Depoziti i depoziti 

Primarne računovodstvene isprave. Primarne računovodstvene isprave - lista

Uvod

Svaki ruski računovođa zna koliko je važno pravilno i pravovremeno pripremiti primarne računovodstvene dokumente, bez kojih računovodstvo a utvrđivanje poreza je jednostavno nemoguće. Za trgovačko preduzeće koje se bavi velikim brojem proizvoda, materijalna sredstva, a samim tim i dokumenata, efektivna organizacija toka dokumenata je posebno relevantna. U skladu sa stavom 1. člana 9. Zakona Ruske Federacije „O računovodstvu“ od 21. novembra 1996. N 129-FZ (u daljem tekstu: Zakon „O računovodstvu“), sve poslovne transakcije koje obavlja organizacija moraju biti dokumentovan pratećim dokumentima. Ovi dokumenti služe kao primarni računovodstveni dokumenti na osnovu kojih se vodi računovodstvo.

Dakle, glavne funkcije primarnih dokumenata su:

1. Opravdanost zakonitosti prikazivanja poslovne transakcije na računovodstvenim računima.

2. Dokaz o ispravnosti i pouzdanosti utvrđivanja poreske osnovice za obračun plaćanja poreza budžetu i vanbudžetskim fondovima.

3. Kontrola prijema, kretanja i odlaganja inventara, Novac i drugu imovinu preduzeća, kao i imovinska prava.

Osnovna pravila toka dokumenata u trgovinskim organizacijama

Postupak pripreme primarnih dokumenata

Sve računovodstvene transakcije sastavljeni su sa pratećim primarnim dokumentima. Zakonitost evidentiranja poslovne transakcije na računovodstvenim računima zavisi od toga da li je primarni dokument pravilno sastavljen. U skladu sa stavom 2 člana 9 Zakona o računovodstvu, primarna knjigovodstvena dokumentacija se prihvata za računovodstvo ako je sastavljena u formi sadržanoj u albumima unificirane forme primarni računovodstvenu dokumentaciju, a dokumenti čija forma nije predviđena u ovim albumima moraju sadržavati sljedeće obavezne podatke:

1) naziv dokumenta;

2) datum izrade dokumenta;

3) naziv organizacije u čije ime je dokument sastavljen;

5) mjere poslovnih transakcija u fizičkom i novčanom smislu;

6) nazive radnih mesta lica odgovornih za izvršenje poslovne transakcije i ispravnost njenog izvršenja;

7) lični potpisi ovih lica.

Uklanjanje pojedinačnih detalja iz objedinjenih obrazaca nije dozvoljeno.

Trenutak stvaranja primarnih dokumenata

Primarna knjigovodstvena isprava mora biti sastavljena u trenutku transakcije, a ako to nije moguće, odmah nakon njenog završetka. Prilikom prodaje robe, proizvoda, radova i usluga koriste kase Dozvoljeno je sastavljanje primarne knjigovodstvene isprave najmanje jednom dnevno po njenom završetku na osnovu novčanih primitaka (tačka 15. Pravilnika o računovodstvu).

Pravljenje ispravki primarnih dokumenata

Prema stavu 16. Pravilnika o računovodstvu, ispravke gotovine i bankovnih dokumenata nije dopusteno. Ispravke u drugim primarnim knjigovodstvenim ispravama mogu se vršiti samo u dogovoru sa licima koja su sastavila i potpisala te dokumente, što mora biti potvrđeno potpisima istih lica sa naznakom datuma ispravke.

Greške u primarnim dokumentima kreiranim ručno (sa izuzetkom gotovinskih i bankovnih dokumenata) ispravljaju se na sljedeći način: netačan tekst ili iznosi se precrtavaju, a ispravljeni tekst ili iznosi ispisuju se iznad precrtanog. Precrtavanje se vrši jednom linijom kako bi se ispravka mogla očitati. Ispravka greške u primarnom dokumentu mora biti naznačena natpisom "ispravljeno", potvrđeno potpisom osoba koje su potpisale dokument, kao i

Računovodstveni registri

Računovodstveni registri su namenjeni za sistematizaciju i akumulaciju informacija sadržanih u primarnim dokumentima prihvaćenim za računovodstvo, za prikaz u računovodstvenim računima iu finansijski izvještaji.

