Novac i država 

Objašnjenje prethodnog izvještaja. Avansni izvještaj: obrazac, popunjavanje, izdavanje novca

Rokovi prethodni izvještaj odgovorno licestrogo propisano zakonom i vezano za zadnji dan vremenski period za koji se novac izdaje na račun. Pravilno sastavljen, verifikovan i odobren izveštaj služi kao osnova za prihvatanje troškova koje je računovođa napravio i formiranje knjigovodstveni zapisi. Što i kako računovođa treba provjeriti da bi izbjegao računovodstvene greške, naučit ćete iz ovog članka.

Rokovi za podnošenje avansnog izvještaja u računovodstvo od strane odgovornog lica

Za sredstva primljena za troškove potrebne za ekonomska aktivnost preduzeće ili individualni preduzetnik, zaposleni - odgovorno lice moraju prijaviti u skladu sa tačkom 6.3. uputstvo „O postupku obavljanja gotovinskog prometa...“ od 11.03.2014.godine broj 3210-U u roku od 3 radna dana:

  • nakon isteka perioda za koji su sredstva primljena;
  • nakon povratka na posao, ako mu je rok istekao za vrijeme njegovog opravdanog odsustva - bolesti, godišnjeg odmora i sl.

Takođe, u skladu sa stavom 26. Odluke „O posebnostima upućivanja zaposlenih na službena putovanja“ od 13.10.2008. godine broj 749, potrebno je prijaviti se računovodstvu u roku od 3 dana po dolasku sa službenog puta.

Period za koji odgovorni dobija iznos novca koji mu je potreban, on navodi u svojoj prijavi upućenoj menadžeru.

Potpisivanjem prijave poslodavac odobrava iznos koji se obračunava i rok za podnošenje avansnog izvještaja.

BITAN! U prijavi je preporučljivo da zaposleni naznači za koju svrhu je novac potreban. Ovo će olakšati menadžeru da odluči o roku, a računovođi da izvrši odgovarajuće knjiženje.

Kako bi zaposlenik u svojoj prijavi razumno naznačio period za koji će mu biti potrebna sredstva, preporučuje se izrada internog dokumenta koji će definisati rokove za tipične potrebe kompanije. Od 19. avgusta 2017. godine novac na račun se može izdavati ne samo na osnovu prijave zaposlenog, već i na osnovu administrativnog dokumenta (naredbe) poslodavca. Ovaj dokument također mora navesti iznos i period na koji se izdaje zaposlenom.

Provjera unaprijed izvještaja odgovornih lica

Da bi obračunao primljena i utrošena sredstva, knjigovođa treba da sačini avans i priloži mu dokumente koji će služiti kao osnova za prihvatanje nastalih troškova - čekovi, BSO, fakture, putne karte, slipovi (za uplate bankovnom karticom) itd. d.

Ako je avans izdat transferom na platnu ili obračunsku karticu zaposlenog, onda nalog za plaćanje potrebno je naznačiti da je novac koji je prenesen odgovoran. Za primanje odgovornih iznosa za bankovna kartica zaposleniku se preporučuje da napiše molbu u kojoj traži novac određeno vrijeme i sa navođenjem podataka o kartici - to se navodi u pismu Ministarstva finansija Rusije „O zakonitosti transfera...“ od 25. avgusta 2014. godine br. 03-11-11/42288. U istom dopisu službenici navode da je uvedena procedura za izdavanje avansa za potrebe domaćinstva bezgotovinski i izvršenje izvještaja o troškovima, preporučljivo je razviti i konsolidirati u računovodstvena politika preduzeća.

Obrazac za avansni izvještaj može biti obrazac AO-1, ​​koji je odobrio Državni komitet za statistiku Rusije od 1. avgusta 2001. br. 55. Nije obavezan, stoga je dozvoljeno izraditi vlastiti obrazac izvještaja za avans primio, uzimajući u obzir specifičnosti preduzeća i usklađenost sa svim zahtjevima za popunjavanje potrebnih podataka u skladu sa stavom 2. Zakona „O računovodstvu“ od 6. decembra 2011. godine br. 402-FZ.

Potražite obrazac za prethodni izvještaj i uzorak kako ga popuniti.

Obrazac izvještaja mora imati prostor rezerviran za popunjavanje od strane zaposlenika i računovođe. Dokument ima prednju i zadnju stranu. Prvo, zaposlenik popunjava dio koji mu je namijenjen na prednjoj strani, u kojem navodi podatke o sebi i svrhu primljenog avansa. Onda dalje stražnja strana navodi sve propratne dokumente sa njihovim nazivima, brojevima, datumima, iznosima (za svaki posebno). Ukupno se izračunava i prikazuje. Dokumenti se nalaze u prilogu izvještaja. Radi lakšeg korišćenja, mogu se numerisati u skladu sa serijskim brojem dodeljenim u izveštaju o troškovima.

Popunjen obrazac sa priloženim originalima o troškovima zaposlenik predaje računovođi, koji provjerava primljeni dokument:

  • prema obrascu - ispravnost popunjavanja svih potrebnih redova, prisustvo navedenih dokumenata, korisnost njihovog izvršenja, ispravan prijenos podataka iz originala u izvještaj, korespondencija iznosa, prisustvo potpisa ;
  • po sadržaju - posebne namjene nastali troškovi, autentičnost dokumenata, usklađenost navedenih datuma sa vremenom za koje je izdat avans;
  • aritmetičkim obračunom - provjerava se ukupan iznos u izvještaju koji se mora otplatiti u ovom podizvještaju.

