obrasca za budžetske organizacije 0504505 umjesto starog analognog 0504049, zaposlenik koji je primio gotovinu moći će računovodstvu, uz prateću dokumentaciju, dostaviti dokaze o ciljanom trošenju sredstava.

Karakteristike popunjavanja avansnog izvještaja od strane primaoca

Tipičan izvještaj o troškovima se pravi u obliku dvostranog primarnog dokumenta. Pored broja i datuma punjenja, na prednjoj strani (kolona 1-6) naziv firme, podaci o primaocu gotovine (FMO, kadrovski broj, radno mjesto i sl.), kao i iznos i namjena dodijeljenih sredstava su upisani. Tabela na lijevoj strani sadrži podatke o prethodnom avansu i novoprimljenom novcu, sa naznakom njihovog stanja (trošak ili prekomjerni trošak).

Na poleđini AO-1 trebate navesti sve dokumente koji potvrđuju utrošak primljenih sredstava, navodeći odgovarajuće troškove za svaku stavku:

putna potvrda;
putne karte;
potvrde o plaćanju;
potvrde o prodaji itd.

Propratni dokumenti su takođe numerisani prema redosledu kojim su evidentirani. Ako su odgovorna sredstva primljena u strana valuta, popunjavaju se odgovarajući redovi: 1a (prednja strana), 6 i 8 (stražnja strana). Dalja izrada avansnih izvještaja (kolone 7–10) povjerena je zaposlenima u računovodstvu. A odobrenje prethodno ovjerenih dokumenata vrši direktor kompanije (IP).

Kada se osniva DD?

Gotovina se može izdati samo licima koja su sklopila ugovor o radu sa kompanijom (IP) u sljedećim slučajevima:

ekonomske i operativne potrebe;
avans za putne troškove;
nadoknadu putnih troškova.

Štaviše, ako postoji dug na izvještaju za prethodni avans, sljedeća isplata gotovine ovom radniku se po pravilu ne vrši. Također je zabranjeno prebacivanje ovog novca na druga lica, uključujući blisku rodbinu.

Zaposleni koji je primio odgovorna sredstva mora u roku od tri radna dana po isteku perioda za koji su sredstva izdata specificirani iznos(po dolasku sa službenog puta), dostaviti dokumentovane dokaze o njihovom trošku.

Preuzmite obrazac

Ukoliko niste pronašli odgovor na svoje pitanje ili još uvijek postoje nesporazumi, obratite se besplatne konsultacije kontaktirajte advokata u chatu na našoj web stranici

Avansni izvještaj obrazac AO-1
Obrazac avansnog izvještaja 0504505

Poslovna putovanja zaposlenih su uobičajena i za velike i za male kompanije. Oni povećavaju efikasnost preduzeća i rešavaju zadatke koji su mu dodeljeni. Svaki povratnik treba da sačini izvještaj o putovanju. On će potvrditi nastale troškove i samu činjenicu da je na službenom putu. Razmotrimo detaljno pravila za popunjavanje ovog važnog dokumenta, sastav troškova, njihovu opravdanost i odraz u računovodstvu u 2020.

Prvo, pogledajmo opći mehanizam kako kako popuniti uzorak avansnog izvještaja za službeno putovanje.

1. U obrascu koji izdaje računovodstvo, zaposlenik popunjava:
  - naziv kompanije;
  - vaše puno ime;
  - naziv posla;
  - strukturna podjela;
  - svrha izdavanja Novac(poslovno putovanje).

Međutim, ovi detalji su obično već naznačeni ako kompanija koristi računovodstveni softver.

Zatim zaposleni upisuje datum izvještaja i popunjava redove na svom drugom listu. Tamo piše:
- nazive pratećih dokumenata;
- iznos troškova za njih.

Odnosno, da bi računovodstvo prihvatilo dokument, samo trebate sačuvati sve račune i napraviti ispravan aritmetički izračun. Dakle, u tome kako pripremiti prethodni izvještaj za službeno putovanje koristeći uzorak, nema ništa komplikovano.

Na našoj web stranici nalazi se obrazac za predmetni izvještaj.

Putne troškove

Prije službenog puta zaposlenik zna koliko će mu otprilike trebati za put. Ili će avans obračunati računovodstvo, u skladu sa standardima koje je odobrilo preduzeće i prošlim cijenama za slično službeno putovanje.

