Disciplina plaćanja druge ugovorne strane. Pristupi kreiranju trezora Preuzmite pravilnik o platnoj disciplini

Optimizacija procesa upravljanja poslovanjem tok novca

Prilikom izgradnje sistema upravljanja novčanim tokovima važno je optimizirati relevantne poslovne procese za koje je potrebno odrediti:

– sastav centralnih finansijskih okruga, prema kojem se formiraju i kontrolišu gotovinski budžeti;

– učesnici u procesu, odnosno zaposleni u kompaniji kao inicijatori plaćanja, kontrolori poštovanja internih propisa, akceptanti;

– dužnosti i ovlašćenja svakog učesnika u poslovnom procesu, a posebno u određivanju limita plaćanja, i odgovornih za donošenje odluka o određenim isplatama;

– vremenski raspored plaćanja, posebno utvrditi vrijeme i redoslijed zahtjeva za plaćanje.

To će u budućnosti smanjiti troškove rada top menadžera kompanije (generalnog i finansijskog direktora) za kontrolu trošenja sredstava. Ako su ranije morali da pregledaju i potpišu svaki zahtev za plaćanje, sada kada su iznosi rashoda odobreni u budžetima i formalizovana procedura odobravanja isplata, kontrola tokova gotovine može se poveriti finansijskom menadžeru. Shodno tome, finansijski (generalni) direktor će samo odobriti ograničena količina plaćanja, obično iznad limita, velika ili neredovna. Na primjer, dovoljno je da se jednom prilikom odobravanja budžeta dogovorite o visini plaćanja zakupnine kancelarije, ostavljajući kontrolu samog postupka plaćanja i usklađenosti iznosa sa budžetom kod finansijskog menadžera.

Lično iskustvo

Po mom mišljenju, jasna regulativa procesa upravljanja gotovinom omogućiće finansijskom direktoru da ne bude ometan manje važnim poslovima. Na primjer, čak i jednostavan zahtjev da se prilikom fakturisanja za plaćanje navede ime odgovornog menadžera, koji će morati podnijeti izvještaj o uplaćenim iznosima, omogućava smanjenje troškova rada finansijskog direktora, kao i neopravdanih izdataka. sredstava. Treba napomenuti da vam propisi o upravljanju gotovinom omogućavaju da izbjegnete sporove sa linijskim rukovodiocima oko navodno neblagovremenih plaćanja: svima je jasno na osnovu čega se novac izdvaja za to. Osim toga, isključene su situacije kada menadžer dva minuta prije kraja uplatnog dana donese zahtjev za uplatu sa zahtjevom za plaćanje danas.

Pravilno strukturirani poslovni procesi pomažu u rješavanju još jednog gorućeg problema - minimiziranja rizika od zloupotrebe od strane zaposlenih u kompaniji razdvajanjem funkcija praćenja plaćanja i njihovog pokretanja. Na primjer, šef poslovnog područja prihvata sve zahtjeve za plaćanje u svom finansijskom centru i odgovoran je za izvršenje budžeta, a zaposleni u finansijskoj službi (to može biti finansijski direktor, finansijski menadžer) prati usklađenost aplikacija budžetska ograničenja i sprovođenje regulatornih procedura sistem plaćanja.

Lično iskustvo

Trenutno se osnivaju podružnice i zavisna preduzeća na bazi ogranaka JSC Ruske željeznice, koje još nemaju iskustva samostalnog ekonomska aktivnost u tržišnim uslovima. U cilju minimiziranja rizika od gubitka imovine prilikom prenosa na zavisna društva, kao privremena mjera u periodu njihovog formiranja, planira se uskoro prelazak na trezorski princip izvršenja plaćanja zavisnih i povezanih društava koja su strateški značajna za kompanija. Što se tiče sistema kontrole trezora direktno u matičnoj kompaniji JSC Ruske željeznice, zahvaljujući direktnoj podređenosti trezora najvišem rukovodstvu kompanije, eliminisali smo neplanirana plaćanja, obustavili finansiranje rashodnih stavki u slučaju neispunjenja prihoda, a takođe obezbedio da novčani tokovi striktno odgovaraju utvrđenom planu i mogućnost izgradnje pouzdanog izveštaja o novčanim tokovima korišćenjem direktne metode.
Pravilno izgrađen sistem plaćanja vam, naravno, omogućava rješavanje mnogih problema s kojima se suočavate finansijski direktor. Međutim, treba imati na umu da nijedan sistem plaćanja neće u potpunosti zaštititi preduzeće od:
– zloupotrebe povezane sa korišćenjem letećih kompanija ili „veštačkih” naduvanih cena. Shodno tome, moraju se poduzeti i druge mjere, a posebno provjera ugovornih strana od strane službe sigurnosti kompanije prilikom sklapanja ugovora;
– greške napravljene prilikom zaključenja ugovora. Proces potpisivanja ugovora mora biti adekvatan u smislu zaštite od “ ljudski faktor» proces podnošenja zahtjeva za isplatu;
– troškovi čiji nastanak nije u vezi sa momentom plaćanja. U ovom slučaju, prijava za isplatu ukazuje na činjeničnu činjenicu troška (na primjer, potvrda o prijemu u rad potpisana od strane ovlaštene osobe), pa zaposlenik koji donosi odluku o isplati više ne može spriječiti trošak.

Propisi o plaćanju

Optimizirani poslovni procesi za upravljanje novčanim tokovima sadržani su u regulatornim dokumentima, na primjer, u „Proceduri plaćanja u kompaniji“. Ovi dokumenti su odobreni internim nalogom i obavezujući su za sve divizije kompanije. Interni dokument kojim se definišu pravila funkcionisanja platnog sistema kompanije će obavezno sadržati informacije o postupku obrade zahteva za isplatu, rokovima, odgovornim za odobravanje, dužnostima i ovlašćenjima zaposlenih, kao i redosledu radnji.

Radi jasnoće, zgodno je ove informacije sistematizovati u tabelarnom ili grafičkom obliku (vidi tabelu 1).

Lično iskustvo
Andrey Klenin, finansijski direktor lanca supermarketa Paterson (Moskva)
Aplikacija prolazi kroz tri nivoa kontrole. Načelnik Centralnog federalnog okruga provjerava svrsishodnost i valjanost ovog rashoda, službenik odjela za planiranje i budžetiranje provjerava postojanje ograničenja u budžetu Centralnog federalnog okruga za ovu vrstu rashoda u datom periodu, a službenik računovodstva provjerava ispravnost dokumenata za plaćanje i nepostojanje dugovanja po obračunima i podnošenju dokumenata za ovu drugu stranu i zaposlenog. Za sve provjere za vanredne prijave predviđeno je dva sata, za redovne prijave - do dva radna dana. Nakon toga, prijava, u zavisnosti od iznosa i kodiranja budžeta, ide šefu trezora, finansijskom ili generalnom direktoru koji donosi odluku o isplati. Potom se zahtjev šalje u blagajnu, koja je, ovisno o vremenu prijema i prioritetu, isplaćuje istog ili sljedećeg dana.
Fedor Bashkirov, šef agrarnog trezora investiciona kompanija"AGRICO" (Moskva)
Naša kompanija je razvila sljedeći raspored plaćanja. Svi računi za plaćanje i ugovore o poslovanju idu u računovodstvo, gdje se obavljaju pripremni „grubi“ radovi na provjeri detalja plaćanja, uslova plaćanja itd. Nakon toga podaci se unose u registar plaćanja koji se šalje u trezora, gdje se provjerava usklađenost isplata sa odobrenim budžetom. U nedostatku sredstava dovoljnih za zadovoljenje svih pristiglih zahtjeva, Trezor priprema prijedloge za preraspodjelu novca ili ukida jednu ili drugu isplatu. Konačna verzija registra, zajedno sa prijedlozima trezora i platnom dokumentacijom, prenosi se na finansijskog direktora, koji donosi konačnu odluku o plaćanju računa.

Tabela 1. Raspored plaćanja

Operacija	Komentar	Radni (bankarski) dani
Operacija	Komentar	1	2	3	4	5
Formiranje od strane inicijatora plaćanja aplikacije u sistemu elektronskog plaćanja. Prihvatanje zahtjeva od strane načelnika Centralnog federalnog okruga	Prijava koju prihvati načelnik Centralnog federalnog okruga automatski se šalje finansijskom menadžeru	Do 16 sati
Prihvatanje prijave od strane finansijskog menadžera		Do 18 sati
Prihvatanje prijave od strane finansijskog direktora (za prijave koje zahtijevaju prihvatanje od strane finansijskog direktora)			Do 10 sati
Prihvatanje prijave od strane generalnog direktora (za prijave koje zahtijevaju prihvatanje od strane generalnog direktora)			Do 11 sati
Registracija od strane finansijskog menadžera statusa prijava u sistemu elektronskog plaćanja			Do 12 sati
Izdavanje gotovine na zahtjev	Prijava za koju sredstva nisu primljena u roku od tri dana biće poništena		Od 11 sati	Tokom dana	Tokom dana
Implementacija bezgotovinsko plaćanje za aplikacije sa prioritetom "1"	Ako su odgovarajuća i raspoloživa sredstva dostupna, zahtjev se može platiti i ranije.			Do 14 sati
Izvršavanje bezgotovinskog plaćanja za aplikacije sa prioritetom “2”						Do 14 sati
Bezgotovinsko plaćanje za aplikacije sa prioritetom „3“	Datum plaćanja određuje finansijski direktor					Do 14 sati
Zagarantovano vrijeme trajanja operacije.