BITAN! Nakon prijema avansnog izvještaja od računovođe, računovođa mu mora dati potvrdu da je prihvatio izvještaj sa priloženim dokumentima na provjeru.

Izvještaj, ovjeren i potpisan od strane računovođe i glavnog računovođe, dostavlja se rukovodiocu ili ovlaštenom licu na odobrenje. Potpisivanjem, direktor je saglasan da će nastali troškovi smatrati opravdanim.

Rok za podnošenje avansnog izvještaja računovodstvu radi provjere i odobrenja izvještaja za avans za potrebe poslovanja utvrđuje rukovodilac po svom nahođenju. Preporučuje se njihovo konsolidovanje u računovodstvenim politikama. Na osnovu odobrenog izvještaja u računovodstvu obračunati iznosi otpisan u skladu sa zakonom utvrđenim zakonom.

Odobren prethodni izvještaj odgovorne osobe: objavljivanje

Ako je, prema avansnom izvještaju, potrošeno više od primljenog avansa, zaposleniku se daje prekoračenje. Ako nije potrošen sav uračunati novac, ostatak se mora vratiti u blagajnu preduzeća (računovođa će izdati nalog za prijem, a račun će dati računovođi).

Zaposleni također može potrošiti lični novac na kupovinu nečega što je potrebno kompaniji, na primjer, goriva i maziva za službeni automobil. U tom slučaju se prvo podnosi izvještaj, a potom se sredstva vraćaju. Takav postupak mora biti dozvoljen i internim propisima.

Ako odgovorno lice ne ispoštuje rok koji je preduzeće odredilo za podnošenje avansnog izvještaja i ne vrati ostatak obračunatih iznosa, poslodavac ima pravo da nadoknadi dug iz svog plate(član 137 Zakona o radu Ruske Federacije).

U trenutku provjere avansnog izvještaja, izdati novac je prikazan u Dt 71 „Poravnanja sa odgovornim licima“. Nakon odobrenja svog rukovodioca, računovođa treba da izvrši unose prema Kt 71 u korespondenciji sa računima nastalih troškova:

Izdat računski novac

20 (23, 25, 26, 29, 44)

Troškovi prikazani u avansnom izvještaju

Odražava troškove nabavke osnovnih sredstava, materijala, robe evidentirane u avansnom izvještaju

PDV raspoređen prema primljenoj fakturi

PDV kreditiran

Izvršeno plaćanje dobavljaču

Ostatak obračunatih iznosa predat je blagajniku

Dug zadržan od plata

Prekoračenje izdato iz kase

Za više informacija o tome kako voditi računovodstvene evidencije avansnih izvještaja, pročitajte materijal .

Koliko dugo se čuvaju prethodni izvještaji odgovornih lica?

Nakon što je izvještaj o troškovima provjeren, odobren, izvršena knjiženja na njemu i zatvoreni iznosi (izdani su prekomjerni troškovi ili je primljen saldo), dokument se šalje na čuvanje. Organizacije obezbjeđuju čuvanje dokumenata u rokovima utvrđenim saveznim zakonima i drugim propisima pravni akti(Tačka 1 člana 17 Zakona „O arhivskoj djelatnosti u Ruska Federacija" od 22. oktobra 2004. br. 125-FZ).

Periodi skladištenja dokumenata navedeni su u nekoliko regulatornih dokumenata:

  • Prema pod. 1 tačka 8 čl. 23 Poreznog zakona Ruske Federacije, dokumenti koji se odnose na računovodstvo ili porezno računovodstvo, na osnovu kojih se formira porezna osnovica za obračun poreza u budžet, moraju se čuvati 4 godine. Ovi dokumenti također uključuju prethodne izvještaje.
  • U skladu sa stavom 4. čl. 283 Poreznog zakonika Ruske Federacije, dokumenti koji potvrđuju nastali gubitak čuvaju se za cijeli period tokom kojeg se nastali gubitak prenosi u buduće periode i umanjuje poreznu osnovicu tekućeg poreskog perioda.
  • U čl. 29 Zakona br. 402-FZ za primarnu računovodstvenu dokumentaciju, koja uključuje, posebno, avansne izvještaje, predviđen je period skladištenja utvrđen pravilima državnog arhiviranja, ali ne kraći od 5 godina.
  • U paragrafu 362. Liste standardnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u procesu aktivnosti vladine agencije, organi lokalna uprava i organizacije, sa naznakom perioda skladištenja, odobren. Naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. avgusta 2010. br. 558, utvrđen je period skladištenja od 5 godina za prethodne izvještaje.

Dakle, minimalni period skladištenja avansnih izvještaja je 5 godina, maksimum je određen trajanjem prenosa gubitka (ako je primljen) u budućnost.

Rezultati

Izvještaj o avansu koji zaposlenik primi za troškove poslovanja preduzeća važan je dokument kako za računovodstvo tako i za poresko računovodstvo, budući da se na osnovu priloženih dokumenata i odobrenih od strane rukovodioca, nastali troškovi mogu uzeti u obzir (ili ne uzeti u obzir) prilikom formiranja poreske osnovice. Stoga zaposleni u kompaniji moraju poštovati rokove za podnošenje avansnih izvještaja, a zaposleni u računovodstvu moraju pažljivo pristupiti blagovremenom iskazivanju obračunskih iznosa u računovodstvu.

