Kako pravilno pripremiti prethodni izvještaj za službeno putovanje. Izvještaj unaprijed za službeno putovanje: pravila registracije, nijanse popunjavanja, računovodstveni zapisi
Često poslodavci, posebno oni koji povremeno šalju svoje zaposlenike na službena putovanja, moraju naučiti kako sastaviti i popuniti unaprijed izvještaj za službeno putovanje. Hajde da saznamo kako izgleda uzorak ovog dokumenta, da li postoje određene rokove dostavljanje izvještaja, koji su uslovi za punu nadoknadu troškova u 2018. godini.
Šta je izvještaj o službenom putovanju?
Ako je službeno putovanje unaprijed planirano od strane uprave, zaposleni ima pravo da napiše zahtjev za isplatu akontacije troškova u vezi sa putovanjem. Troškovi koji se mogu nadoknaditi uključuju troškove stanovanja, povratne karte i obroke. Zaposleni je dužan da prijavi takve troškove. To se mora uraditi u roku od tri dana nakon povratka na posao.
Svrha prethodnog izvještaja
U suštini, izvještaj o troškovima služi kao dokument koji vam omogućava da potvrdite određene troškove zaposlenika na službenom putu. Navodi sve povezane troškove. Uz njega su priloženi i drugi dokumenti koji ukazuju na iznos troškova, na primjer, potvrde o plaćanju usluga prijevoza, hotelski račun, avio karte. Iz svega navedenog možemo zaključiti da je izrada ovakvog dokumenta obavezna.
Računovodstvo putnih troškova
Svrha izrade izvještaja o troškovima je da se detaljno opisuju svi učinjeni rashodi i navede ukupan iznos troškova. Kada je ukupan iznos veći od iznosa isplaćene akontacije, zaposleni je dužan da nedostajući iznos prenese na plastična kartica ili dajte u gotovini iz kase.
Ukoliko je zaposleni potrošio manje od prijavljenog iznosa, dužan je da vrati preostala sredstva poslodavcu. Obično se prekomjerna potrošnja nadoknađuje u gotovini ili odbija od plate na osnovu zahtjeva zaposlenika.
Kako pravilno pripremiti prethodni izvještaj
Ovaj papir mora sastaviti zaposlenik koji je upućen na službeni put. Popunjen izvještaj se mora poslati računovodstvu. Njeni zaposleni će provjeriti ispravnost nastalih troškova, nakon čega će dokument dati šefu na potpis.
Vrijedi napomenuti da ovaj izvještaj mora biti sastavljen u jednom primjerku u skladu sa posebnim obrascem br. AO-1. Moguće ga je popuniti i u elektronskom obliku.
- Prednja strana: popunite lične podatke zaposlenog, broj dokumenta koji potvrđuje izdavanje novca, podatke o prethodnom avansu.
- Poleđina: naznačeni su datumi troškova, broj pratećeg dokumenta, njegov naziv, utrošeni iznosi, dokumenti koji potvrđuju transakcije (kolone 1–6).
Podsjećamo vas da se uz izvještaj o troškovima prilažu svi dokumenti koji ukazuju na izvršene troškove, na primjer, račune, čekove, karte, obrasci strogih izvještaja.
Preduslov za pravilno izvršenje ovog dokumenta je njegova potvrda od strane glavnog računovođe i odobrenje rukovodioca.
Rok za podnošenje dokumenata
Zaposleni ima samo 3 radna dana po dolasku na radno mesto da sačini prethodni izveštaj i preda ga šefu na odobrenje. Imajte na umu: ako menadžer ne potvrdi dokument, troškovi će se smatrati nerazumnim, a zaposleni će morati vratiti primljeni avans.
Primjer popunjavanja avansnog izvještaja za službeni put (obrazac AO-1)
Na svaki prethodni izvještaj u obavezno su naznačene knjigovodstveni zapisi za otpis nastalih troškova. Oni odražavaju sljedeće informacije:
- zbir svih transakcija;
- korespondencija računovodstvenih računa;
- iznos dnevnice;
- odraz prekomjerne potrošnje ili povrata.
Tabela: računovodstveni zapisi
| Debit | Kredit | naziv operacije |
| 71 | 50 | Zaposlenom je izdat avans na račun |
| 10, 15 | 71 | Prihvaćeno za registraciju materijalne vrijednosti kupljeno odgovornim novcem |
| 41 | 71 | Roba kupljena odgovornim novcem se prihvata u računovodstvo |
| 20, 23 (44) | 71 | Decommissioned putne troškove na troškove proizvodnje (u troškove prodaje) |
| 50 | 71 | Neutrošeni iznos je vraćen odgovornim licima u blagajnu preduzeća |
| 94 | 71 | Vraćeno odgovornim licima fiksno vrijeme iznos akontacije |
| 73 | 94 | Odražava iznos duga koji zaposlenik duguje organizaciji za nevraćeni saldo obračunskog iznosa |
| 70 | 73 | Nevraćeni iznos obračunatog iznosa se zadržava od plate zaposlenog |
Ukoliko rukovodstvo planira putovanje unaprijed, zaposlenik ima pravo napisati zahtjev da mu se uplati akontacija za eventualne putne troškove. Zaposleni je dužan da po povratku napiše predujam o svim troškovima. U njemu putnik naznačuje ukupan iznos troškova i izračunava iznos povrata ili nadoknade.