Treba napomenuti da dobro razrađena regulativa treba da spriječi propuste u upravljanju platnim sistemom, da bude transparentna i da nedvosmisleno tumači postupanje određenog zaposlenog. Međutim, to se ne može uvijek provjeriti dok se propisi ne počnu primjenjivati. Stoga je normalna praksa da se propisi prilagođavaju tokom upotrebe i ponovo odobravaju zajedno sa izmjenama.

Lično iskustvo

Poslovni procesi za operativno upravljanje novčanim tokovima i generisanje platnih dokumenata u kompaniji definisani su Pravilnikom o plaćanju. Ovaj dokument opisuje sve faze toka gotovine - od iniciranja plaćanja od strane nosioca budžeta do slanja uplatnih dokumenata banci. Inicijator plaćanja je strukturna jedinica u okviru čijeg rashodnog budžeta je zaključen odgovarajući ugovor. Na osnovu budžeta strukturnih odjeljenja koje odobrava finansijski direktor za tekuću godinu, formira se mjesečni plan finansiranja njihovih rashoda, koji je osnova za izradu kalendara plaćanja. Svaki zahtev za isplatu prihvataju rukovodioci strukturnih odeljenja i odobravaju ga „kreditni menadžeri“ u skladu sa ograničenjima utvrđenim u njihovim punomoćjima. Funkcije sastavljanja i praćenja izvršenja kalendara plaćanja i budžeta novčanih tokova dodijeljene su Sektoru za trezorsko poslovanje. Kalendar plaćanja, sastavljen istovremeno sa pojašnjenjem BDDS-a za svaki mesec, omogućava vam da unapred identifikujete verovatan nedostatak (ili višak) sredstava.
Mikhail Bulushev, finansijski direktor Grupe kompanija Avtomir (Moskva)
Naša kompanija ima nekoliko regulatornih dokumenata koji detaljno preciziraju ovlaštenja menadžera za iniciranje plaćanja i proceduru odobravanja zahtjeva za plaćanje. Za sve isplate, u zavisnosti od iznosa, odgovornost je dodijeljena ili načelniku direkcije kojoj pripada Centralni federalni okrug, ili podređenom rukovodiocu. CEO viza je potrebna za određene vrste plaćanja i to samo ako se prekorače limiti utvrđeni tokom mjesečnog planiranja. Finansijska direkcija prati poštovanje propisa. Kalendar plaćanja se sastavlja za kalendarski mjesec po dan i ažurira se sedmično za narednu sedmicu.

Inicijatori plaćanja su menadžeri usluga preduzeća koji upravljaju ugovorima. Oni sastavljaju nalog za plaćanje (odobreni obrazac), koji prihvata šef datog centralnog finansijskog distrikta, verifikuje odgovorni izvršni direktor trezora, potpisuje glavni računovođa i šef trezora i na kraju se slaže sa zajmom menadžer (obično finansijski direktor, u posebnim slučajevima - generalni direktor). Za nas je to prilično jednostavna procedura, koja je detaljno razrađena u posebnim propisima koje je odobrio generalni direktor.

Primjer propisa za određivanje prvenstva plaćanja trgovačkom društvu

Svaka stavka gotovinskog izdatka ima jedan od sljedećih prioriteta plaćanja:

prvi prioritet- plaćanja čije bi kašnjenje moglo uzrokovati ozbiljne negativne posljedice za kompaniju, na primjer kazne ili pogoršanje poslovnu reputaciju. Takva plaćanja uključuju plaćanje poreza i vraćanje kredita. Plaćeno finansijske usluge strogo u skladu sa rokom plaćanja koji je naveden u prijavi;
drugi prioritet— plaćanja za koja je odlaganje plaćanja do tri bankarska dana prihvatljivo bez ozbiljnih negativnih posledica po preduzeće (isplata zarada, plaćanja glavnim dobavljačima);
treći prioritet- plaćanja za koja je dozvoljeno odlaganje rokova plaćanja za više od tri bankarskih dana. Ako plan prihoda nije ispunjen, finansijska služba ima pravo da pokrene smanjenje tih budžetskih stavki ili ukidanje takvih plaćanja. Ako je finansijska služba promijenila uslove plaćanja koje je inicijator naveo u aplikaciji za plaćanje, o tome mora obavijestiti inicijatora.

Prioritet plaćanja

U praksi se često javlja situacija kada plan prihoda nije ispunjen, ali je plan gotovinskih rashoda ispunjen u potpunosti, odnosno ukupan iznos zahtjevi za plaćanje premašuju stvarni prijem sredstava. Da biste izbjegli gotovinske praznine, preporučljivo je rangirati sva plaćanja prema njihovom prioritetu ili važnosti. Članci sa najvećim prioritetom se plaćaju obavezno, članci sa nižim prioritetom - po završetku dodatni uslovi. Na primjer, prvo se plaćaju zahtjevi za plaćanje dugova prema većim dobavljačima proizvoda, porezi i sl., dok se troškovi obuke i modernizacije kancelarijske opreme finansiraju kada je plan prodaje ispunjen najmanje 90% (vidi „Primjer propisa za određivanje prioriteta plaćanja trgovačkom društvu").

Prema Anton Khodarev, finansijski direktor kompanije Sapsan, u uslovima nedostatka sredstava, prvo treba izvršiti isplate onih obaveza čije će kršenje dovesti do najvećih finansijskih gubitaka (izraženih u kaznama i kaznama, zastojima u proizvodnji itd.).

Lično iskustvo
Aleksandar Zajcev, zamenik direktora trezora JSC Aeroflot
Prioritet plaćanja u našoj kompaniji određen je uslovima plaćanja računa i ugovora, koji se uzimaju u obzir pri izradi kalendara plaćanja, kojim se utvrđuje interni red plaćanja. Stavke rashoda koje omogućavaju, ako je potrebno, pomjeranje rokova plaćanja računa, pružaju manevarski prostor u slučaju privremenog nedostatka sredstava
Fedor Bashkirov, šef trezora poljoprivredne investicione kompanije "AGRICO" (Moskva)
Prioritet plaćanja u našoj kompaniji određuje se prema tekućem izvršenju budžeta mjesečnog toka gotovine, u kojem su plaćanja vezana za pripadajuće primitke. Ovo uzima u obzir uslove poravnanja prema ugovorima i zakonske zahtjeve u vezi sa rokovima plaćanja poreza (na primjer, PDV).
Osim toga, više rukovodstvo ima ovlaštenje da mijenja redoslijed plaćanja.
Na primjer, finansijski menadžer može staviti plaćanje u „prvi“ prioritet, ali mora definitivno odrediti iz kojih izvora (uključujući dodatne) će biti izvršeno ili u zamjenu za koje plaćanje može biti izvršeno ne dovodeći u pitanje finansijsku stabilnost preduzeća.

Formiranje kalendara plaćanja

Osnovna svrha kalendara plaćanja je kreiranje rasporeda tokova gotovine za naredni period (od nekoliko radnih dana do jednog mjeseca) na način da garantuje plaćanje svih potrebnih plaćanja, minimizira višak gotovine na računima i izbjegne gotovinske praznine .

Kalendar plaćanja može imati različitu prezentaciju u zavisnosti od specifičnosti poslovanja i preferencija relevantnih zaposlenih. Međutim, mora obavezno sadržavati podatke o prilivima i odlivima, kao i planirana stanja gotovine, obično raščlanjena po danima i njihovim izvorima (vidjeti tabelu 2).

Prilikom kreiranja mjesečnog kalendara plaćanja, morat ćete modelirati distribuciju planiranih novčanih tokova po sedmici i danu (vidi tabelu 3). Razumijevanje raspodjele troškova kroz vrijeme pomoći će da se identifikuju najrizičniji momenti sa stanovišta gotovinskih praznina i preduzmu mjere za preraspodjelu tereta plaćanja, na primjer, širenje isplate plata i transfera poreza u budžet na različite sedmicama i korištenje kredita na vrijeme.

Tabela 2. Primjer kalendara plaćanja, hiljada USD

Članak	Datum/plan-stvarni								Ukupno za mjesec	Prognoza odstupanja od budžeta
	1. juna	2. jun	4. jun	5. jun	6. jun	9. juna	…	30. jun
	činjenica	činjenica	činjenica	plan	plan	plan	…	plan
Trenutna aktivnost
Priznanice od klijenata	120	100	90	100	100	100		100	918	-82
Ostalo snabdevanje	28								78	-2
Ukupni prihodi	148	100	90	100	100	100		100	996	-84
Plaćanje glavnim dobavljačima			-50		-90	-100		-150	-500	-50
Plaća	-98								-98	2
Nagrade									-30	0
PDV									-40	0
Porez na prihod									-20	0
Troškovi oglašavanja				-10				-5	-15	0
Najam								-20	-20	-20
Troškovi domaćinstva		-9				-10		-10	-29	1
…
Ukupna odlaganja	-98	-9	-50	-10	-90	-110	…	-185	-752	-67
Bilans za tekuće aktivnosti	50	91	40	90	10	-10	…	-85	304	-246
…	…	…	…	…	…	…	…	…	…	…
stanje na kraju perioda	6	2	2	2	22	22		22	22	12

Tabela 3. Primjer raspodjele uplata, hilj.e.