Prema stavu 1 čl. 9 Zakona od 21. novembra 1996. N 129-FZ (u daljem tekstu: Zakon N 129-FZ) svi poslovne transakcije koje sprovodi organizacija moraju biti dokumentovani pratećim dokumentima. Primarne računovodstvene isprave se koriste kao takve. Uslovi koje moraju ispuniti da bi bili prihvaćeni za registraciju dati su u stavu 2 čl. 9 Zakona br. 129-FZ. Da, prema opšte pravilo"primarni" mora biti sastavljen prema formi sadržanoj u albumima unificiranih oblika primarnih računovodstvenu dokumentaciju. Izuzetak su slučajevi kada takvi albumi nemaju posebnu formu. Tada je dovoljno da dokument sadrži obavezne podatke navedene u istom stavu 2 čl. 9 Zakona br. 129-FZ.
Prema čl. 313 Porezni kodprimarnih računovodstvenih dokumenata- jedan od načina potvrđivanja podataka poreznog računovodstva. Na primjer, na osnovu čl. 252 Kodeksa, za potrebe poreza na dobit prihvataju se samo dokumentovani troškovi, odnosno potvrđeni dokumentima sačinjenim u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije ili poslovnim običajima. Drugim rečima, da bi „primarni“ služio kao „opravdanje“ za potrebe poreskog računovodstva, mora da ispunjava i uslove iz stava 2. čl. 9 Zakona br. 129-FZ.
Jedan od oblika primarne računovodstvene dokumentacije odobrene Rezolucijom Državnog komiteta za statistiku Rusije od 1. avgusta 2001. N 55 je (obrazac N AO-1). Prema Uputstvu za upotrebu i popunjavanje jedinstvenog obrasca "Unapredni izvještaj", odobrenog istom Rezolucijom Državnog komiteta za statistiku Rusije br. 55 (u daljem tekstu: Uputstvo), služi za računovodstvo Novac izdaje odgovornim licima za administrativne i poslovne troškove.
Dakle, prema klauzuli 11 Procedure za vođenje gotovinskih poslova (odobrene Odlukom Upravnog odbora Banke Rusije br. 40 od ​​22. septembra 1993. godine, u daljem tekstu Procedura), organizacije imaju pravo izdavanja gotovina zaposlenima iz blagajne za poslovne i operativne potrebe, kao i za troškove vezane za . U ovom slučaju, lica koja su primila gotovinu na račun dužna su da najkasnije u roku od tri radna dana po isteku roka na koji su izdati, odnosno od dana povratka sa službenog puta, predaju računovodstvu izvještaj. o utrošenim iznosima i izvršite konačnu uplatu za njih. Sastavlja se tačno prema Obrascu N AO-1 u jednom primjerku i može se popuniti ručno ili na računaru. Međutim, u svakom slučaju, ne može se pohraniti samo u elektronskom obliku. Mora biti odštampan i potpisan ne samo od strane računovođe i službenika za izvještavanje, već i od strane glavnog računovođe i šefa organizacije.

Postupak punjenja

Dakle, izvještaj o troškovima je dvostrani dokument koji popunjava ne samo odgovorno lice, već i računovođa.
Zaposleni koji je primio novac na račun, na poleđini obrasca, u kolonama 2 - 4, navodi podatke o dokumentima koji potvrđuju troškove (datum, broj i ime), au koloni 5 - iznos troškova za njima. Ako je novac izdat u stranoj valuti, kolona 6 treba da odražava i iznos u stranoj valuti.
Sva navedena dokumenta koja uključuju gotovinske i prodajne račune, otpremnice, formulare striktno izvještavanje, transportna dokumenta(putne karte, kuponi) itd., priloženi su izvještaju. Štaviše, odgovorno lice ih mora numerisati redom kojim su evidentirani u izveštaju.
Nakon provjere ispravnosti prikazanih informacija, namjenske upotrebe sredstava, dostupnosti prateće dokumentacije, ispravnosti njihovog izvršenja i obračuna iznosa, računovođa počinje popunjavati izvještaj o troškovima. Dokumentu dodeljuje serijski broj, ispisuje datum i na prednjoj strani obrasca navodi naziv strukturne jedinice u kojoj radi podnosilac prijave, njegovo prezime i inicijale, broj osoblja, radno mesto, kao i svrhu avansa koji mu je izdat.
U ovom slučaju, zaposleniku se izdaje potvrda da je izvještaj i prateća dokumentacija prihvaćena na provjeru, a to je odvojivi dio Obrasca N AO-1, ​​koji se nalazi na prednjoj strani ispod. Ovdje računovođa mora navesti puno ime. odgovorno lice, podatke o avansnom izvještaju, uz koji se prilaže priznanica, iznos izdatih sredstava i broj prateće dokumentacije i njihovih listova, kao i da stavite svoj potpis.
Na poleđini izvještaja o troškovima, u koloni 7, računovođa mora upisati iznose troškova prihvaćenih za računovodstvo za svaku od pratećih dokumenata. U tom slučaju u kolonu 9 upisuju se računi (podračuni). računovodstvo, koji su zaduženi za ove iznose. Svi podaci se prenose u tabelu na prednjoj strani izvještaja, koja se nalazi na desnoj strani. Kolona 8 na poleđini se popunjava ako odgovorno lice podatke iz kolone 6, odnosno pod uslovom da je novac izdat u stranoj valuti. Označava iznose troškova prihvaćenih za računovodstvo u obračunima „valute“.
U tabelu na prednjoj strani lijevo unesite podatke o postojanju stanja ili prekomjernom trošku na prethodnoj avansnoj uplati, kao i podatke o trenutnoj avansnoj uplati („Ukupno primljeno“, „Potrošeno“, „Stanje“, “Prekomerna potrošnja”). U ovom slučaju, red 1a se popunjava samo ako je odgovorno lice primilo novac u stranoj valuti.
Ispod tabela je naveden ukupan iznos avansnog izvještaja nakon verifikacije (“Ka odobrenju u iznosu”) i broj pratećih dokumenata i njihovih listova koji su mu priloženi. Zatim se stavljaju potpisi računovođe i glavnog računovođe, a sam izvještaj se dostavlja rukovodiocu organizacije, koji svoj potpis i iznos koji je odobrio riječima i brojkama stavlja na prednju poleđinu obrasca u gornji desni ugao.
Na osnovu odobrenog izvještaja, sa zaposlenim se vrše konačni obračuni po avansnom izvještaju.
Prema tački 13. ovog Pravilnika, gotovina se prima na blagajnama preduzeća po nalozima za prijem gotovine koje potpisuje šef računovodstva ili lice koje je za to ovlašćeno pismenim nalogom rukovodioca preduzeća. Prema nalogu za prijem gotovine, ostatak avansa koji nije utrošen od strane odgovornog lica takođe se mora predati blagajniku.
Izdavanje gotovine iz kase, u skladu sa tačkom 14. ovog Pravilnika, mora biti dokumentovano kao trošak gotovinski nalog. Shodno tome, ako je došlo do prekomjernog troška, ​​on se nadoknađuje zaposleniku korištenjem troškovnog naloga.
Detalji o prijemu ili nalog za izdatke, kao i iznos za koji je sastavljen, također su naznačeni na prednjoj strani avansnog izvještaja i ovjereni potpisom i datumom blagajnika.