Računovodstveni registri se vode u posebnim knjigama (časopisima), koristeći specijalizovane programe (1:C), uz naknadno čuvanje dokumenata u elektronskom i štampanom obliku. Ispravna refleksija poslovne transakcije u računovodstvenim registrima dostavljaju ih lica koja su ih sastavila i potpisala.

Sistem računovodstvenih registara preduzeće bira samostalno, u zavisnosti od specifičnosti delatnosti i veličine preduzeća.

Periodi skladištenja primarnih računovodstvenih dokumenata

Organizacije su dužne da čuvaju primarnu računovodstvenu dokumentaciju, računovodstvene registre i finansijske izvještaje za periode utvrđene u skladu sa pravilima za organizovanje državnog arhivskog posla, a ne kraći od pet godina.

Rukovodilac organizacije odgovoran je za organizaciju čuvanja računovodstvene dokumentacije, računovodstvenih registara i finansijskih izvještaja.

Poslovne transakcije preduzeća dokumentuju se primarnom knjigovodstvenom dokumentacijom. Snimanje se vrši u trenutku transakcije ili neposredno nakon njenog završetka. Preduzeća kontinuirano popunjavaju primarne formulare, dokumentujući sve objekte i poslovanje.

Dokumenti se čuvaju na papiru ili elektronski sa naknadnim izlazom na nosač papira. Ako je elektronski obrazac ovjeren potpisom, papirni obrazac je kopija. Nakon 19. juna 2015. dozvoljeno elektronsko upravljanje dokumentima između preduzeća koja imaju zajednički dogovor.

Definicija i koncept ove dokumentacije

Primarni dokumenti su obrasci, na osnovu čega uzimaju u obzir:

  • Prijem i izdavanje inventara, gotovine i druge imovine uključene u poslovne aktivnosti.
  • Registracija prijema osnovnih sredstava.
  • Izdavanje odgovornih sredstava, vredne papire, sredstva naknade.
  • Registracija pruženih usluga i izvršenih radova.
  • Vođenje kadrovske evidencije.
  • Ostale radnje i poslovanje preduzeća.

Šta su primarni računovodstvene isprave, pogledajte sljedeći video:

Zakonsko uređenje pitanja i osnovna pravila registracije

Postupak pripreme i vođenja primarne dokumentacije regulisan je Zakonom o računovodstvu.

Sastav informacija na dokumentima mora se tretirati odgovorno. Dokumenti čine osnovu računovodstva i oporezivanja.

Obrasci su pravno obavezujući ako su potrebni detalji dostupni:

  • Naziv obrasca.
  • Datum pripreme.
  • Podaci o privrednom subjektu.
  • Sadržaj rada.
  • Prirodni i monetarni izraz činjenice ekonomske aktivnosti.
  • Podaci o osobi koja je ovjerila dokument.
  • Potpis odgovornog lica.

Nedostatak bilo kojeg od detalja ne dozvoljava da se dokument koristi u računovodstvu. Primarni računovodstveni podaci moraju biti dokumentovani i ekonomski opravdani.

Prilikom sastavljanja obrazaca zaposleni u preduzeću mogu napraviti greške i netačnosti.

Dozvoljeno ispravljanje pogrešnog unosa sljedećim redoslijedom:

  • Precrtavanje pogrešnog teksta. Podaci o grešci moraju biti čitljivi.
  • Unesite tačan unos pored njega i komentarišite: “Tačno” ili “Vjerujte ispravljenom”.
  • Označavanje datuma ispravke.
  • Ovjera teksta potpisom sa prepisom podataka lica koje je izvršilo ispravke.

Zbog mogućnosti popunjavanja jednog obrasca u kucanom i ručnom obliku, ispravke se mogu vršiti iu dokumentima štampanim pomoću specijalizovanih programa.