Članak	Metoda distribucije	Ukupno za mjesec	Sedmica/broj radnih dana
Članak	Metoda distribucije	Ukupno za mjesec	1/5	2/4	3/5	4/6
Priznanice od klijenta	Proporcionalno broju radnih dana	1000	250	200	250	300
Porezi na plate	2. sedmica; prije 15. kalendarskog dana u mjesecu	-6		-6
PDV	3. sedmica; prije 20. kalendarskog dana u mjesecu	-30			-30
Iznajmljivanje ureda	4. sedmica; Do kraja mjeseca	-8				-8
Oglašavanje, plaćanje izložbe	2. sedmica; prije 10. kalendarskog dana u mjesecu	-10		-10
Oglašavanje, plaćanje knjižica	4. sedmica (prema ugovoru)	-4				-4
Plaćanje glavnim dobavljačima	U skladu sa rasporedom nabavke i ugovorom (50% - avansno plaćanje 2 nedelje pre isporuke, 50% - u roku od tri dana od datuma isporuke)	-800	-200	-150	-200	-250
Troškovi domaćinstva	Sedmično u jednakim ratama	-2	-0,5	-0,5	-0,5	-0,5
Plaća	1. sedmica; 2. radni dan u mjesecu	-20	-20
Neočekivani troškovi	Sedmično u jednakim ratama	-2	-0,5	-0,5	-0,5	-0,5

Kalendar plaćanja se sastavlja na osnovu podnesenih i odobrenih zahtjeva za plaćanje u skladu sa propisima o plaćanju kompanije. Sve prijave se registruju u registar, koji odražava potrebne informacije o procesu odobravanja i plaćanju za svaku od njih (vidi tabelu 4).

Registar može sadržavati druge analitičke informacije potrebne za operativno upravljanje isplatama, na primjer, naziv centra finansijske odgovornosti na koji se deklarisano plaćanje odnosi, valutu plaćanja i odgovarajući kurs prema valuti budžeta, naziv pravno lice, u čije ime će se izvršiti plaćanje, raspoloživi limit za stavku plaćanja.

Lično iskustvo
Aleksandar Ivanov, šef finansijskog odeljenja Metalurškog kombinata OJSC Kulebak
Glavni dokument koji definiše iznos i strukturu plaćanja u tekući period, je platni bilans preduzeća. Formira ga za svaki kalendarski mesec odeljenje za planiranje na osnovu podataka koje dostavljaju nadležne službe o planiranim obima i uslovima prodaje proizvoda, nabavke sirovina i materijala, obima glavne i pomoćne proizvodnje, fondu zarada, obračun poreza itd. Stanje plaćanja predviđa i iznose prioritetnih plaćanja i plaćanja koja se odnose na drugi prioritet
Aleksandar Romanov, šef Odeljenja za finansijski nadzor i prognoze Odeljenja za korporativne finansije OJSC Ruske železnice
U JSC Ruske željeznice, budžet novčanih tokova (CFB) je detaljan plan, koji je izgrađen u kontekstu funkcionalnih stavki.
BDDS se sastoji od prihodnog i rashodnog dijela, a mogućnost finansiranja ključnih rashodnih stavki vezana je za realizaciju plana prikupljanja sredstava po prihodima. Planirani BDDS formira odjel za korporativne finansije i dostavlja ga filijalama kompanije prije početka planiranog perioda (kvart po mjesecima). Izvršenje BDDS-a kontroliše Sektor trezora, sa čijim je regionalnim kancelarijama „povezana” svaka filijala kompanije. Zbog direktne podređenosti upravljačkom aparatu AD Ruske željeznice, ovo kontrolno tijelo ne zavisi od rukovodstva regionalnih filijala, što gotovo u potpunosti eliminiše uticaj „ljudskog faktora“. Uprava trezora prati izvršenje BDDS-a i identifikuje razloge za odstupanja, a takođe i prethodnu analizu svakog zahtjeva za plaćanje radi usklađenosti sa budžetima. Pored toga, sklopljeni su ugovori o bankovnim računima između JSC Ruske željeznice i banaka koje opslužuju račune kompanije, koji predviđaju da banka ne može prihvatiti nalog za plaćanje od odjeljenja JSC Ruske željeznice bez prethodnog prihvatanja regionalnog blagajnika.

Automatizacija poslovnih procesa finansijskog upravljanja

Da bi se podržalo operativno upravljanje novčanim tokovima, bit će potrebna automatizacija relevantnih poslovnih procesa. Odabrani softver bi trebao omogućiti:

kreiranje elektronskih računovodstvenih dokumenata platnog sistema (na primjer, zahtjevi za plaćanje);
generirati elektronsko izvještavanje neophodno za kontrolu izvršenja plaćanja, usklađenost sa propisima platnog sistema, budžete novčanih tokova, na primjer, kalendar plaćanja;
implementirati podršku za procedure kontrole i odobravanja (budžeti, zahtjevi za plaćanje, itd.). Na primjer, prijave koje ne prihvati rukovodilac odgovarajućeg finansijskog centra i zahtjevi za plaćanje nisu vidljivi ostalim učesnicima u poslovnom procesu, ali čim se zahtjev prihvati, automatski se šalje na razmatranje finansijskom menadžeru. ;
razlikovati prava pristupa finansijskim informacijama za različite nivoe odgovornosti u kompaniji. Na primjer, načelnik Centralnog federalnog okruga u sistemu vidi samo aplikacije u svom poslovnom području.

Do sada, dosta preduzeća koristi upravljanje gotovinom za automatizaciju poslovnih procesa. Excel tokovi i drugi neosnovni programi, međutim, ovaj metod ima niz značajnih nedostataka: nisku efikasnost u reflektovanju informacija i generisanju izveštaja, ranjivost na kvarove i problem dvostrukog unosa podataka. Trenutno sve više kompanija teži odabiru specijaliziranog softvera; na primjer, rješenja bazirana na programima iz 1C porodice su prilično popularna.

Lično iskustvo
Denis Yaklakov, šef odjela finansijsko planiranje i kontrola CJSC TD Perekrestok (Moskva)
Sistem automatizovanog budžetskog računovodstva koji se koristi u našoj kompaniji, a koji implementira funkciju upravljanja rashodima, omogućava nam da rešimo dva glavna problema odjednom. S jedne strane, prijave se automatski nadziru na usklađenost sa budžetskim ograničenjima, s druge strane, odobrene prijave formiraju stvarne podatke o izvršenju budžeta kompanije i operativnog plana.
Aleksandar Ivanov, šef finansijskog odeljenja Metalurškog kombinata OJSC Kulebak
U idealnom slučaju, sistem upravljanja novčanim tokovima treba da bude integrisan u kompjuterski informacioni sistem preduzeća. Nažalost, u preduzećima u kojima sam radio, Excel je uglavnom korišćen u te svrhe. Napominjem da to samo po sebi nije ometalo sistematsko planiranje i praćenje primanja i plaćanja, te generiranje redovnih (dnevnih, sedmičnih i mjesečnih) izvještaja o trezoru sa prometom od oko 200–250 miliona rubalja. Mjesečno. Međutim, ovaj pristup zahtijeva značajnu količinu vremena za ažuriranje i obradu podataka.
Fedor Bashkirov, šef trezora poljoprivredne investicione kompanije "AGRICO" (Moskva)
Automatizacija procesa upravljanja gotovinom značajno povećava brzinu i kvalitet donošenja upravljačkih odluka. Ovaj proces smo implementirali u Excel-u i treba napomenuti da nema problema s korištenjem. Formati i propisi za popunjavanje tabela kreirani su postepeno na osnovu potreba zainteresovanih korisnika. Trenutno, paralelno sa upotrebom Excel-a, razvijamo sistem upravljanja novčanim tokovima baziran na 1C:Enterprise, u kojem pokušavamo da uzmemo u obzir sva dešavanja u upravljanju gotovinom pomoću tabela.
Andrej Klenin, finansijski direktor kompanije Paterson (Moskva)
Naša kompanija koristi softver zasnovan na Email, omogućavajući učesnicima procesa da rade u njemu bez obzira na njihovu lokaciju. Ovo je vrlo zgodno ako komunicirate sa 14 podružnica u tri vremenske zone. Istovremeno, ako osoba ide na godišnji odmor, dovoljno je da svoju poštu prosledi zameniku kako bi on mogao da obavlja funkcije koje su mu privremeno dodeljene u platnom sistemu.

Tabela 4. Registar prijava od 06.06.2006

№	Plati prije	Izvršenje	Svrha plaćanja	Vrsta plaćanja	Članak BDDS	Količina, rub.	Koordinacija
№	Plati prije	Izvršenje	Svrha plaćanja	Vrsta plaćanja	Članak BDDS	Količina, rub.	Načelnik Centralnog federalnog okruga	FM	FD	GD
1201	1. juna	Plaćeno	Plaćanje dobavljaču Nilit LLC	Cash	Plaćanje glavnim dobavljačima	20 000	+	+	+	0
1202	1. juna	Plaćeno	Plaćanje dobavljaču AD "EMI"	Cash	Plaćanje glavnim dobavljačima	10 000	+	+	+	0
1203	1. juna	Plaćeno		Cash	Plaćanje glavnim dobavljačima	10 000	+	+	+	0
1204	2. jun	Plaćeno	Plata za januar	Cash	Plaća	98 000	+	+	0	0
1205	6. jun	Platiti	Kupovina kancelarijskog materijala	Cash	Troškovi domaćinstva	9400	+	+	0	0
1206	6. jun	Platiti	Plaćanje dobavljaču ZAO Avangard	Cash	Plaćanje glavnim dobavljačima	50 000	+	+	+	0
1207	7. jun	Platiti	Plaćanje linije za pakovanje	Cash	Proizvodna oprema	10 000	+	+	+	+
1208	8. jun	Platiti	Plaćanje dobavljaču AD "EMI"	Cash	Plaćanje glavnim dobavljačima	50 000	+	+	-	0
Legenda: Cash - bezgotovinsko plaćanje; Cash - gotovina; FM - finansijski menadžer; FD - finansijski direktor; GD - CEO; “+” — aplikacija je odobrena; “-” - prijava nije odobrena; “0”—nije potrebno odobrenje.