Primjer . P.A. Skvorcova, koja radi kao sekretarica u Polyus doo, dobila je zadatak da nabavi kancelarijski materijal za predstojeći sastanak članova kompanije sa ograničenom odgovornošću. Za te svrhe, računovođa-kasirka je, po nalogu šefa kompanije, dala Skvorcovoj 10.000 rubalja. Za izvršenje naloga bilo je predviđeno pet radnih dana, sekretarica je 26. jula kupila kancelarijski materijal u iznosu od 7.380 rubalja, a 27. jula je zajedno sa knjigovođom sastavila avans. Istog dana, izveštaj je odobren od strane rukovodioca preduzeća, a neutrošeni iznos Skvortsova je deponovao u kasu prema nalogu za prijem blagajne broj 54 od 27.07.2011.

Jedinstveni obrazac N AO-1

Poleđina obrasca N AO-1

Ograničenja optimizacije

Po želji, organizacija može izmijeniti bilo koju unificirani oblik primarnu dokumentaciju. Ovo pravo joj daje Procedura za primjenu jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije, odobrena Rezolucijom Državnog komiteta za statistiku Rusije od 24. marta 1999. N 20. Prethodni izvještaj nije izuzetak. Konkretno, možete potpuno slobodno rukovati njegovim formatom: suziti ili proširiti stupce i redove, uključiti dodatne redove i labave listove u obrazac radi lakšeg postavljanja i obrade potrebnih informacija. S tim se saglasilo i Ministarstvo finansija Rusije u pismu od 8. jula 2011. N 03-03-06/1/414.
Štaviše, ako je potrebno, organizacija može dopuniti obrazac N AO-1 potrebnim detaljima, čemu finansijeri također nisu protiv. Međutim, službenici naglašavaju da kompanija nema pravo ukloniti one detalje koji su već sadržani u izvještaju o troškovima (uključujući šifru, broj obrasca, naziv dokumenta). Dakle, čak i ako LLC ima samo bezgotovinska plaćanja sa „računima“ koristeći korporativni kredit i debitne kartice, kompanija ne može isključiti iz obrasca polja predviđena za iskazivanje poslova izdavanja novca iz kase i polaganja novca u nju.
Konkretno, u pomenutom pismu stručnjaci finansijskog odjela došli su do zaključka da, na primjer, u svrhu oporezivanja dobiti, poreski obveznik mora podnijeti avansni izvještaj ili striktno prema jedinstvenom Obrascu N AO-1, ​​​​ili njegovu izmijenjenu verziju, ali u strogom skladu sa zahtjevima iz stava 2 tbsp. 9 Zakona br. 129-FZ i Rezolucija Državnog komiteta za statistiku Rusije br. 20 o dostupnosti obaveznih podataka. Štaviše, sve promjene unesene u obrazac moraju biti propraćene relevantnim organizacionim i administrativnim dokumentom organizacije; Jednostavno rečeno, izmijenjeni obrazac unaprijed izvještaja mora biti sadržan u računovodstvenim politikama organizacije.

Prije nego što pričamo o popunjavanju dokumenta, podsjetimo se osnovnih pravila za izdavanje sredstava na računu. Gotovina se u pravilu izdaje zaposlenima za troškove poslovanja i poslovanja, a posebno za kupovinu zaliha (kancelarijski materijal, goriva i maziva), za plaćanje usluga trećih kompanija, kao i za putne troškove. Odgovorno lice ima pravo da sredstva troši samo za svrhe za koje su primljena.

Dozvoljeno samo onim zaposlenima koji uvršten na listu odgovornih lica, i to u iznosu i za period koji odredi upravnik. Zaposleni mora prijaviti utrošena sredstva iu roku izvršiti konačnu uplatu tri radna dana istekom roka na koji su izdati, odnosno najkasnije tri dana po povratku sa službenog puta.