Izvorni dokumenti može imati netačni oblici izvršenja u obliku:

  • Nema pečata. Zbog uvođenja pretpostavke da je moguće pripremiti dokumentaciju bez upotrebe pečata, preduzeće može izdavati obrasce bez pečata. Da bi se spriječila potraživanja od poreskih vlasti, pravo mora biti ugrađeno u lokalne interne akte i sporazume.
  • Faksimilni potpis. Pravo na korištenje faksimila mora biti dogovoreno sa partnerima. Poreska uprava Ne prihvataju faks dokumente.
  • Potpisi lica koja nisu navedena u nalozima. Ovaj propust se može ispraviti navođenjem prava na potpisivanje dokumenata od strane lica koja sastavljaju obrasce.

Za nepostojanje knjigovodstvene dokumentacije ili korišćenje obrazaca sastavljenih sa nedovoljnim podacima i korišćenih u oporezivanju, kažnjava se novčana kazna u skladu sa čl. 120 Poreski zakon Ruske Federacije.

Ako još niste registrovali organizaciju, onda najlakši način uradite ovo koristeći online usluge, koji će vam pomoći da besplatno generišete svu potrebnu dokumentaciju: Ako već imate organizaciju, a razmišljate kako da pojednostavite i automatizujete računovodstvo i izvještavanje, tada će vam u pomoć priskočiti sljedeći online servisi koji će u potpunosti zamijeniti računovođa u vašoj kompaniji i uštedite mnogo novca i vremena. Sva izvještavanja se generiraju automatski, potpisuju elektronski i šalju se automatski online. Idealan je za individualne preduzetnike ili LLC preduzeća na pojednostavljenom poreskom sistemu, UTII, PSN, TS, OSNO.
Sve se dešava u nekoliko klikova, bez redova i stresa. Probajte i bićete iznenađeni kako je postalo lako!

Karakteristike kreiranja formi

Kompanija može koristiti standardizovane obrasce ili ih samostalno razvijati.

Spisak važećih dokumenata odobreno u dodatku uz računovodstvena politika preduzeća.

Nije dopusteno samostalno razvijaju dokumente za održavanje:

  1. Računovodstvo gotovine.
  2. Proračuni PKM tehnikom.
  3. Transport transport.

Ostali dokumenti koje su izradila ministarstva za visoko specijalizovanu upotrebu se ne zamjenjuju. Na primjer, preduzeća ne mijenjaju forme standardni uzorak, odobren od strane Ministarstva saobraćaja.

Praksa pokazuje da preduzeća pretežno koriste objedinjene forme. Kada kompanija razvija sopstvene računovodstvene obrasce procedura se poštuje:

  • Uključivanje potrebnih detalja.
  • Odobravanje obrazaca u skladu sa protokom dokumenata utvrđenim računovodstvenom politikom.
  • Obavještavanje Federalne porezne službe o korištenju obrazaca.
  • Usklađivanje obrazaca dokumenata sa partnerima i prilaganje obrazaca ugovoru. Za partnere koji koriste formulare za obračun poreza, potrebno je imati potvrdu o legalnosti i pravnoj snazi ​​dokumenata.

Vrste korištenih obrazaca zavisi od profila preduzeća.

Šta se nalazi na listi ovih dokumenata

Primarni računovodstveni obrasci grupisane po vrsti operacije.

Preduzeća u računovodstvu koristiti:

Značajna grupa primarnih dokumenata namijenjena je vođenju kadrovske evidencije.

Rok trajanja

Preduzeće mora osigurati sigurnost primarnih računovodstvenih dokumenata na 5 godina. Obrasci mogu biti potrebni da bi se razjasnili podaci i potvrdila ispravnost obračuna i plaćanja poreza u budžet tokom revizije.

Izuzeci uključuju obrasce koji potvrđuju plaćanja plate zaposlenima. Računske kartice, kadrovski nalozi, izvodi se čuvaju 75 godina.

Skladištenje vrši preduzeće ili gradski arhiv.