Implementacija sistema upravljanja novčanim tokovima

U zaključku želim da istaknem da kada se definišu i optimizuju poslovni procesi finansijskog upravljanja, te razrade i usvoje odgovarajući propisi, počinje najteži deo - njihova implementacija u svakodnevnu praksu kompanije. Prenošenje ispravnog sistema plaćanja sa papira na praksu je najzahtjevnije. Konkretno, može biti teško iskorijeniti neplanirana plaćanja, na primjer plaćanja koja su tipična i predvidljiva, ali iz nekog razloga nisu planirana, kao i plaćanja pokrenuta kršenjem internih pravila.

Praksa pokazuje da ako je više od 5% plaćanja u kompaniji neplanirano ili je u suprotnosti sa internom procedurom plaćanja, onda to najvjerovatnije ukazuje da interni poslovni procesi za upravljanje novčanim tokovima nisu uglađeni, neispravni interni propisi za plaćanje , ili problemi sa finansijskom disciplinom.

Lično iskustvo
Aleksandar Ivanov, šef finansijskog odeljenja Metalurškog kombinata OJSC Kulebak
U našoj kompaniji, naravno, bilo je određenih poteškoća sa kadrovima prilikom implementacije sistema upravljanja novčanim tokovima. One su uzrokovane uglavnom promjenama u redoslijedu donošenja odluka. Ako se u procesu izrade regulative konsultujete sa zaposlenima, bez obzira na poziciju, kako da rade bolje, onda najverovatnije neće biti otpora. A da bi prevladao svjestan otpor, posebno izazvan sebičnim interesima, finansijski direktor mora imati dovoljno „administrativnih resursa“.
Fedor Bashkirov, šef trezora poljoprivredne investicione kompanije "AGRICO" (Moskva)
Prilikom implementacije sistema upravljanja novčanim tokovima na početku, došlo je do sukoba sa linijskim službama, kojima je bilo prilično teško procijeniti njegove koristi. Osiguravši podršku menadžmenta, finansijska služba je vršila stalni rad na objašnjavanju sa kolegama, zahvaljujući čemu je situacija promijenjena. U roku od nekoliko mjeseci, čak su i vatreni protivnici priznali da je nakon pokretanja sistema povećana predvidljivost i brzina plaćanja aplikacija, što se pozitivno odrazilo na odnose sa suradnicima.

Automatizacija upravljanja plaćanjem u holding kompaniji

Viktor Šapkin,Šef odjeljenja izvještavanje menadžmenta i PEO L’Etoile, Sephora Alcor & Co LLC, Ph.D. econ. nauke (Moskva)

Treba napomenuti da će upravljanje novčanim tokovima biti efikasno ako se svi zaposleni pridržavaju internih propisa. Ako kompanija nastavi da ima situaciju u kojoj, na primjer, izvršni direktor ili vlasnik može trošiti novac na zaobilaženje internih propisa (na primjer, na troškove zabave ili kao povlačenje kapitala iz kompanije), onda finansijski direktor neće moći da ispunjava obaveze obezbjeđenja blagovremenog plaćanja zahtjeva, podnesenih u skladu sa propisima. S druge strane, pravilno organizovani poslovni procesi plaćanja omogućavaju finansijskom direktoru da osigura da će sva tražena plaćanja biti izvršena na vreme.

Za kompaniju sa nekoliko regionalnih filijala može se implementirati sljedeći model poslovnih procesa upravljanja novčanim tokovima. Inicijator plaćanja priprema papirnu prijavu u kojoj navodi parametre plaćanja: drugu stranu, rok, broj računa, stavku budžetskog klasifikatora itd.

Prijava, koju potpisuje vlasnik budžeta, prenosi se u finansijsku službu i unosi u računovodstveni sistem kao dokument „Zahtjev za isplatu“. U filijalama kompanije, prijavu unosi zaposlenik finansijskog odjela i automatski se prenosi u Moskvu.

Računovodstveni sistem u kojem se upravlja novčanim tokovima je integrisan sa sistemom računovodstva zaliha, koji vam omogućava da automatski generišete zahteve za plaćanje robe i materijala na osnovu podataka o fakturi.

Sve prijavljene prijave dobijaju status „Novo“, što omogućava njihovo razmatranje, ali ne daje mogućnost plaćanja. Aplikacija ima planirani datum plaćanja. Zatim, mora proći kroz dvije faze: kontrolu budžeta i postavljanje plaćanja.

U prvoj fazi, službenik zadužen za kontrolu budžeta provjerava usklađenost aplikacije sa limitom utvrđenim u budžetu. Ukoliko prijava ne prođe budžetsku kontrolu, tada dobija status „Nedovoljan limit“ i zahtijeva dodatno odobrenje i identifikaciju izvora finansiranja.

Sljedeća faza je razmatranje zahtjeva od strane trezora i njegovo stavljanje na plan plaćanja. Da biste to učinili, dodjeljuje mu se status „Za plaćanje“. Ovo se može uraditi ručno ili automatski. Službenik trezora može odbiti zahtjev ili ga suspendovati i dodijeliti mu odgovarajući status ako sumnja u ispravnost isplate. Na osnovu prijava kojima je dodijeljen status „Naplativo“, sastavlja se plan plaćanja za narednu sedmicu i odobrava ga finansijski direktor. Prilikom pregleda rasporeda plaćanja, mogu se identifikovati praznine u gotovini. U ovoj situaciji, odgovorni službenik odlučuje o mogućnosti prenošenja pojedinačnih prijava na drugi datum. Plaćanje se vrši preko sistema „banka-klijent“ i to isključivo na osnovu aplikacije sa statusom „Za plaćanje“. U ekspoziturama u kojima nije moguće organizovati automatsko učitavanje naloga za plaćanje u sistem banka-klijent, kontrola izvršenja aplikacije se vrši na nivou knjiženja izvoda: sve prijave se zaprimaju u sistemu u kojem se vodi računovodstvo, i kada knjiženja izvoda, uplate se moraju uporediti sa aplikacijama za koje je uplata izvršena. Ako se uplata ne izvrši ili izvrši bez zahtjeva, izvod neće biti moguće knjižiti u računovodstveni sistem. Objavljeni izvod se automatski učitava u Moskvu sljedeći dan nakon uplate. Trezor, koristeći ove informacije, može analizirati sva plaćanja kompanije. Vlasnici budžeta imaju pristup aplikacijama unutar svog finansijskog direktora i mogu brzo pratiti promjene u statusu svoje aplikacije.

1 Trenutno ne radi za ovu kompaniju. — Bilješka urednici.

Osnovni ciljevi stvaranja trezora su, po pravilu, poboljšanje solventnosti preduzeća, smanjenje rizika gotovinskih praznina i racionalnije korišćenje sredstava. Kompanija može formirati trezor (centar za naselja) kao poseban odjel ili delegirati odgovarajuće funkcije određenoj grupi radnika FES-a. U oba slučaja biće potrebno strukturirati novčane tokove, regulisati osnovne procese: obradu zahtjeva za rashode, planiranje prihoda, kreiranje kalendara plaćanja, te odrediti mjesto trezora u organizacionoj strukturi kompanije.

Strukturiranje novčanih tokova

U fazi strukturiranja novčanih tokova postavljaju se temelji za izgradnju trezora kompanije.

U toku ovog rada analizira se sastav uplata i primanja, kreira se njihova klasifikacija i utvrđuju principi rangiranja plaćanja i njihov prioritet.

Klasifikacija plaćanja

Ako organizirate plaćanja i primanja po rokovima, lakše ćete ih planirati i kontrolisati. Konkretno, plaćanja se mogu podijeliti na prognozirana, tekuća (ove dvije grupe čine više od 80% svih plaćanja), kao i operativne i hitne.

Predviđene isplate može se planirati sa velikom vjerovatnoćom 3-4 sedmice prije izvršenja. Takva plaćanja uključuju npr. najam, porezna i komunalna davanja, kamate na kredite.

Tekuća plaćanja, po pravilu se planiraju 2 sedmice prije dospijeća uplate. To je, na primjer, plaćanje marketinških kampanja, putne troškove, materijal, oprema, carina.

Promptne isplate mogu se obezbediti ne više od jednog dana unapred (na primer, naknade za menjanje valuta).

Hitne isplate ne može se predvideti. Za plaćanje troškova gostoprimstva, hitne intervencije, hitne popravke opreme i drugih nepredviđenih plaćanja, razumno je stvoriti rezervu u iznosu od 10-20% prosječnih dnevnih troškova kompanije.

Što se tiče prihoda, oni obično izdvajaju preliminarni I operativni. Prva grupa kombinuje priznanice koje su poznate sa velikom verovatnoćom 3-4 nedelje unapred - plaćanje kupaca za otpremljene proizvode, prihod od prodaje imovine, plaćanja po datim kreditima itd. Promptna plaćanja, npr. hitne narudžbe, planiraju se 2 sedmice unaprijed.