Zabranjeno je prenošenje obračunatih iznosa trećim licima, kao i izdavanje sredstava zaposlenima koji nisu prijavili prethodne avanse (tačka 11. Procedura za obavljanje gotovinskog prometa, odobrenog Odlukom Upravnog odbora). Centralna banka Rusija od 22. septembra 1993. N 40). I iako postojeća zakonska regulativa ne predviđa sankcije za takve prekršaje, savjetujemo vam da ne zanemarite ova pravila i da više ne dolazite u sukob sa regulatornim tijelima.

Sve gotovinske transakcije moraju biti dokumentovani. Izvještavajući o utrošenim iznosima i vraćajući preostala sredstva, zaposlenik sastavlja avans, a računovođa ga provjerava i popunjava preostale redove.

O formi i formatu

Avansni izvještaj obrazac N AO-1 odobren Rezolucijom Državnog komiteta za statistiku Rusije od 01.08.2001 N 55. Koristi se pravna lica svi oblici svojine, osim budžetske institucije, za obračun sredstava izdatih na račun administrativnih i poslovnih troškova.

Predračun je dvostrani dokument koji popunjavaju odgovorno lice i računovođa organizacije. Sastavljen je u jednom primjerku na papirnom i kompjuterskom mediju. Napomena: izvještaj o troškovima pripremljen na računaru ne može se pohraniti samo u elektronskom obliku. Mora biti odštampan i potpisan od strane rukovodioca, glavnog računovođe, računovođe i službenika za izvještavanje.

Šta unosi odgovorno lice?

Kao što je već navedeno, najkasnije tri radna dana nakon isteka roka za koji su sredstva izdata, odnosno po povratku sa službenog puta, zaposleni mora sastaviti predujam i predati ga računovodstvu. Na poleđini obrasca u kolonama 2 - 4 navodi detalje dokumenata, potvrđujući nastale troškove (datum, broj i ime), i u koloni 5 - iznos troškova za njih. Ako je novac izdat u stranoj valuti, zaposleni u koloni 6 iskazuje i iznos u stranoj valuti.

Dokumenti navedeni u obrascu nalaze se u prilogu avansnog izvještaja. To uključuje gotovinski i prodajni računi, računi, nalozi za gotovinu, transportna dokumenta(putne karte, kuponi) itd. Bez njih, organizacija neće moći da prikaže nastale troškove u poreskoj osnovici. Podsjetimo, svi troškovi koji se uzimaju u obzir u okviru pojednostavljenog sistema moraju biti dokumentovani (klauzula 2 člana 346.16 i tačka 1 člana 252 Poreskog zakona Ruske Federacije).

Informacije koje daje računovođa

Glavni dio izvještaja o troškovima popunjava računovođa. Prije svega, on mora provjeriti prikazane informacije, namjensku upotrebu sredstava, prisustvo popratnih dokumenata, ispravnost njihovog izvršenja i obračun iznosa. I tek nakon toga računovođa počinje ispunjavati izvještaj o troškovima.

Izvještaju se dodjeljuje broj i datum. Zatim, na prednjoj strani obrasca, računovođa upisuje naziv strukturne jedinice u kojoj radi izvještajno lice, njegovo prezime i inicijale, broj osoblja i radno mjesto. Svrha avansa je naznačena pored njega.

Ispod, u tabeli sa leve strane, unesite podatke o postojanju stanja ili prekoračenju prethodnog avansa, kao i iznos trenutnog avansa. Zatim odražavaju ukupan iznos primljenih i utrošenih sredstava i iznos salda ili prekomjernog trošenja. Napomena: red 1a se popunjava samo ako je odgovorno lice primilo novac u stranoj valuti.

Desno je tabela u kojoj računovodstvene evidencije. Ovdje računovođa prenosi iznose za računovodstvo sa poleđine izvještaja o troškovima prema odgovarajućoj korespondenciji računa.

Bilješka. Inače, u Rezoluciji Državnog komiteta za statistiku Rusije od 01.08.2001. N 55 nema posebnih uputstava za popunjavanje avansnog izvještaja od strane organizacija o pojednostavljenom poreskom sistemu koje ne vode računovodstvo u u cijelosti. Stoga preporučujemo da u dokument uključe i računovodstvene račune (kako biste izbjegli nepotrebna pitanja prilikom provjere poštivanja gotovinske discipline).

Na poleđini izvještaja o troškovima piše računovođa u koloni 7 iznos troškova prihvaćeno za računovodstvo, i u koloni 9 - računi (podračuni) koji su zaduženi za ove iznose. Kolona 8 se popunjava ako je novac izdat u stranoj valuti.

Na dnu izvještaja o troškovima nalazi se dio koji predstavlja račun računovođe da je izvještaj i prateća dokumentacija prihvaćena na provjeru. Ovdje računovođa mora navesti puno ime. odgovorno lice, detalje avansnog izvještaja, uz koji se prilaže priznanica, iznos izdatih sredstava i broj prateće dokumentacije, kao i da stavite svoj potpis. Zatim se priznanica otkida sa izvještaja i predaje odgovornom licu.

Ostatak neiskorišćenog avansa odgovorno lice predaje u blagajnu organizacije prema nalogu za prijem gotovine u na propisan način. Ako je zaposleni potrošio više nego što mu je dato, onda dobija iznos prekoračenja po avansnom izvještaju iz blagajne koristeći troškovni nalog. Zapis o tome je napravljen na prednjoj strani obrasca. Broj i datum naloga za gotovinu su takođe prikazani tamo.