Nijanse cirkulacije ovih dokumenata prikazane su u sljedećem videu:

Svaki računovođa treba da zna koji dokumenti pripadaju primarnim dokumentima. To je zbog činjenice da je upravo ova dokumentacija osnova za računovodstvo. Oni dokazuju činjenicu obavljanja poslovnih transakcija. Početni računovodstveni stručnjak mora razumjeti šta je to, zašto su potrebni primarni dokumenti, kako ih sastaviti i pohraniti. U suprotnom se ne mogu izbjeći problemi s regulatornim tijelima.

Pravna lica i privatni preduzetnici mogu jedni drugima prenositi sredstva samo na osnovu određene primarne dokumentacije. Pretpostavlja se da je primarni izvještaj sastavljen i prije izvršenja poslovne transakcije, međutim zakonodavstvo ne isključuje mogućnost njegovog sastavljanja nakon završetka transakcije, međutim za to moraju postojati dobri razlozi.

I primarni i rezime dokumenata računovodstvo mora sadržavati detalje: naziv obrasca; datum i mjesto gdje je sastavljen; puni naziv kompanije koja ga je pripremila; koji računi se koriste za transfer sredstava; puno ime odgovornog službenika itd.

Za šta su oni potrebni

Primarni dokumenti (PD) su obavezna komponenta računovodstva. Oni se sastavljaju tokom poslovnih transakcija i služe kao dokaz da su takve transakcije završene. Prilikom obavljanja transakcije može biti uključen različit broj primarnih dokumenata: to zavisi od specifičnosti njene implementacije.

Spisak operacija koje se moraju obaviti tokom transakcije:

  1. Potpisivanje ugovora sa primaocem. Ako je trajno, možete potpisati jedan ugovor za nekoliko transakcija, međutim, u ovom slučaju vrijedi odmah razgovarati o vremenu rada, redoslijedu transakcija poravnanja i drugim nijansama.
  2. Izdavanje faktura za plaćanje.
  3. Direktno plaćanje, potvrđeno gotovinskim računom (ili računom), ako je u pitanju gotovinsko plaćanje, ili platne kartice, ako se novac prenosi bankovnim transferom.
  4. Kada je roba otpremljena, izvođač daje račun klijentu.
  5. Nakon pružanja usluga u u cijelosti, izvođač mora dobiti potvrdu o završetku radova od naručioca

Postojeći tipovi

Postoji 6 glavnih vrsta PD računovodstva, koje se najčešće koriste pri obavljanju različitih transakcija:

Ugovor Ugovorom se utvrđuju prava i obaveze strana u transakciji. Ugovor se može sastaviti za pružanje usluga ili prodaju robe.

Građanski zakonik ne isključuje mogućnost sklapanja usmenog ugovora, ali treba imati na umu da samo dokument potpisan od dvije strane može zaštititi prava i interese oštećenog u sudskom organu u slučaju bilo kakvih problema, uključujući neispunjavanje obaveza od strane druge strane.
Ponuda faktura
  • IN ovaj dokument označava koliko klijent mora platiti da bi primio usluge ili rad. Kada je plaćanje izvršeno, to znači da je klijent saglasan sa uslovima koje je postavio izvođač.
  • Ne postoji poseban obrazac za ovaj dokument, tako da se njegov format može razlikovati od dobavljača. Međutim, morate zapamtiti da dokument mora sadržavati naslov samog dokumenta; Detalji plaćanja; naziv robe i usluga, kao i njihov trošak. Možete ga pripremiti u programu 1C.
  • Račun nema nikakvu vrijednost sa stanovišta računovodstva i izvještavanja regulatornih tijela, već samo evidentira cijenu koju je odredio prodavac. Nije potrebno staviti pečat i potpis, ali ako kompanija želi da igra na sigurno i da se zaštiti, bolje je to učiniti.
  • Ukoliko su povrijeđeni interesi ili prava kupca, on ima pravo zahtijevati od prodavca da vrati prenesena sredstva.
Dokumentacija za plaćanje Ovo je potvrda da je klijent platio fakturu koju je izdao proizvođač. Postoji različite vrste takvi dokumenti: zahtjevi za plaćanje, nalozi i čekovi, obrasci striktno izvještavanje.
Lista za pakovanje
  • Primjenjivo u slučajevima kada trebate formalizirati transakciju za kupovinu i prodaju materijalne imovine. Ovaj rad mora biti pripremljen u dva primjerka. Prodavcu je potrebna za prikaz prodaje, a kupcu za kapitalizaciju primljene robe.
  • Podaci u otpremnici i na računu moraju se u potpunosti podudarati. Na ovom dokumentu mora biti pečat prodavca i kupca.
Akt o obavljanju poslova ili pružanju usluga Dvostrani dokument. On potvrđuje ne samo činjenicu izvršenog posla, već i cijenu koja je plaćena za proizvod ili uslugu. Ovaj papir služi i kao dokaz da su strane u potpunosti ispunile svoje obaveze jedna prema drugoj i da nemaju međusobna potraživanja.
Račun Važan dokument je, uz pomoć kojeg se postavlja osnov za prihvatanje iznosa PDV-a koji se podnose na odbitak. Očigledno, ovaj dokument je veoma važan za one strukture koje su obveznici PDV-a.