Među priznanicama mogu biti i oni koji se ne mogu predvidjeti, na primjer, isplata nenaplativog potraživanja, pogrešno prenesene iznose ili plaćanje za “brzu” prodaju kada novi klijent plaća kupovinu na dan narudžbe.

Predviđanje vremena, veličine i vjerovatnoće priliva gotovine u kompaniju vrši se na osnovu analize statističkih podataka o prodaji, kao i planova prihoda koje formiraju menadžeri prodaje. Potonje se u većoj mjeri odnosi na pojedinačnu prodaju i relevantno je na tržištu B2B usluga, u razvoju i izgradnji po narudžbi.

Lično iskustvo

Ivan Šakirov,
Za prognozu novčanih primanja naše preduzeće koristi statistiku iz prošlih perioda (uzimajući u obzir faktor sezonskosti), podatke o izdatim računima sa dodatnom analitikom (uslovi plaćanja), te registar ugovora koji predviđaju plaćanje bez izdavanja računa. Za planiranje prijema sredstava na tekuće račune uzimaju se u obzir gotovinski limiti i rasporedi naplate.

Prioritet plaćanja

Uspostaviti finansijsku disciplinu potrebno je jasno odrediti prioritete plaćanja, na osnovu više kriterijuma - redosleda plaćanja, perioda kašnjenja u plaćanju, grupe ugovornih strana i značaja ugovora za kompaniju.

TO prioritetna plaćanja, po pravilu, uključuju obračune sa poreskim organima i bankama, plate. Propust da se takva plaćanja izvrše na vrijeme će dovesti do trenutnih i veoma značajnih gubitaka za poslovanje, sankcija i kazni. Plaćanja druga faza mogu postojati plaćanja izvođačima koji snabdevaju resurse za glavnu proizvodnju (neke kompanije čak klasifikuju takva plaćanja kao prioritetna plaćanja), plaćanje opštih troškova poslovanja. Kašnjenje u plaćanju ovakvih računa će otežati poslovanje i narušiti ugled kompanije. Troškovi zabave, plaćanja za obuku zaposlenih, konsultantske, pravne i revizorske usluge mogu se klasifikovati kao plaćanja treća faza, propuštanje roka koji može negativno uticati na proces proizvodnje i narušiti reputaciju kompanije u budućnosti.

Prilikom odlučivanja o redoslijedu plaćanja sa istim prioritetima, potrebno je uzeti u obzir vrijeme njihovog kašnjenja. Planirane isplate koje nisu izvršene kao rezultat gotovinskih praznina treba da imaju prioritet u plaćanju u odnosu na novoprimljene zahtjeve za troškove istog ranga.

U zavisnosti od politike kompanije, partneri i dobavljači se mogu podeliti u grupe sa različitim prioritetima plaćanja. Dakle, najvažnija mogu biti plaćanja po ugovorima koji predviđaju velike kazne za kašnjenje u plaćanju ili opasnost od gubitka. strateški partner. Osim toga, može se zaključiti više ugovora sa jednom drugom stranom. U ovom slučaju postoji potreba za odabirom najvažnijih ugovora za kompaniju.

Lično iskustvo

Dmitry Milshtein,
Prije svega, vršimo plaćanja za poreze i finansijski instrumenti, tada se otplaćuju obaveze prema dobavljačima robe za preprodaju. Na trećem i četvrtom mjestu otplaćuju se obaveze prema dobavljačima ostalih dobara, radova i usluga.

Fedor Bashkirov, Zamenik finansijskog direktora Grupe kompanija AGRICO (Moskva)
U našoj kompaniji, redosled plaćanja se utvrđuje u skladu sa budžetom toka gotovine, naziva se i „cash plan“, a takođe se zasniva na moguće posljedice neplaćanje uplata. Jedi obavezna plaćanja(prva faza) - obračuni sa budžetom i vanbudžetska sredstva, isplata zarada. Druga faza uključuje plaćanja po ugovorima koji predviđaju stroge kazne (na primjer, plaćanje električne energije). Preostala plaćanja su plaćanja treće faze. Ispod gotovinska plaćanja prihodi su planirani u budžetu. Dakle, svako plaćanje ima svoj vlastiti izvor. Međutim, finansijski direktor ima pravo da na prvo mjesto stavi važnu ili hitnu uplatu. U ovom slučaju potrebno je naznačiti iz kojih izvora treba izvršiti takvu uplatu - u zamjenu za drugu ili na teret gotovinske rezerve.

Postavljanje glavnih procesa

Da bi se obezbedio nesmetan rad svih sektora kompanije u planiranju novčanih tokova i izvršavanju odobrenih planova, potrebno je opisati i regulisati relevantne procese, pre svega, obradu zahteva za izdatke, planiranje primitaka i formiranje kalendar plaćanja. Procese je zgodno opisati dijagramima, a nakon rasprave i dogovora potrebno ih je objediniti u pravilniku, na primjer, usvojiti Pravilnik o upravljanju gotovinom. Razmotrimo proceduru za postavljanje procesa upravljanja gotovinom.

Propuštanje zahtjeva za troškove

Glavne faze u „životu“ aplikacije za plaćanje su njeno formiranje, kontrola, odobravanje i ulazak u kalendar plaćanja (slika 1).

Rice. 1. Kretanje zahtjeva za troškove

Zahtjev za isplatu mora imati standardni obrazac prihvaćen od strane preduzeća, jasno definisati svrhu troškova, iznos, datum izvršenja, sadržavati naznaku budžetske stavke troškova i odgovornog izvršioca.

Lično iskustvo

Natalia Dolmatova, Šef Odjela trezora IC "TPS" (Novorosijsk)
Zahtjev za isplatu mora sadržavati podatke dovoljne za sastavljanje kratkoročnog kalendara plaćanja, utvrđivanje prioriteta plaćanja i donošenje odluke o mogućnosti plaćanja. Označava drugu ugovornu stranu, iznos plaćanja (uključujući PDV) i troškovnu stavku na koju se plaćanje odnosi. Takođe, prijava mora sadržavati podatke o datumu uplate, a po potrebi i komentar inicijatora zbog kojih vanrednih okolnosti treba izvršiti isplatu u odstupanju od utvrđenih procedura ili prioriteta. Uz zahtjev je potrebno priložiti osnov za plaćanje – račun ili ugovor.

Formiranje zahtjeva za troškove počinje pokretanjem isplate od strane odgovornog izvršitelja. Zatim je predmet budžetske kontrole. Finansijski kontrolor koji je prihvatio prijavu proverava ovlašćenja odgovornog izvršioca za vršenje rashoda po ovoj stavci budžeta, kao i stanje limita sredstava predviđenih za to. Aplikacija koja ne ispunjava kriterijume kontrola budžeta, je odbijen.

Napominjemo da se prijave također kontroliraju rokom za podnošenje. Ukoliko se ne poštuje, kontrolor mora evidentirati kršenje propisa. Nakon toga, aplikacija se dodaje u registar, stavlja u opšti red u skladu sa rangom koji joj je dodeljen, a njeno uključivanje u kalendar plaćanja zavisiće od raspoloživosti raspoloživih sredstava 1 .

Nakon finansijskog kontrolora, prijavu odobrava šef odjeljenja, koji ili potvrđuje izvodljivost troškova koje je pokrenuo odgovorni izvršilac, ili odbacuje zahtjev.

Lično iskustvo

Marina Eliseeva, Blagajnik kompanije Sakhalin Energy Investment Company Ltd. (Južno-Sahalinsk)
Sva prava na autorizaciju plaćanja u našoj kompaniji su koncentrisana isključivo u trezoru. Koristimo dvostepeni sistem autorizacije plaćanja pomoću elektronskog potpisa. Blagajnik i njegov zamjenik imaju pravo prvog potpisa. Pravo drugog potpisa je šef odeljenja za plaćanje računa i kreditni analitičar.

Nakon verifikacije i odobrenja, prijava je uključena u kalendar plaćanja i čeka svoj rok.

Prilikom odobravanja postupka obrade prijave potrebno je predvidjeti mogućnost da odgovorni izvršilac izvrši neophodna prilagođavanja uslova i iznosa plaćanja, kao i da odbije zahtjev.

Lično iskustvo

Ivan Šakirov, Šef trezora Društva za upravljanje "Karo Film" (Moskva)
Prilikom implementacije sistema upravljanja zahtjevima za plaćanjem, naišli smo na dva problema. Prvo, registracija aplikacija u računovodstvenom sistemu oduzimala je dosta vremena, zaposleni nisu mogli da se nose sa velikim brojem pristiglih zahtjeva. Odlučeno je da se uvede single form prijave da se pojednostavi njegova registracija i obrada, izvrši početno razvrstavanje prijava prema hitnosti izvršenja (prije registracije), privremeno se poveća broj zaposlenih koji registruju prijave, a zatim zaposlenima u odjeljenju daju ovlaštenje za samostalnu registraciju prijava.
Drugo, rok za podnošenje zahtjeva za vizu je neopravdano odgođen. Sa situacijom je bilo moguće izaći na kraj samo izradom propisa za kretanje aplikacija. Sada se sve faze procesa prijave u našoj kompaniji evidentiraju u računovodstvenom sistemu. Istovremeno, svakodnevno se generišu izvještaji koji vam omogućavaju da pratite status prijave, kršenje rokova i identifikujete odgovorne izvršioce.

