Начисление отпускных в 1 с 8.3. Сложные случаи расчета отпускных. Начисление заработной платы

Если Вы работаете в программе 1С с конфигурацией Зарплата и управление персоналом 8.3 , то наверняка знаете процесс начисления и оформления отпускных. В случае столкновения с вопросами по данной теме – воспользуйтесь данным материалом. Как известно, для оформления отпуска сотрудника и других операций, связанных с ним, в программе существует документ под названием «Отпуск» .

Для начала создадим, заполним и рассчитаем основной ежегодный отпуск необходимому сотруднику.

1. В программе переходим на вкладку Зарплата , и нажимаем пункт Отпуска .

2. В открывшемся диалоговом окне, с помощью кнопки Создать открываем новую форму документа.

3. Заполняем необходимые для проведения документа поля: Организация, Сотрудник, Период .

После того, как указали необходимые реквизиты документа программа автоматически проведет расчет. Об этом будет свидетельствовать следующая надпись:

4. В случае, если у Вас автоматически расчет не произошел, его нужно настроить на вкладке Настройка , в пункте Расчет зарплаты . Поставьте отметку в поле Выполнить автоматический пересчет документов при их редактировании . На этой вкладке Вы также можете ознакомиться с дополнительными функциями и настройками.

5. Возвращаемся в форму документа Отпуск . Здесь Вы можете предоставить компенсацию отпуска, для этого поставьте отметку около строки Компенсация отпуска и укажите количество дней. По необходимости заполните недостающие и требуемые поля.

6. В части таблицы с рассчитанными суммами у Вас есть возможность просмотреть их детально и подкорректировать. Для этого нажмите на значок «зеленый карандаш» около необходимой строки.

Теперь попробуем оформить отпуск сотрудника за свой счет.

1 . В этом же документе Вам потребуется перейти на вкладку Дополнительные отпуска , которая находится в табличной части документа и поставить отметку в строке Предоставить дополнительный отпуск . Затем нажмите кнопку Добавить и из предложенного списка выберите необходимый.

2. На вкладке Начислено (подробно) Вы можете убедиться в правильности ранее введённых данных.

3. После всех проделанных действий нажимаем кнопку Провести .

4. Теперь на верхней панели нажимаем Выплатить , чтобы сразу создать ведомость о выплате начисленной зарплаты. Затем Проводим и закрываем документ.

Да, в редакции 3.0 такая возможность есть. Для этого в форме параметров учета программы (она доступна в разделе «Главное») должна быть установлена пометка о ведении больничных, отпусков и исполнительных документов.

Если после этого мы откроем журнал документов начислений, то увидим, что по кнопке «Создать» теперь можно ввести не только начисление зарплаты, но и отпуск и больничный лист.

Создание документа «Отпуск» и начисление отпускных

Посмотрим, как выглядит в 1С 8.3 документ «Отпуск». В шапке указывают месяц (это месяц начисления отпускных) сотрудника, дату регистрации документа.

На вкладке «Главное» необходимо указать период отпуска и период работы сотрудника, за который отпуск предоставлен. Эти сведения заполняются вручную.

После выбора сотрудника и периода отпуска программа автоматически рассчитывает средний дневной заработок и начисленную сумму отпускных. Делает она это, исходя из имеющихся в программе данных – срока работы сотрудника и начисленной ему заработной платы.

Если необходима корректировка, следует нажать ссылку «Изменить». Откроется форма ввода данных для расчета среднего заработка. В ней отображается начисленная сотруднику зарплата по месяцам, а также календарные дни.

Обратите внимание, что здесь имеются только те месяцы, во время которых человек был сотрудником организации. Пользователь имеет возможность изменить суммы, начисленные за каждый месяц. Тогда программа пересчитает и сумму среднего заработка. Однако, нельзя добавить новые месяцы.

На вкладке «Начисления» автоматически отображается начисление («Отпуск основной») и рассчитанная программой 1С сумма отпускных.

Расчет и начисление отпускных в 1С Бухгалтерия 8.3

При необходимости эту сумму можно откорректировать вручную.

Начисление заработной платы

После расчета отпускных, при проведении документ «Отпуск» в 1С выполняет проводку бухучета по начислению отпускных – по кредиту счета 70 и в дебет того же счета, что и зарплата сотрудника (согласно настройкам сотрудника и организации). Документ позволяет распечатать приказ на отпуск по форме Т-6 и расчет среднедневного заработка.

Теперь в ежемесячном документе «Начисление зарплаты» при его автоматическом заполнении появятся данные об отпускных. При этом сумма оклада и количество отработанных дней будут скорректированы программой с учетом отпуска. Документ начисляет НДФЛ сразу на зарплату и отпускные.

В расчетном листке сотрудника тоже будет отражен оплаченный отпуск.