L.A. Elina, ekonomista-računovođa
Izvještaj o stranom službenom putovanju: zaposleniku su date rublje, troškovi su napravljeni u stranoj valuti
Razmotrimo sljedeću situaciju. Zaposlenik je poslat na inostrano poslovno putovanje, istovremeno su mu dali avans u rubljama ili ga uopšte nije dobio (trošio je svoj lični novac). A sada mu treba nadoknaditi putne troškove. Sam poslovni putnik je zamijenio rublje za valutu zemlje u koju je poslat.
Po dolasku sa službenog puta, zaposlenik treba da popuni unapred izveštaj i priloži dokumente koji potvrđuju troškove u strana valuta. Računovođa treba da provjeri ovaj izvještaj klauzula 1 čl. 9 Zakona od 6. decembra 2011. br. 402-FZ. A ponekad čak morate popuniti izvještaj za zaposlenog. Hajde da vidimo kako sve pravilno urediti. Ali prvo, hajde da shvatimo po kojoj stopi preračunati troškove u stranoj valuti ako je zaposlenik primio predujam u rubljama.
Odlučivanje o kursu
Stopa konverzije deviznih troškova u rublje zavisi od situacije i Dopis Federalne poreske službe od 21.03.2011. godine broj KE-4-3/4408; Ministarstvo finansija od 31.03.2011.godine br.03-03-06/1/193:
- <если>Zaposlenik je priložio avansnom izvještaju bankovnu potvrdu koja potvrđuje devizni kurs, onda se morate fokusirati na ovaj realni kurs. U tom slučaju, organizacija će moći u potpunosti nadoknaditi zaposleniku njegove putne troškove. Art. 168 Zakon o radu Ruske Federacije; Dopis Ministarstva finansija od 15.06.2011. godine broj 03-03-06/1/347.
Ako zaposleni ima više potvrda o menjanju valuta sa različitim kursevima od različitih datuma, logičnije je da mu prve troškove preračuna po kursu iz prve potvrde banke (unutar iznosa kupljene valute njime). Dalji troškovi - prema kursu iz potvrde druge banke i tako dalje;
- <если>zaposleni ne može potvrditi kurs(nema potvrdu banke o menjanju valuta), onda se mora osloniti na zvanični kurs Centralne banke utvrđen na dan odobravanja avansnog izveštaja subp. 5 stav 7 čl. 272, sub. 12 klauzula 1 čl. 264 Poreski zakonik Ruske Federacije; Dopis Ministarstva finansija od 06.06.2011. godine broj 03-03-06/1/324.
Poseban slučaj je ako je zaposlenik poslat na službeni put na Krim od 18. marta do 31. maja i tamo plaćen u rubljama. Za informacije o tome kako ponovo izračunati troškove, čiji su iznosi u primarnim dokumentima navedeni u grivnama, pročitajte,.
Bankarska provizija za menjanje valuta je trošak zaposlenog koji je direktno povezan sa službenim putovanjem. Stoga ih organizacija mora nadoknaditi Art. 168 Zakona o radu Ruske Federacije. Štaviše, i provizija povezana sa kupovinom deviza za rublje, i provizija za obrnutu konverziju. Uostalom, zaposlenik mora položiti preostali nepotrošeni iznos u rubljama u blagajnu organizacije.
Ne zaboravite na dnevnice
Visinu dnevnice koja se isplaćuje zaposleniku mora odobriti lokalna uprava normativni akt organizaciji ili u kolektivnom ugovoru. Podsjetimo da je za potrebe “profitabilnog” poresko računovodstvo možete uzeti u obzir i dnevnice u granicama koje je odredila sama organizacija član 11 Pravilnika, odobren. Uredba Vlade br. 749 od 13. oktobra 2008. godine (u daljem tekstu Uredba br. 749); subp. 12 klauzula 1 čl. 264 Poreski zakon Ruske Federacije. Premije osiguranja(uključujući i “za povrede”) nema potrebe da se obračunavaju takve dnevnice Dio 2, čl. 168 Zakon o radu Ruske Federacije; Dio 2, čl. 9 Zakona od 24. jula 2009. br. 212-FZ; klauzula 2 čl. 20.2 Zakona od 24. jula 1998. br. 125-FZ; tačka 4. Dopisa Fonda PIO od 29.09.2010. godine broj 30-21/10260; Dopis Fonda socijalnog osiguranja od 17.11.2011. godine broj 14-03-11/08-13985.
KAŽEMO ZAPOSLENOM
Troškovi zaposlenih za hranu, piće, cigarete i druge potrebe ne treba uključiti u obračun putnih troškova - oni su pokriveni dnevnicom x klauzula 11 Uredbe br. 749.
Prilikom punjenja prethodni izvještaj nisu potrebni dokumenti za potvrđivanje utroška dnevnica Dopis Ministarstva finansija od 11.11.2011.godine broj 03-03-06/1/741.
Ali ne zaboravite da su za potrebe poreza na dohodak utvrđene maksimalne stope neoporezivih dnevnica za svaki dan boravka na službenom putu. klauzula 3 čl. 217 Poreski zakon Ruske Federacije: u Rusiji - 700 rubalja, u inostranstvu - 2500 rubalja. Dnevnice za dan odlaska iz Rusije obračunavaju se prema stranim standardima, a za dan dolaska - prema ruskim standardima. klauzula 18 Uredbe br. 749; Dopis Ministarstva finansija od 06.09.2010. godine broj 03-04-06/6-205,.