Spisak primarnih računovodstvenih dokumenata

Dakle, lista primarne računovodstvene dokumentacije izgleda ovako:

Sporazum Zaključen sa klijentom u pisanoj formi. Važno je napomenuti da zakon ne zabranjuje usmenu formu takvog ugovora, međutim, strane često radije zapisuju prava i obaveze predviđene sporazumom na papiru.
Provjeri Sadrži detalje za plaćanje i naziv robe koja se kupuje.
Račun (prodajni ili gotovinski račun) ili obrazac strogog izvještavanja Izdaje se uz plaćanje u gotovini. Kada bezgotovinsko plaćanje kupac proizvoda ili usluge zadržava kao dokaz plaćanja isprava o uplati, što je certificirano od strane bankarske strukture.
Račun Izdaje se u trenutku otpreme robe.
Akt pružanja usluga ili obavljanja posla Pruža se nakon što su usluge u potpunosti pružene.

Definicija pojma „primarne računovodstvene isprave“ data je u članu 60-1 ruskog Porezni kod: primarni dokumenti su dokumentovani dokazi da je transakcija završena ili da se desio događaj koji daje pravo na njeno izvršenje. Takvi dokumenti mogu biti u papirnoj formi ili na elektronski mediji. Računovodstvo se vrši na osnovu takve dokumentacije.

Član 60-2 predviđa forme takvih dokumenata i uslove za njihovo izvršenje.

Drugi normativni akt, koji definiše primarnu dokumentaciju i definiše njene oblike - zakon o računovodstvu i finansijskom izvještavanju.

Rusija je zemlja u kojoj se zakonodavstvo o računovodstvu i plaćanju poreza periodično mijenja. S obzirom na činjenicu da se obrasci mogu mijenjati ili dopunjavati, potrebno je pratiti koje izmjene odobravaju različite državne agencije, uključujući i Ministarstvo finansija. Na primjer, početkom 2019. obrazac je odobren računovodstveni sertifikat, koji je ranije imao proizvoljan oblik.

Zakonik o upravnim prekršajima predviđa niz sankcija za nepostojanje primarnih dokumenata u organizaciji, definisane su članom 276. Zakonika.

Opća uputstva za upotrebu

PD su osnova za otpočinjanje računovodstva određenih transakcija i upisa u računovodstveni registar. Takav dokument služi kao pisani dokaz da je poslovna transakcija završena.

Te primarne računovodstvene dokumente, čiji obrasci nisu zvanično odobreni, odobrava rukovodilac organizacije izdavanjem odgovarajućeg naloga. Moraju sadržavati sve obavezne podatke propisane zakonom.

Takva dokumentacija mora biti pripremljena na papiru i potkrijepljena potpisom osobe koja je sastavila dokument. U slučaju upotrebe elektronski dokument, mora biti elektronski potpisan.

Objedinjeni oblici PD nisu obavezni za upotrebu. Izuzetak je gotovinski dokumenti, koji su odobreni od strane ovlaštenih struktura.