По материалам: programmist1s.ru

Как в программе "1с" настроить учет отпусков

Лето — традиционная пора отпусков, когда работы у бухгалтера заметно прибавляется. Нужно вести учет использованных дней отпуска сотрудников, рассчитывать, сколько еще дней осталось. В статье расскажем, как произвести настройку этих операций в программах "1С: Зарплата и управление персоналом 8" и "1С: Управление производственным предприятием 8".

Каждый работник имеет право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Его минимальная продолжительность определена в ст. 115 Трудового кодекса и должна составлять не менее 28 календарных дней.

Некоторые категории работников, в соответствии со ст. 116 Трудового кодекса, имеют право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска. Такие отпуска должны быть предоставлены тем сотрудникам, которые:

заняты на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
имеют особый характер работы;
ненормированный рабочий день;
работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Дополнительные отпуска для работников может также устанавливать работодатель с учетом своих производственных и финансовых возможностей, прописав порядок и условия их предоставления в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Для планирования отпусков, а также для расчета компенсаций за неиспользованный отпуск бухгалтеру нужно знать количество календарных дней отпуска, на которые сотрудник имеет право.

Как в программах "1С: Зарплата и управление персоналом 8" и "1С: Управление производственным предприятием 8" можно настроить учет использованных сотрудниками дней отпусков и расчет остатка неиспользованных дней отпуска в разрезе рабочих лет?

На момент подготовки материала применялись актуальные релизы конфигураций:

"1С: Зарплата и управление персоналом 8" — редакция 2.5 (2.5.51);
"1С: Управление производственным предприятием 8" — редакция 1.3 (1.3.26).

Этапы настройки программы учета отпусков

Первоначальная настройка состоит из нескольких этапов:

настройка порядка списания фактически использованных отпусков;
объявление перечня используемых видов отпусков;
создание и настройка вариантов расчетов отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск;
регистрация количества дней отпуска в течение года, на которые имеют право работники определенных должностей.

Рассмотрим каждый этап подробнее.

Настройка порядка списания фактических отпусков

Списание фактических отпусков (уменьшение остатка количества неиспользованных дней отпуска) в программе может происходить при проведении либо кадровых приказов на отпуск, либо документов по расчету отпусков и компенсаций.

Порядок списания определяется во вкладке "Параметры учета" меню "Сервис" (см. рис. 1 на с. 73).

Интерфейс "Кадровый учет организаций". Меню "Сервис"/"Параметры учета". Закладка "кадровый учет" Рис. 1

Обратите внимание: в отношении текущих отпусков, предоставляемых работникам в обычном порядке, есть возможность выбрать вид документа, который будет являться основанием для списания количества неиспользованных дней отпуска. При расчете компенсации за неиспользованный отпуск такой выбор невозможен. Основанием для списания в этом случае будут только расчетные документы.

Объявление в программе перечня видов отпусков

Все виды используемых в компании ежегодных отпусков необходимо объявить в справочнике "Виды ежегодных отпусков".

Для этого последовательно нужно выполнить ряд операций во вкладке "Виды ежегодных отпусков" меню "Предприятие" (см. рис. 2 на с. 74):

добавить новый вид ежегодного отпуска;
указать единицу измерения продолжительности отпуска: рабочие или календарные дни;
если продолжительность отпуска одинакова для всех или большинства сотрудников организации, необходимо установить отметку в графе "Предоставить отпуск всем сотрудникам";
указать количество дней отпуска, на которые все работники имеют право в течение года;
сохранить.

Интерфейс "Кадровый учет организаций". Меню "Предприятие"/"Виды ежегодных отпусков" Рис. 2 Виды начислений для расчета отпускных

Для расчета отпускных используются виды начислений из списка "Основные начисления организации".

Список открывается из пункта "Настройка расчета зарплаты" меню "Предприятие" (см. рис. 3 на с. 75).

Интерфейс "Расчет зарплаты организаций". Меню "Предприятие"/"Настройка расчета зарплаты"/"Основные начисления организации" Рис. 3

Необходимо создать и настроить виды начислений для каждого вида отпуска.

Для расчета отпускных при предоставлении основного ежегодного оплачиваемого отпуска в программе предназначен вид расчета "Оплата отпуска по календарным дням".

Эта опция, скорее всего, уже настроена в вашей программе для расчета основного отпуска.

Остается ввести и настроить виды начислений для дополнительных видов отпусков. Каждому варианту расчета отпускных должен соответствовать определенный вид отпуска.

Чтобы установить это соответствие, необходимо в меню "Предприятие" выбрать вкладку "Настройка расчета зарплаты". Далее следует обратиться к перечню "Основные начисления организации". В этом перечне нужно выбрать вариант расчета отпускных (см. рис. 4 на с. 75).

Форма вида начисления. Закладка "Использование" Рис. 4

Обратите внимание: варианту расчета отпускных "Оплата отпуска по календарным дням" должен соответствовать ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

В закладке "Время" следует установить для всех видов отпусков вид времени — "Неотработанные полные смены, а также командировки" (см. рис. 5 ниже).