Ako vaša organizacija isplaćuje dnevnice u većim iznosima od naznačenih, onda se porez na dohodak mora odbiti od viška iznosa Dopis Ministarstva finansija od 10.02.2011. godine broj 03-04-06/6-22 od 07.07.2010. godine broj 03-04-06/6-140.
Kako navode iz Ministarstva finansija, za potrebe plaćanje poreza na dohodak fizičkih lica dnevnice koje se zaposleniku izdaju u stranoj valuti moraju se pretvoriti u rublje po kursu na snazi na dan njihove isplate Dopis Ministarstva finansija od 25.06.2010. godine broj 03-04-06/6-135. Dakle, ako zaposleni primi dio devizne dnevnice prije početka službenog putovanja, a dio nakon povratka sa njega, radi utvrđivanja osnovice za porez na dohodak građana, dnevnica će se preračunati u rublje na dva različite stope Centralne banke.
Međutim, situacija koju razmatramo je drugačija: zaposleni ne prima dnevnice u stranoj valuti. Organizacija mu ili daje avans u rublji, ili nakon povratka sa službenog puta i odobravanja avansnog izvještaja nadoknađuje potrošen novac lična sredstva zaposlenik. Stoga, kako biste izbjegli pitanja o preračunavanju dnevnica utvrđenih u stranoj valuti za potrebe poreza na dohodak fizičkih lica, bolje je utvrditi metodologiju takvog preračuna u lokalnom aktu vaše organizacije. Logičnije je preračunati na isti način kao i ostale putne troškove:
- <если>zaposleni je zamijenio rublje za stranu valutu i od tog iznosa uzimao dnevnice, a zatim se obračunavaju po kursu navedenom u potvrda banke o razmjeni;
- <если>zaposleni nije dostavio dokumente o zamjeni rubalja za stranu valutu, tada se dnevnica utvrđena u stranoj valuti mora preračunati u rublje po kursu Centralne banke važećem na dan odobravanja avansnog izvještaja.
Popunjavanje avansnog izvještaja
Računovođi će biti zgodnije ako su troškovi u avansnom izvještaju navedeni i u stranoj valuti i u rubljama. Da bi računovođa mogao provjeriti tačnost obračuna, negdje mora biti naveden kurs konverzije. Da biste to učinili, možete unijeti posebnu kolonu na poleđini izvještaja o troškovima.
Ako vaša organizacija koristi jedinstveni obrazac br. AO-1 ili neki drugi obrazac u koji ne možete izvršiti izmjene (na primjer, zbog činjenice da računovodstveni program to ne dozvoljava), izvršite obračun putnih troškova zaposlenika na posebnom listu.
Nudimo vam obrazac za takav izračun. Nema smisla da menadžer to odobri - uostalom, zaposleni će morati da prenese iznose u rubljama svih putnih troškova u izvještaj o avansu. Menadžer će to odobriti.
OPCIJA 1. Na primjer, uzmimo situaciju u kojoj organizacija koja se nalazi u Tveru šalje zaposlenika na službeni put u Njemačku. Pravilnikom o službenim putovanjima ove organizacije utvrđeno je da se dnevnice za dane provedene na službenom putu u Evropi isplaćuju u rubljama u iznosu od 60 eura/dan, a dnevnice za dane provedene na službenom putu u Rusiji - u iznos od 1000 rubalja / dan. Istovremeno, dnevnice za dan prelaska granice i tamo i nazad obračunavaju se prema standardima za evropska poslovna putovanja.
Propisi o službenim putovanjima predviđaju da se dnevnice izdate u rubljama, čiji su normativi utvrđeni u stranoj valuti, preračunavaju ili po kursu navedenom u potvrdi banke, ili po kursu Centralne banke važećem na dan odobrenja unapred izveštaj zaposlenog.
Zaposlenom je dat avans za putne troškove u iznosu od 60.000 RUB.
Obračun putnih troškova
od "30" 20. 14. maja
1. Zvanični kurs Centralne banke na dan odobravanja avansnog izvještaja od strane rukovodioca organizacije (od 30. maja 2014. godine) - 47,1145 RUR/EUR .
