Инвентаризация кассы: что нужно знать бухгалтеру? Инвентаризация денежных средств в кассе

Инвентаризация кассы организации производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров ор­ганизации производится внезапная инвентаризация (ревизия) кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов прово­дится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации.

До начала проверки фактического наличия денежных средств и денежных документов инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств.

Материально ответственные лица должны дать расписки о том, что к началу проведе­ния инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие на их ответственность, оприходова­ны, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подот­четные суммы на приобретение имущества.

Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического нали­чия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем пол­ного пересчета. Остаток денежной наличности сверяется с данными учета по кассовой книге. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств и денежных документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и др.), находящихся в кассе организации, применяется унифицированная форма первичной учетной докумен­тации по учету результатов инвентаризации, а именно: Акт инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15.

Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводят­ся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалте­рию организации, второй остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств и денежных документов не производятся. Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в акте не допускает­ся. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответ­ственным лицом.

При выявлении недостач или излишков денежных средств в кассе организации в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения.

Материально ответственные лица должны дать объяснение причинам возникновения излишков или недостач денежных средств в кассе. Выявленная недостача наличных денежных средств взыскивается с мате­риально ответственного лица - кассира организации.

Выявленные излишки наличных денег принимаются к бухгалтерскому учету (приходу­ются в кассу) и зачисляются на финансовые результаты организации (счет 91 «Прочие доходы и расходы»).

Взыскание недостачи отражается по кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»). Внесение денежных средств кассиром в погашение недостачи отражается по кредиту субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» в корреспонденции с дебетом счета 50 «Касса». *

Эти операции отражаются в бухгалтерском учете следующими проводками:

rowspan=2 bgcolor=white>Содержание хозяйственных операций

№	Корреспондирующие
	Дебет	Кредит
1	Отражены излишки денежных средств в кассе, выявлен­ные при инвентаризации	50-1	91-1
2	Отражена недостача денежных средств в кассе, выяв­ленная при инвентаризации	94	50-1
3	Недостача денежных средств отнесена на кассира	73-2	94
4	Кассиром в погашение недостачи внесены денежные средства в кассу организации	50-1	73-2

Ревизию кассы организации и соблюдение кассовой дисциплины также производят уч­редители организаций и аудиторы (аудиторские фирмы) в соответсв// : заключенными договорами. При этом особое внимание они должны уделять вопрсс, ::ес-е~ения сохран­ности денег и ценностей.

Систематическая проверка соблюдения организациями требований порядка ведения кассрвых операций возлагается также на банки. Организации обязаны предоставлять по требованию банков все необходимые документы для проведения проверок соблюдения кассовой дисциплины.

Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укреп- ленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей в организации.

Введение

инвентаризация контроль проверка

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предприятия и организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств. Это вытекает из ст.12 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ. Инвентаризации имущества и обязательств должны проводить все экономические субъекты и независимо от формы собственности.

Инвентаризация - установление на определенный момент фактического наличия средств и их источников, фактически произведенных затрат путем пересчета инвентаризируемого объекта в натуре, т.е. снятие остатков, или путем проверки учетных записей. С помощью инвентаризации проверяют правильность данных текущего учета и выявляют ошибки, допущенные в учете. Инвентаризация необходима для уточнения показателей учета и последующего контроля за сохранностью имущества предприятия.

Инвентаризации подлежит все имущество (все виды имущества, принадлежащие предприятию независимо от его местонахождения; имущество, не принадлежащее предприятию, но числящееся в бухгалтерском учете; имущество, не учтенное по какой-либо причине) и все виды финансовых обязательств.

Количество инвентаризаций в отчетном году, порядок и сроки их проведения и перечень проверяемого имущества и обязательств устанавливается руководителем предприятия, кроме случаев, когда в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризации обязательно.

Обычно инвентаризации подразделяются по различным объектам учета на:

§ Инвентаризацию основных средств;

§ Инвентаризацию капитальных вложений, незавершенных капитального строительства и капитального ремонта;

§ Инвентаризацию незавершенного производства;

§ Инвентаризацию товарно-материальных ценностей;

§ Инвентаризацию денежных средств;

§ Инвентаризацию расчетов и других статей баланса.

Сущность тех или иных объектов учета и контроля, а также их различная роль в производственно-коммерческой деятельности экономического субъекта, таким образом, накладывают особые отпечатки на саму технологию проведения каждой из таких инвентаризаций.