Форма вида начисления. Закладка "Время" Рис. 5 Виды начислений для расчета компенсации за неиспользованный отпуск

Варианты расчета компенсации за неиспользованный отпуск устанавливаются в перечне "Дополнительные начисления организации". Для них в разделе "Компенсации ежегодных отпусков" на закладке "Использование" нужно отметить, что это компенсация неиспользованного отпуска.

Интерфейс "Расчет зарплаты организаций". Меню "Предприятие"/"Настройка расчета зарплаты"/ "Дополнительные начисления" Рис. 6 Регистрация права на предоставление отпуска для определенной должности

Настройка должности необходима, если все сотрудники, занимающие данную должность, имеют право на одинаковое количество дней дополнительного отпуска определенного вида. Например , все электросварщики организации имеют право на дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда, а водители — за ненормированный рабочий день. В этом случае бухгалтер должен сделать следующее (см. рис. 7 на с. 78):

найти нужную должность и открыть форму должности для правки (Интерфейс "Кадровый учет организаций".
Сложные случаи расчета отпускных

Меню "Предприятие"/"Должности");
перейти на закладку "Ежегодные отпуска";
добавить виды отпусков, положенные на этой должности (правая кнопка мыши на поле);
указать количество дней отпуска, на которые все работники этой должности имеют право в течение года;
сохранить.

Интерфейс "Кадровый учет организаций". Меню "Предприятие"/"Должности" Рис. 7

О том, как в программе "1С" можно использовать "отпускные" настройки, а именно: как произвести регистрацию персонального права на предоставление отпуска для сотрудника, как произвести регистрацию остатков отпусков прошлых лет, как использовать расчет остатков отпусков, мы расскажем в ближайших номерах журнала "Зарплата".

О.Я.Леонова

Руководитель отдела

автоматизации кадрового учета

и расчета заработной платы

компании "Микротест"

Согласно положениям главы 19 «Отпуска» ТК РФ и конвенции Международной организации труда № 132 «Об оплачиваемых отпусках» все работники имеют право на отпуск. В статье методисты фирмы «1С» рассматривают вопросы, связанные с отражением ежегодных оплачиваемых отпусков (основных и дополнительных) в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8». Приводится порядок настройки начальных параметров для учета отпусков кадровиком и расчетчиком, а также для формирования в программе оценочных обязательств по вознаграждениям работникам.

Каждый сотрудник, работающий по трудовому договору, имеет право на отпуск - это закреплено в пункте 5 статьи 37 Конституции РФ и отражено в главе 19 «Отпуска» ТК РФ, согласно положениям которой отпуска делятся на следующие виды: ежегодные оплачиваемые (основные и дополнительные), без сохранения заработной платы, учебные, отпуска по уходу за ребенком.

Положения ТК РФ о ежегодных оплачиваемых отпусках не противоречат конвенции Международной организации труда № 132 «Об оплачиваемых отпусках», которая для Российской Федерации вступила в силу с 6 сентября 2011 года, а в чем-то предусматривают даже более широкие гарантии для работников.

Задача учета и расчета отпуска по существу состоит из нескольких частей.

С одной стороны - это задача расчета и учета количества положенных дней отпуска, а с другой стороны - это задача расчета суммы отпускных, подсчета среднего заработка. Кроме того - это задача учета затрат и оценки обязательств.

Сотруднику положен отпуск по 2,33 дня за каждый полный отработанный месяц.

Почему именно 2,33? Если сотрудник проработал в организации 12 месяцев, в которые входит и сам отпуск в соответствии со статьей 121 ТК РФ , то ему полагается ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Следовательно на один месяц приходится 28 дней: 12 месяцев. При исчислении сроков работы, которые дают право на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из расчета, а излишки, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца (п.35 Правил «Об очередных и дополнительных отпусках», утв. НКТ СССР от 30.04.1930 № 169).

Посмотрим как можно решать задачи учета ежегодных оплачиваемых отпусков, используя программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Начальные настройки

Параметр учета остатков отпуска

Сначала нужно определиться с настройками параметров учета. Необходимо решить, какой из документов - кадровый приказ на отпуск или расчетный документ начисления отпуска - будет регистрировать в системе факт использования отпуска. Списание фактических отпусков происходит при проведении кадровых или расчетных документов. Порядок списания определяется для каждой организации в параметрах учета. Компенсация отпуска, вне зависимости от выбранного порядка списания фактических отпусков, всегда регистрируется в остатках отпусков расчетными документами. Установив в настройках программы параметр учета Остатки отпусков будут уменьшаться при регистрации фактических отпусков, - Кадровыми приказами или Расчетными документами - следует при формировании отчетов следить за тем, чтобы документы указанного типа были проведены.