2. Dana 19. maja 2014. godine primljen je avans za putne troškove - 60.000,00 RUB.
3. Podaci o kupovini i prodaji deviza:
4. Podaci o troškovima:
| br. | Dokument potvrde | Vrsta potrošnje | Troškovi | ||||
| datum | Ime | broj | rub. | Euro | Stopa konverzije | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1 | 19.05.2014 | Potvrda banke | B-548 | Bankarska provizija za zamjenu rublja za eure | 120,00 | - | - |
| 2 | 20.05.2014 | Karte za voz | 45872645, 45872646 | Željezničke karte Tver - Moskva i Moskva - Tver | 3 200,00 | - | - |
| 3 | 20.05.2014 | Račun kase | 689 | 50,00 | - | - | |
| 4 | 20.05.2014 | Ulaznica | 5473265 | 400,00 | - | - | |
| 5 | 20.05.2014 | Avio karta | 670203757 | Avio karta Moskva - Berlin | 7 900,00 | - | - |
| 6 | 20.05.2014 | Ulaznica | 50268753 | Karta za javni prevoz "7-dnevna karta" | 1 440,00 | 30,00Prilikom preračunavanja deviznih troškova u rublje, prvo uzimamo kurs iz prve potvrde banke (unutar stanja kupljene valute). Preostali iznos u stranoj valuti preračunavamo po kursu iz druge potvrde banke | 48Prilikom preračunavanja deviznih troškova u rublje, prvo uzimamo kurs iz prve potvrde banke (unutar stanja kupljene valute). Preostali iznos u stranoj valuti preračunavamo po kursu iz druge potvrde banke |
| 7 | 26.05.2014 | Avio karta | 530248276 | Avio karta Berlin - Moskva | 7 968,00Prilikom preračunavanja deviznih troškova u rublje, prvo uzimamo kurs iz prve potvrde banke (unutar stanja kupljene valute). Preostali iznos u stranoj valuti preračunavamo po kursu iz druge potvrde banke | 166,00Prilikom preračunavanja deviznih troškova u rublje, prvo uzimamo kurs iz prve potvrde banke (unutar stanja kupljene valute). Preostali iznos u stranoj valuti preračunavamo po kursu iz druge potvrde banke | 48Prilikom preračunavanja deviznih troškova u rublje, prvo uzimamo kurs iz prve potvrde banke (unutar stanja kupljene valute). Preostali iznos u stranoj valuti preračunavamo po kursu iz druge potvrde banke |
| 8 | 27.05.2014 | Hotelski račun | 22576 | 16 032,00Prilikom preračunavanja deviznih troškova u rublje, prvo uzimamo kurs iz prve potvrde banke (unutar stanja kupljene valute). Preostali iznos u stranoj valuti preračunavamo po kursu iz druge potvrde banke | 334,00Prilikom preračunavanja deviznih troškova u rublje, prvo uzimamo kurs iz prve potvrde banke (unutar stanja kupljene valute). Preostali iznos u stranoj valuti preračunavamo po kursu iz druge potvrde banke | 48Prilikom preračunavanja deviznih troškova u rublje, prvo uzimamo kurs iz prve potvrde banke (unutar stanja kupljene valute). Preostali iznos u stranoj valuti preračunavamo po kursu iz druge potvrde banke | |
| 9 550,00Prilikom preračunavanja deviznih troškova u rublje, prvo uzimamo kurs iz prve potvrde banke (unutar stanja kupljene valute). Preostali iznos u stranoj valuti preračunavamo po kursu iz druge potvrde banke | 191,00Prilikom preračunavanja deviznih troškova u rublje, prvo uzimamo kurs iz prve potvrde banke (unutar stanja kupljene valute). Preostali iznos u stranoj valuti preračunavamo po kursu iz druge potvrde banke | 50Prilikom preračunavanja deviznih troškova u rublje, prvo uzimamo kurs iz prve potvrde banke (unutar stanja kupljene valute). Preostali iznos u stranoj valuti preračunavamo po kursu iz druge potvrde banke | |||||
| 9 | 27.05.2014 | Ulaznica | 5836 | Aeroexpress karta do aerodroma | 400,00 | - | - |
| 10 | 27.05.2014 | Račun kase | 3989 | Ulaznica za 90 minuta ( kopneni transport+ metro) | 50,00 | - | - |
| 11 | 30.05.2014 | - | - | 450,00 | 9,00 | 50 | |
| 22 190,93 | 471,00Prekomjerni trošak „valute“ dnevnica, koji se mora isplatiti u rubljama, u skladu sa propisima o službenim putovanjima koje je usvojila organizacija, preračunava se po kursu Centralne banke važećem na dan odobravanja avansnog izvještaja. | 47,1145Prekomjerni trošak „valute“ dnevnica, koji se mora isplatiti u rubljama, u skladu sa propisima o službenim putovanjima koje je usvojila organizacija, preračunava se po kursu Centralne banke važećem na dan odobravanja avansnog izvještaja. | |||||
| Ukupno | 69 750,93 | X | X | ||||
5. Stanje/prekoračivanje u rubljama: 9.750,93 RUBPodsjetimo, ako zaposleni ima platnu bankovnu karticu, na nju se može prenijeti i akontacija za službeni put i iznos prekoračenja, potvrđen avansnim izvještajem. To neće biti prekršaj novčana disciplina s Dopis Ministarstva finansija broj 02-03-10/37209, Trezor broj 42-7.4-05/5.2-554 od 10.09.2013.(69.750,93 RUB – 60.000,00 RUB).
Svi navedeni primarni dokumenti su priloženi obračunu.
Nakon što zaposlenik obračuna svoje putne troškove, sastavi avans o njima, a računovodstvo provjeri ovaj izvještaj, rukovodilac ga mora odobriti. Tada zaposleni polaže preostalu gotovinu u kasu ili, obrnuto, organizacija mu mora platiti prekomjerni trošak. U našem primjeru, zaposleniku je isplaćen prekomjerni izdatak u iznosu od 9750.93 rub.
Za utvrđivanje osnovice poreza na dohodak fizičkih lica možete koristiti sljedeću tablicu obračuna:
Prihodi upućenog radnika u maju moraju uključivati 4.440,93 rubalja.
OPCIJA 2. Hajde da malo promijenimo uvjete našeg primjera kako bismo ilustrirali situaciju s razmjenom viška valute za rublje. Pretpostavimo da je za izvještaj izdato 85.000 rubalja. Istovremeno, dok je bio u Rusiji, zaposleni je kupio 1230 eura po kursu od 48 rubalja. po evru.