Порядок проведения инвентаризации денежных средств

Организации располагают денежными средствами, необходимыми для их финансово- хозяйственной деятельности. Денежные средства в основном должны храниться в учреждениях банка и незначительные суммы - в кассе организации.

Порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе установлен решением Совета директоров Центрально банка РФ от 22 сентября 1993г. №40, инструкция «О порядке ведения кассовых операций Российской Федерации» приведена в письме Банка России от 04 октября 1993г. №18.

Ведение операций с наличными денежными средствами возлагается на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить наличность в пределах лимита, согласованного с обслуживающей банковской организацией. Превышение его допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплат заработной платы. Пределы расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами в один день по одному договору не должен превышать установленного лимита.

Ревизия денежных средств является традиционным направлением, с которого начинается проверка. Прежде всего такой интерес связан с тем, что наличные денежные средства представляют собой наиболее рисковый объект потенциальных искажений официальных данных. В движении денежных средств выделяют два основных вида искажения:

· величина в отчетности завышена по сравнению с реальной (ошибка в учете или денежные средства реально присвоены, похищены и т.д.);

· величина в отчетности занижена по сравнению с реальной (ошибка в учете или существуют неучтенные денежные средства).

Для выявления ошибок и предотвращения злоупотреблений проводят внезапную инвентаризацию кассы, в ходе которой производится полный пересчёт наличных денег и проверка других ценностей, находящихся в кассе. Пересчитанный остаток наличных денежных средств сверяют с данными кассовой книги.

Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчёт и документы по операциям последнего дня, а также даёт расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет не оприходованных или несписанных в расход денег.

При инвентаризации кассы проверяется фактическое наличие денежных средств путем полистного пересчёта всех денежных знаков в покупюрной описи; никакие расписки в остаток наличных денег в кассе не включаются.

Одновременно подлежат инвентаризации денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности, с учётом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. При этом определяется как фактическое их количество, так и стоимостная оценка.

По результатам проверки оформляется акт инвентаризации. В этом акте указывается состав комиссии, местонахождение проинвентаризированных денежных средств, фактические остатки и остатки по данным учета, подписка кассира о приеме денежных средств на свою ответственность. Кроме того, определяется результат инвентаризации, берется объяснение причин расхождения с учётными данными от кассира и решение руководителя по результатам инвентаризации.

Результаты инвентаризации отражаются бухгалтерскими записями.

Излишки денег, установленные проверками, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации:

Дебет счета 50 «Касса»; Кредит счета 91 «Прочие доходы».

Недостача денег в кассе оформляется бухгалтерской записью:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; Кредит счета 50 «Касса».

Недостача денег в кассе подлежит взысканию с кассира:

Дебет счета 73 «Расчеты по возмещению материального ущерба»; Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостача денег в кассе внесена кассиром:

Дебет счета 50 «Касса»; Кредит счета 73 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Если во взыскании недостачи с виновного лица отказано судом, недостача списывается на финансовый результат:

Дебет счета 91 «Прочие доходы»; Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Инвентаризация денежных средств, находящихся на расчётном и специальных счетах, согласно п. 3.43 Методических указаний по инвентаризации, производится путём сверки остатков сумм, числящихся соответственно по данным бухгалтерского учёта на счетах 51 «Расчётные счета», 55 «Специальные счета в банке» с данными выписок банков. Обычно сверка с банком осуществляется в специальных формах по состоянию на 1 января каждого года. Для отражения результатов инвентаризации денежных средств на счетах в банках не предусмотрено никаких унифицированных форм актов и описей. Организация разрабатывает указанные формы самостоятельно. Отклонения от учётных данных, выявленные при инвентаризации, образуются только из-за ошибок бухгалтера. Например, при проведении инвентаризации было выявлено превышение остатка на счёте по данным выписки из банка над остатком, который значится по данным бухгалтерского учёта. При выяснении причины этого отклонения оказалось, что оно произошло из-за того, что в учёте была повторно отражена сумма, поступившая от покупателей. В данном случае положительное отклонение фактических данных от данных бухгалтерского учёта образовалось из-за ошибки бухгалтера, которую можно исправить следующей проводкой:

Дебет счета 51; Кредит счета 62 - сторно - исправлена ошибка, вызванная повторным отражением в бухгалтерском учета платежного поручения.