Код дохода отпуска

Важно решить, какой политикой при расчете НДФЛ с сумм отпускных вы будете руководствоваться. Будет ли отпуск, как в стандартной настройке, считаться оплатой за труд или это будет иным доходом в денежной форме. Это важно для расчета НДФЛ переходящих отпусков. Код дохода отпуска для расчета НДФЛ - 2012 . Напомним, что дата получения дохода определяется статьей 223 НК РФ . Датой получения дохода для доходов в виде оплаты труда считается последний день месяца, за который начислен доход, а для других доходов в денежной форме - день выплаты дохода (или начисления). Т. е. весь вопрос о том, к какому периоду будет относиться НДФЛ - к месяцу, в котором начислен отпуск или за который. Стандартную настройку можно изменить, добавив свой код, например, 2012н в справочнике Коды дохода для НДФЛ , сохранив Код для отчетности - 2012 (рис. 1). И тогда НДФЛ будет относиться к тому же периоду в котором начислен отпуск.

Рис. 1

В справочнике Код дохода для исчисления НДФЛ есть возможность указать Порядок учета дохода при исчислении НДФЛ.

Пример

Отпуск в сентябре начислен за октябрь и ноябрь.

Использование порядка По месяцу, за который производится начисление (1)

При указанном порядке учета дохода, НДФЛ будет зарегистрирован двумя частями, в месяцах за который начислен отпуск - октябрь и ноябрь, сотответственно. Налоговые вычеты, будут применены и октябрьские и ноябрьские.

Т.е. не учитывается когда был начислен доход, но важно за какие месяцы.

Использование порядка По месяцу начисления

При такком порядке учета дохода, НДФЛ будет зарегистрирован единовременно в месяце в котором начислен отпуск - сентябрь. Налоговые вычеты, будут применены только сентябрьские.

Т.е. учитывается только когда был начислен доход, не важно за какие месяцы.

На текущий момент для отпуска (код дохода 2012) по законодательству соответствует порядок По месяцу начисления.

Как поменять настройку если ранее использовался порядок По месяцу, за который производится начисление?

Изменив настройку в справочнике Код дохода для исчисления НДФЛ для кода 2012, мы получим, что все вновь создаваемые документы будут регистрироваться в соответствии с этими настройками, но занесенные ранее останутся неизмененными. Для получения достоверного расчета и отчета по НДФЛ желательно чтобы в течении года НдФЛ рассчитывался в соответствии с одним и тем же порядком.

Для этого потребуется после выполнения настройки перепровести документы Начисления зарплаты сотрудникам организаций .

Особое внимание нужно уделить отпускам, переходящим на январь с декабря. Они в прошлом году не попали в отчет, потому что в соответствии с порядком (1) они относились к январю. И в текущем году надо либо не перепроводить связанные с ними документы Начисления зарплаты сотрудникам организаций, либо после перепроведения сформировать исправительный отчет за прошлый год.

Виды основных и дополнительных отпусков

Продолжительность положенного отпуска по умолчанию составляет 28 дней. Но есть отдельные категории работников, которым установлены другие продолжительности отпусков. Так, например, у педагогических работников на основании Постановления Правительства РФ от 01.10.2002 № 724 продолжительность отпуска составляет от 42 до 56 календарных дней, у кандидатов наук - 36 календарных дней (Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 № 949), у некоторых работников здравоохранения - 36 календарных дней (Постановление Правительства РФ от 03.04.1996 № 391) и др.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» виды ежегодных отпусков хранятся в одноименном справочнике Виды ежегодных отпусков .

Для каждого вида ежегодного отпуска, введенного в справочник, необходимо указать, в каких днях считать количество положенных за год дней отпуска: в календарных днях или рабочих днях. Также в справочнике следует указать, будет ли этот ежегодный отпуск предоставлен всем сотрудникам (активировать флажок Предоставлять отпуск всем сотрудникам ).

Справочник должности организаций

В случае если определенный вид ежегодного отпуска предоставляется не всем сотрудникам, то указать это надо в справочнике Должности организаций на закладке Ежегодные отпуска (рис. 2).

Рис. 2

Планы видов расчета для дополнительных отпусков

Начисление для расчета дополнительного отпуска или несколько начислений, если в организации используются разные виды дополнительных отпусков, нужно настроить в плане видов расчета Основные начисления . На закладке Расчеты указываем название, устанавливаем Способ расчета , как правило - По среднему для отпуска по календарным дням .

На закладке Время обязательно нужно установить флажок Вид времени - Неотработанные полные смены, а также командировки , и выбрать из классификатора использования рабочего времени соответствующий вид. Именно вид времени по классификатору Дополнительный отпуск определяет видимость и доступность этого начисления в приказе на отпуск в графе - Вид дополнительного отпуска .

Для того чтобы при проведении расчетного документа правильно рассчитывались остатки по видам ежегодного отпуска, необходимо указать вид ежегодного отпуска в Основных или Дополнительных начислениях на закладке Использование .

На закладке Налоги в соответствии с выбранной ранее политикой учета НДФЛ с отпускных указываем или стандартный код 2012 , или определенный нами ранее 2012н .

Закладка Взносы заполняется, как обычно. Это доходы, целиком облагаемые страховыми взносами.