Posle plaćanja hotelskog smeštaja, zaposlenom je ostalo 509 evra (1230 evra – 30 evra za javni prevoz – 166 evra za avionsku kartu – 525 evra za hotel). S obzirom da ima pravo da zadrži 480 eura dnevnice (60 eura za svaki dan službenog puta), po povratku sa službenog puta 29. maja, zaposleni proda 29 eura (stopa - 47 rub./euro). Primljeno 1363 rublje, što je potvrđeno bankovnim certifikatom (bez bankovne provizije).
Prilikom prodaje deviza prethodno kupljenih u svrhu poslovnog putovanja, u izvještaju se moraju navesti nastale „kurzivne“ razlike između kursa kupovine valute i njene prodaje. U suprotnom, zaposleni će takve razlike zapravo platiti iz svog džepa, a Zakon o radu nam kaže da organizacija mora nadoknaditi zaposleniku sve razumne putne troškove.
br.
Dokument potvrde
Vrsta potrošnje
Troškovi
datum
Ime
broj
rub.
Euro
Stopa konverzije
1
2
3
4
5
6
7
8
…
8
27.05.2014
Hotelski račun
22576
Smještaj u hotelu Brook od 20.05.2014. do 27.05.2014., cijena - 525 eura
25 200,00
525
48
…
10
29.05.2014
Potvrda banke
XX-13
Troškovi zbog kursnih razlika
(29 eura x (48 rubalja/euro – 47 rubalja/euro))29,00
-
-
11
30.05.2014
-
-
Dnevnica za službeni put je 60 eura/dan (8 dana - od 20.05.2014. do 27.05.2014.) - samo 480 eura
22 992,00
479
48
47,12
1
47,1145
Ukupno
69 796,12
X
X
4. Odjeljak 5 će sadržavati iznos koji zaposlenik mora vratiti:
5. Stanje/prekoračivanje u rubljama: 15.203,88 RUB(85.000,00 RUB – 69.796,12 RUB).
Ukupni iznos dnevnice u rubljama u drugoj opciji iznosit će 23.039,12 rubalja. (22.992 RUB + 47,12 RUB). Biće neophodno uključiti u bazu podataka poreza na dohodak 4839.12 rub.(23.039,12 RUB – 18.200 RUB).
Ponekad radnici koji nisu bili zadovoljni avansom dobijali su platu na službenim putovanjima svojim bankovne kartice. U ovom slučaju, računi elektroničkog terminala, između ostalog, mogu poslužiti kao dokumenti koji potvrđuju troškove.
Ako zaposleni ima karticu u istoj valuti u kojoj plaća, onda ne dodatne provizije možda i ne postoji.
Ali ako je kartica u rubljama i, na primjer, iznos u eurima je zadužen sa kartice, tada će banka zaposlenog operacija konverzije po sopstvenoj internoj stopi (koja će se razlikovati od kursa Centralne banke).
Kako bi zaposleniku nadoknadili sve svoje troškove, mora računovodstvu dostaviti izvod sa svog kartičnog računa. Tada se njeni devizni troškovi mogu odraziti u avansnom izvještaju za realni kurs razmjena. Shodno tome, iznos troškova u rubljama će se poklopiti s onim koji se tereti sa kartice. U suprotnom ćete morati preračunati devizne troškove prema službena stopa Centralna banka na dan odobravanja avansnog izvještaja.
Prijava službenih putovanja za zaposlene za računovođu koji se prvi put suočava sa ovom procedurom postaje mali problem.
Evo glavnih pitanja koja se nameću:
- Prijava službenog putovanja u inostranstvo u 1c;
- Popunjavanje putnih potvrda;
- Iznos dnevnice za službeno putovanje;
- Kako se prijaviti izvještaj o putovanju;
- Da li se na službenom putu plaća taksi do aerodroma?
Pokušaćemo da u potpunosti pokrijemo temu ispravne registracije službenog puta uposlenika u računovodstvu kompanije.
Kako pravilno sastaviti gotovinski nalog za službeni put (RKO za akontaciju)
Priprema zaposlenika za službeni put počinje kupovinom karata za put, rezervacijom hotela itd. Za to se zaposleniku daju sredstva unaprijed iz blagajne kompanije. Da biste to učinili, potrebno je izdati nalog za prijem gotovine (u daljem tekstu RKO) prema obrascu KO-2(OKUD 0310002) sa osnovom Isplata po avansnom izvještaju sa naznakom iznosa izdatog zaposlenom. Napominjemo da navodimo 71 kor. račun u RKO.
Registracija troškovnog naloga Proces je prilično jednostavan i stoga nećemo davati primjer popunjavanja.
Izdavanje putnih potvrda
Sljedeći korak u postupku prijave službenog putovanja je izrada obrasca putne potvrde. Ali morate znati da:
- Dakle, kada putujete u inostranstvo, ne morate podnositi identifikacioni obrazac,
- Dnevnica za službeni put u inostranstvo iznose 2500 rubalja, dok unutar Ruske Federacije 700 rubalja.
Dakle, ako je putovanje unutar Ruske Federacije, ispunite jedinstveni obrazac T-10(OKUD šifra 0301024). Obrazac se sastoji od dva lista:
- Naslovna stranica koja označava podatke o zaposleniku, dane i svrhu službenog putovanja, destinaciju - u koji grad i kompaniju zaposlenik putuje.