U mnogim organizacijama, računovodstvo samostalno naručuje karte u ime preduzeća. Računovodstvo Takvi troškovi će se razlikovati od situacije kada zaposlenik sam kupuje karte.

Bez obzira ko će obračunati buduće i prošle troškove, sastav je uključen u avans izvještaj o putnim troškovimaće biti nepromijenjena. To uključuje:

dnevnice;
putovanje;
hotelski smještaj;
ostali troškovi odobreni internim aktima organizacije.

Elektronski dokumenti kao BSO

U stvari, forme striktno izvještavanje– ovo su praktično najvažniji dokumenti službenog putovanja: vozna karta, autobuska karta, avionska karta itd.

Zaposlenik (ili računovodstvo za njega) može izdati kartu putem interneta. Tada će se formirati za njega elektronska bording karta. Izvještaj unaprijed nakon toga mora biti popraćena ovom potvrdom.

Avansni izvještaj je primarni dokument koji se sastavlja radi izvještaja zaposlenom o utrošku novca na nabavku roba, usluga i radova. Popunimo zajedno izvještaj o troškovima: razmotrit ćemo cijeli lanac operacija, čiji će rezultat biti ispravna izrada izvještaja o troškovima. Obrazac za prethodni izvještaj možete preuzeti na kraju ovog članka.

Organizacija mora razvijati i odobravati lokalno pravila regulisanje prometa gotovine, uključujući i njeno izdavanje odgovornim licima. Takvi dokumenti su:

propisi o obračunima sa odgovornim licima, izrađeni uzimajući u obzir zahtjeve Direktive Banke Rusije br. 3210-U od 11. marta 2014. godine (u daljem tekstu: Procedura br. 3210-U);
spisak zaposlenih koji imaju pravo na primanje odgovornih sredstava, odobren od strane rukovodioca organizacije;
nalozi o službenim putovanjima;
prijava zaposlenog za izdavanje obračunskih iznosa (sa naznakom računa za prenos novca bankovnim transferom).

dakle, obračunati iznosi izdaju se samo po određenom redosledu na osnovu naloga direktora preduzeća i/ili molbe zaposlenog.

Izdavanje obračunskih iznosa

Opšti postupak izdavanja sredstava za izvještavanje utvrđen je u tački 6.3 Procedure br. 3210-U. Stoga, organizacija može izdati odgovorna sredstva na sljedeće načine:

gotovina iz kase;
bankovnim transferom na bankovnu karticu(vidi dopis Ministarstva finansija Ruske Federacije od 25. avgusta 2014. godine br. 03-11-11/42288).

Zaposlenicima s kojima imate ugovor možete izdati gotovinu ugovor o radu ili građanskopravni ugovor (vidi Pismo Centralne banke Ruske Federacije od 2. oktobra 2014. br. 29-R-R-6/7859).

Neposredno prije izdavanja sredstava službeniku računovodstva preduzeća, potrebno je provjeriti da li zaposleni ima dugovanja po ranije datim avansima. Ako takve informacije nema (zaposleni nije prijavio ranije izdata sredstva), on nema pravo na druge obračunate iznose (stav 3. tačka 6.3. Naredbe br. 3210-U).

Izvještaj unaprijed

Obrazac avansnog izvještaja za 2020. ostaje nepromijenjen. Ne zaboravite to u prethodni izvještaj obavezno prateća dokumenta moraju biti priložena.

Zakon ne sadrži zahtjeve za obavezno korištenje jedinstvenih obrazaca primarnih računovodstvenih isprava. Istovremeno, svaka činjenica privrednog života podliježe upisu u primarnu knjigovodstvenu ispravu, što je određeno čl. 1. čl. 9 Zakona br. 402-FZ. Organizacije imaju pravo da biraju:

samostalno razvijaju obrasce izvještaja;
koristite jedinstveni obrazac br. AO-1 (odobren Rezolucijom Državnog komiteta za statistiku Rusije od 01.08.2001. br. 55).

Preuzmite obrazac avansnog izvještaja prema obrascu br. AO-1 u formatu Excel tabele Možete ga besplatno pronaći na kraju članka, a primjer popunjavanja prikazan je na slici ispod.

Sve primjenjivo izvorni dokumenti mora biti odobren u računovodstvena politika(Zakon br. 402-FZ, klauzula 4 PBU 1/2008 “Računovodstvene politike organizacije”).