При заполнении закладки Прочее можно посоветовать взять за образец стандартный вид начисления - Отпуск по календарным дням и заполнить так же.

Учет отпусков кадровиком

Рассмотрим, какие задачи по учету отпусков работников стоят перед сотрудником отдела кадров.

Кадровику кроме учета сроков работы, дающих право на отпуск или на денежную компенсацию за него, следует согласно статье 123 ТК РФ вести график отпусков. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

График отпусков

График отпусков организации можно занести на основании управленческого графика отпусков, если ведется управленческий учет (меню Кадровый учет - Учет невыходов - Ввод графика отпусков организаций ), а можно просто заполнить списком сотрудников. При заполнении дат начала и окончания отпуска в графе Примечание программа подскажет, за какой период планируется отпуск (рис. 3).

Рис. 3

Из этого документа можно получить отчет по форме Т-7 и удобную диаграмму, позволяющую визуализировать пересечения отпусков (рис. 4).

Рис. 4

В форме Остатки отпусков (меню Кадровый учет - Учет невыходов ) можно отредактировать остатки отпусков, получить справку об отпуске, а также можно установить индивидуальную продолжительность отпуска, нажав кнопку Изменить количество дней отпуска в год . Здесь же можно изменить остатки отпуска, нажав кнопку Редактировать остаток отпуска . На основании этой информации формируется отчет Справка по отпуску .

Если в настройках параметров учета указано, что факт использования отпуска будет регистрироваться кадровым документом, то проведение самого приказа на отпуск, а также исправлений к нему при каких-либо изменениях обязательно.

Из документа Отпуска организации можно напечатать приказ о предоставлении отпуска работникам по формам Т-6 и Т-6а.

Дополнительный отпуск

Кроме очередного ежегодного оплачиваемого отпуска некоторые категории работников имеют также право на дополнительный оплачиваемый отпуск. Дополнительный отпуск может быть предусмотрен ТК РФ , другими нормативно-правовыми актами, в соответствии с трудовым (коллективным) договором. Дополнительные отпуска, в том числе работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, предусмотрены , , , 321 ТК РФ . При определении права на дополнительный отпуск для вредных профессий следует руководствоваться перечнем, утв. постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 №273/П-20 .

Изначально в настройках полей кадрового приказа на отпуск не видно полей для занесения дополнительного отпуска. Чтобы сделать их доступными, в форме документа Отпуска организаций правой кнопкой мыши нужно вызвать меню и выбрать Настройка списка . Отметить поля Вид дополнительного отпуска , начало дополнительного отпуска, дней и нажать кнопку ОК .

Теперь эти поля доступны для просмотра и редактирования. Даты начала и окончания отпуска заносятся с учетом дополнительного отпуска, дополнительный же отпуск указывается «в том числе».

Может ли быть издан приказ только на дополнительный отпуск? Да. И тогда оба поля: Начало отпуска и Начало дополнительного отпуска заполнены одинаково - совпадают отпуск и дополнительный отпуск.

Можно ли внести несколько дополнительных отпусков одному сотруднику одним приказом? Да. Но для каждого дополнительного отпуска - отдельная запись.

Пример

Ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника АО «Таон» Г.А. Илларионовой с 1 по 30 марта 2012 года, в том числе 3 дня дополнительного отпуска за вредность и 2 дня за ненормированный рабочий день.

Если в поле Напомнить приказа на отпуск в организации поставить флаг, то это будет означать, что в отпуске сотрудник будет числится до той поры, пока сотрудник отдела кадров не внесет документ Возврат на работу организаций . В нашем примере дата возврата - 1 апреля 2012 года.

Если реквизит Напомнить приказа на отпуск в организации пуст, то факт возврата на работу происходит автоматически с даты, следующей за датой окончания отпуска.

Установка и снятие флага Освобождать/Занимать ставку важны, когда в Настройке параметров кадрового учета установлен флаг Контролировать по штатному расписанию при кадровых изменениях количество ставок .

При оформлении же приказа на увольнение количество дней отпуска, подлежащих компенсации, так же как и дни за которые следует удержать начисленный ранее отпуск, подставляются автоматически.

Учет отпусков расчетным отделом

На основании занесенных кадровых документов расчетчик формирует расчетные документы.

Обратите внимание, если по какой-либо причине кадровый учет не ведется в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», то можно и сразу занести расчетный документ .

Использование обработки Анализ неявок существенно увеличивает эффективность взаимодействия отделов кадрового и расчетного. Расчетчику зарплаты удобно, например, поступить следующим образом. Сформировать в указанной обработке за месяц перечень всех кадровых отпусков. И далее, перебирая первичные подписанные документы, отмечать флажком те электронные документы, к которым есть соответствующие подписанные руководством приказы. А затем сразу создать все расчетные документы, рассчитать и провести, нажимая последовательно соответствующие кнопки в обработке (рис. 5).