- List za marks polazak, dolazak na odredište poslovnog putovanja.
Nakon što se zaposlenik vrati, lična karta se predaje i odlazi kod dnevnik putovanja.
Primjer ispravnog obrasca putne potvrde prikazan je u nastavku..
Imajte na umu da pečat na putnoj ispravi mora stajati na svakom mjestu koje je za to određeno (oznaka M.P.).
Obrazac putne potvrde može biti skinuti, kao i ako radite u programu 1c „Upravljanje platama i kadrovima“, tip iz dokumenta „Službena putovanja organizacija“.
Popunjavanje unaprijed izvještaja za službeno putovanje
Nakon što se zaposlenik vrati sa službenog puta, mora prijaviti računovođi o troškovima. Da bi to učinio, mora dostaviti račune. Na osnovu dostavljene dokumentacije potrebno je popuniti prethodni izvještaj.
dakle, kako popuniti prethodni izvještaj na poslovnom putu? Prvo ti treba preuzmite obrazac prema formi AO-1(OKUD 0302001).
Prethodni izvještaj se sastoji od min. sa tri lista:
- Popunite zaglavlje dokumenta (ovo ne bi trebalo biti teško). Obavezno naznačite stanje na prethodnim avansima - to je iznos izdatih sredstava (eventualno dug po prethodnim avansima), navedite stvarno potrošen iznos na čekove i konačno stanje kao razliku između ovih iznosa. računovodstveni unos obavljeno na teret 26 kredita 71 račun.
- Drugi list je potvrda, sa iznosom izvještaja, o provjeri avansnog izvještaja od strane računovođe.
- Treći i sljedeći listovi su pregled troškova. Brojevi i datumi troškovnih dokumenata, na šta je novac utrošen (dnevnica, karta i sl.) računovodstvenih računa. Potpišite ispod ovog lista odgovorno lice.
- Takođe, uz avansnu ispravu moraju biti priložena i sva dokumenta koju dostavi zaposlenik.
Na strani obrasca je naznačen ukupan iznos primljenog avansa (uključujući dnevnice), kao i stanje ili prekoračenje, ako postoji.
Poleđina obrasca br. AO-1 je tabela i služi za navođenje dokumenata koji potvrđuju troškove koji su joj priloženi. Popunjava ga zaposlenik. Pošto iznos u koloni “Ukupno” ove tabele mora odgovarati ukupan iznos izvještaj otpisao od strane preduzeća, onda ovdje treba navesti i dnevnicu. Ali pošto zaposleni nije dužan da podnese dokumente koji potvrđuju dnevne troškove, kolone tabele namenjene detaljima prateće dokumentacije ostaju prazne. Zaposleni jednostavno upisuje u kolonu “Naziv dokumenta (troška)”: “Dnevnice od tog i tog datuma”, au koloni “Iznos troška” - iznos izdat kao dnevnica. Nema potrebe pisati ništa drugo dnevnice. Opravdanost knjiženja ovih troškova kao troškova proizvodnje potvrđuju dokumenti koji dokazuju proizvodnu prirodu samog službenog putovanja, kao i službenog puta i putnih isprava.
Dnevnice organizacija uzima u obzir u visini stvarnih troškova. Zakonodavstvo ne sadrži ograničenja u visini dnevnice; novčana vrijednost regulisano internim aktima organizacije. U Poreskom zakoniku postoji standard dnevnica samo u svrhu obračun poreza na dohodak fizičkih lica, ali nije ograničenje na samu visinu dnevnice. Međutim, uzimajući u obzir ovaj standard, izvještaj mora navesti datume/broj dana za koje se izdaju dnevnice.
Izvori:
- Dopis Ministarstva finansija Ruske Federacije od 22. marta 2006. godine br. 03-03-04/1/271
- otpis avansnog izvještaja
Gotovo svaki menadžer se suočava sa potrebom da ode na poslovna putovanja ili pošalje zaposlene kako bi riješili bilo kakve probleme vezane za prosperitet kampanje. Takve situacije prirodno uključuju određene troškove, koji se nazivaju putni troškovi. Ove troškovi regulisani su Zakonom o radu.
Trebaće ti
- - izvještaji o troškovima;
- - čekovi;
- - priznanice;
- - vazdušni i željeznički bilteni;
- - razne fakture koje potvrđuju činjenicu plaćanja bilo koje usluge.
Instrukcije
Organizacija je dužna da plati putne naknade troškovi svojim zaposlenima, odnosno putne troškove, najam smještaja, kao i drugo troškovi koji su sprovedeni uz dozvolu upravnika. Sredstva se zaposlenima moraju izdati uz predujam, iznos novca može biti gotovinski ili bezgotovinski. Prilikom izdavanja novca, potrebno je to prikazati u knjigovodstvenoj knjizi na sljedeći način: D71 „Poravnanja sa odgovornim licima“ K50 „Gotovina“ ili 51 „Tekući račun“.
Postoje službena putovanja u inostranstvo, u kom slučaju se radniku daje novac u stranoj valuti. Sa ovim obračunom potrebno je otvoriti podračun „Obračuni u stranoj valuti“ za račun 50. Takođe za računovodstvo stopa se određuje prema Centralna banka Ruska Federacija na dan registracije. U računovodstvu se vrši unos: D26 „Općenito troškovi» K71 „Poravnanja sa odgovornim licima“ (odraženo troškovi dana ) i D71 “Poravnanja sa odgovornim licima” K91 “Ostali prihodi i troškovi(reflektovano).