Planiranje prihoda

Izrada plana prihoda kompanije počinje činjenicom da menadžeri za korisničku podršku, na osnovu zaključenih ugovora i planova plaćanja proizvoda, formulišu individualni planovi(i prognoze) prihoda (Sl. 2 na str. 14). Za njihovu maksimalnu pouzdanost, menadžer mora kontaktirati klijente i razjasniti očekivane uslove plaćanja, kao i procijeniti pouzdanost klijenata, uzimajući u obzir istoriju korporativnih odnosa. Sistematska analiza planiranih i stvarnih podataka o novčanim prilivima omogućava vam da povećate efikasnost planiranja.

Rice. 2. Formiranje planova prihoda

Kašnjenje u podnošenju plana prihoda, utvrđeno u fazi kontrole, obavezno se evidentira radi daljeg razjašnjenja razloga i obavljanja posla sa obrazloženjem sa zaposlenim. Nakon odobrenja od strane šefa odjela prodaje, planovi prihoda se uključuju u kalendar plaćanja.

Formiranje kalendara plaćanja

Formiranje preliminarne verzije kalendara plaćanja vrši se spajanjem u jednu tabelu svih planova prihoda i zahtjeva za rashodima koji su prošli kontrolu (Sl. 3). Po pravilu, kalendar plaćanja se formira i odobrava svake sedmice, a horizont planiranja obično se kreće od dvije do četiri sedmice 2 .

Rice. 3. Formiranje kalendara plaćanja

Usklađivanje (balansiranje) kalendara se vrši svakodnevno na osnovu rezultata analize kalendara, uzimajući u obzir promjene u planovima primanja i plaćanja.

Prilikom analize platnog kalendara potrebno je voditi računa da dnevno stanje gotovine na svim računima i kasama preduzeća nije negativno. U zavisnosti od veličine bilansa, preduzimaju se mere za otklanjanje deficita ili korišćenje raspoloživih sredstava.

U slučaju nedovoljnih sredstava, možete isključiti iz kalendara neke od prijava za isplate koje imaju najniži rang ili iskoristiti rezervu gotovine. Veličina rezerve u svakom preduzeću određuje se pojedinačno u zavisnosti od dinamike finansijskih tokova i rizika gotovinskih praznina. Da bi se eliminisao kratkoročni gotovinski jaz, moguće je koristiti prekoračenje 3. U slučajevima kada ukupni bilans novčani tok preduzeća je pozitivan, ali na pojedinačnim računima nema dovoljno sredstava za plaćanje troškova, donosi se odluka o premještanju sredstava između računa ili blagajne.

Ukoliko postoji višak sredstava veći od iznosa utvrđene rezerve za Neočekivani troškovi, kasnije podnete prijave su uključene u kalendar plaćanja rok. Ukoliko iznos raspoloživih sredstava premašuje potrebe preduzeća, onda se odlučuje o mogućnostima njihovog korišćenja 4 .

Uravnoteženi kalendar plaćanja odobrava finansijski direktor i postaje osnova za donošenje operativnih odluka o utrošku sredstava. Na osnovu kalendara dnevno se odobrava plan plaćanja za tekući radni dan.

Funkcije učesnika u procesu

U opisu procesa upravljanja gotovinom identifikovali smo sve uloge u kojima njihovi učesnici imaju. Svaki od njih obavlja jasno definirane funkcije.

finansijski direktor donosi ključne odluke ako je potrebno otkloniti gotovinske praznine (privlačenje eksterno finansiranje, mijenja prioritete plaćanja), odobrava kalendar plaćanja.

Blagajnik organizuje i koordinira rad na prikupljanju prijava i planova prihoda, donosi odluke u toku balansiranja kalendara plaćanja i dostavlja ga finansijskom direktoru na odobrenje.

Financijski kontroler provjerava usklađenost pristiglih prijava sa budžetom i rokovima za podnošenje, prati poštovanje platne discipline i propisa od strane svih učesnika u procesu.

Finansijski analitičar generiše kalendar plaćanja i balansira ga, a takođe vrši svakodnevna prilagođavanja kalendara plaćanja.

Vođeni dnevnim planom plaćanja, operater I blagajnici obavljaju bankarstvo i gotovinske transakcije sa gotovinom.

U maloj kompaniji neke funkcije se mogu kombinovati. Da bi zaposleni u finansijskim službama jasno razumjeli svoje zadatke, njihove odgovornosti moraju biti sadržane u opisima poslova.

Automatizacija funkcija trezora

U sredini i velike kompanije Teško je osigurati efikasnost i efektivnost upravljanja gotovinom bez upotrebe automatizovanih sistema. Prilikom utvrđivanja izvodljivosti automatizacije trezora, kao ključni kriterijum treba uzeti broj platnih dokumenata koje finansijska služba dnevno obrađuje. Ako njihov broj dostigne 50-100 dnevno, tada će biti teško operativno upravljanje finansijskim tokovima5.

Lično iskustvo

Dmitry Milshtein, X5 Direktor Trezora Retail Group N.V.
Trebalo bi postaviti pitanje uvođenja automatizovanog sistema ukoliko se poveća obim primljenih informacija, a smanji vremenski okvir u kome se one moraju obraditi, kao i vremenski okvir za donošenje odluka. Stepen automatizacije rada svakog odjela ili zaposlenika ovisi o složenosti zadataka koji se rješavaju i vremenu njihovog završetka. Važan je i nivo troškova implementacije IT sistema.

Za automatizaciju aktivnosti trezora potrebno je poduzeti iste korake kao i kod implementacije bilo kojeg informacioni sistem: odrediti zahtjeve za sistem i odabrati softver, razviti tehničke specifikacije, konfigurirati softver, pripremiti sistem za rad, izvršiti probni rad i, konačno, početi u potpunosti koristiti sistem6.

Treba napomenuti da za grupu kompanija šema trezorskog poslovanja postaje nešto komplikovanija. U ovom slučaju se pojavljuju dvije veze u upravljanju gotovinom. Planiranje gotovine počinje na nivou poslovnih jedinica (proizvodnja, trgovina, uslužna preduzeća), a zatim na nivou društvo za upravljanje formiraju se i odobravaju konsolidovani plan i konsolidovani kalendar plaćanja. Njihovo izvršenje se takođe kontroliše odozgo.

1 Za više informacija o tome, pogledajte članak „Operativno upravljanje novčanim tokovima“ („Finansijski direktor“, 2006, br. 6, str. 32 ili na web stranici www.fd.ru/fd). - Bilješka urednici.
2 O tome pogledajte i članak „Kako sastaviti plan plaćanja kompanije“ („Finansijski direktor“, 2007, br. 1, str. 62 ili na web stranici www.fd.ru/fd) - Bilješka urednici.
3 O tome pogledajte i članak „Kako izbjeći gotovinske praznine“ („Finansijski direktor“, 2007, br. 4, str. 64 ili na web stranici www.fd.ru/fd). - Bilješka urednici.
4 Za više informacija pogledajte članak „Koristite opcije za privremene slobodna sredstva(Finansijski direktor, 2004, br. 12, str. 25 ili na web stranici www.fd.ru/fd). - Bilješka urednici.
5 Za više informacija o automatizaciji upravljanja novčanim tokovima pogledajte članak „Automatizacija aktivnosti trezora“ („Finansijski direktor“, 2005, br. 4, str. 58 ili na web stranici www.fd.ru). - Bilješka urednici.
6 O tome vidi i članak „Implementacija elektronskog upravljanja dokumentima u preduzeću“ na str. 74. - Bilješka urednici.

Lukyanchikova Alexandra

Strukturiranje novčanih tokova

U fazi strukturiranja novčanih tokova postavljaju se temelji za izgradnju trezora kompanije.

U toku ovog rada analizira se sastav uplata i primanja, kreira se njihova klasifikacija i utvrđuju principi rangiranja plaćanja i njihov prioritet.

Klasifikacija plaćanja

Predviđene isplate može se planirati sa velikom vjerovatnoćom 3-4 sedmice prije izvršenja. Takva plaćanja uključuju, na primjer, zakupninu, poreze i komunalije, te kamate na kredite.

Tekuća plaćanja, po pravilu se planiraju 2 sedmice prije dospijeća uplate. To je, na primjer, plaćanje marketinških kampanja, putnih troškova, materijala, opreme i carina.

Promptne isplate mogu se obezbediti ne više od jednog dana unapred (na primer, naknade za menjanje valuta).

Računi mogu uključivati one koji se ne mogu predvidjeti, kao što je plaćanje loših potraživanja, pogrešno prenesenih iznosa ili plaćanje za "flash" prodaju, kada novi kupac plati kupovinu na dan narudžbe.

Lično iskustvo

Prioritet plaćanja

U zavisnosti od politike kompanije, partneri i dobavljači se mogu podeliti u grupe sa različitim prioritetima plaćanja. Dakle, najvažnija mogu biti plaćanja po ugovorima koji predviđaju velike kazne za kašnjenje u plaćanju ili prijete gubitkom strateškog partnera. Osim toga, može se zaključiti više ugovora sa jednom drugom stranom. U ovom slučaju postoji potreba za odabirom najvažnijih ugovora za kompaniju.

Lično iskustvo

Dmitry Milshtein,
Prije svega vršimo plaćanja poreza i finansijskih instrumenata, zatim otplaćujemo obaveze prema dobavljačima robe za preprodaju. Na trećem i četvrtom mjestu otplaćuju se obaveze prema dobavljačima ostalih dobara, radova i usluga.