Устаревшие документы не упоминали способы ведения учета для индивидуальных предпринимателей, в связи с резким расширением сектора малого бизнеса, новое положение было просто необходимо. Согласно новому положению, инвентаризация кассы, то есть порядок ее проведения, сроки и документальное обеспечение, не изменились. Однако касса предприятия (сама комната, в которой хранятся денежные средства, ценности и важная документация) теперь не оборудуется, как было установлено ранее, и штрафы за несоответствие отменили. Перед проведением ревизии создается инвентаризационная комиссия, утверждаемая приказом руководителя организации. Как правило, сюда входят: главный бухгалтер предприятия, руководители отделов аудита, контроля и само руководство. В первую очередь проверяется остаток учетный, то есть тот, который отражен в текущем отчете кассира.

Инвентаризация кассы

Указанные документы, не содержащие подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица, в случаях разногласий между руководителем субъекта учета (уполномоченным им лицом) и главным бухгалтером по поводу осуществления отдельных фактов хозяйственной жизни принимаются к исполнению и отражению в бухгалтерском учете с письменного распоряжения руководителя субъекта учета (уполномоченного им на то лица), который несет ответственность, предусмотренную законодательством РФ. Таким образом, отсутствие подписи главного бухгалтера на расходных и приходных кассовых ордерах при проведении проверки соблюдения кассовой дисциплины является нарушением (п.

8 Инструкции № 157н, п. 1.8, 2.2, 2.3 Положения № 373-П).

Инвентаризация кассы: что нужно знать бухгалтеру

Инвентаризация кассы предполагает: выборочную проверку ведения журнала операций по счету «Касса», журнала операций с безналичными денежными средствами; сверку первичных бухгалтерских документов с выписками по лицевым счетам, открытым в территориальных органах федерального казначейства, проверку правильности и законности их оформления; контроль за полнотой и своевременностью оприходования денежных средств, поступающих в кассу; проверку правильности списания денежных средств на расходы, использования их по целевому назначению (на выдачу заработной платы, командировки, хозяйственные нужды и т. д.); проверку наличия и сохранности денежных средств; контроль за соблюдением порядка ведения записей в кассовой книге; проверку наличия договора о материальной ответственности кассира; проверку соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе.
Оформленная недостача уменьшает остаток денег в учетной системе, а следовательно, его должен возместить виновный в инциденте сотрудник – кассир либо другое материально ответственное лицо. Объяснение причин излишков и недостач необходимо фиксировать непосредственно в акте инвентаризации наличных денежных средств — на втором листе.

Инфо

Как часто проводится инвентаризация кассы Начинающих предпринимателей интересует вопрос, как часто проводится инвентаризация кассы. Она может проходить как в плановом, так и внеплановом режиме.

В первом случае периодичность проверки регламентируется учетной политикой компании, которая может пересматриваться ежегодно.

Как провести инвентаризацию кассы в 2018 году

В учетной политике могут быть установлены иные случаи, когда обязательно проведение инвентаризации кассы, и сроки ее проведения (например, может быть предусмотрена ежеквартальная инвентаризация). Касса инвентаризируется в ходе выездной проверки (которая проводится учредителем, различными контрольными органами) и в результате мероприятий внутреннего контроля.

В статье 19 Закона о бухгалтерском учете установлено, что экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Для проведения инвентаризации в рамках внутреннего контроля в учреждении создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, которая в том числе осуществляет проверку кассы (п.

2.2 Методических указаний № 49). Состав этой комиссии утверждается приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний № 49).

Инвентаризация кассы — порядок и сроки проведения

Внимание

Если в ходе проведения инвентаризации (в рамках внутреннего контроля) были выявлены излишки, недостача или иные отклонения фактических показателей от данных бухгалтерского учета, оформляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В ней фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и стоимостном выражении.

Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) является основанием для составления акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835). При проведении выездной инвентаризации кассы ее результаты отражаются в акте, составляемом по ее итогам.

Обязательна ли инвентаризация кассы, если нет налички?

При подсчете фактического наличия ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.) (п. 3.40 Методических указаний № 49). Проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по талонам на ГСМ) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам (п.
3.41

Важно

Методических указаний № 49). Какие нарушения выявляются в ходе инвентаризации кассы? Как показывают результаты проверок, в ходе инвентаризации кассы выявляются следующие нарушения. Несоблюдения установленного лимита остатка денежных средств в кассе учреждения.