Obrazac PD mora sadržavati sljedeće obavezne podatke:

  • Naslov dokumenta;
  • tačan datum operacije;
  • od čega se sastoji ekonomsko poslovanje u fizičkom i vrijednosnom smislu;
  • naziv strukture koja sačinjava dokument;
  • podatke o licima koja su odgovorna za ispravno izvršenje dokumenta.

Takvi dokumenti su podijeljeni u sljedeće grupe:

  • obračun plaća;
  • računovodstvo izvršenih gotovinskih transakcija;
  • računovodstvo osnovnih sredstava;
  • računovodstvo građevinskih i popravnih radova.

Pravila popunjavanja

Izvještajni dokumenti trebaju biti pripremljeni uredno i jasno.

Osnovna pravila:

  • Dozvoljeno je koristiti hemijske i olovke, možete koristiti kompjutere i pisaću mašinu;
  • takva dokumentacija mora biti sastavljena u trenutku kada se transakcija tek planira;
  • dozvoljeno je sastavljanje dokumenata nakon operacije, ako za to postoje objektivni razlozi;
  • dokument odražava sve moguće detalje;
  • Ako bilo koja informacija nedostaje, mogu se dodati crtice.

U 2019. godini PD se priprema korištenjem standardne forme. Dokumenti se dijele na eksterne i interne.

Prva organizacija prima izvana: od vladinih agencija, viših organizacija, bankarske strukture, poreske uprave itd. Primjeri eksternih dokumenata: fakture, nalozi za plaćanje ili reklamacije. Što se tiče internih dokumenata, oni se sastavljaju direktno u organizaciji.

Ako je dokument pogrešno popunjen, organizacija će imati poteškoća s utvrđivanjem poreska osnovica, a to može dovesti do nesuglasica sa poreskom službom.

Content Correction

Dešava se da čak i iskusni računovođa koji je sastavio dokument više puta napravi grešku. Ispravljanje je moguće samo kada dokument nije iskazan u računovodstvu, odnosno nije knjižen. Morate imati na umu da je ispravljanje pomoću poteza neprihvatljivo.

Možete koristiti samo sljedeće tri metode:

  • dodatni unos;
  • metoda preokreta;
  • metoda lekture.

Ovo posljednje se primjenjuje kada je napravljena greška u računovodstvenom registru, ali ne utiče na korespondenciju računa. Ovu metodu je prikladno koristiti prije sastavljanja bilansa stanja. U tom slučaju, netačan broj ili drugi znak mora biti precrtan tankom linijom, a pored njega mora biti naznačena ispravna vrijednost. Sa strane naznačite “ispravljeno vjerovanje” i stavite datum i potpis.

Dodatni unos bi bio prikladan ako je iznos transakcije koja se obavlja bio potcijenjen.

Metoda preokreta uključuje ispravljanje pogrešnog unosa pomoću negativnog broja. Pogrešan broj je označen crvenim mastilom i odmah se vrši ispravan unos koji je ispisan normalnom bojom.

Pojašnjenja o izvještaju o pomirenju

Akti izmirenja se pravno ne odnose na primarne dokumente, pa stoga nisu regulisani regulatorna dokumenta. Prikazuju se međusobna poravnanja na određeno vrijeme između privrednih društava koja imaju status pravnog lica, odnosno individualnih preduzetnika.

Ova vrsta dokumenta se koristi na inicijativu računovođa, jer je uz njegovu pomoć moguće riješiti niz problema kontroverzna pitanja koji štiti interese organizacije.

U kojim slučajevima je važno sastaviti izvještaj o pomirenju:

  • kada prodavac nudi širok izbor robe;
  • u slučaju davanja odgode plaćanja;
  • ako je cijena proizvoda visoka;
  • ako postoji odnos između stranaka koji je redovan.

Ovaj dokument se može koristiti na sudu u slučaju a kontroverzna situacija između stranaka.

Rok trajanja

Odredba o čuvanju primarne dokumentacije sadržana je na zakonodavnom nivou.