Nakon prijema sredstava, odgovorno lice je dužno da u roku ne dužem od tri radna dana nakon isteka roka za koji su sredstva izdata za izvještaj, odnosno od dana povratka na posao, dostavi avansni izvještaj sa priloženim pratećim dokumente (tačka 6.3 Uputstva br. 3210-U) računovodstvu. Ako se prethodni izvještaj ne sačini na vrijeme, onda je to prekršaj novčana disciplina(Član 15.1 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije).

Postupak punjenja

Pogledajmo kako popuniti unaprijed izvješće (pogledajte uzorak za 2020. u nastavku). Na primjer, prikladan je jedinstveni obrazac AO-1 „Napredni izvještaj“.

Podnosilac prijave unosi podatke u sljedeća polja.

Popunjavanje prednje strane obrasca br. AO-1:

naziv organizacije koja je izdala sredstva na račun;
Datum pripreme;
strukturna podjela;
podaci o odgovornom licu: puno ime, radno mjesto, tab. broj;
svrha avansa, na primjer: putni troškovi, troškovi domaćinstva. potrebe itd.;
pri dnu treba navesti broj priloženih pratećih dokumenata.

Popunjavanje poleđine obrasca br. AO-1:

sve pojedinosti pratećeg dokumenta(a) koji potvrđuju nastale troškove;
iznos nastalih troškova se prikazuje u koloni „Iznos troškova prema izvještaju“.

Zaposlenik finansijske ili računovodstvene službe provjerava polja koja je popunio odgovorno lice i dodatno popunjava sljedeća polja:

broj;
podaci o izdatim sredstvima, raščlanjeni prema iznosu: prethodni avansi (stanje ili prekomjerna potrošnja); izdat iz kase od strane tekući troškovi(za referencu koja označava valute);
“potrošeno” - treba navesti odobreni iznos;
„preostali/prekomerni rashodi“—izračunava se iznos preostalih sredstava;
“računovodstveni unos” - mora sadržavati unose koji će biti objavljeni po odobrenju izvještaja.

Nakon provjere ispravnosti popunjavanja dokumenta, tačnosti, kao i namjeravanu upotrebu izdatih sredstava, obrazac se šalje na odobrenje rukovodiocu organizacije.

Nakon odobrenja unaprijed izvještaja za svoj stražnja strana iznosi su naznačeni u koloni „Iznos rashoda prihvaćenih za računovodstvo“ označavajući račune računovodstvo, na koji će se pripisati troškovi odgovornog lica. Avansni izvještaj i unosi na njemu moraju odgovarati unosima u računovodstvenim registrima. Zatim se vrše konačna poravnanja sa odgovornom osobom.

Izdvojeni dio avansnog izvještaja vraća se zaposlenom. Ovaj talon je dokaz izvještavanja o odgovornim sredstvima.

Uzorak punjenja AO-1

Prateća dokumenta

Prateća dokumentacija se može podijeliti u dvije grupe:

finansijski - potvrđuju činjenicu uplate sredstava i trošenja obračunatih iznosa za njihovu namjenu;
otpremni dokumenti - potvrđuju činjenicu prijema materijalna sredstva.

Sva prateća dokumenta moraju sadržati tražene detalje: naziv druge ugovorne strane, datum, sadržaj činjenice o ekonomskom životu, količinu, trošak, kao i puno ime, funkciju i potpis osobe koja je sastavila izvještaj.

Pogledajmo karakteristike punjenja razne vrste prateća dokumenta.

Novčani račun i strogi obrazac za izvještavanje

Novčani račun ili formular strogog izvještavanja (u daljem tekstu SSR) potvrđuje stvarnu uplatu (tj. činjenicu da je odgovorno lice potrošilo primljeni novac). Obrasci moraju sadržavati obavezne podatke predviđene čl. 4.7 54-FZ.

Uzimajući u obzir specifičnosti svojih aktivnosti ili karakteristike njihove lokacije, ugovorne strane vrše obračune bez upotrebe kasa (klauzule 2, 3, 5-7 člana 2 Zakona br. 54-FZ).

Potrebni BSO detalji su:

Ime;
serija;
BSO numerisanje;
datum uplate i datum registracije OPS-a;
naziv pružaoca usluga sa naznakom poreskog identifikacionog broja i adrese;
naziv i cijenu usluga;
položaj, lični potpis i puno ime i prezime. zaposlenik dobavljača;
pečat (ako je dostupan);
otisak štamparije koja je izradila obrazac.