Fedor Bashkirov, Zamenik finansijskog direktora Grupe kompanija AGRICO (Moskva)
U našoj kompaniji redoslijed plaćanja se utvrđuje u skladu sa budžetom novčanih tokova, koji se naziva i „cash planom“, a na osnovu mogućih posljedica neplaćanja uplata. Postoje obavezna plaćanja (prvi prioritet) - obračuni sa budžetom i vanbudžetskim fondovima, isplata zarada. Druga faza uključuje plaćanja po ugovorima koji predviđaju stroge kazne (na primjer, plaćanje električne energije). Preostala plaćanja su plaćanja treće faze. Prihodi su planirani u budžetu za gotovinska plaćanja. Dakle, svako plaćanje ima svoj vlastiti izvor. Međutim, finansijski direktor ima pravo da na prvo mjesto stavi važnu ili hitnu uplatu. U ovom slučaju potrebno je naznačiti iz kojih izvora treba izvršiti takvu uplatu - u zamjenu za drugu ili na teret gotovinske rezerve.

Postavljanje glavnih procesa

Propuštanje zahtjeva za troškove

Glavne faze u „životu“ zahteva za plaćanje su njegovo formiranje, kontrola, odobravanje i ulazak u kalendar plaćanja (Sl. 1).

Rice. 1. Kretanje zahtjeva za troškove

Lično iskustvo

Natalia Dolmatova, Šef odeljenja trezora IC “TPS” (Novorosijsk)
Zahtjev za isplatu mora sadržavati podatke dovoljne za sastavljanje kratkoročnog kalendara plaćanja, utvrđivanje prioriteta plaćanja i donošenje odluke o mogućnosti plaćanja. Označava drugu ugovornu stranu, iznos plaćanja (uključujući PDV) i troškovnu stavku na koju se plaćanje odnosi. Takođe, prijava mora sadržavati podatke o datumu uplate, a po potrebi i komentar inicijatora zbog kojih vanrednih okolnosti treba izvršiti isplatu u odstupanju od utvrđenih procedura ili prioriteta. Uz zahtjev je potrebno priložiti osnov za plaćanje – račun ili ugovor.

Formiranje zahtjeva za troškove počinje pokretanjem isplate od strane odgovornog izvršitelja. Zatim je predmet budžetske kontrole. Finansijski kontrolor koji je prihvatio prijavu proverava ovlašćenja odgovornog izvršioca za vršenje rashoda po ovoj stavci budžeta, kao i stanje limita sredstava predviđenih za to. Prijava koja ne ispunjava kriterijume budžetske kontrole biće odbijena.

Nakon finansijskog kontrolora, prijavu odobrava šef odjeljenja, koji ili potvrđuje izvodljivost troškova koje je pokrenuo odgovorni izvršilac, ili odbacuje zahtjev.

Lično iskustvo

Nakon verifikacije i odobrenja, prijava je uključena u kalendar plaćanja i čeka svoj rok.

Prilikom odobravanja postupka obrade prijave potrebno je predvidjeti mogućnost da odgovorni izvršilac izvrši neophodna prilagođavanja uslova i iznosa plaćanja, kao i da odbije zahtjev.

Lično iskustvo

Ivan Šakirov, Šef trezora Društva za upravljanje „Karo Film“ (Moskva)
Prilikom implementacije sistema upravljanja zahtjevima za plaćanjem, naišli smo na dva problema. Prvo, registracija aplikacija u računovodstvenom sistemu oduzimala je dosta vremena, zaposleni nisu mogli da se nose sa velikim brojem pristiglih zahtjeva. Odlučeno je da se uvede jedinstven obrazac prijave kako bi se pojednostavila njegova registracija i obrada, da se izvrši početno razvrstavanje prijava po hitnosti (prije registracije), da se privremeno poveća broj zaposlenih koji prijavljuju prijave, a zatim da se zaposlenima odjeljenja daju ovlaštenja da samostalno registrovati prijave.
Drugo, rok za podnošenje zahtjeva za vizu je neopravdano odgođen. Sa situacijom je bilo moguće izaći na kraj samo izradom propisa za kretanje aplikacija. Sada se sve faze procesa prijave u našoj kompaniji evidentiraju u računovodstvenom sistemu. Istovremeno, svakodnevno se generišu izvještaji koji vam omogućavaju da pratite status prijave, kršenje rokova i identifikujete odgovorne izvršioce.

Planiranje prihoda

Izrada plana prihoda kompanije počinje sa menadžerima za korisničku podršku, na osnovu zaključenih ugovora i planova plaćanja proizvoda, kreiranjem individualnih planova prihoda (i prognoza). Za njihovu maksimalnu pouzdanost, menadžer mora kontaktirati klijente i razjasniti očekivane uslove plaćanja, kao i procijeniti pouzdanost klijenata, uzimajući u obzir istoriju korporativnih odnosa. Sistematska analiza planiranih i stvarnih podataka o novčanim prilivima omogućava vam da povećate efikasnost planiranja.

Formiranje kalendara plaćanja

Formiranje preliminarne verzije kalendara plaćanja vrši se spajanjem u jednu tabelu svih planova prihoda i zahtjeva za rashodima koji su prošli kontrolu (slika 2). Obično se kalendar plaćanja generiše i odobrava svake nedelje, sa horizontom planiranja koji se obično kreće od dve do četiri nedelje.

Rice. 2. Formiranje kalendara plaćanja

Usklađivanje (balansiranje) kalendara se vrši svakodnevno na osnovu rezultata analize kalendara, uzimajući u obzir promjene u planovima primanja i plaćanja.

U slučaju nedovoljnih sredstava, možete isključiti iz kalendara neke od prijava za isplate koje imaju najniži rang ili iskoristiti rezervu gotovine. Veličina rezerve u svakom preduzeću određuje se pojedinačno u zavisnosti od dinamike finansijskih tokova i rizika gotovinskih praznina. Da bi se eliminisao kratkoročni gotovinski jaz, moguće je koristiti prekoračenje3. U slučajevima kada je ukupni gotovinski saldo preduzeća pozitivan, ali na pojedinačnim računima nema dovoljno sredstava za plaćanje troškova, donosi se odluka o premeštanju sredstava između računa ili kasa.

Ukoliko postoji višak sredstava koji premašuje iznos utvrđene rezerve za nepredviđene troškove, prijave podnesene nakon utvrđenog roka uvrštavaju se u kalendar plaćanja. Ako količina slobodnog novca premašuje potrebe kompanije, onda se odlučuje o mogućnostima njegovog korištenja4.

Funkcije učesnika u procesu

U opisu procesa upravljanja gotovinom identifikovali smo sve uloge u kojima njihovi učesnici imaju. Svaki od njih obavlja jasno definirane funkcije.

finansijski direktor donosi ključne odluke ukoliko je potrebno otkloniti gotovinske praznine (privlačenje eksternog finansiranja, mijenjanje prioriteta plaćanja), odobrava kalendar plaćanja.

Blagajnik organizuje i koordinira rad na prikupljanju prijava i planova prihoda, donosi odluke u toku balansiranja kalendara plaćanja i dostavlja ga finansijskom direktoru na odobrenje.

Financijski kontroler provjerava usklađenost pristiglih prijava sa budžetom i rokovima za podnošenje, prati poštovanje platne discipline i propisa od strane svih učesnika u procesu.

Finansijski analitičar generiše kalendar plaćanja i balansira ga, a takođe vrši svakodnevna prilagođavanja kalendara plaćanja.

Vođeni dnevnim planom plaćanja, operater I blagajnici obavljaju bankarske i gotovinske transakcije sa novčanim sredstvima.

U maloj kompaniji neke funkcije se mogu kombinovati. Da bi zaposleni u finansijskim službama jasno razumjeli svoje zadatke, njihove odgovornosti moraju biti sadržane u opisima poslova.

Automatizacija funkcija trezora

U srednjim i velikim preduzećima teško je osigurati efikasnost i efektivnost upravljanja gotovinom bez upotrebe automatizovanih sistema. Prilikom utvrđivanja izvodljivosti automatizacije trezora, kao ključni kriterijum treba uzeti broj platnih dokumenata koje finansijska služba dnevno obrađuje. Ako njihov broj dostigne 50-100 dnevno, tada će biti teško operativno upravljanje finansijskim tokovima5.

Lično iskustvo

Dmitry Milshtein, Direktor trezora u X5 Retail Group N.V.
Trebalo bi postaviti pitanje uvođenja automatizovanog sistema ukoliko se poveća obim primljenih informacija, a smanji vremenski okvir u kome se one moraju obraditi, kao i vremenski okvir za donošenje odluka. Stepen automatizacije rada svakog odjela ili zaposlenika ovisi o složenosti zadataka koji se rješavaju i vremenu njihovog završetka. Važan je i nivo troškova implementacije IT sistema.

Za automatizaciju aktivnosti trezora potrebno je preduzeti iste korake kao i kod implementacije bilo kojeg informacionog sistema: odrediti zahtjeve za sistem i odabrati softver, razviti tehničke specifikacije, konfigurirati softver, pripremiti sistem za rad, izvršiti probni rad i, konačno, započnite punopravni rad koristeći sistem6.

Treba napomenuti da za grupu kompanija šema trezorskog poslovanja postaje nešto komplikovanija. U ovom slučaju se pojavljuju dvije veze u upravljanju gotovinom. Planiranje gotovine počinje na nivou poslovnih jedinica (proizvodna, trgovinska, uslužna preduzeća), a zatim se na nivou društva za upravljanje formira i odobrava konsolidovani plan i konsolidovani kalendar plaćanja. Njihovo izvršenje se takođe kontroliše odozgo.