Dokumenti koji potvrđuju troškove tokom službenog putovanja su: avionske i željezničke karte, priznanice i računi za smještaj, razni čekovi, kao i sa terminala i bankomata. Na osnovu svih ovih dokumenata izrađuje se prethodni izvještaj. Rashodi se priznaju u periodu u kojem su nastali.
Prema PBU, troškovi tokom službenog putovanja odnose se na uobičajene vrste djelatnosti i u potpunosti se uzimaju u obzir pri obračunu poreza. Tako, na primjer, ako je putovanje bilo povezano s kupovinom, tada potrošena sredstva moraju biti uključena u njihov trošak, ali ako je kupnja obavljena, onda, shodno tome, troškovi čine početni trošak ove imovine organizacije.
Poslovna putovanja, odnosno službena putovanja, podrazumijevaju određene troškove, na primjer, putovanja, smještaj, komunikacijske usluge itd. U tu svrhu se upućenom radniku izdaje novac iz blagajne organizacije. Po povratku, on mora obračunati potrošene iznose, obezbjeđujući čekove, račune, fakture, fakture i karte. Na osnovu ovih pratećih dokumenata, računovođa ili zaposlenik izrađuje avans izvještaj(Obrazac br. AO-1).
Trebaće ti
- - prateća dokumenta;
- - kontni plan;
- - kalkulator.
Instrukcije
Provjerite ispravnost prateće dokumentacije. Troškovi navedeni u njemu moraju biti ekonomski opravdani. Za kupovinu u gotovini morate dostaviti račun i dostavnicu. U ovim dokumentima provjerite podatke o kompaniji, datum i vrijeme kupovine i naziv proizvoda. Na dostavnici mora biti prisutan plavi pečat organizacije.
Nakon što je sve provjereno, počnite ispunjavati izvještaj o troškovima. U samom gornjem redu upišite naziv kompanije i unesite šifru vašeg preduzeća (OKPO).
Napišite broj dokumenta i datum sastavljanja izvještaja. Upisuje se naziv strukturne jedinice, naznači izvještajno lice, radno mjesto i njegov broj na radnom listu. U redu “Odredište avansa” naznačite “putne troškove”.
Popunite tabelu. Prvo unesite iznos koji je izdat na ruke. Sumirajte u nastavku, odnosno navedite koliko je primljeno i potrošeno Novac. Zatim napišite istu stvar, samo koristeći računovodstveni jezik, odnosno uradi to. Za to će vam trebati prateća dokumenta.
Ispuniti poleđina formu. Unesite datum i broj dokumenta, naziv, iznos troškova, zaduženje računa. Na primjer, kod kupovine materijala na teret, naznačiti račun 10. Nakon unosa, sumirati. Potpis od odgovorne osobe.
Ispod tabele naznačite koliko je priloga priloženo obrascu; da biste to uradili, prebrojite broj pratećih dokumenata. U gornjem desnom uglu, odobrite izvještaj tako što ćete naznačiti iznos riječima i potpisati.
Izvori:
- popunjavanje avansnog izvještaja za službeno putovanje
Poreskim zakonodavstvom je propisana procedura isplate dnevnica koje pripadaju zaposlenima koji borave duže od jednog dana na službenom putu. Visina dnevnice utvrđuje se kolektivnim ugovorom, propisima o službenim putovanjima i zavisi od regiona i zemlje u koju se specijalista upućuje službeno.
Prethodni izvještaj (obrazac AO-1)- Ovo objedinjeni dokument za obračun troškova zaposlenih tokom službenog puta. Prilikom povratka sa službenog puta, zaposleni je dužan da se javi u koju svrhu je završen putni list, koji možete preuzeti, i prethodni izvještaj, čiji obrazac ima unificirani oblik AO-1.
Avansni izvještaj dd -1 je primarni dokument neophodan za obračun iznosa gotovine koja se izdaje zaposlenom za određene namjene, kao što su:
- putne naknade troškovi ;
- administrativni ili proizvodnja troškovi .
Izdavanje obračunskog iznosa se formalizuje na blagajni preduzeća korišćenjem troškovnog naloga za gotovinu (RKO). Primljeni novac se mora potrošiti samo u svrhe koje su navedene u RKO. Blagajnik je dužan da lično uruči novčane iznose samo zaposleniku koji je sa organizacijom sklopio ugovor o radu, a njegovo ime je uvršteno u listu naloga o licima koja mogu uzeti novac u obzir. Takođe, osnov za izdavanje iznosa biće nalog za slanje na službeni put ili poslovno putovanje sertifikat .
Nakon što računovođa utroši izdata sredstva, potrebno je sastaviti avansni izvještaj i dostaviti računovodstvenoj službi u roku od tri radna dana.
Kako pravilno popuniti AO-1? Pozivamo vas da preuzmete uzorak izvještaja o troškovima, koji ćete pronaći na kraju članka. Također možete preuzeti prazan obrazac za unaprijed izvješće ispod.
Ako putna potvrda potvrđuje samu činjenicu da je zaposlenik na službenom putu, onda je predračun potvrda o radu zaposlenog. Dokumenti koji potvrđuju utrošak izdatih iznosa su priloženi avansnom izvještaju.