OPS mora sadržavati podatke o štampariji (naziv, adresa, PIB); Serija i broj obrasca moraju biti odštampani u posebnom redu.

Računi i računi o prodaji

Nema računa o prodaji unificirani oblik. Shodno tome, svaka organizacija ima pravo da samostalno razvija forme. Ovo se odnosi i na fakture. Potrebno je samo provjeriti prisustvo traženih detalja na obrascu.

Treba napomenuti da su ovi dokumenti otpremni dokumenti i ne sadrže potvrdu o uplati, shodno tome, ne umanjuju iznos obračunatih iznosa, osim u slučajevima kada se nabavka robe i materijala vrši od obveznika UTII koji ne koriste kase. U ovom slučaju, potvrda troškova će biti račun o prodaji (vidi Pismo Ministarstva finansija Rusije od 19. januara 2010. br. 03-03-06/4/2 od 11. novembra 2009. godine br. 03-01- 15/10-499 od 06. novembra 2009. godine broj 03-01-15/10-492 od 01.09.2009. godine broj 03-01-15/9-436).

Računi i UPD

Faktura je poreski dokument, što u ovom slučaju pruža mogućnost prihvatanja PDV-a kao odbitka iz budžeta. Imajte na umu da fakture pojedinci Oni koji kupuju robu (rad, usluge) za gotovinu izdaju se samo ako imaju punomoćje za primanje ovog obrasca (član 7. člana 168. Poreskog zakonika).

Univerzalni prijenosni dokument je i porezni i otpremni dokument. Prema UPD-u, možete istovremeno prihvatiti stavke zaliha i uzeti PDV u obzir za odbitak iz budžeta.

Račun i UPD nisu dokumenti koji potvrđuju uplatu materijalnih sredstava, pa shodno tome, ne umanjuju iznos obračunskih iznosa.

2020. godine uvedeni su novi oblici računa i UPD!

Prateća dokumentacija za pojedinačne transakcije

Narudžba zahtijeva posebnu pažnju dokumentaciju putni i ugostiteljski troškovi. U nastavku napominjemo ključne točke za ove grupe troškova.

Putne troškove

Nakon stupanja na snagu izmjena i dopuna Uredbom Vlade br. 749 „O posebnostima upućivanja zaposlenih na službena putovanja“ (u daljem tekstu: Uredba br. 749), obrasci putne potvrde, službenog raspoređenja i izvještaja o obavljenom radu na službeno putovanje nije potrebno popunjavati. Organizacije imaju pravo da u lokalnim propisima odrede potrebu za popunjavanjem ovih obrazaca.

Ako organizacija odluči da se ne prijavi putne potvrde, zatim za potvrdu dnevnice potrebno je priložiti avans za službeno putovanje računovodstveni sertifikat slobodnoj formi. Obrazac potvrde treba odobriti kao dio računovodstvene politike.

Zakon ne ograničava iznos isplata u obliku dnevnica zaposlenima u organizaciji. Visinu dnevnica treba odobriti naredbom ili naznačiti u pravilniku o putne troškove. Dnevnice su oslobođene plaćanja premija osiguranja u iznosu koji ne prelazi 700 rubalja za svaki dan boravka na službenom putu na teritoriji Ruske Federacije i ne više od 2.500 rubalja za svaki dan boravka u inostrano poslovno putovanje(klauzula 2 člana 422 Poreskog zakona). U istom iznosu dnevnice se ne uključuju u primanja zaposlenog kada obračun poreza na dohodak fizičkih lica(član 3. člana 217. Poreskog zakona Ruske Federacije).

Ne treba zaboraviti da se prilikom putovanja u područje u kojem zaposleni ima mogućnost da se svakodnevno vraća kući, ili prilikom slanja zaposlenog na jednodnevni izlet, dnevnice ne isplaćuju (tačka 11. Rezolucije br. 749).

E-karta

Avans za službeno putovanje za 2020. godinu je potrebno popuniti uzimajući u obzir mišljenje Ministarstva finansija iz dopisa broj 03-03-06/1/35214 od 06.06.2017. U ovom pismu se pojašnjava da ako se avio karta kupuje elektronskim putem, elektronička potvrda o prijemu karte i ukrcajna karta predstavljaju dokumentarni dokaz za potrebe poreza na dohodak.