Predračun na prednjoj strani potpisuje računovođa i Glavni računovođa, na poleđini je odgovorno lice. Zatim se dokument prezentira menadžeru, koji svojim potpisom na prednjoj strani odobrava izvještaj za odgovarajući iznos (slovima i brojkama, ovaj iznos mora biti naveden na prednjoj strani obrasca).

Primjer . P.A. Rubinova radi kao sekretar u kompaniji Fialka doo, koja koristi pojednostavljeni poreski sistem čiji je predmet oporezivanja prihod minus rashodi. Dana 11. januara 2011. godine izdat je nalog direktora kojim je ukazano na potrebu kupovine kancelarijskog materijala. Za odgovornog je imenovan P.A. Rubinova, koja je jedna od ovlaštenih odgovornih osoba organizacije. Računovođa-blagajnik je upućen da izda 5.000 rubalja. Za izvršenje naloga predviđeno je pet radnih dana. Istog dana sekretarica je primila sredstva za izvještaj, 13. januara je u ime organizacije kupila kancelarijski materijal u iznosu od 4.680 rubalja, a 14. januara je zajedno sa knjigovođom sastavila avans. Koji dokumenti će biti potrebni za podršku ovoj operaciji?

Prilikom izdavanja novca za izvještavanje, računovođa-blagajnik mora ispisati gotovinski nalog, uz njega priložiti nalog direktora, zatim izvršiti odgovarajući unos u blagajna knjiga i izvještaj blagajnika. Za kupovinu kancelarijskog materijala u ime kompanije, sekretaru je potrebno punomoćje. U ove svrhe obično se koristi oblik N M-2 ili N M-2a. Oba obrasca su odobrena Rezolucijom Državnog komiteta za statistiku Rusije od 30. oktobra 1997. N 71a.

Pošto je dopisnica kupljena u ime organizacije, P.A. Rubinova je izručena gotovinski račun, priznanicu za gotovinski nalog i dostavnicu. Sekretar je naknadno priložio ove dokumente izvještaju o troškovima. Imajte na umu: umjesto gotovinskog računa, prodavac može izdati račun o prodaji ili drugi dokument sa sličnim detaljima ako prodavac plati UTII (klauzula 2.1, član 2 Savezni zakon od 22. maja 2003. N 54-FZ).

Bilješka. Ako se kupovina vrši u ime zaposlenika, punomoć od organizacije nije potrebna: u ovom slučaju se izdaje gotovinski i prodajni račun.

Avans se mora sastaviti u roku od tri radna dana po isteku perioda za koji je novac izdat (trebalo je da bude potrošen najkasnije do 17. januara). Ovo pravilo je ispoštovano: sekretar je nalog izvršio 13. januara, a izvještaj je izdat 14. januara. Stanje gotovine u iznosu od 320 rubalja. (5000 rubalja - 4680 rubalja) sekretar je predao na blagajnu organizacije koristeći nalog za prijem gotovine.

Dopisnica je kupljena i plaćena, što znači da Violet LLC ima pravo uključiti 4.680 rubalja u troškove 13. januara. (Član 17, klauzula 1, član 346.16 Poreskog zakona Ruske Federacije).

Prethodni izvještaj (obrazac AO-1) je objedinjeni dokument za obračun troškova zaposlenih tokom službenog putovanja. Prilikom povratka sa službenog puta, zaposleni je dužan da se javi u koju svrhu je završen putni list, koji možete preuzeti, i predizvještaj, čiji obrazac ima jedinstveni obrazac AO-1.

Avansni izvještaj dd -1 je primarni dokument neophodan za obračun iznosa gotovine koja se izdaje zaposlenom za određene namjene, kao što su:

  • putne naknade troškovi ;
  • administrativni ili proizvodnja troškovi .

Izdavanje obračunskog iznosa se formalizuje na blagajni preduzeća korišćenjem troškovnog naloga za gotovinu (RKO). Primljeni novac se mora potrošiti samo u svrhe koje su navedene u RKO. Blagajnik je dužan da lično uruči novčane iznose samo zaposleniku koji je sa organizacijom sklopio ugovor o radu, a njegovo ime je uvršteno u listu naloga o licima koja mogu uzeti novac u obzir. Takođe, osnov za izdavanje iznosa biće nalog za slanje na službeni put ili poslovno putovanje sertifikat .

Nakon što računovođa utroši izdata sredstva, potrebno je sastaviti avansni izvještaj i dostaviti računovodstvenoj službi u roku od tri radna dana.

Kako pravilno popuniti AO-1? Pozivamo vas da preuzmete uzorak izvještaja o troškovima, koji ćete pronaći na kraju članka. Također možete preuzeti prazan obrazac za unaprijed izvješće ispod.

Ako putna potvrda potvrđuje samu činjenicu da je zaposlenik na službenom putu, onda je predračun potvrda o radu zaposlenog. Dokumenti koji potvrđuju utrošak izdatih iznosa su priloženi avansnom izvještaju.

Avansni izvještaj se popunjava i prilikom izdavanja sredstava po izvještaju zaposlenima za različite potrebe. Istovremeno, morate imati na umu da se novac može dati zaposleniku na račun samo ako je uključen u nalog o odgovornim osobama.