Za različite vrste dokumenata predviđeni su različiti uslovi skladištenja:

Za jednu godinu Neophodno je voditi prepisku sa regulatornim organima o uslovima za podnošenje izvještajne dokumentacije.
Najmanje 5 godina Pohranjuju se gotovinska dokumentacija i papiri kao što su bilans stanja za kvartal, izvještaj organizacije sa objašnjenjem za kvartal; zapisnik sa sjednice o usvajanju tromjesečnog bilansa stanja; primarnih dokumenata I blagajna knjiga; dokumenti o sistemskom i nesistemskom računovodstvu i dr.
Najmanje 10 godina Mora se sačuvati godišnji bilans, popis inventara, bilans prenosa, razdvajanje, likvidacija i drugi dokumenti.
Najmanje 75 godina Čuvaju se lični račun svakog zaposlenog i platne liste.

IN savezni zakon 402-FZ „O računovodstvu“ opisuje sve računovodstvene i primarne dokumente. Potrebni su uglavnom u poreske svrhe – kao dokumenti koji potvrđuju troškove koje ste napravili i ispravnost utvrđivanja poreske osnovice.

Primarni dokumenti moraju se čuvati 4 godine. Za to vrijeme, porezna uprava može zatražiti od njih u bilo kojem trenutku da provjere vas ili vaše druge ugovorne strane. „Primarni“ se takođe koristi u parnicama u sporovima sa drugim stranama.

Primarne računovodstvene isprave sastavljaju se u trenutku poslovnih transakcija i označavaju njihov završetak. Spisak dokumenata koji prate određenu transakciju može varirati u zavisnosti od vrste transakcije. Priprema svih potrebnih primarnih dokumenata obično obavlja dobavljač. Posebnu pažnju treba obratiti na one dokumente koji nastaju prilikom transakcija u kojima ste vi kupac, jer su to vaši troškovi, pa ste zbog toga više zainteresovani da se povinujete slovu zakona nego vaš dobavljač.

Razdvajanje primarnih dokumenata po fazama poslovanja

Sve transakcije se mogu podijeliti u 3 faze:

Faza 1. Slažete se sa uslovima ugovora

Rezultat će biti:

  • ugovor;
  • fakturu za plaćanje.

Faza 2. Dolazi do plaćanja za transakciju

Potvrdite uplatu:

    izvod sa tekućeg računa, ako je plaćanje izvršeno bankovnim transferom, akvizicijom ili putem platnih sistema gde se novac prenosi sa vašeg tekućeg računa;

  • gotovinski računi, priznanice za račune gotovinski nalozi, strogi obrasci izvještavanja - ako je plaćanje izvršeno u gotovini. U većini slučajeva ovaj način plaćanja koriste vaši zaposlenici kada uzimaju novac na račun. Poravnanja između organizacija rijetko su u obliku gotovine.

Faza 3. Prijem robe ili usluga

Neophodno je potvrditi da je roba zaista primljena i da je usluga pružena. Bez toga, porezna uprava vam neće dozvoliti da smanjite porez na potrošen novac. Potvrdite prijem:

  • tovarni list - za robu;
  • račun o prodaji - obično se izdaje zajedno s računom, ili ako proizvod prodaje individualni poduzetnik;
  • potvrdu o obavljenim radovima/uslugama.

Obavezni primarni dokumenti

Uprkos varijabilnosti transakcija, postoji lista obavezna dokumenta, koji se izdaju za bilo koju vrstu transakcije:

  • ugovor;
  • provjeriti;
  • obrasci strogih izvještaja, kasa, račun;
  • faktura;
  • potvrdu o obavljenim radovima (uslugama).

Sporazum

Prilikom obavljanja transakcije sa klijentom se zaključuje ugovor u kojem se navode svi detalji o predstojećim poslovnim transakcijama: postupci plaćanja, otprema robe, rokovi za završetak posla ili uslovi za pružanje usluga.

Ugovorom se uređuju prava i obaveze stranaka. U idealnom slučaju, svaka transakcija treba da bude praćena posebnim ugovorom za isporuku dobara ili usluga. Međutim, dugotrajnom saradnjom i realizacijom sličnih operacija, može se zaključiti opšti dogovor. Ugovor je sastavljen u dva primjerka sa pečatima i potpisima svake strane.