Прибавьте к остатку в кассе общую сумму всех приходных ордеров. От полученной цифры отнимите общую сумму всех расходных ордеров.

В расходные ордера должна быть включена вся выручка, переданная под финансовую отчетность, суммы, сданные инкассатору и выданные в счет заработной платы и авансовых платежей. 6 После проведения инвентаризации составьте акт унифицированной формы Инв-15. В акте укажите результаты проведенной проверки, последние номера приходных и расходных кассовых ордеров, поставьте дату и подписи всех членов ревизионной комиссии.
7

Если общая сумма прихода больше расхода, то это означает, что на момент инвентаризации в кассе выявлены излишки. Внесите всю сумму в приходный ордер и запишите в счет прихода предприятия.

8 Если общая сумма прихода меньше расхода, то в кассе присутствует недостача. Составьте акт недостачи, попросите кассира написать письменное объяснение.

Нужна ли ежемесячная инвентаризация кассы

Исправления обязательно визируются всеми членами комиссии.Таким образом, в заполненном акте инвентаризации денежных средств в кассе содержатся учетный и фактический остаток наличных, перечислены все члены комиссии, в документе стоят их подписи. Результаты доводятся до руководителя организации. Интерпретировать итоги проведенной проверки стоит так: если все совпало, значит, учет в организации ведется правильно, а кассир работает хорошо.

Если обнаружена недостача или излишек, нужно принимать меры. Проверить правильность учета и скорректировать правила, оценить профессиональную пригодность кассира и его благонадежность.
Излишек по кассе после проведения инвентаризации оформляется в приход и квалифицируется как прочий доход - с него потом будет уплачен налог.
В пункте 1.5 Методических указаний № 49 поименованы случаи, когда проведение инвентаризации кассы обязательно, а именно: при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел); при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей; в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина.

Нормы отечественного права предписывают каждой российской организации периодически проводить инвентаризацию кассы, активов, запасов, иных обязательств и ценностей. Данная обязанность возникает вне зависимости от формы собственности предприятия, а исключительно исходя из наличия у компании статуса юридического лица. Проводя названную проверку, ответственные сотрудники пересчитывают бланки строгой отчетности и иное имущество, а также проводят инвентаризацию денежных средств.

Общие положения об инвентаризации

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» задекларировал лишь общую обязанность юридических лиц осуществлять инвентаризацию имущества, активов и пассивов.

Министерство финансов Российской Федерации своим Приказом от 13.06.1995 N 49 утвердило Методические указания по проведению сверок. Названные рекомендации регламентируют и порядок инвентаризации денежных средств в кассе.

Общими для любых проверок являются следующие черты:

• в качестве основания инвентаризации выступает приказ, изданный руководителем;
• проверки проводятся исключительно членами комиссии;
• обязанность по сверке возникает в силу актов нормотворчества России или же по инициативе субъекта хозяйственной деятельности.

Помимо указанного выше, общими для проверок, в том числе и при инвентаризации наличных денежных средств в кассе, являются их цели:

• проверка фактического присутствия ценностей и обязательств;
• установление соответствия их величины данным бухгалтерского учета и полноты их отражения.

Важно указать, что количество инвентаризаций в календарном году законодательными актами России не регламентируется, а потому каждое предприятие вправе установить произвольную периодичность проведения инвентаризации кассы.

В подавляющем большинстве случаев полномочия по осуществлению сверки возлагаются на постоянную комиссию, которая действует до назначения новых членов.

В ситуациях, когда проверке подлежит небольшой объем информации или, напротив, сверяемая область обширна, предприятие вправе поручить инвентаризацию ревизионной или временной комиссии.

Порядок проведения инвентаризация кассы в 2016 году

В настоящее время на территории Российской Федерации приняты и применяются Методические указания по проведению инвентаризации, утвержденные Приказом от 13.06.1995 N 49 Министерства финансов России.

В соответствии с пунктом 3.39 вышеназванного нормативно-правового акта Российской Федерации инвентаризация денежных средств в кассе производится в соответствии с Положением о порядке ведения операций с наличностью, разработанным Центральным Банком России. Однако в текущее время норм о ревизии наличных ЦБ РФ не утвердил.

Сверка наличных денег осуществляется путем полного и полистного пересчета сумм, наличествующих в кассе предприятия.