U tom slučaju, bording karta mora odgovornom licu potvrditi činjenicu usluga vazdušnog prevoza. Po pravilu, ovaj rekvizit je inspekcijski pečat.

Ako na štampanoj elektronskoj ukrcajnoj propusnici nema pečata o inspekciji, poreski obveznik mora potvrditi činjenicu da je odgovorno lice na drugi način pružilo usluge vazdušnog prevoza.

Računovodstvo usluga koje pružaju prevoznici

Vrlo često, luksuzna putna karta uključuje troškove usluge(set za hranu, osnovne potrepštine i higijenske potrepštine, uključujući posteljinu, štampani materijali itd.).

Ministarstvo finansija je u dopisu broj 03-03-RZ/37488 od 16.06.2017. godine objasnilo kako se uzimaju u obzir troškovi dodatnih usluga.

Trošak ne podliježe porezu na dohodak fizičkih lica dodatne usluge prilikom putovanja u luksuznim vagonima (klauzula 3 člana 217 Poreskog zakona).

Za potrebe oporezivanja dobiti organizacija, trošak dodatnih usluga se u potpunosti uzima u obzir kao dio ostalih rashoda (član 12. stav 1. član 264. Poreskog zakona).

Ali što se tiče PDV-a, mišljenje je suprotno: ako se iznos dodatnih naknada i usluga formira uzimajući u obzir troškove prehrambenih usluga, iznos PDV-a se ne odbija (član 7. člana 171. Poreskog zakona Ruske Federacije ).

Troškovi zabave

Nijedan od važećih propisa ne sadrži uputstva o obimu i postupku obrade troškova reprezentacije. Na osnovu toga, organizacija mora samostalno izraditi i odobriti u svojim računovodstvenim politikama ili posebnim regulatornim aktom spisak pratećih dokumenata koji potvrđuju valjanost i poslovnu svrhu troškova reprezentacije odgovornih osoba.

Da biste ispravno prikazali troškove prijema i servisiranja ruskih i stranih delegacija, preporučujemo sastavljanje sljedećih dokumenata (vidi Pisma Ministarstva finansija br. 03-03-06/4/26 od 22.3.2010. i br. 03-03 -06/1/807 od 13.11.2007.

nalog o imenovanju komisije za provjeru zakonitosti otpisa troškova reprezentacije;
opšti predračun za prijem delegacije potpisan od strane rukovodioca organizacije sa naznakom osobe odgovorne za prijem delegacije i spisak troškova (detaljno);
dokument koji navodi: svrhu dolaska delegacije (na primjer, poziv), program sastanka, sastav delegacije s naznakom stavova i pozvane strane i organizacije;
potvrda o potrošenim suvenirima ili uzorcima gotovih proizvoda naznačiti šta je, kome i koliko je predato;
obračun pružene usluge na bazi švedskog stola: sa naznakom vrste proizvoda, cijene, količine i ukupan iznos, potpisao odgovorna osoba i osoba koja je poslužila sto.

Uz izvještaje se moraju priložiti dokumenti koji potvrđuju kupovinu proizvoda, suvenira i drugih inventara.

Troškovi reprezentacije obuhvataju rashode u iznosu koji ne prelazi 4% rashoda poreskog obveznika za zarade za izvještajni (poreski) period. Sljedeći troškovi se ne priznaju kao rashodi reprezentacije:

troškovi organizacije zabave;
troškovi vezani za godišnji odmor.

Datum priznavanja troškova zabave izdatih preko odgovornog lica je datum odobrenja avansnog izvještaja od strane rukovodioca organizacije.

Čuvanje izvještaja o troškovima

Za svrhe poresko računovodstvo dokumenti se moraju čuvati 4 godine (klauzula 8, tačka 1, član 23 Poreskog zakona Ruske Federacije). Treba napomenuti da ako nastane gubitak, onda se dokumenti koji potvrđuju troškove moraju čuvati 10 godina (klauzula 4.

Svako preduzeće kada se pokrene ekonomska aktivnost obavlja transakcije sa odgovornim licima, na osnovu kojih se sastavlja avansni izvještaj o utrošenim iznosima. Ispravna izrada izvještaja o troškovima ključna je za računovodstvo i dokumentaciju bez grešaka. Prilikom izrade izvještaja o troškovima u 2017. godini, moraju se uzeti u obzir promjene u zahtjevima za njegovu izradu.