Za neke transakcije nije potreban pismeni ugovor. Na primjer, kupoprodajni ugovor je zaključen od trenutka kada kupac primi gotovinu ili račun.

Račun za plaćanje

Faktura je sporazum prema kojem dobavljač fiksira cijenu svoje robe ili usluge.

Kupac prihvata uslove ugovora odgovarajućim plaćanjem. Forma fakture za plaćanje nije striktno regulisana, tako da svako preduzeće ima pravo da izradi svoj obrazac ovog dokumenta. U fakturi možete navesti uslove transakcije: uslove, obaveštenje o uplati avansa, procedure plaćanja i isporuke itd.

U skladu sa članom 9-FZ „O računovodstvu“, za ovaj dokument nisu potrebni potpis direktora ili glavnog računovođe i pečat. Ali ne treba ih zanemariti kako bi se izbjegla pitanja od strane ugovornih strana i države. Faktura vam ne dozvoljava da postavljate zahtjeve dobavljaču - samo fiksira cijenu proizvoda ili usluge. Ujedno, kupac zadržava pravo da zahtijeva povrat novca u slučaju neosnovanog bogaćenja dobavljača.

Dokumenti za plaćanje: gotovinski računi, obrasci strogih izvještaja (SSR)

Ova grupa primarnih dokumenata omogućava vam da potvrdite činjenicu plaćanja za kupljenu robu ili uslugu.

Dokumenti o plaćanju uključuju račune o prodaji i gotovini, finansijske izvještaje, zahtjeve za plaćanje i naloge. Kupac može primiti narudžbu od banke plaćanjem putem bankovnog transfera. Kupac prima gotovinski ili robni račun od dobavljača prilikom plaćanja u gotovini.

Teretnica ili račun o prodaji

Računi o prodaji, kao što smo već rekli, izdaju se prilikom prodaje robe fizičkim licima ili od strane samih pojedinaca.

Račune koriste prvenstveno pravna lica za registraciju puštanja/prodaje robe ili zaliha i njihovog daljeg prijema od strane klijenta.

Račun mora biti pripremljen u dva primjerka. Prvi ostaje kod dobavljača kao dokument koji potvrđuje činjenicu prijenosa robe, a drugi primjerak se prenosi na kupca.

Podaci na računu moraju odgovarati brojevima na računu.

Ovlašteno lice odgovorno za puštanje robe mora na račun staviti svoj potpis i pečat organizacije. Primalac robe je takođe dužan da to potpiše i overi pečatom na otpremnici. Dozvoljena je upotreba faksimilnog potpisa, ali to mora biti zabilježeno u ugovoru.

Potvrda o izvršenim uslugama (izvršenim radovima)

je dvostrani primarni dokument koji potvrđuje činjenicu transakcije, cijenu i vrijeme usluge ili rada.

Akt izdaje izvođač radova svom naručiocu na osnovu rezultata izvršenih usluga ili izvršenih radova. Ovaj primarni dokument potvrđuje usklađenost pruženih usluga (izvršenih radova) sa uslovima zaključenog ugovora.

Račun

Račun je dokument koji je potreban isključivo za kontrolu kretanja PDV-a. Računi se obično izdaju zajedno sa otpremnicama ili aktima. Postoje računi za avansne uplate.

Ovaj primarni dokument je strogo regulisan. On sadrži:

  • informacije o iznosima sredstava;
  • deo teksture.

Račun je osnova za prihvatanje iskazanih iznosa PDV-a na odbitak. Sva preduzeća koja plaćaju PDV su dužna da ga ispišu.

IN U poslednje vreme UPD je popularan univerzalni dokument za prijenos. Ovaj dokument zamjenjuje par faktura + faktura ili akt + faktura.

Poslujte u praktičnom online servisu za obračun plata i slanje izvještaja Federalnoj poreznoj službi, Penzionom fondu i Fondu socijalnog osiguranja. Servis automatski generiše primarne dokumente i UPD.