Avansni izvještaj se popunjava i prilikom izdavanja sredstava po izvještaju zaposlenima za različite potrebe. Istovremeno, morate imati na umu da se novac može dati zaposleniku na račun samo ako je uključen u nalog o odgovornim osobama.
Postupak sastavljanja avansnog izvještaja (obrazac AO –1)
Dokument sastavljaju zaposleni i zaposleni u računovodstvu.
Podnosilac prijave mora popuniti sljedeće podatke:
1 . Naziv organizacije;
2. Datum pripreme;
3. Zakazivanje avansa ( proizvodnja, predstavnik, putne naknade troškovi itd.);
4 . Lični podaci, i to: prezime i inicijali, strukturna jedinica u kojoj radi knjigovođa, broj osoblja, radno mjesto;
5 . Informacija o iznosu posljednjeg avansa;
6. Iznos podizvještaja koji izdaje blagajnik;
7. Kolone „Utrošeno“, „Stanje/prekotrotrošnja“, kao i podaci o broju dokumenata koji su priloženi AD -1, popunjavaju se nakon pisanja i obračuna potrebnih podataka na drugoj strani izveštaja;
8 . Tabelarni dio o potrošeno znači, naime:
- serijski broj . Svi dokumenti koji se prilažu izveštaju o troškovima moraju biti numerisani prema sastavljenoj listi;
- broj, datum svakog dokumenta, potvrđujući ciljano trošenje sredstava;
- naziv dokumenata priloženih uz JSC –1 (prodajni (gotovinski) račun, računi za PKO, poslovno putovanje lična karta, faktura itd.), na šta je novac potrošen;
- iznos troška se kopira iz svakog dokumenta. Podnosilac prijave popunjava samo kolonu 5 ili 6 (ovo zavisi od valute poravnanja);
- obračun konačnog iznosa. Zatim se zbir prepisuje u kolonu „Potrošeno“ (tačka 7).
Nakon što računovođa položi AO-1, zaposlenik računovodstvene službe treba provjeriti prisutnost svakog dokumenta koji potvrđuje iznos utrošenih sredstava, njihovu ispravnu potrošnju za predviđene svrhe, a također treba popuniti preostale odjeljke. Za potvrdu da je izvještaj na Obrascu AO -1 dostavljen računovodstvu, zaposleniku se daje priznanica. Nakon pregleda svih dokumenata u originalu koji potvrđuju trošak, provjere ispravnosti popunjavanja, avansni izvještaj AD -1 potpisuju glavni računovođa, računovođa i direktor, a zatim se prihvata na računovodstvo.
Unapredni izvještaj AO-1. Uzorak punjenja
Obrazac avansnog izvještaja je dvostrani obrazac, popunjavaju ga i računovodstvo i sam zaposlenik.
Šta odgovorno lice treba da popuni u Obrascu AO-1?
Na prednjoj strani obrasca ispisani su sljedeći redovi:
- naziv kompanije;
- datum izvještaja;
- strukturnu jedinicu u kojoj radi;
- Vaše puno ime, položaj, broj osoblja;
- namjena avansa, odnosno na šta se planira utrošiti izdati novac (potrebe domaćinstva, kancelarijski materijal, putni troškovi i sl.);
Na poleđini obrasca odgovorno lice popunjava tabelu u kojoj je navedeno kako je novac potrošen. Za svaki raspoloživi prateći dokument popunjava se red tabele, u kojoj se redom u kolone upisuju broj, datum, naziv ovog dokumenta i utrošen iznos prikazan u ovom dokumentu. Nakon popunjavanja cijele tabele obrasca avansnog izvještaja, na kraju se sumiraju rezultati, izračunava ukupan potrošen iznos koji se upisuje u red "ukupno". Nakon toga, odgovorno lice predaje obrazac avansnog izvještaja računovodstvu, uz prilaganje svih pratećih dokumenata.
Šta knjigovođa popunjava u izvještaju o troškovima?
Po prijemu izvještaja, računovođa mora provjeriti ispravnost popunjavanja i uporediti podatke date u tabeli sa podacima navedenim u priloženim dokumentima. Dokumentu se dodjeljuje pojedinačni broj.
Na dnu prednje strane, računovođa popunjava redove „prima”: od koga je primljen obrazac izvještaja, njegov broj i datum, utrošen iznos, broj priloženih dokumenata, datum prihvatanja izvještaja i računovođe potpis. Ovako popunjena priznanica se otkida sa glavnog dijela obrasca AO-1 i predaje odgovornom licu kao znak da je izvještaj prihvaćen i ovjeren.
Na poleđini obrasca knjigovođa popunjava redove 7 i 8, koji odražavaju iznos prihvaćen za računovodstvo, i red 9, u koji se upisuje zaduženje računa gdje se otpisuju nastali troškovi.
Zatim se morate vratiti na prednju stranu i popuniti dvije male tabele:
- prvi odražava iznos salda ili prekoračenja na prethodnim avansima, ako ih ima, u polju „ukupno primljeno“ upisuje se iznos izdatog avansa, u redu „potrošeno“ – stvarno potrošen iznos. Ako je zaposlenik potrošio manje od izdatog novca, tada se popunjava „bilans“, ako je više, onda se „prekorači“. Ukoliko postoji stanje, prenose se na blagajnu prema