Lokalni propisi koji regulišu izdavanje sredstava na računu

Za izdavanje sume novca zaposlenima za različite namene, privredni subjekt mora:

izrađuje i donosi propis kojim se uređuje obračunavanje privrednog subjekta sa odgovornim licima;
priprema i odobrava u ime rukovodioca privrednog subjekta spisak zaposlenih koji imaju pravo na primanje obračunskih iznosa;
izdaje naloge za upućivanje zaposlenih na službena putovanja;
osigurati da zaposleni u preduzeću popune odgovarajuće aplikacije za primanje odgovornih iznosa.

Izdavanje iznosa zaposlenima preduzeća na izvještavanje vrši se na osnovu izdate naredbe rukovodioca privrednog subjekta i (ili) lične izjave zaposlenog.

Struktura izvještaja

Struktura prethodnog izvještaja sastoji se od tri dijela:

prvi dio popunjavaju zaposleni u računovodstvu;
drugi dio je odvojivi dio, koji se daje odgovornom licu radi potvrde prihvatanja dokumenta na ovjeru, a popunjavaju ga zaposleni u računovodstvenoj službi privrednog subjekta;
Treći dio popunjava odgovorno lice zajedno sa zaposlenima u računovodstvenoj službi privrednog subjekta.

Troškovi dnevnica u izvještaju

Troškovi navedeni u avansnom izvještaju uključuju dnevnicu zaposlenog privrednog subjekta prilikom upućivanja u poslovno putovanje.

Isplate u obliku dnevnica zaposlenima od 01.01.2017. oslobođene su obračunavanja doprinosa za osiguranje na njih, ako njihov iznos ne prelazi (član 2. člana 422. Poreskog zakona Ruske Federacije):

kada ste na poslovnom putu u našoj zemlji za svaki dan - 700 rubalja;
kada ste na poslovnom putu van naše zemlje za svaki dan - 2500 rubalja.

Visina izdataka za isplatu dnevnica svojim zaposlenima od strane privrednih subjekata mora biti iskazana naredbom ili posebnim propisom (o putnim troškovima). Visina isplate u vidu dnevnica za službena putovanja nije zakonom ograničena.

Troškovi avio karte kupljene elektronskim putem

Sa razvojem informacione tehnologije Zaposleni u privrednom subjektu prilikom upućivanja na službeno putovanje sve češće kupuju avio karte elektronskim putem koristeći internet usluge avio kompanije. U ovom slučaju nastaju posebnosti u odrazu prateće dokumentacije u izvještaju o troškovima. Za potrebe poreza na dobit prilikom kupovine avio karte, elektronska prateća dokumenta su:

elektronička potvrda o ulaznicama;
prolaz za ukrcavanje.

Na propusnicu za ukrcavanje stavlja se inspekcijski pečat, koji je uslov kojim se potvrđuje da su odgovornom licu izvršene usluge vazdušnog prevoza.

Objašnjenja o specifičnostima evidentiranja troškova za avio karte kupljene elektronskim putem, a koje se moraju uzeti u obzir prilikom popunjavanja avansnog izvještaja, date su u Dopisu Ministarstva finansija od 06.06.2017. godine broj 03-03-06/1/ 35214.

Na osnovu gore opisanih rezultata, možemo zaključiti da se forma izvještaja nije promijenila, kao i osnovna pravila za njegovo popunjavanje. Promjene su uticale na način na koji se neki troškovi odražavaju.

Računovođe moraju prihvatiti dokumente od zaposlenih za izvještavanje po novom spisku. Stari red se ne može koristiti. Uredništvo časopisa “Simplified” pripremilo je odgovore na sva pitanja.

Na šta računovođe trebaju upozoriti svoje računovođe?

Široko rasprostranjeni prelazak na online kase – uz neke preferencijalne izuzetke – podrazumijeva potrebu za restrukturiranjem u drugim oblastima.

Dakle, računovođe moraju direktno uzeti u obzir promjene gotovine. Neophodno je imati u vidu i druge izmene koje su direktno uticale na pripremu unapred izveštaja. U suprotnom, postoji rizik da kompanija neće biti u mogućnosti da uzme u obzir obračunate troškove. Hajde da pričamo o svemu po redu.

Provedite edukativni program za zaposlenike kompanije o sljedećim tačkama.