Disciplina poravnanja predviđa obaveze privrednih subjekata da se pridržavaju utvrđenih pravila za obavljanje poslova poravnanja. Zasniva se na implementaciji osnovnih principa proračuna.

Disciplina plaćanja osigurava da preduzeća plaćaju finansijske obaveze u potpunosti i na vrijeme.

Za kršenje obračunske i platne discipline od strane preduzeća, protiv njih se mogu izreći odgovarajuće sankcije.

Ugovorne sankcije imaju za cilj da obezbede punu i bespogovornu implementaciju poslovnih sporazuma. Takve sankcije se primjenjuju u vidu plaćanja kazne, koja se utvrđuje u procentima od iznosa neispunjene obaveze.

Bankarske (kreditne) sankcije se primjenjuju na preduzeća za kršenje kreditna disciplina; za nezadovoljavajuće stanje računovodstva i izvještavanja; zloupotreba kreditnih sredstava; za kašnjenje u otplati primljenih kredita.

Za kršenje finansijske discipline od strane privrednih subjekata primjenjuju se novčane sankcije. Primjenjuju se vladine agencije, poreske uprave.

Usklađenost preduzeća i organizacija sa zahtjevima važećih zakonodavnih i regulatornih dokumenata o pitanjima gotovinski promet i Procedura za obavljanje gotovinskih transakcija obezbjeđuje se organizacijom odgovarajuće kontrole. Tako bankarske institucije najmanje jednom u dvije godine, a u slučaju otkrivanja prekršaja - i češće, prema odluci svog direktora, moraju provjeravati usklađenost novčana disciplina u svim preduzećima i organizacijama kojima služe, bez obzira na oblik svojine. Podružnice i odjeljenja takođe imaju pravo da od preduzeća i organizacija dobiju podatke o njihovom prometu u gotovini po izvorima prihoda i predviđenu namenu trošenje sredstava. Osim toga, sprovođenje odredbi ovih dokumenata kontrolišu i organi državne poreske uprave, finansijske vlasti, Služba državne kontrole i revizije, organi Ministarstva unutrašnjih poslova.

On državnom nivou u cilju poboljšanja stanja gotovinskog opticaja i sprečavanja zloupotreba pri obavljanju gotovinskih transakcija, ukazi predsjednika Ukrajine od 12. juna 1995. godine „O primjeni kazni za kršenje normi za regulisanje prometa gotovine“ i od 11. marta 1996. „O izmjenama i dopunama Uredbe predsjednika Ukrajine od 12. juna 1995. „predviđene za primjenu na pravne i pojedinci- subjekti preduzetničku aktivnost kazne u slučaju kršenja utvrđenih normi i pravila za regulisanje prometa gotovine. Da, za prekoračenje utvrđene granice prekršioci se kažnjavaju novčanom kaznom u dvostrukom iznosu od utvrđenog viška gotovine u kasama, a za NEknjiženje (nepotpuna kapitalizacija) u kasama - petostrukom iznosu od neevidentiranog iznosa.

Utvrđena je i sankcija (50 neoporezivih minimuma) za osnivanje poslovnih banaka zbog neutvrđivanja limita stanja gotovine u kasi za privredne subjekte.

Kazne predviđene ovim uredbama primjenjuju državne poreske uprave na osnovu materijala svojih revizija i podnesaka komercijalnih banaka i drugih gore navedenih regulatornih tijela.

Aktuelno zakonodavstvo i pravila o pitanjima prometa gotovinom i postupak obavljanja gotovinskih transakcija za preduzeća i organizacije mogu se mijenjati i poboljšavati u zavisnosti od specifičnih ekonomskih uslova poslovanja privrednih subjekata, koji su regulisani važećim zakonima i odobreni od strane na propisan način regulatorna dokumenta nadležnim ministarstvima i resorima.

Test pitanja i zadaci

1. Proširiti pojam obrta novca.

2. Otkriti suštinu i obim gotovine i bezgotovinske forme gotovinska plaćanja.

3. Navedite vrstu bankovni računi i redosledom kojim se otvaraju.

4. Odrediti osnovne principe organizacije plaćanja kompanije.

5. Opišite ove oblike bezgotovinskog plaćanja:

Nalog za plaćanje;

Zahtjev za plaćanje-nalog;

Akreditiv;

Mjenica;

Nalog za naplatu.

6. Otkriti suštinu obračunske i platne discipline.

Testovi za temu

Šta je nalog preduzeća da prenese određeni iznos sredstava sa svog tekućeg računa dobavljaču ili drugom primaocu?

1) nalog za plaćanje;

2) zahtjev-nalog za plaćanje;

3) akreditiv;

4) mjenica;

5) nalog za naplatu.

Dodati tačna definicija izraz "račun":

1) nalog banke kupca banci dobavljača da plati račune dobavljača;

2) pismenu obavezu odgovarajućeg obrasca, koja vlasniku daje pravo da zahteva isplatu odgovarajućeg iznosa u odgovarajućem roku;

3) način plaćanja kojim banka izdavalac, u ime svog klijenta, mora izvršiti plaćanje;

4) kombinovani dokument koji sadrži zahtev dobavljača i uputstva platioca;

5) nema tačnog odgovora.

Dodajte tačnu definiciju pojma „akreditiv“: 1) oblik plaćanja u kojem banka izdavalac, u ime svog klijenta, mora izvršiti plaćanje trećem licu;

2) dokument o poravnanju instrukcije jedne kreditne institucije drugoj da se plaćanje izvrši korišćenjem posebno deponovanih sredstava;

3) dokument o poravnanju koji sadrži nalog trasanta banci za plaćanje;

4) dokument o poravnanju koji sadrži zahtjev dobavljača i instrukcije platitelja;

5) nema tačnog odgovora.

Prenosivi akreditiv- Ovo:

1) kada plaćanje dobavljaču garantuje banka;

2) kada se očekuje polaganje sredstava;

3) kada banka izdavalac, u ime svog klijenta, mora izvršiti plaćanje trećem licu;

4) nema tačnog odgovora.

Domicilna mjenica je mjenica:

1) plativo odmah;

2) u kome je naznačeno konkretno mesto plaćanja;

3) koji postoji samo u papirnom obliku;

4) koji postoji u obliku bez papira;

5) nema tačnog odgovora.

Za uspostavljanje finansijske discipline potrebno je jasno definisati prioritete plaćanja na osnovu više kriterijuma - redosleda plaćanja, perioda kašnjenja plaćanja, grupe ugovornih strana i značaja ugovora za kompaniju. Prioritetna plaćanja, po pravilu, obuhvataju obračune sa poreskim organima i bankama, kao i plate. Propust da se takva plaćanja izvrše na vrijeme će dovesti do trenutnih i veoma značajnih gubitaka za poslovanje, sankcija i kazni. Plaćanja druge faze mogu biti plaćanja ugovornim stranama koje snabdevaju resurse za glavne aktivnosti kompanije, plaćanje opštih troškova poslovanja. Kašnjenje u plaćanju ovakvih računa će otežati poslovanje i narušiti ugled kompanije. Troškovi zabave, plaćanje obuke zaposlenih, pravne i revizorske usluge mogu se klasifikovati kao plaćanja trećeg prioriteta, propuštanje roka za koje može negativno uticati na poslovne aktivnosti preduzeća i narušiti reputaciju kompanije u budućnosti. Prilikom odlučivanja o redoslijedu plaćanja sa istim prioritetima, potrebno je uzeti u obzir vrijeme njihovog kašnjenja. Planirane isplate koje nisu izvršene kao rezultat gotovinskih praznina treba da imaju prioritet u plaćanju u odnosu na novoprimljene zahtjeve za troškove istog ranga. Također, partneri i dobavljači se mogu podijeliti u grupe sa različitim prioritetima plaćanja. Dakle, najvažnija mogu biti plaćanja po ugovorima koji predviđaju velike kazne za kašnjenje u plaćanju ili prijete gubitkom strateškog partnera.

Svaki od učesnika u procesu upravljanja gotovinom u preduzeću mora obavljati jasno definisane funkcije (tabela 10). Tada će svako biti odgovoran za svoje područje rada.

Tabela 10. Funkcije učesnika u procesu upravljanja gotovinom

Učesnik
finansijski direktor	donosi ključne odluke ukoliko je potrebno otkloniti gotovinske praznine (privlačenje eksternog finansiranja, mijenjanje prioriteta plaćanja), odobrava kalendar plaćanja.
Blagajnik	organizuje i koordinira rad na prikupljanju prijava i planova prihoda, donosi odluke u toku balansiranja kalendara plaćanja i dostavlja ga finansijskom direktoru na odobrenje.
Financijski kontroler	provjerava usklađenost pristiglih prijava sa budžetom i rokovima za podnošenje, prati poštovanje platne discipline i propisa od strane svih učesnika u procesu.
Finansijski analitičar	generiše kalendar plaćanja i balansira ga, a takođe vrši svakodnevna prilagođavanja kalendara plaćanja.
Računovođa-kasirka	Vođeni dnevnim planom plaćanja, obavljaju bankarske i gotovinske transakcije novčanim sredstvima.

Smjernice za implementaciju plana finansijskog oporavka za Rolf-Vostok doo su predstavljene u nastavku.