Рис. 5

В некоторых случаях нельзя полностью автоматизировать обработку. Например, в нашем примере с двумя дополнительными отпусками. В расчетном документе Начисление отпуска сотрудникам организаций , соответствующего второму дополнительному отпуску, следует отредактировать Дату начала отпуска . Эту дату надо поставить такую же, как и в первом документе (01.03.2012), чтобы расчет среднего заработка был одинаковым.

Для этого можно Открыть расчетный документ прямо из формы обработки (рис. 6).

Рис. 6

В форме расчетного документа Начисление отпуска сотрудникам организаций рассчитываются основной отпуск, дополнительный и компенсация за отпуск.

Денежной компенсацией может быть заменена часть отпуска.

Для начисления компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении в соответствии со статьей 127 ТК РФ предназначен другой документ - Расчет при увольнении сотрудника организаций (меню Расчет зарплаты по организациям - Первичные документы ).

Обращаем внимание, что после выполнения «расчета при увольнении» следует произвести «начисление зарплаты», т. е. ввести документ Начисление зарплаты сотрудникам организаций для увольняемого (или пересчитать, если такой документ уже был) для того, чтобы учесть НДФЛ.

Оценочные обязательства по вознаграждениям работникам

Начиная с отчетности за 2011 год в соответствии с ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» все организации, за исключением кредитных организаций, государственных (муниципальных) учреждений, обязаны отражать в отчетности оценочные обязательства. Субъекты малого предпринимательства, кроме субъектов малого предпринимательства - эмитентов публично размещаемых ценных бумаг могут не применять данное ПБУ (п. 3 ПБУ 8/2010).

Оценочными обязательствами в бухгалтерском учете при соблюдении условий пункта 5 ПБУ 8/2010 являются расходы по оплате предстоящих отпусков и вознаграждений по итогам года.

Для того, чтобы в учете отражались оценочные обязательства и формировались проводки, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» нужно в Настройке параметров учета на закладке Оценочные обязательства установить флажок Формировать оценочные обязательства в бухгалтерском учете .

По желанию организации оценочные обязательства по оплате труда, признаваемые в бухгалтерском учете, могут признаваться и в налоговом учете в соответствии со статьей 324.1 НК РФ .

С подробным примером учета оценочных обязательств по вознаграждениям работникам в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» можно ознакомиться в информационной системе ИТС ПРОФ в разделе «Кадры и оплата труда» - Справочник «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах „1С"» - «Настройка учета»

Отпуск с 1 числа месяца в 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1

Ситуация, когда сотрудник уходит в отпуск с 1 числа месяца, достаточно часто вызывает вопросы у наших клиентов и читателей: отпускные необходимо выплатить за 3 дня до начала отпуска, предыдущий месяц еще не полностью отработан, и заработная плата не начислена, но этот месяц должен быть включен в расчет среднего. Раньше я советовала своим клиентам просто пересчитать документ начисления отпуска после окончательного расчета зарплаты за предыдущий месяц, но с появлением 6-НДФЛ ситуация немного изменилась.

Рассмотрим пример в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1. Для начисления отпускных переходим на вкладку «Зарплата» и выбираем пункт «Отпуска».

Добавляем новый документ и внимательно заполняем все поля. Отпуск начинается с 1 октября, дата выплаты – 28 сентября, в качестве месяца начисления выбираем сентябрь.

Если мы посмотрим расчет среднего заработка, то увидим, что заработная плата за сентябрь в него не вошла.

Отпускные мы выплачиваем сотруднику в той сумме, которую рассчитали по данному документу, затем начисляем и выплачиваем зарплату за сентябрь.

После того, как появились данные о заработной плате за сентябрь, отпускные нужно пересчитать. До 2016 года можно было просто зайти в созданный ранее документ, рассчитать его заново и доплатить сотруднику разницу в суммах в случае увеличения среднего заработка. Но с приходом 6-НДФЛ ситуация изменилась: теперь мы исчисляем и уплачиваем НДФЛ в разрезе дат получения дохода, налог с отпускных был рассчитан на дату 28 сентября, затем был удержан и перечислен в бюджет, поэтому теперь этот НДФЛ пересчитывать нежелательно. Если сумма отпускных увеличится, и это изменение отразится той же датой получения дохода, то окажется, что налог в бюджет мы недоплатили, поэтому нам необходимо действовать по-другому. Снова открываем документ начисления отпуска и обращаем внимание на нижний левый угол формы.

В том случае, если заработная плата за предыдущий месяц рассчитана и выплачена, в документе появляется ссылка «Исправить» и предупреждающая надпись о том, что вносить изменения в существующий документ не рекомендуется. А вот команда «Исправить» как раз подойдет для нашей цели. При нажатии на ссылку создается новый документ, в котором осуществляется перерасчет суммы отпускных, при этом предыдущая сумма сторнируется и начисляется новая, с учетом последнего расчета заработной платы.

В нашем случае средний заработок увеличился, разницу в суммах отпускных мы сотруднику оперативно выплачиваем, при этом датой получения дохода, которая отразится в 6-НДФЛ, уже будет являться другое число – 5 октября.