Указанный алгоритм проверки фактического состояния средств в равной мере применяется при инвентаризации денежных документов и бланков строгой отчетности, а также наличности.

Важно помнить, что при проведении сверки фактического присутствия ценностей в кассе организации с данными бухгалтерского учета операции с наличными не производятся и движение денег не осуществляется.

Описанные правила введены в действие Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 N 88 . Этим же нормативным актом утверждены и новые формы документов для оформления инвентаризации кассы.

Бланки документов, утвержденные Госкомстатом России, в 2016 году не являются обязательными к применению. Каждое юридическое лицо может разработать свои собственные формы. Но прежде чем принять решение об утверждении произвольных вариантов документов, следует помнить, что официальные формуляры гарантируют надлежащее соблюдение правил проведения инвентаризации кассы.

Необходимо подчеркнуть, что в указанном Постановлении от 18.08.1998 N 88 Госкомстата России предлагаются к использованию только формы документов. Какие-либо образцы или примеры заполнения бланков формуляров в данном нормативно-правовом акте не содержатся.

Для начала проверки необходимо наличие распоряжения руководства.

Образец приказа о проведении инвентаризации кассы

Министерство финансов Российской Федерации в своих Методических указаниях специально отметило некоторые отдельные объекты, подлежащие инвентаризации в кассе субъекта хозяйственной деятельности.

В пункте 3.42 своих разъяснений Минфин России особое внимание уделил проверке денег, принадлежащих компании, но не поступивших на ее счет или в кассу. В описанном случае инвентаризация денежных средств в пути производится через сверку данных бухучета с почтовыми или банковскими квитанциями, другими документами, подтверждающими внесение сумм.

Для безналичных денег Министерство финансов Российской Федерации также предусмотрело некоторые особенности. Пунктом 3.43 Методических указаний установлено, что инвентаризация безналичных денежных средств осуществляется путем сверки данных бухгалтерского учета с информацией, которая содержится в выписках банка по счетам компании.

Если же предприятию необходимо сверить бланки строгой отчетности или иные документы, имеющиеся в кассе, то организации следует принять к сведению пункты 3.40 и 3.41 Методических указаний . Обычно инвентаризация денежных средств и денежных документов производится по одним и тем же правилам с использованием одинаковых методов. Однако бланки строгой отчетности следует компоновать по видам, принимая к сведению их нумерацию, место хранения и ответственного сотрудника.

Следует отметить, что в правовом поле Российской Федерации отсутствует образец заполнения инвентаризационной описи наличных денежных средств. Не разработаны и примеры оформления иных документов, связанных с проверкой.

Ответственный сотрудник, приступающий к формированию результатов инвентаризации, должен помнить правила, являющиеся общими для заполнения приказа о сверке и иных форм документов:

• допускается машинописное или ручное заполнение;
• чернила могут быть черного или синего цвета;
• нельзя делать помарки, подчистки, дописки;
• все сведения должны подтверждаться оправдательными документами;
• заполненные формуляры подписываются комиссией в полном составе.

В кассе предприятия могут храниться:

• наличные денежные средства;
• ценные бумаги;
• денежные документы (марки, авиа- и железнодорожные билеты, путевки и т. п.);
• бланки строгой отчетности.

Для проверки их фактического остатка и соответствия этого остатка учетным данным проводится инвентаризация кассы. По итогам процедуры составляется акт инвентаризации наличных денежных средств в кассе и проводится анализ полученных результатов.

Инвентаризация помогает:

• сократить число нарушений кассовой дисциплины;
• контролировать кассовых работников на предмет хищений и качества их работы.

Рассмотрим подробно ее последовательность, а также порядок заполения акта по форме № ИНВ-15 .

Когда проводится инвентаризация кассы

Согласно ч.3 ст.11 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ) случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации экономический субъект определяет самостоятельно в локальном нормативном акте (далее - ЛНА) с учетом положений Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49, которым утверждены Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее - Методические указания № 49). При этом существует ряд случаев, когда проверка является обязательной ():

• смена материально ответственных лиц;
• составление годовой бухгалтерской отчетности;
• передача имущества в аренду, его выкуп или продажа;
• выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• стихийные бедствия, пожар, аварии и т. п.;
• реорганизация / ликвидация организации.