Tačka 1. Online provjere - opšte pravilo u 2020

U 2020. većina čekova bi trebala biti elektronska. I njihovi detalji se mijenjaju. Treba imati na umu da kompanija može bez problema otpisati troškove samo ako papiri sadrže sve potrebne podatke.

Konkretno, nakon juna, u polju „obrazac plaćanja“ umjesto „elektronski“ treba da stoji „bezgotovinski“.

Zahtjevi za registraciju čeka postaju stroži ako računovođa kupuje dragocjenosti putem punomoćja u ime kompanije ili poslovnog čovjeka. Odnosno, zaposleni ne kupuje robu kao pojedinac. Tada prodavac mora na ček utisnuti naziv i PIB kupca, zemlju porijekla robe, broj carinske deklaracije i iznos akcize. Vidi član 1. Zakona br. 192-FZ od 3. jula 2018.

Tačka 2. BSO se štampaju na novim onlajn kasama

2020. elektronskim putem opšte pravilo Moraju postojati strogi obrasci za izvještavanje. Štamparski BSO zabranili su korišćenje novih onlajn kasa svima koji nemaju trajne ili privremene beneficije. Nova generacija BSO-a treba da se proizvodi pomoću posebnih onlajn kasa, sličnih onima koje štampaju onlajn čekove. Odnosno, podaci o prodaji usluga će se promptno slati i Federalnoj poreskoj službi.

Konkretno, kompanije i individualni preduzetnici sa zaposlenima na OSN, pojednostavljeni poreski sistem, UTII, koji pružaju usluge stanovništvu, više nemaju pravo izdavanja redovnog BSO. Dakle, ako je odgovorni platio pranje, popravke i druge takve usluge, treba da dobije gotovinski račun. Samo vlasnici patenata će za neke usluge moći da izdaju račune umesto čekova kase. I također - individualni poduzetnici bez zaposlenih koji su potpali pod beneficiju prije 1. jula 2021. godine. Ili takva lica ne mogu ništa izdati, jer zakon ne podrazumijeva obavezu izdavanja bilo čega.

Ako prodavac ipak daje drevni „strogi“ obrazac, neka računovođa sazna zašto i na osnovu čega. Najbolje je od trgovca zatražiti pismo u njegovo ime sa vezom na relevantnu zakonsku odredbu. Onaj prema kojem prodavac ima pravo da ne koristi onlajn sisteme kase. Ili izdati kopiju dokumenta - osnova za neizdavanje čeka.

Tačka 3. Računi se mogu dobiti putem mobilnih aplikacija i putem kodova za preuzimanje

Umjesto papirnog računa, nakon juna, trgovci mogu dati ispise iz mobilnih aplikacija ili čak preuzeti kodove. Na primjer, kao što je slučaj sa nova kategorija privrednici - samozaposleni.

Ministarstvo finansija je još u svom dopisu od 21.04.2017. godine broj 03-01-15/24307 objasnilo da ček odštampan putem linka sa e-maila ili SMS-a takođe potvrđuje troškove. Stoga se ne treba bojati modernih opcija. Ono što prodavac daje za potvrdu troškova je ono što trebate uzeti od njega, odštampati i odnijeti u računovodstvo.

Tačka 4. Elektronska karta za ukrcavanje za avionsko putovanje nije opcija za potrebe NU

Bilo bi dobro podsjetiti osoblje da je Ministarstvo saobraćaja odobrilo korištenje virtuelnih bording karata za avionska putovanja. Na primjer, online karta se može izdati elektronskim putem primanjem na ličnu e-poštu (Naredba Ministarstva saobraćaja od 14.01.2019. br. 7).

Preferencijalna procedura je zaživjela i nastavlja da djeluje. Ali i dalje je opasno za poslovne putnike koristiti ovu relaksaciju. Svoju elektronsku putnu kartu morate odštampati na starinski način i tokom sigurnosnih provjera zamoliti aerodromsko osoblje da stavi odgovarajući pečat. Nakon toga, priložite izvještaju o troškovima. Na tome insistiraju stručnjaci iz Ministarstva finansija.

Na aerodromima je još uvijek moguće sami odštampati kupon i dobiti ga na papiru, uključujući i samo za prijavu na posao o poslovnom putu.

Kako pripremiti izvještaj u 2020: korak po korak upute za računovođu

Korak 1. Pripremiti odluku o izvještavanju u dokumentima

Zaposleni sastavlja prijavu za izvještavanje, a direktor svojim potpisom odobrava rad. Alternativa je nalog (instrukcija) direktora za izdavanje sredstava.