В данной статье мы проведем разбор основных возможностей программы 1С:ЗУП 3.0, созданной на платформе «1С:Предприятие 8.3», по оформлению отпусков с подробным описанием таких операций, как:

Назначение права на отпуск сотруднику;
Реализация расчета и начисления отпускных;
Осуществление оценки среднего заработка для отпускных;
Формирование справки по остаткам отпусков сотрудника;
Регистрация графика отпусков в программе;
Начисление денежной компенсации взамен предоставления отпуска.

Виды отпусков

Программа 1С:ЗУП 3.0 позволяет оформить и рассчитать разные виды отпусков. В таблице ниже перечислены основные из них, указаны настройки, которые позволяют проводить данные виды отпусков в программе, а также перечислены документы, которые предназначены для регистрации.

Таблица «Виды отпусков»

*Отпуск пострадавшим на ЧАЭС, учебный (оплачиваемый и неоплачиваемый) отпуск, а также отпуск за свой счет добавляется в справочник «Виды отпусков»:

*Северный отпуск будет добавлен в справочник «Виды отпусков», если для организации будут указаны «северные» условия:

Назначение права на отпуск сотруднику

В общем случае (без привязки к сотруднику) задать количество дней ежегодного отпуска можно в справочнике «Виды отпусков» или в Позиции штатного расписания.

Регистрация права на отпуск сотрудника и указание количества дней ежегодного отпуска реализуется кадровыми документами «Прием на работу» или «Кадровый перевод». По умолчанию количество дней ежегодного отпуска будет равно заданному значению в справочнике «Виды отпусков» или в Позиции штатного расписания. Значение из Позиции штатного расписания будет приоритетным, если данная позиция указана в поле «Должность» кадрового документа сотрудника. Заданное по умолчанию значение можно отредактировать на форме «Право на отпуск», которая вызывается по ссылке «Редактировать» на закладке «Главное» в кадровом документе. Таким образом, мы задаем количество дней ежегодного отпуска для сотрудника.

Нужно перейти по ссылке «Страхование» в Карточке сотрудника и указать количество дней дополнительного отпуска в группе «Сведения о льготах физического лица пострадавшего на ЧАЭС». В этом случае при создании кадровых документов «Прием на работу» или «Кадровый перевод» право на этот отпуск назначается сотруднику автоматически. Если количество дней дополнительного отпуска в группе «Сведения о льготах физического лица пострадавшего на ЧАЭС» не указано, то добавить этот отпуск на форму «Право на отпуск» можно по кнопке «Добавить».

Чтобы назначить сотруднику право на Северный отпуск достаточно указать «северные» условия в Карточке организации. Как и в предыдущем случае, уже при создании кадровых документов «Прием на работу» или «Кадровый перевод», право на этот отпуск назначается сотруднику автоматически.

Расчет и начисление отпускных в 1С:ЗУП 3.0

1. Требуемый вид отпуска добавляем в справочник «Виды отпусков». При этом в соответствующем списке будут созданы два Начисления – для расчета самого отпуска и для расчета компенсации за него. Если вид отпуска добавляется посредством настройки, то нужно установить соответствующий флажок в разделе «Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Отпуска». В этом случае требуемый вид отпуска будет добавлен в справочник «Виды отпусков» автоматически.

2. Чтобы оформить приказ на отпуск в 1С и выполнить расчет отпуска в 1С ЗУП следует создать документ «Отпуск» посредством разделов «Кадры» или «Зарплата».

Оформить групповой приказ на отпуск можно с помощью документа «Отпуск сотрудников». Далее по ссылке «Оформить отпуск» следует сформировать отдельный документ «Отпуск» для каждого из отпускников.

3. Длительность основного отпуска в документе «Отпуск» на закладке «Основной отпуск» можно указать двумя способами:

Указать даты начала и окончания отпуска: длительность отпуска будет рассчитана автоматически.
Указать дату начала отпуска и его длительность: дата окончания отпуска заполнится автоматически.

4. На закладке «Начислено (подробно)» документа «Отпуск» будут рассчитаны суммы отпускных для зарегистрированных отпусков на закладках «Основной отпуск» и «Дополнительные отпуска».

Примечание: Дополнительный отпуск пострадавшим на ЧАЭС оплачивается не работодателем, а органами социальной защиты, поэтому на закладке «Начисления» документа «Отпуск» сумма отпускных для него рассчитана не будет. В программе нужно зарегистрировать период отсутствия сотрудника на закладке «Дополнительный отпуск», рассчитать средний заработок (реквизит «Средний заработок» на закладке «Основной отпуск») и выдать справку для оплаты дополнительного отпуска пострадавшим на ЧАЭС. Справку можно распечатать по кнопке «Печать – Справка для оплаты доп.отпуска гражданам, подвергшимся воздействию радиации».

5. Если при расчете отпуска нужно рассчитать и выплатить зарплату за месяц, то следует установить флажок «Рассчитать зарплату за месяц».