Действущее законодательство также устанавливает иные случаи обязательной инвентаризации. Например, при продаже предприятия как имущественного комплекса (ст.561 ГК РФ). Помимо этого, руководство компании может дополнить законодательный список. Допустим, предусмотреть в ЛНА обязательную ежеквартальную ревизию кассы. Все указанные случаи являются основанием для плановых проверок.

Внеплановая (внезапная) инвентаризация проводится неожиданно для материально ответственного лица (кассира) с целью контроля его деятельности. Такая проверка осуществляется:

• по решению руководителя (с целью выявления причины возникшей ошибки или для усиления системы внутреннего контроля);
• по требованию следственных и контрольных органов.

Поскольку сроки проведения внеплановых ревизий на законодательном уровне не определены, значит установить их должен субъект предпринимательства.

Кто проводит инвентаризацию кассы

Инвентаризацией кассы занимается постоянно действующая инвентаризационная комиссия (). Ее состав закрепляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (). В него входят:

• административно-управленческий персонал;
• бухгалтерские работники;
• работники службы безопасности и другие специалисты (экономисты, юристы, инженеры, техники и т. д.);
• представители службы внутреннего аудита компании, сторонние специалисты (например, сотрудники независимых аудиторских организаций и др.).

При этом не следует включать в члены комиссии или делать ее председателем материально ответственное лицо. В противном случае получится, что кассир проверяет сам себя. Тогда теряется весь смысл проверки.

Если предстоит большой объем работы, то для проведения инвентаризации можно создать еще и рабочую комиссию, также приказом (постановлением, распоряжением). Если проверить нужно немного, то осуществить проверку кассы может и ревизионная комиссия, т. е. создавать инвентаризационную комиссию не надо.

В ситуации, когда в штате числится всего один сотрудник, приказ о назначении инвентаризационной комиссии не издается. Создание такой комиссии подразумевает наличие в ее составе не менее 2-х человек - председателя и членов ( и ). Поэтому в организации, в которой числится только директор, инвентаризационную комиссию сформировать не получится.

Обратите внимание! Компания не обязана ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии, если ее состав остается неизменным.

До начала проверки материально ответственное лицо представляет инвентаризационной комиссии последние (текущие) кассовые документы. В частности, это приходные (форма № КО-1) и расходные кассовые ордера (форма № КО-2) или отчеты о движении денежных средств (например, справка -отчет кассира операциониста формы № КМ-6, Z-отчет и пр.).

Также ответственный работник письменно подтверждает, что:

• все документы, связанные с кассовыми расчетами, сданы в бухгалтерию или вручены комиссии;
• поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Забежим немного вперед и отметим, что для этого в акте инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15 предусмотрен специальный раздел «Расписка».

Председатель комиссии визирует полученные документы с указанием «до инветаризации на «(дата)»». Это служит основанием для определения работниками бухгалтерии остатков денежных ценностей по данным бухгалтерского учета к моменту начала инвентаризации.

Пересчитывается денежная наличность (бумажные купюры и монеты), а также другие ценности в присутсвии всех членов комиссии. Фактический остаток сверяется с данными кассовой книги. Если кассовый учет автоматизирован, то он сопоставляется с данными программы.

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности производится по ():

• видам с учетом их начального и конечного номеров;
• местам хранения;
• материально ответственным лицам.

Результаты инвентаризации кассы

По итогам проверки инвентаризационная комиссия составляет акт инвентаризации наличных денежных средств . При этом используется его уфиницированная форма № ИНВ-15 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88) или та, что разработана самим предприятием (ч.4 ). Все зависит от того, какие формы документов для отражения результатов инвентаризации утверждены в учетной политике.

Вся информация, полученная в ходе проверки, обобщается в акте, который составляется не менее чем в 2-х экземплярах (). Его можно заполнить:

• на компьютере;
• от руки (черной или синей ручкой, без помароки подчисток).

В акте не допускается оставлять пустые строки. Документ подписывается председателем и всеми членами комиссии. А также материально ответственным лицом, которое таким образом подтверждает, что все перечисленные в акте денежные средства находятся на его ответственном хранении.

В специальном разделе акта инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) кассир дает письменное объяснение излишков или недостач, если таковые выявлены в результате проверки.

Если в акт необходимо внести какие-либо исправления, то их должны оговорить и подписать все члены комиссии и материально ответственные лица. Причем исправляются все экземпляры документа.