Korak 2. Uplatite avans

Preduzeće računovođi izdaje avans u gotovini, na korporativnu ili platnu karticu.

Pažnja: prilikom izdavanja novca na račun, kao i kada zaposleni vraća nepotrošene iznose ili kada mu nadoknađuje troškove, online kasa nije potrebna.

Međutim, za svako bezgotovinsko plaćanje putem interneta, kasa se mora koristiti od 01.07.2019. O tome pročitajte u članku u časopisu "Pojednostavljeno"

Korak 3. Zaposleniku dajemo vremena da završi svoje izvještavanje i prikupi prateću dokumentaciju.

Prilikom obavljanja odgovornog zadatka/službenog putovanja, zaposleni traži propratnu dokumentaciju za sve troškove. U redu je ako su elektronski. Kao što smo gore opisali, sada je gotovo sav „gotovinski“ tok dokumenata na mreži.

Odjednom su na snagu stupile dvije izmjene ZKP-a koje će uticati na rad sa računovođama.

1. Prodavac mora uneti ime i PIB kupca, zemlju porekla robe, broj carinske deklaracije i iznos akcize. Ovi podaci su potrebni ako robu kupuje privredno društvo ili samostalni preduzetnik (član 1 Savezni zakon od 3. jula 2018. br. 192-FZ). Izmjena će se odnositi na slučajeve kada računovođa kupuje robu preko punomoćnika u ime privrednog društva ili privrednika (dopis Ministarstva finansija od 19.10.2018. godine broj 03-01-15/75371).

2. Organizacije i individualni preduzetnici na zajednički sistem, pojednostavljeni poreski sistem i UTII, koji pružaju usluge stanovništvu, više nemaju pravo da izdaju obične BSO umesto čekova (član 8. člana 7. Zakona br. 290-FZ). Dakle, ako je odgovorni platio pranje, popravke i druge usluge, treba da dobije račun. Račune umjesto čekova mogu izdavati samo individualni poduzetnici sa patentom i to samo za neke usluge.

Korak 4. Molimo zaposlenog da odštampa sve elektronske dokumente za potrebe računovodstva.

Na kraju perioda za obračunate transakcije, računovođa će morati da odštampa sve nepapirne primarne dokumente za računovodstvo.

Ovo ne uključuje samo redovne online račune iz (online) prodavnica. Ali čak i takav kuriozitet kao ček od samozaposlene osobe iz mobilna aplikacija"Moj porez."

Ovaj ček mora imati QR kod i naznaku posebnog režima „Porez na dohodak profesionalaca“. Računovođe se mogu susresti sa velikim brojem samozaposlenih ljudi kada putuju taksijem. Na primjer, u Moskvi. Elektronski dokument- štampa se i potvrda sa rutom.

Korak 5. Prihvatite prethodni izvještaj zaposlenika

Zaposleni izvještava o primljenim i utrošenim sredstvima. Primjer popunjavanja avansnog izvještaja za standardni obrazac doneli smo.

Izvještajni period je tri radna dana od trenutka navedenog u zahtjevu ili nalogu. Ili rok od tri dana od dana povratka sa službenog puta.

Ako računovođa prilaže AO-1 račun bez naziva robe, dodatno zatražite račun o prodaji. To je moguće ako je prodavac individualni preduzetnik koji koristi pojednostavljeni poreski sistem ili patent.

Činjenica je da je ova kategorija lica dobila pravo da generiše čekove sa opštim zbrojem do 1. februara 2021. godine. Bez isticanja određenih stavki proizvoda (klauzula 17, član 7 Zakona br. 290-FZ od 03.07.2016.). Odnosno, bez dekodiranja. Ali za potrebe poreskog računovodstva, iz dokumenata mora biti jasno šta je kompanija tačno kupila i platila.

U redovnim online računima, naziv, cijena, količina robe (rad, usluga) su neizostavni detalji.

Korak 5. Razumijevanje ishoda

Ako računi štede, zaposlenik vraća saldo kompaniji.

U slučaju dokazanog prekoračenja, naprotiv, organizacija zaposlenima nadoknađuje višak potrošenog iznosa. Ukoliko je bilo neusklađenih troškova, poslodavac ima pravo da ih ne nadoknadi. Pogledajte naš primjer zahtjeva za povraćaj utrošenih iznosa.