Postupak sastavljanja avansnog izvještaja (obrazac AO –1)

Dokument sastavljaju zaposleni i zaposleni u računovodstvu.
Podnosilac prijave mora popuniti sljedeće podatke:
1 . Naziv organizacije;
2. Datum pripreme;
3. Zakazivanje avansa ( proizvodnja, predstavnik, putne naknade troškovi itd.);
4 . Lični podaci, i to: prezime i inicijali, strukturna jedinica u kojoj radi knjigovođa, broj osoblja, radno mjesto;
5 . Informacija o iznosu posljednjeg avansa;
6. Iznos podizvještaja koji izdaje blagajnik;
7. Kolone „Utrošeno“, „Stanje/prekotrotrošnja“, kao i podaci o broju dokumenata koji su priloženi AD -1, popunjavaju se nakon pisanja i obračuna potrebnih podataka na drugoj strani izveštaja;
8 . Tabelarni dio o potrošeno znači, naime:

  • serijski broj . Svi dokumenti koji se prilažu izveštaju o troškovima moraju biti numerisani prema sastavljenoj listi;
  • broj, datum svakog dokumenta, potvrđujući ciljano trošenje sredstava;
  • naziv dokumenata priloženih uz JSC –1 (prodajni (gotovinski) račun, računi za PKO, poslovno putovanje lična karta, faktura itd.), na šta je novac potrošen;
  • iznos troška se kopira iz svakog dokumenta. Podnosilac prijave popunjava samo kolonu 5 ili 6 (ovo zavisi od valute poravnanja);
  • obračun konačnog iznosa. Zatim se zbir prepisuje u kolonu „Potrošeno“ (tačka 7).

Nakon što računovođa položi AO-1, ​​zaposlenik računovodstvene službe treba provjeriti prisutnost svakog dokumenta koji potvrđuje iznos utrošenih sredstava, njihovu ispravnu potrošnju za predviđene svrhe, a također treba popuniti preostale odjeljke. Za potvrdu da je izvještaj na Obrascu AO -1 dostavljen računovodstvu, zaposleniku se daje priznanica. Nakon pregleda svih dokumenata u originalu koji potvrđuju trošak, provjere ispravnosti popunjavanja, avansni izvještaj AD -1 potpisuju glavni računovođa, računovođa i direktor, a zatim se prihvata na računovodstvo.

Unapredni izvještaj AO-1. Uzorak punjenja

Obrazac avansnog izvještaja je dvostrani obrazac, popunjavaju ga i računovodstvo i sam zaposlenik.

Šta odgovorno lice treba da popuni u Obrascu AO-1?

Na prednjoj strani obrasca ispisani su sljedeći redovi:

  • naziv kompanije;
  • datum izvještaja;
  • strukturnu jedinicu u kojoj radi;
  • Vaše puno ime, položaj, broj osoblja;
  • namjenu avansa, odnosno na šta se planira potrošiti izdati novac (kućanske potrebe, kancelarijski materijal, putne troškove itd.);

Na poleđini obrasca odgovorno lice popunjava tabelu u kojoj je navedeno kako je novac potrošen. Za svaki raspoloživi prateći dokument popunjava se red tabele, u kojoj se redom u kolone upisuju broj, datum, naziv ovog dokumenta i utrošen iznos prikazan u ovom dokumentu. Nakon popunjavanja cijele tabele obrasca avansnog izvještaja, na kraju se sumiraju rezultati, izračunava ukupan potrošen iznos koji se upisuje u red "ukupno". Nakon toga, odgovorno lice predaje obrazac avansnog izvještaja računovodstvu, uz prilaganje svih pratećih dokumenata.

Šta knjigovođa popunjava u izvještaju o troškovima?

Po prijemu izvještaja, računovođa mora provjeriti ispravnost popunjavanja i uporediti podatke date u tabeli sa podacima navedenim u priloženim dokumentima. Dokumentu se dodjeljuje pojedinačni broj.

Na dnu prednje strane, računovođa popunjava redove „prima”: od koga je primljen obrazac izvještaja, njegov broj i datum, utrošen iznos, broj priloženih dokumenata, datum prihvatanja izvještaja i računovođe potpis. Ovako popunjena priznanica se otkida sa glavnog dijela obrasca AO-1 i predaje odgovornom licu kao znak da je izvještaj prihvaćen i ovjeren.

Na poleđini obrasca knjigovođa popunjava redove 7 i 8, koji odražavaju iznos prihvaćen za računovodstvo, i red 9, u koji se upisuje zaduženje računa gdje se otpisuju nastali troškovi.

Zatim se morate vratiti na prednju stranu i popuniti dvije male tabele:

  • prvi odražava iznos salda ili prekoračenja na prethodnim avansima, ako ih ima, u polju „ukupno primljeno“ upisuje se iznos izdatog avansa, u redu „potrošeno“ – stvarno potrošen iznos. Ako je zaposlenik potrošio manje od izdatog novca, tada se popunjava „bilans“, ako je više, onda se „prekorači“. Ukoliko postoji stanje, prenose se na blagajnu prema

Često, kompanija mora da napravi troškove koristeći gotovinu, koja se izdaje strogo određenim službenicima. IN rokovi moraju podnijeti obrazac kao što je izvještaj o troškovima, uz prateću dokumentaciju za troškove koje su oni napravili. Potonje se mora navesti u prijavi prilikom izdavanja novca. Pogledajmo kako popuniti prethodni izvještaj u obrascu AO-1.

Preporučljivo je na početku svake godine da preduzeće izda nalog odgovornim licima, odnosno licima kojima je dozvoljeno da primaju sredstva za troškove proizvodnje. Ovdje se određuju ciljevi i trajanje vremena tokom kojeg se trošak provodi.