6. Чтобы отразить начисление материальной помощи к отпуску следует установить флажок «Материальная помощь к отпуску». Наличие данного флажка в документе «Отпуск» обеспечивает настройка «Выплата материальной помощи к отпуску» в разделе «Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Прочие начисления».

7. Распечатать приказ на отпуск в 1С: ЗУП 3.0 можно из документа «Отпуск» по кнопке «Печать – Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)».

8. Для выплаты отпускных предназначена кнопка «Выплатить» в документе «Отпуск». Выплата отпускных производится в межрасчетный период за три календарных дня до начала отпуска.

Таким образом, из документа «Отпуск» можно создать и провести ведомость на выплату отпускных. В зависимости от настроек в программе будет создана «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу».

Если нужно выплатить отпускные нескольким сотрудникам, то следует создать ведомость на выплату в разделе «Выплаты», указать в поле «Выплачивать» вид выплаты «Отпуска» и выбрать все отпуска, которые необходимо выплатить.

9. Чтобы отразить факт перечисления НДФЛ следует в Ведомости на выплату установить флажок «Налог перечислен вместе с зарплатой» и указать сведения о платежном документе в поле «Платежный документ».

Когда возникает переходящий отпуск (отпуск сотрудника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом) возникает вопрос по поводу даты удержания НДФЛ с суммы отпускных. Так как выплачивать отпускные нужно за три дня до начала отпуска, а работнику выплачивается доход, имеющий отношение к следующему месяцу, НДФЛ с такого дохода удерживается при фактической выплате отпускных.

Расчет среднего заработка для целей начисления отпускных

Чтобы увидеть расчет среднедневного заработка для отпускных в 1С:ЗУП следует в документе «Отпуск» нажать на кнопку «Печать – Расчет среднего заработка».

Расчет остатка отпусков

Увидеть остаток отпуска сотрудника в 1С:ЗУП 3.0 можно по ссылке «Отсутствия» в Карточке сотрудника.

В разделе «Отсутствия» мы видим остаток отпуска на текущий момент и можем сформировать справку по остаткам отпусков по ссылке «Справка по отпускам сотрудника».

Сформировать справку по остаткам отпусков сотрудника можно также по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск» в документе «Отпуск».

Справка по отпускам сотрудника содержит информацию о праве на отпуск, количество накопленных дней отпуска за указанный период, количество использованных дней отпуска и текущий остаток на момент формирования справки.

График отпусков

Поскольку график отпусков не всегда отражает пожелания работников, его заполнению может предшествовать подготовительная работа, в результате которой будет составлена ведомость отпусков, отображающая планы и пожелания работника относительно периода отпуска. После анализа полученных сведений, можно приступать к составлению графика отпусков. Для составления графика отпусков в программе предназначен документ «График отпусков», который расположен в разделе «Кадры – Графики, переносы отпусков». На основании графика отпусков по ссылке «Оформить отпуск» могут быть оформлены фактические отпуска сотрудников. По ссылке «Этот документ оформлен правильно?» видны отклонения запланированных отпусков от учетных данных по остаткам отпусков.

С помощью документа «Перенос отпуска» можно оформить перенос отпуска относительно запланированного отпуска в документе «График отпусков». Документ «Перенос отпуска» может быть создан из документа «График отпусков» по ссылке «Оформить перенос».

Компенсация отпуска

Чтобы начислить денежную компенсацию взамен предоставления основного отпуска нужно установить флажок «Компенсация отпуска» и указать количество дней компенсации на закладке «Основной отпуск» документа «Отпуск».

Чтобы начислить денежную компенсацию взамен предоставления дополнительного отпуска нужно указать количество дней компенсации отпуска на закладке «Дополнительные отпуска» документа «Отпуск».

На закладке «Начислено (подробно)» документа «Отпуск» отображается сумма начисленной компенсации.

Отпуск за свой счет

Провести оформление отпуска в 1С за свой счет посредством документа «Отпуск без сохранения оплаты» можно, создав его в разделе «Кадры» или «Зарплата».

Чтобы воспользоваться документом «Отпуск без сохранения оплаты» нужно предварительно установить флажок «Отпуска без оплаты» в разделе «Настройки – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Отпуска». Флажок «В том числе внутрисменные» активирует возможность регистрации отсутствия в течение части смены.

В «Отпуск без сохранения оплаты» появится возможность указать часы отсутствия в течение части смены в поле «Часы отсутствия», после установки галки «Отсутствие в течение части смены».

Доступность флажка «В том числе внутрисменные» зависит от того, установлен ли флажок «Применение почасовой оплаты» в разделе «Настройки – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Почасовая оплата».

Мы рассмотрели основные функции программы ЗУП, к которым можно прибегнуть, осуществляя расчет отпуска в 1С. Помимо основных и льготных видов отпусков, рассмотренных нами, существует также ряд отпусков, расчет и оформление которых посредством 1С:ЗУП мы рассмотрим в последующих статьях.