Novac se može izdavati i na osnovu zaposlenih u preduzeću i onih koji su privučeni izvana građanski ugovori ljudima. Moguće ih je prenijeti na karticu računovođe.

Molimo obratite pažnju! Obaveza izrade avansnog izvještaja utvrđena je Procedurom za obavljanje gotovinskog prometa. Može se izostaviti samo za preduzetnike koji vode računovodstvo u pojednostavljenom obliku.

The normativni akt striktno definiše listu uputstava za izdavanje sredstava na račun. To uključuje kupovinu goriva, kancelarijskog materijala, poslovne troškove i troškove zabave itd. Samo za neke operacije bezgotovinski nalog. Postoji i ograničenje za gotovinska plaćanja između kompanija po jednom sporazumu, što je 100 hiljada rubalja.

Obrazac prethodnog izvještaja utvrđuje Državni komitet za statistiku. Preduzeća imaju pravo da na osnovu toga razvijaju sopstveni oblik, u skladu sa karakteristikama svoje ekonomske delatnosti.

Zaposlenik koji je primio novac u izvještaj može ga popuniti samostalno ili ga prenijeti odgovornom računovođi, koji će automatski sastaviti predujam, obrazac AO-1, ​​koristeći prateću primarnu dokumentaciju.

Na osnovu ovog odobrenog obrasca, zaposlenik kompanije će morati da vrati nepotrošeni novac. Da biste to učinili, trebate koristiti .

Bitan! Po povratku s putovanja putnik je dužan prijaviti utrošeni iznos u roku od 3 radna dana po povratku s putovanja.

Unaprijed popunjavanje uzorka izvještaja

Avansni izvještaj na obrascu AO-1 – prednja strana

Pogledajmo bliže kako popuniti prethodni izvještaj.

Na vrhu obrasca se navodi naziv kompanije i njena šifra prema OKPO imeniku.

Ispod lijevo, iza naziva dokumenta potrebno je napisati njegov serijski broj i datum izrade. Desni dio, koji počinje nakon riječi „odobravam“, popunjava rukovodilac kompanije. Tu on riječima naznači ukupan iznos izvještaja, stavi svoj stav, potpis i datum odobrenja.

Bitan! Mora se imati na umu da prema regulatorni dokumenti, licu se ne može dati izvještaj ako nije u potpunosti obračunao prethodni predujam. Neki poreske inspekcije Prilikom inspekcijskog nadzora za to se izriče novčana kazna.

Nakon toga, obrazac se dijeli u dvije tabele, koje popunjava računovođa. Lijeva bilježi novčani tok - stanje ili prekomjerni trošak, primljeni iznos, potrošeni iznos, konačni saldo.

U desnu tabelu računovođa upisuje korespondentne račune i pripadajuće iznose.

U nastavku zaposleni navodi koliko dokumenata daje i koliko listova zauzimaju.

Nakon provjere, računovođa označava iznos riječima i brojkama i potpisuje ga. Dokument također ovjerava glavni računovođa.

Ako zaposleni ima preostalo stanje ili je došlo do prekomjernog trošenja potrebno je unijeti broj i datum gotovinski dokument i iznos transakcije.

Takođe je potrebno popuniti i odvojivi dio avansnog izvještaja kako bi se isti registrovao u dnevnik.

Prethodni izvještaj na obrascu AO-1 – poleđina

Ova strana je tabela u koju odgovorno lice unosi podatke o dostavljenim dokumentima. Svaki od njih treba da odgovara jednoj liniji.

Kolona 1 sadrži broj reda. U koloni 2 i 3 upisuje se datum i broj propratnog dokumenta, u koloni 4 - njegov naziv.

U kolonu 5 zaposlenik upisuje iznos dokumenta u rubljama, ili u kolonu 6 - u stranoj valuti.

Sve prazne kolone moraju biti precrtane. Na kraju tabele u redu „Ukupno“ piše ukupan iznos. Nakon popunjavanja, odgovorno lice svojim potpisom potvrđuje tačnost navedenih podataka.

Računovođa, nakon provjere tačnosti podataka i ispravnosti rashoda, popunjava kolone 7 i 8, gdje upisuje iznos stvarno prihvaćen za računovodstvo, au kolonu 9 označava pripadajući račun. Potom se generalizovani podaci iz ovih kolona prenose na prednju stranu dokumenta.

Nijanse

Za izvještaj možete izdati iznose veće od 100 hiljada rubalja - ovo ograničenje se ne odnosi na obračune sa zaposlenima. Ali iznos za bilo koji od dostavljenih dokumenata ne bi trebao prelaziti ovu granicu.

Ako zaposlenik ide na službeni put u inostranstvo, onda mu možete dati odgovorne iznose u stranoj valuti. Njena kompanija ga samostalno menja u banci. U ovom slučaju ovaj iznos naznačeno po kursu koji je utvrđen na dan izdavanja.

Od 2015. godine dozvoljeno je izdavanje izvještaja izvođačima. Od njega se također traži da dostavi izvještaj unaprijed nakon utroška sredstava. Međutim, u ovom slučaju se kolona „Broj osoblja“ ne popunjava, a u koloni „Pozicija“ se navodi „izvođač“.

Obračunski iznos se može prenijeti na karticu zaposlenog. Da bi to učinio, mora podnijeti zahtjev, a detalji transakcije (datum i broj naloga za plaćanje) su navedeni u koloni „Primljeno unaprijed”.